Panduan Mengelola Kas Kecil dengan Sistem Imprest Beserta Penerapannya Mekari Jurnal Highlights Dalam metode imprest, saldo akun Kas Kecil tetap sebesar plafon yang ditetapkan dan hanya berubah ketika jumlah plafon dinaikkan atau diturunkan. Selisih antara uang fisik dan bukti pengeluaran dicatat ke akun Selisih Kas saat pengisian kembali dana, bukan dengan mengurangi akun Kas Kecil. Pengeluaran kas kecil perlu dicatat berdasarkan jenis biaya dan dilengkapi bukti transaksi agar penggunaannya dapat ditelusuri serta dipertanggungjawabkan. Mekari Jurnal membantu memantau pengeluaran kas kecil terhadap anggaran bulanan, sehingga bisnis dapat membandingkan realisasi biaya dengan anggaran dan mengidentifikasi pengeluaran lebih akurat. Pengeluaran seperti pembelian alat tulis, biaya parkir, dan kebutuhan operasional lainnya sering dibayar menggunakan kas kecil (petty cash). Agar penggunaannya mudah dipantau, perusahaan perlu menetapkan jumlah dana, mencatat setiap pengeluaran, dan memastikan bukti transaksi tersedia. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah sistem imprest, yaitu metode kas kecil dengan plafon dana tetap yang diisi kembali sesuai jumlah pengeluaran yang telah dibuktikan. Bagaimana cara kerja metode ini, bagaimana pencatatan jurnalnya jika terjadi selisih kas, dan apa perbedaannya dengan metode fluktuasi? Simak penjelasan dan contoh perhitungannya berikut ini. Apa Itu Sistem Imprest Kas Kecil?Sistem imprest (imprest fund system) adalah metode pengelolaan kas kecil dengan menetapkan plafon dana tetap, misalnya Rp5.000.000. Dana tersebut digunakan untuk membayar pengeluaran operasional bernilai kecil, lalu diisi kembali sebesar total pengeluaran yang didukung bukti transaksi agar saldonya kembali ke plafon awal.Ciri utama metode ini terletak pada pencatatannya. Akun Kas Kecil hanya berubah ketika dana dibentuk, plafon dinaikkan atau diturunkan, maupun dana ditutup. Pengeluaran harian dicatat sebagai beban saat pengisian kembali dana, dengan mengkredit akun Kas atau Bank.Dalam laporan posisi keuangan, saldo kas kecil disajikan sebagai bagian dari kas. Karena itu, pencatatan dan bukti pengeluarannya perlu dijaga agar saldo yang dilaporkan sesuai dengan kondisi sebenarnya.Pihak dan Dokumen dalam Sistem ImprestPenerapan sistem imprest membutuhkan pembagian tugas dan dokumentasi yang jelas agar setiap pengeluaran dapat diperiksa serta dipertanggungjawabkan.Pihak atau dokumenFungsiPemegang kas kecil (custodian)Menyimpan dana, membayar pengeluaran, dan mengajukan pengisian kembali.Pemakai danaMengajukan kebutuhan dan menyerahkan bukti pengeluaran.Atasan atau manajerMenyetujui pengeluaran sesuai kebijakan perusahaan.Bagian akuntansi atau kasir besarMemeriksa bukti, mencairkan pengisian kembali, dan mencatat jurnal.Voucher kas kecilMencatat tanggal, keperluan, nominal, serta persetujuan pengeluaran.Nota atau kuitansiMenjadi bukti transaksi yang dilampirkan pada voucher.Buku kas kecilMencatat urutan pengeluaran dan saldo dana yang dikelola pemegang kas.Formulir pengisian kembaliMerangkum pengeluaran berdasarkan akun sebagai dasar pencatatan dan pengisian dana.Prosedur Sistem Imprest Kas KecilPengelolaan kas kecil dengan sistem imprest terdiri dari tiga tahap utama yang berulang, mulai dari pembentukan dana hingga pengisian kembali.1. Pembentukan DanaPerusahaan menetapkan plafon kas kecil, kemudian mencairkan dana dari bank kepada pemegang kas kecil. Pencatatan dilakukan dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Bank.2. Pemakaian DanaSetiap pengeluaran harus dilengkapi voucher dan nota atau kuitansi, kemudian dicatat dalam buku kas kecil. Dalam metode imprest, pengeluaran harian belum dijurnal ke buku besar.3. Pengisian Kembali DanaPemegang kas kecil menyerahkan rekap pengeluaran beserta bukti transaksi kepada bagian akuntansi. Bagian akuntansi mencatat beban sesuai bukti dan mengkredit akun Bank sebesar dana yang diisi kembali.Sebelum pengisian kembali, lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan saldo dana sesuai dengan catatan pengeluaran.Rumus kontrol kas kecil:Uang tunai yang tersisa + Total voucher pengeluaran = Plafon dana imprestJika hasil pemeriksaan tidak sesuai, selisih kas perlu ditelusuri sebelum pengisian kembali dilakukan.Contoh Sistem Imprest Kas Kecil dan JurnalnyaContoh berikut menggunakan ilustrasi PT Sentosa Logistik yang menetapkan plafon kas kecil sebesar Rp5.000.000 pada 1 Oktober, dengan pengisian kembali pada akhir bulan.1. Jurnal Pembentukan Dana (1 Oktober)Perusahaan memindahkan dana dari bank ke kas kecil sebesar Rp5.000.000.AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Kas Kecil5.000.000–Bank–5.000.0002. Buku Kas Kecil Bulan OktoberPengeluaran dicatat dalam buku kas kecil dan dilengkapi voucher serta bukti transaksi. Dalam sistem imprest, pengeluaran harian belum dijurnal ke buku besar.TanggalNo. VoucherKeteranganPengeluaran (Rp)Saldo (Rp)1 Okt–Saldo awal–5.000.0003 OktKK-001Alat tulis kantor850.0004.150.0007 OktKK-002Bensin dan parkir700.0003.450.00012 OktKK-003Konsumsi rapat950.0002.500.00018 OktKK-004Jasa kurir dokumen600.0001.900.00022 OktKK-005Bensin dan parkir500.0001.400.00027 OktKK-006Perlengkapan kebersihan400.0001.000.000Total pengeluaran4.000.0003. Opname dan Selisih Kas (31 Oktober)Berdasarkan buku kas kecil, uang yang tersisa seharusnya Rp1.000.000. Namun, hasil pemeriksaan fisik menunjukkan uang tunai hanya Rp950.000, sehingga terdapat selisih kurang Rp50.000.Selisih tersebut dicatat pada akun Selisih Kas di sisi debit. Untuk mengembalikan dana ke plafon Rp5.000.000, perusahaan perlu mencairkan Rp4.050.000, yaitu Rp5.000.000 dikurangi uang tunai yang tersisa.4. Jurnal Pengisian Kembali (31 Oktober)AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Beban Alat Tulis Kantor850.000–Beban Transportasi1.200.000–Beban Konsumsi Rapat950.000–Beban Pengiriman600.000–Beban Kebersihan400.000–Selisih Kas50.000–Bank–4.050.000Total4.050.0004.050.000Akun Kas Kecil tidak berubah karena plafon tetap Rp5.000.000. Setelah pengisian kembali, uang tunai kembali menjadi Rp5.000.000.Jika terjadi selisih lebih, akun Selisih Kas dicatat di sisi kredit sesuai hasil pemeriksaan dan kebijakan akuntansi perusahaan.5. Jurnal Kenaikan Plafon (1 November)Jika manajemen menaikkan plafon dari Rp5.000.000 menjadi Rp7.000.000, perusahaan hanya mencatat kenaikannya sebesar Rp2.000.000.AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Kas Kecil2.000.000–Bank–2.000.000Sebaliknya, jika plafon diturunkan, akun Bank didebit dan Kas Kecil dikredit sebesar selisih penurunan plafon.6. Penyesuaian pada Akhir PeriodeJika pengisian kembali belum dilakukan saat tutup buku, perusahaan perlu memastikan beban yang telah terjadi diakui pada periode yang tepat. Voucher pengeluaran yang belum dijurnal dapat menjadi dasar jurnal penyesuaian agar beban tidak bergeser ke periode berikutnya. Baca juga: Jurnal Penyesuaian Kas Kecil: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Perbedaan Sistem Imprest dan Sistem FluktuasiPerbedaan paling mendasar ada pada akun Kas Kecil: tetap pada sistem imprest, berubah-ubah pada sistem fluktuasi.AspekSistem Imprest (Dana Tetap)Sistem Fluktuasi (Dana Berubah)Saldo akun Kas KecilSelalu sama dengan plafonNaik turun mengikuti pengeluaran dan pengisianJurnal saat uang dikeluarkanTidak ada, cukup voucher dan buku kas kecilD Beban, K Kas KecilJurnal saat pengisian kembaliD Beban (dan Selisih Kas), K BankD Kas Kecil, K BankBesar pengisian kembaliSebesar pengeluaran yang dibuktikanSesuai kebutuhan, tidak harus sama dengan pengeluaranKemudahan opnameMudah, karena ada patokan plafonPerlu rekonsiliasi saldo buku yang terus berubahCocok untukPengeluaran kecil yang rutin dan relatif stabilKebutuhan kas kecil yang naik turun antarperiodePemilihan metode bergantung pada kebutuhan pengelolaan kas kecil perusahaan. Sistem imprest memudahkan pengawasan karena saldo dana memiliki plafon tetap, sedangkan sistem fluktuasi memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan saldo dengan kebutuhan pengeluaran.Cara Menentukan Besaran Dana ImprestBesaran dana imprest ditentukan berdasarkan kebutuhan pengeluaran operasional dan frekuensi pengisian kembali. Perusahaan dapat menggunakan rumus praktis berikut sebagai perkiraan awal:Dana imprest = Rata-rata pengeluaran per hari × Jumlah hari dalam satu siklus pengisian + CadanganContoh: Jika pengeluaran rata-rata Rp200.000 per hari kerja dan pengisian dilakukan setiap 10 hari kerja, kebutuhan dana mencapai Rp2.000.000. Dengan cadangan 25% sebesar Rp500.000, plafon yang disarankan menjadi Rp2.500.000.Evaluasi plafon secara berkala. Jika dana sering habis sebelum jadwal pengisian, plafon dapat dinaikkan. Sebaliknya, jika sisa dana selalu besar, plafon dapat dikurangi.Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Sistem ImprestAgar pengelolaan kas kecil tetap akurat, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut: Lengkapi setiap pengeluaran dengan bukti transaksi: Simpan voucher, nota, atau kuitansi agar penggunaan dana dapat diperiksa dan dipertanggungjawabkan. Catat beban saat pengisian kembali dana: Dalam sistem imprest, pengeluaran harian dicatat dalam buku kas kecil, sedangkan jurnal beban dibuat saat pengisian kembali berdasarkan bukti yang tersedia. Periksa selisih kas sebelum pengisian kembali: Cocokkan uang tunai yang tersisa dan total voucher dengan plafon dana. Jika terdapat selisih, telusuri penyebabnya dan catat sesuai hasil pemeriksaan. Pastikan jurnal seimbang saat mengubah plafon: Kenaikan atau penurunan dana dicatat sebesar selisih plafon, bukan seluruh saldo kas kecil. Perhatikan transaksi pada akhir periode: Jika terdapat pengeluaran yang belum dicatat dalam jurnal, lakukan penyesuaian yang diperlukan agar beban diakui pada periode yang tepat. Tips Pengendalian Internal Kas KecilPengendalian internal membantu perusahaan mengawasi penggunaan kas kecil dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan maupun penyalahgunaan dana. Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi: Pisahkan tugas: Bedakan tanggung jawab pemegang kas kecil, pemberi persetujuan, dan pencatat transaksi agar pengeluaran dapat diperiksa secara independen. Tetapkan batas per transaksi: Tentukan nominal maksimum pengeluaran kas kecil, misalnya Rp1.000.000. Transaksi di atas batas tersebut dapat dialihkan ke prosedur pembelian biasa. Lakukan opname mendadak: Hitung uang tunai dan cocokkan dengan catatan kas kecil tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk mendeteksi selisih lebih awal. Tandai bukti yang sudah dibayar: Beri cap LUNAS atau PAID pada nota dan kuitansi untuk mencegah pengajuan pembayaran ganda. Bandingkan realisasi dengan anggaran: Tinjau pengeluaran berdasarkan kategori dan periode untuk mengidentifikasi lonjakan biaya yang tidak biasa. Kendalikan Kas Kecil dan Biaya Operasional Lebih Akuart dan Cepat dengan Mekari JurnalPengelolaan kas kecil yang efektif tidak hanya bergantung pada pencatatan transaksi, tetapi juga pada kemampuan perusahaan memantau pengeluaran agar tetap sesuai anggaran. Untuk mendukung proses tersebut, Mekari Jurnal menyediakan fitur Biaya & Anggaran yang membantu bisnis menyusun anggaran, memantau realisasi biaya, dan mengevaluasi pengeluaran operasional melalui berbagai fitur berikut: Penyusunan anggaran: Buat anggaran bulanan sebagai acuan untuk mengendalikan kas kecil dan biaya operasional. Persetujuan transaksi: Terapkan alur approval untuk membantu memastikan pengeluaran ditinjau sesuai kebijakan perusahaan. Laporan anggaran dan realisasi: Bandingkan anggaran dengan pengeluaran aktual untuk mengidentifikasi biaya yang mendekati atau melampaui batas. Pengelompokan biaya: Gunakan tag untuk mengelompokkan pengeluaran berdasarkan proyek atau kategori agar lebih mudah dianalisis. Integrasi dengan Mekari Expense: Hubungkan pengelolaan pengeluaran karyawan dengan pembukuan untuk membantu menyederhanakan proses rekapitulasi. Software akuntansi Mekari Jurnal membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola laporan keuangan, pembukuan, hingga operasional bisnis; untuk mempercepat pertumbuhan bisnis. Mekari Jurnal juga bagian dari ekosistem terpadu Mekari yang terintegrasi dengan Mekari POS, Mekari Desty, Mekari Klikpajak, Mekari Expense dan berbagai software lainnya. Integrasi dengan Mekari POS dapat mengotomasi laporan keuangan dari transaksi kasir. Ditambah dengan integrasi Mekari Desty yang dapat menyinkronkan stok dan penjualan marketplace langsung ke laporan keuangan Referensi Kieso, D.E., Weygandt, J.J., & Warfield, T.D. Intermediate Accounting: IFRS Edition. Wiley. Weygandt, J.J., Kimmel, P.D., & Kieso, D.E. Accounting Principles. Wiley. Ikatan Akuntan Indonesia. PSAK 207 Laporan Arus Kas. Ikatan Akuntan Indonesia. PSAK 201 Penyajian Laporan Keuangan. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations. FAQ 1. Apa itu sistem imprest kas kecil? 1. Apa itu sistem imprest kas kecil? Metode pengelolaan kas kecil dengan dana tetap; setiap pengisian kembali sebesar total pengeluaran yang didukung bukti sehingga saldo kembali ke plafon awal. 2. Kapan pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pada sistem imprest? 2. Kapan pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pada sistem imprest? Saat pengisian kembali (replenishment), bukan saat uang dikeluarkan. Sebelum itu, pengeluaran cukup dicatat di voucher dan buku kas kecil. 3. Apa bedanya sistem imprest dan sistem fluktuasi? 3. Apa bedanya sistem imprest dan sistem fluktuasi? Pada imprest, saldo akun Kas Kecil tetap dan beban dijurnal saat pengisian kembali. Pada fluktuasi, setiap pengeluaran langsung mengkredit akun Kas Kecil sehingga saldonya berubah-ubah. 4. Bagaimana jika uang kas kecil kurang dari bukti yang ada? 4. Bagaimana jika uang kas kecil kurang dari bukti yang ada? Selisihnya dicatat di debit akun Selisih Kas (beban) saat pengisian kembali, dan jumlah yang diisi tetap sebesar plafon dikurangi uang fisik. 5. Berapa besaran dana kas kecil yang ideal? 5. Berapa besaran dana kas kecil yang ideal? Umumnya sebesar rata-rata pengeluaran kecil dalam satu siklus pengisian, misalnya 2–4 minggu, ditambah cadangan secukupnya. 6. Apakah kas kecil masuk laporan keuangan? 6. Apakah kas kecil masuk laporan keuangan? Ya. Kas kecil disajikan sebagai bagian dari kas dan setara kas di laporan posisi keuangan. 7. Bagaimana cara mengontrol kas kecil agar tidak disalahgunakan? 7. Bagaimana cara mengontrol kas kecil agar tidak disalahgunakan? Pisahkan pemegang dana dari pencatat, tetapkan batas per transaksi, lakukan opname mendadak, dan pantau realisasi biaya dengan aplikasi seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini. Kategori : Cost Accounting Artikel Sebelumnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Panduan Mengelola Kas Kecil dengan Sistem Imprest Beserta Penerapannya Mekari Jurnal Highlights Dalam metode imprest, saldo akun Kas Kecil tetap sebesar plafon yang ditetapkan dan hanya berubah ketika jumlah plafon dinaikkan atau diturunkan. Selisih antara uang fisik dan bukti pengeluaran dicatat ke akun Selisih Kas saat pengisian kembali dana, bukan dengan mengurangi akun Kas Kecil. Pengeluaran kas kecil perlu dicatat berdasarkan jenis biaya dan dilengkapi bukti transaksi agar penggunaannya dapat ditelusuri serta dipertanggungjawabkan. Mekari Jurnal membantu memantau pengeluaran kas kecil terhadap anggaran bulanan, sehingga bisnis dapat membandingkan realisasi biaya dengan anggaran dan mengidentifikasi pengeluaran lebih akurat. Pengeluaran seperti pembelian alat tulis, biaya parkir, dan kebutuhan operasional lainnya sering dibayar menggunakan kas kecil (petty cash). Agar penggunaannya mudah dipantau, perusahaan perlu menetapkan jumlah dana, mencatat setiap pengeluaran, dan memastikan bukti transaksi tersedia. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah sistem imprest, yaitu metode kas kecil dengan plafon dana tetap yang diisi kembali sesuai jumlah pengeluaran yang telah dibuktikan. Bagaimana cara kerja metode ini, bagaimana pencatatan jurnalnya jika terjadi selisih kas, dan apa perbedaannya dengan metode fluktuasi? Simak penjelasan dan contoh perhitungannya berikut ini. Apa Itu Sistem Imprest Kas Kecil?Sistem imprest (imprest fund system) adalah metode pengelolaan kas kecil dengan menetapkan plafon dana tetap, misalnya Rp5.000.000. Dana tersebut digunakan untuk membayar pengeluaran operasional bernilai kecil, lalu diisi kembali sebesar total pengeluaran yang didukung bukti transaksi agar saldonya kembali ke plafon awal.Ciri utama metode ini terletak pada pencatatannya. Akun Kas Kecil hanya berubah ketika dana dibentuk, plafon dinaikkan atau diturunkan, maupun dana ditutup. Pengeluaran harian dicatat sebagai beban saat pengisian kembali dana, dengan mengkredit akun Kas atau Bank.Dalam laporan posisi keuangan, saldo kas kecil disajikan sebagai bagian dari kas. Karena itu, pencatatan dan bukti pengeluarannya perlu dijaga agar saldo yang dilaporkan sesuai dengan kondisi sebenarnya.Pihak dan Dokumen dalam Sistem ImprestPenerapan sistem imprest membutuhkan pembagian tugas dan dokumentasi yang jelas agar setiap pengeluaran dapat diperiksa serta dipertanggungjawabkan.Pihak atau dokumenFungsiPemegang kas kecil (custodian)Menyimpan dana, membayar pengeluaran, dan mengajukan pengisian kembali.Pemakai danaMengajukan kebutuhan dan menyerahkan bukti pengeluaran.Atasan atau manajerMenyetujui pengeluaran sesuai kebijakan perusahaan.Bagian akuntansi atau kasir besarMemeriksa bukti, mencairkan pengisian kembali, dan mencatat jurnal.Voucher kas kecilMencatat tanggal, keperluan, nominal, serta persetujuan pengeluaran.Nota atau kuitansiMenjadi bukti transaksi yang dilampirkan pada voucher.Buku kas kecilMencatat urutan pengeluaran dan saldo dana yang dikelola pemegang kas.Formulir pengisian kembaliMerangkum pengeluaran berdasarkan akun sebagai dasar pencatatan dan pengisian dana.Prosedur Sistem Imprest Kas KecilPengelolaan kas kecil dengan sistem imprest terdiri dari tiga tahap utama yang berulang, mulai dari pembentukan dana hingga pengisian kembali.1. Pembentukan DanaPerusahaan menetapkan plafon kas kecil, kemudian mencairkan dana dari bank kepada pemegang kas kecil. Pencatatan dilakukan dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Bank.2. Pemakaian DanaSetiap pengeluaran harus dilengkapi voucher dan nota atau kuitansi, kemudian dicatat dalam buku kas kecil. Dalam metode imprest, pengeluaran harian belum dijurnal ke buku besar.3. Pengisian Kembali DanaPemegang kas kecil menyerahkan rekap pengeluaran beserta bukti transaksi kepada bagian akuntansi. Bagian akuntansi mencatat beban sesuai bukti dan mengkredit akun Bank sebesar dana yang diisi kembali.Sebelum pengisian kembali, lakukan pemeriksaan fisik untuk memastikan saldo dana sesuai dengan catatan pengeluaran.Rumus kontrol kas kecil:Uang tunai yang tersisa + Total voucher pengeluaran = Plafon dana imprestJika hasil pemeriksaan tidak sesuai, selisih kas perlu ditelusuri sebelum pengisian kembali dilakukan.Contoh Sistem Imprest Kas Kecil dan JurnalnyaContoh berikut menggunakan ilustrasi PT Sentosa Logistik yang menetapkan plafon kas kecil sebesar Rp5.000.000 pada 1 Oktober, dengan pengisian kembali pada akhir bulan.1. Jurnal Pembentukan Dana (1 Oktober)Perusahaan memindahkan dana dari bank ke kas kecil sebesar Rp5.000.000.AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Kas Kecil5.000.000–Bank–5.000.0002. Buku Kas Kecil Bulan OktoberPengeluaran dicatat dalam buku kas kecil dan dilengkapi voucher serta bukti transaksi. Dalam sistem imprest, pengeluaran harian belum dijurnal ke buku besar.TanggalNo. VoucherKeteranganPengeluaran (Rp)Saldo (Rp)1 Okt–Saldo awal–5.000.0003 OktKK-001Alat tulis kantor850.0004.150.0007 OktKK-002Bensin dan parkir700.0003.450.00012 OktKK-003Konsumsi rapat950.0002.500.00018 OktKK-004Jasa kurir dokumen600.0001.900.00022 OktKK-005Bensin dan parkir500.0001.400.00027 OktKK-006Perlengkapan kebersihan400.0001.000.000Total pengeluaran4.000.0003. Opname dan Selisih Kas (31 Oktober)Berdasarkan buku kas kecil, uang yang tersisa seharusnya Rp1.000.000. Namun, hasil pemeriksaan fisik menunjukkan uang tunai hanya Rp950.000, sehingga terdapat selisih kurang Rp50.000.Selisih tersebut dicatat pada akun Selisih Kas di sisi debit. Untuk mengembalikan dana ke plafon Rp5.000.000, perusahaan perlu mencairkan Rp4.050.000, yaitu Rp5.000.000 dikurangi uang tunai yang tersisa.4. Jurnal Pengisian Kembali (31 Oktober)AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Beban Alat Tulis Kantor850.000–Beban Transportasi1.200.000–Beban Konsumsi Rapat950.000–Beban Pengiriman600.000–Beban Kebersihan400.000–Selisih Kas50.000–Bank–4.050.000Total4.050.0004.050.000Akun Kas Kecil tidak berubah karena plafon tetap Rp5.000.000. Setelah pengisian kembali, uang tunai kembali menjadi Rp5.000.000.Jika terjadi selisih lebih, akun Selisih Kas dicatat di sisi kredit sesuai hasil pemeriksaan dan kebijakan akuntansi perusahaan.5. Jurnal Kenaikan Plafon (1 November)Jika manajemen menaikkan plafon dari Rp5.000.000 menjadi Rp7.000.000, perusahaan hanya mencatat kenaikannya sebesar Rp2.000.000.AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)Kas Kecil2.000.000–Bank–2.000.000Sebaliknya, jika plafon diturunkan, akun Bank didebit dan Kas Kecil dikredit sebesar selisih penurunan plafon.6. Penyesuaian pada Akhir PeriodeJika pengisian kembali belum dilakukan saat tutup buku, perusahaan perlu memastikan beban yang telah terjadi diakui pada periode yang tepat. Voucher pengeluaran yang belum dijurnal dapat menjadi dasar jurnal penyesuaian agar beban tidak bergeser ke periode berikutnya. Baca juga: Jurnal Penyesuaian Kas Kecil: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Perbedaan Sistem Imprest dan Sistem FluktuasiPerbedaan paling mendasar ada pada akun Kas Kecil: tetap pada sistem imprest, berubah-ubah pada sistem fluktuasi.AspekSistem Imprest (Dana Tetap)Sistem Fluktuasi (Dana Berubah)Saldo akun Kas KecilSelalu sama dengan plafonNaik turun mengikuti pengeluaran dan pengisianJurnal saat uang dikeluarkanTidak ada, cukup voucher dan buku kas kecilD Beban, K Kas KecilJurnal saat pengisian kembaliD Beban (dan Selisih Kas), K BankD Kas Kecil, K BankBesar pengisian kembaliSebesar pengeluaran yang dibuktikanSesuai kebutuhan, tidak harus sama dengan pengeluaranKemudahan opnameMudah, karena ada patokan plafonPerlu rekonsiliasi saldo buku yang terus berubahCocok untukPengeluaran kecil yang rutin dan relatif stabilKebutuhan kas kecil yang naik turun antarperiodePemilihan metode bergantung pada kebutuhan pengelolaan kas kecil perusahaan. Sistem imprest memudahkan pengawasan karena saldo dana memiliki plafon tetap, sedangkan sistem fluktuasi memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan saldo dengan kebutuhan pengeluaran.Cara Menentukan Besaran Dana ImprestBesaran dana imprest ditentukan berdasarkan kebutuhan pengeluaran operasional dan frekuensi pengisian kembali. Perusahaan dapat menggunakan rumus praktis berikut sebagai perkiraan awal:Dana imprest = Rata-rata pengeluaran per hari × Jumlah hari dalam satu siklus pengisian + CadanganContoh: Jika pengeluaran rata-rata Rp200.000 per hari kerja dan pengisian dilakukan setiap 10 hari kerja, kebutuhan dana mencapai Rp2.000.000. Dengan cadangan 25% sebesar Rp500.000, plafon yang disarankan menjadi Rp2.500.000.Evaluasi plafon secara berkala. Jika dana sering habis sebelum jadwal pengisian, plafon dapat dinaikkan. Sebaliknya, jika sisa dana selalu besar, plafon dapat dikurangi.Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Sistem ImprestAgar pengelolaan kas kecil tetap akurat, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal berikut: Lengkapi setiap pengeluaran dengan bukti transaksi: Simpan voucher, nota, atau kuitansi agar penggunaan dana dapat diperiksa dan dipertanggungjawabkan. Catat beban saat pengisian kembali dana: Dalam sistem imprest, pengeluaran harian dicatat dalam buku kas kecil, sedangkan jurnal beban dibuat saat pengisian kembali berdasarkan bukti yang tersedia. Periksa selisih kas sebelum pengisian kembali: Cocokkan uang tunai yang tersisa dan total voucher dengan plafon dana. Jika terdapat selisih, telusuri penyebabnya dan catat sesuai hasil pemeriksaan. Pastikan jurnal seimbang saat mengubah plafon: Kenaikan atau penurunan dana dicatat sebesar selisih plafon, bukan seluruh saldo kas kecil. Perhatikan transaksi pada akhir periode: Jika terdapat pengeluaran yang belum dicatat dalam jurnal, lakukan penyesuaian yang diperlukan agar beban diakui pada periode yang tepat. Tips Pengendalian Internal Kas KecilPengendalian internal membantu perusahaan mengawasi penggunaan kas kecil dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan maupun penyalahgunaan dana. Beberapa langkah yang dapat diterapkan meliputi: Pisahkan tugas: Bedakan tanggung jawab pemegang kas kecil, pemberi persetujuan, dan pencatat transaksi agar pengeluaran dapat diperiksa secara independen. Tetapkan batas per transaksi: Tentukan nominal maksimum pengeluaran kas kecil, misalnya Rp1.000.000. Transaksi di atas batas tersebut dapat dialihkan ke prosedur pembelian biasa. Lakukan opname mendadak: Hitung uang tunai dan cocokkan dengan catatan kas kecil tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk mendeteksi selisih lebih awal. Tandai bukti yang sudah dibayar: Beri cap LUNAS atau PAID pada nota dan kuitansi untuk mencegah pengajuan pembayaran ganda. Bandingkan realisasi dengan anggaran: Tinjau pengeluaran berdasarkan kategori dan periode untuk mengidentifikasi lonjakan biaya yang tidak biasa. Kendalikan Kas Kecil dan Biaya Operasional Lebih Akuart dan Cepat dengan Mekari JurnalPengelolaan kas kecil yang efektif tidak hanya bergantung pada pencatatan transaksi, tetapi juga pada kemampuan perusahaan memantau pengeluaran agar tetap sesuai anggaran. Untuk mendukung proses tersebut, Mekari Jurnal menyediakan fitur Biaya & Anggaran yang membantu bisnis menyusun anggaran, memantau realisasi biaya, dan mengevaluasi pengeluaran operasional melalui berbagai fitur berikut: Penyusunan anggaran: Buat anggaran bulanan sebagai acuan untuk mengendalikan kas kecil dan biaya operasional. Persetujuan transaksi: Terapkan alur approval untuk membantu memastikan pengeluaran ditinjau sesuai kebijakan perusahaan. Laporan anggaran dan realisasi: Bandingkan anggaran dengan pengeluaran aktual untuk mengidentifikasi biaya yang mendekati atau melampaui batas. Pengelompokan biaya: Gunakan tag untuk mengelompokkan pengeluaran berdasarkan proyek atau kategori agar lebih mudah dianalisis. Integrasi dengan Mekari Expense: Hubungkan pengelolaan pengeluaran karyawan dengan pembukuan untuk membantu menyederhanakan proses rekapitulasi. Software akuntansi Mekari Jurnal membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola laporan keuangan, pembukuan, hingga operasional bisnis; untuk mempercepat pertumbuhan bisnis. Mekari Jurnal juga bagian dari ekosistem terpadu Mekari yang terintegrasi dengan Mekari POS, Mekari Desty, Mekari Klikpajak, Mekari Expense dan berbagai software lainnya. Integrasi dengan Mekari POS dapat mengotomasi laporan keuangan dari transaksi kasir. Ditambah dengan integrasi Mekari Desty yang dapat menyinkronkan stok dan penjualan marketplace langsung ke laporan keuangan Referensi Kieso, D.E., Weygandt, J.J., & Warfield, T.D. Intermediate Accounting: IFRS Edition. Wiley. Weygandt, J.J., Kimmel, P.D., & Kieso, D.E. Accounting Principles. Wiley. Ikatan Akuntan Indonesia. PSAK 207 Laporan Arus Kas. Ikatan Akuntan Indonesia. PSAK 201 Penyajian Laporan Keuangan. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations. FAQ 1. Apa itu sistem imprest kas kecil? 1. Apa itu sistem imprest kas kecil? Metode pengelolaan kas kecil dengan dana tetap; setiap pengisian kembali sebesar total pengeluaran yang didukung bukti sehingga saldo kembali ke plafon awal. 2. Kapan pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pada sistem imprest? 2. Kapan pengeluaran kas kecil dicatat dalam jurnal pada sistem imprest? Saat pengisian kembali (replenishment), bukan saat uang dikeluarkan. Sebelum itu, pengeluaran cukup dicatat di voucher dan buku kas kecil. 3. Apa bedanya sistem imprest dan sistem fluktuasi? 3. Apa bedanya sistem imprest dan sistem fluktuasi? Pada imprest, saldo akun Kas Kecil tetap dan beban dijurnal saat pengisian kembali. Pada fluktuasi, setiap pengeluaran langsung mengkredit akun Kas Kecil sehingga saldonya berubah-ubah. 4. Bagaimana jika uang kas kecil kurang dari bukti yang ada? 4. Bagaimana jika uang kas kecil kurang dari bukti yang ada? Selisihnya dicatat di debit akun Selisih Kas (beban) saat pengisian kembali, dan jumlah yang diisi tetap sebesar plafon dikurangi uang fisik. 5. Berapa besaran dana kas kecil yang ideal? 5. Berapa besaran dana kas kecil yang ideal? Umumnya sebesar rata-rata pengeluaran kecil dalam satu siklus pengisian, misalnya 2–4 minggu, ditambah cadangan secukupnya. 6. Apakah kas kecil masuk laporan keuangan? 6. Apakah kas kecil masuk laporan keuangan? Ya. Kas kecil disajikan sebagai bagian dari kas dan setara kas di laporan posisi keuangan. 7. Bagaimana cara mengontrol kas kecil agar tidak disalahgunakan? 7. Bagaimana cara mengontrol kas kecil agar tidak disalahgunakan? Pisahkan pemegang dana dari pencatat, tetapkan batas per transaksi, lakukan opname mendadak, dan pantau realisasi biaya dengan aplikasi seperti Mekari Jurnal. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini.
