Prepaid Expense dalam Akuntansi Bisnis: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Manfaat

Salah satu strategi pengelolaan biaya yang strategis dalam lingkup bisnis dan perusahaan adalah metode prepaid expense. Apakah Anda pernah mendengar istilah ini sebelumnya?

Seperti namanya, proses transaksi terjadi sebelum adanya pertukaran nilai atau layanan antara penjual dengan pembeli.

Oleh karena itu, proses pencatatan transaksi pada laporan keuangan juga berbeda dengan proses pencatatan transaksi lainnya.

Apa yang Dimaksud dengan Prepaid Expense?

Sederhananya, prepaid expense umumnya sering kita kenal dengan transaksi pembayaran di muka untuk membeli suatu barang atau layanan jasa sehari-hari.

Prepaid expense mengacu kepada suatu pembayaran yang dibayar di muka oleh sebuah entitas terhadap suatu barang atau jasa yang akan mereka terima untuk mendatangkan nilai ekonomi di masa mendatang.

Contoh singkatnya, ketika Anda ingin menyewa sebuah ruko untuk merintis usaha baru Anda selama satu tahun, biasanya pemilik tempat akan menawarkan pembayaran di awal sebelum masuk. 

Jadi, ketika Anda sudah membayar biaya penyewaan, tentu setelah pengeluaran terjadi, pemanfaatan nilainya belum sepenuhnya terealisasi karena Anda harus menggunakannya selama durasi persetujuan.

Lalu, bagaimana jika tertanya Anda tidak jadi menyewa hingga sepenuhnya sesuai kesepakatan? Tentu akan merasa merugikan, bukan?

Inilah yang menjadi salah satu alasan proses transaksi bisnis umumnya melakukan pembayaran di muka terlebih dahulu.

Beberapa contoh prepaid expense lainnya yang akan sering Anda temukan dalam berbisnis mencakup beban bunga, penyewaan ruang kerja, polis asuransi, dan pesanan dalam jumlah besar.

Pentingnya Menggunakan Prepaid Expense bagi Pebisnis

Beberapa alasan pentingnya menggunakan prepaid expense atau pembayaran dibayar di muka, yaitu:

1. Pemanfaatan Aset yang Lebih Efektif

Mengelola bisnis tentunya akan dipengaruhi oleh beberapa faktor dinamis yang dapat mengubah strategi yang sudah direncanakan atau diimplementasi.

Oleh karena itu, melalui pembayaran dibayar di muka dapat memberikan Anda ruang untuk memanfaatkan aset secara lebih efisien dan tidak melewatkannya.

2. Menghindari Kenaikan Biaya

Faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis salah satunya adalah tren pertumbuhan ekonomi, seperti inflasi dan deflasi.

Melakukan pembayaran langsung di muka tentunya dapat mengunci aset yang ingin dimanfaatkan agar terhindari dari kenaikan biaya.

Anda juga dapat memprediksi dan mengendalikan komponen biaya Anda dengan lebih baik lagi.

3. Membantu dalam Pengelolaan Pajak yang Lebih Baik

Bisnis tidak dapat mengurangi seluruh jumlah biaya yang dibayar dimuka pada periode keuangan saat ini, namun harus menunda sejumlah jumlah untuk periode akuntansi berikutnya. Kondisi ini sering disebut dengan periode masa tangguhan.

Secara tidak langsung, prepaid expense membantu dalam mengelola pajak di masa depan menjadi dengan mengurangi penghasilan kena pajak.

Baca Lebih Seputar: Expense Accounting: Pengertian, Jenis, dan Perbedaan dengan Cost Accounting

Jenis-Jenis Prepaid Expense

Dalam menjalankan bisnis, tentunya Anda akan menemukan berbagai jenis maupun tipe pengeluaran yang sering menggunakan prepaid expense, seperti:

1. Prepaid rent atau pembayaran di muka untuk penyewaan aset, seperti gudang, kantor, maupun mesin produksi.
2. Prepaid insurance atau pembayaran untuk premi asuransi yang termasuk prepaid expense, mencakup premi asuransi untuk barang, kendaraan, dan karyawan misalnya.
3. Prepaid subscriptions atau biaya berlanggan yang dibayar di muka terhadap pemanfaatan suatu produk atau layanan untuk jangka waktu tertentu. Contohnya: software akuntansi atau aplikasi manajemen persediaan barang.
4. Prepaid advertising atau seperti namanya, pembayaran yang dilakukan di muka untuk kegiatan pemasaran dan iklan yang berkaitan dengan bisnis dan perusahaan.

Contoh Pencatatan Prepaid Expense

Dalam laporan neraca, biasanya komponen biaya ini akan tercatat sebagai aset yang mencerminkan pembayaran di muka.

Seiring berjalannya waktu, komponen biaya ini akan berubah diakui menjadi beban sebagai cerminan dari pemanfaatan aset.

Dengan alur pencatatan sederhana itu, memberikan gambaran posisi dan kinerja keuangan bisnis yang lebih akurat.

Untuk lebih jelasnya, terdapat dua metode umumnya sering perusahaan gunakan, yaitu metode aset dan metode biaya.

1. Metode Aset

Dalam alur pencatatan pada metode aset, prepaid expense dianggap sebagai investasi kepada suatu aset, sehingga tercatat sebagai aktiva di neraca.

Nantinya, selama pemanfaatan aset berjalan, perusahaan mengalokasikan sebagian dari aktiva ke dalam biaya (beban).

Contoh sederhana seperti ini, misalnya, perusahaan ingin membayar premi asuransi kendaraan selama 12 bulan dengan dibayar di muka, maka perusahaan akan mencatat asuransi sebagai aset selama 12 bulan.

Selanjutnya selama periode pemanfaatan aset, perusahaan wajib mengurangi nilai aset setiap bulannya sebagai cerminan dari pemanfaatan aset dalam neraca.

Ketahui lebih mengenai aset dan aktiva di sini: Jenis Aktiva dalam Akuntansi yang Harus Anda Ketahui

2. Met0de Biaya

Pada metode biaya, pembayaran dibayar di muka akan tercatat sebagai pengeluaran langsung dan akan menjadi beban saat pembayaran telah selesai.

Perbedaannya, jika dalam metode aset terjadi pengalokasian biaya, pada metode biaya tidak demikian karena seluruh biaya sudah langsung tercatat dalam laporan laba rugi.

Artinya, jika perusahaan ingin membayar premi asuransi kendaraan untuk 12 bulan di muka, maka pencatatan akan masuk menjadi komponen beban dan tidakada penyesuaian biaya yang harus diakui setiap akhir bulannya.

Studi Kasus Pencatatan Prepaid Expense

Untuk dapat memahami secara lebih sederhana, mari gunakan sebuah contoh studi kasus metode prepaid expense dalam konteks perusahaan. Untuk lebih mudahnya dengan menggunakan prepaid rent atau pembayaran sewa di muka.

Contoh Soal:

Pada tanggal 1 Januari 2024, perusahaan Jurnal Sejahtera membutuhkan ruangan kerja untuk menjalankan operasional tim sebanyak 7 orang sehari-hari.

Akhirnya, pihak manajemen menemukan sebuah ruangan kerja yang tersedia selama 6 bulan ke depan dengan biaya sewa sebesar Rp 48.000.000.

Untuk memudahkan pengelolaan keuangan dan pengendalian biaya bisnis, pemilik bisnis ingin mencatat pembayaran dengan metode aset. 

Cara Menjawab:

Sebagai permulaannya, perusahaan Jurnal Sejahtera dapat mengukuhkan pencatatan awal sebagai berikut pada neraca dengan memasukkannya sebagai aktiva.

Contoh entri jurnal pencatatan awal prepaid expense:

Selanjutnya, perusahaan setiap rutin akan melakukan pencatatan pemakaian aset di akhir bulan (selama 6 bulan) hingga periode berakhir sebagai cerminan pemanfaatannya di laba-rugi dalam komponen beban.

Contoh entri jurnal pada laba-rugi:

Manfaat Prepaid Expense dalam Bisnis

Menggunakan prepaid expense dengan efektif tentunya dapat memberikan manfaat yang besar bagi perjalanan bisnis, di antaranya:

1. Pengelolaan Kas dan Keuangan Bisnis

Adanya prepaid expense membantu perusahaan untuk melakukan pembayaran di muka dan mengelola arus kas dan keuangan lainnya secara lebih terarah.

Pemanfaatan aset juga lebih tertata dan terencana sehingga pengalokasian sumber daya keuangan lebih rapi dan tercatat dengan lengkap.

Ini akan sangat membantu sebagai informasi keuangan dasar dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan nantinya.

2. Mempertahankan Stabilitas dan Manajemen Risiko

Perusahaan dapat menciptakan performa dan kesehatan finansial yang stabil dan mampu untuk mengurangi risiko kekurangan dana untuk membayar biaya-biaya lainnya di masa depan.

Di sisi lain, kesehatan finansial yang stabil memunculkan manajemen risiko yang lebih efektif yang dapat melindungi pertumbuhan finansial dalam jangka panjang.

3. Memotong Waktu Mengurus Administrasi

Proses administrasi akan menjadi lebih efisien karena perusahaan tidak perlu menangani proses pembayaran secara berkala pada biaya-biaya yang sifatnya repetitif.

4. Pelaporan Keuangan yang Lebih Akurat

Menggunakan prepaid expense dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan akurasi dalam pelaporan keuangan.

Hal ini terjadi karena perusahaan dapat mengalokasikan dan mencerminkan biaya secara efektif dan detail selama periode pemanfaatannya.

Kesimpulan

Itulah penjelasan selengkapnya mengenai prepaid expense yang mampu memberikan manfaat yang cukup signifikan dalam pencatatan keuangan perusahaan.

Namun, perlu Anda ingat bahwa tidak semua jenis pembiayaan cocok untuk dibayar di muka, sesuaikan penerapannya dengan karakteristik bisnis, kebijakan perusahaan, dan pertimbangan kondisi finansial Anda.

Tentunya, agar pelaporan laporan keuangan Anda lebih akurat, Anda dapat menggunakan software akuntansi Mekari Jurnal.

Melalui Mekari Jurnal, Anda dapat mengelola seluruh praktik akuntansi secara lebih cepat dan mudah hanya melalui satu platform dan Anda-pun dapat mengaksesnya secara realtime di mana saja dan kapan saja.

Segera gunakan Mekari Jurnal sekarang agar pengelolaan keuangan bisnis dapat tercatat dengan lebih rapi dan detail.

Dapatkan free trial untuk merasakan berbagai fitur unggulan menarik yang dapat menjawab semua permasalahan akuntansi dan keuangan bisnis Anda!

Konsultasi dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Semoga artikel ini bermanfaat!