Expense Accounting: Pengertian, Jenis, dan Perbedaan dengan Cost Accounting Expense accounting merupakan variabel penting dalam pengelolaan keuangan demi mencapai keberhasilan bisnis mencapai target profitabilitasnya. Memahami biaya operasional ini memberikan dampak yang cukup signifikan pada perusahaan melalui pengambilan keputusan yang strategis dan penetapan harga penjualan. Selain itu, masih banyak orang-orang yang masih sulit membedakan komponen “expense” dan “cost” dalam akuntansi. Oleh karena itu, berikut ulasan selengkapnya mengenai expenses accounting beserta jenis, elemen, dan cara mengelolanya. Apa Itu Expense Accounting? Expense accounting merupakan komponen pengeluaran dalam akuntansi yang mengacu kepada beban biaya untuk menghasilkan dan mencapai target pendapatan bisnis. Sederhananya, expense atau beban dalam akuntansi mengacu pada pengeluaran untuk mendapatkan barang atau layanan yang bertujuan untuk mendapatkan profit bisnis. Biasanya, orang-orang sering menyalah artikan “cost” dengan “expense” karena sama-sama mengindikasikan pengeluaran biaya. Cara mudah untuk membedakannya dapat dijelaskan melalui contoh sederhana berikut, jika “cost” mengacu pada pembelian truk untuk pengantaran barang, maka “expense” mengacu kepada biaya bensin dan jasa supir truk. Jika melihat gambaran contoh kecil tersebut, maka dapat kita simpulkan bahwa expense accounting berkaitan dengan proses pencatatan, analisis, dan pengendalian biaya operasional dalam menjalankan bisnis. Tujuannya tentu untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengoptimalkan semua biaya dalam operasional bisnis secara lebih efektif dan efisien. Anda dapat melihat pencatatan semua pengeluaran (expense) akan tercantum di dalam laporan laba rugi perusahaan sebagai pengurangan dari total pendapatan dan mendapat angka laba bersih. Kemudian dalam sistem pembukuan double-entry, expense adalah satu satu dari lima kategori utama (pendapatan, pemilik ekuitas, aset, dan liabilitas). Expense accounting dalam pembukuan ini akan tercatat sebagai debit pada akun dan di saat yang sama, akun debit juga tercatat dalam jumlah yang sama sebagai pengurangan aset dan peningkatan kewajiban. Baca Juga: Sistem Pembukuan Single vs Double Entry System, Apa Bedanya? Jenis-Jenis Expense Accounting Pada dasarnya, expense accounting mencakup berbagai jenis beban pengeluaran yang sesuai kebutuhan perusahaan. Beberapa tercatat dalam laporan laba rugi dan sebagian besar lainnya tidak. Mengutip dari Investopedia, secara umum terdapat dua jenis utama jika berkaitan dengan expense accounting, yaitu operating expense dan non-operating expense. Operating Expenses (Beban Operasional) Beban operasional adalah beban pengeluaran yang berkaitan dengan kegiatan atau aktivitas perusahaan secara langsung. Beban ini perlu mendapat pemantauan rutin untuk dioptimalkan sehingga dapat memaksimalkan keuntungan perusahaan. Namun dengan catatan, jangan terlalu memangkas beban ini terlalu besar sebab dapat berakibat pada penurunan produktivitas perusahaan. Contoh-contoh pengeluaran yang termasuk beban operasional antara lain biaya administrasi, upah tenaga kerja langsung, dan Harga Pokok Penjualan (HPP). Non-Operating Expenses (Beban Non-Operasional) Sebaliknya, non-operating expenses adalah beban yang secara tidak langsung berkaitan dengan kegiatan operasional inti bisnis. Artinya, biaya ini sering kali bersifat sementara atau sporadis dan tidak mempengaruhi perhitungan laba kotor. Beberapa kasus, beban ini dapat muncul ketika terjadi secara situasional seperti restrukturisasi, beban bunga atas hutang, atau persediaan yang mengendap. Contoh non-operating expenses meliputi biaya bunga, kerugian penjualan aset tetap, biaya hukum yang terkait dengan litigasi, dan biaya yang berkaitan dengan peminjaman uang. Selain, terdapat beberapa beban pengeluaran lainnya yang perlu Anda ketahui karena sering muncul sebagai komponen dalam expenses accounting, di antaranya: Fixed Expenses (Biaya Tetap) Fixed expenses adalah biaya yang tetap dan tidak terpengaruh oleh perubahan volume produksi atau penjualan. Biaya ini harus dibayar secara teratur, terlepas dari apakah bisnis menghasilkan pendapatan atau tidak. Contoh dari fixed expenses meliputi sewa, asuransi, dan pembayaran bunga hutang. Variable Expenses (Biaya Variabel) Variable expenses adalah biaya yang berubah sejalan dengan perubahan volume produksi atau penjualan. Semakin banyak produk atau layanan yang dihasilkan atau dijual, semakin tinggi biaya variabelnya. Variable expenses meliputi biaya distribusi, komisi penjualan, dan variabel lainnya yang dapat meningkat seiring tingginya volume produksi. Cost of Goods Sold (Harga Pokok Penjualan) HPP berkaitan dengan beban biaya ketika proses mengubah bahan baku menjadi barang jadi dan tidak termasuk biaya administrasi dan penjualan. Pada perusahaan manufaktur, HPP mencakup upah tenaga kerja langsung, biaya overhead, dan bahan baku. Discretionary Expenses (Biaya Diskresioner) Discretionary expenses adalah beban biaya yang dikendalikan atau diatur oleh manajemen bisnis, tergantung pada keputusan dan prioritas perusahaan. Biaya ini cenderung berkaitan dengan inisiatif dan proyek diskresioner yang dapat dihentikan atau dimodifikasi jika diperlukan. Contoh dari discretionary expenses mengacu pada biaya penelitian dan pengembangan, program pelatihan, dan pemasaran. Expense Accounting Vs Cost Accounting Seperti yang sempat dibahas sedikit sebelumnya, masih banyak pemilik usaha dan stakeholder lain yang masih sulit membedakan antara expense dan cost dalam akuntansi. Secara garis besar, cost merupakan jenis pengeluaran yang muncul ketika membeli aset untuk keperluan operasional bisnis, seperti alat produksi dan distribusi. Sedangkan expenses mengacu pada biaya untuk mengoperasikan objeknya seperti bensin, listrik, dan lainnya. Kemudian dalam laporan keuangan, cost dan expenses termasuk kategori beban dalam laporan laba rugi. Bedanya, cost termasuk akun biaya yang masih bisa bermanfaat di masa depan, sedangkan expenses sebaliknya. Ketiga, perbedaan dapat terlihat melalui periode akuntansi berjalan di mana expense memiliki jangka waktu kurang dari satu tahun dan berasal dari pengeluaran pendapatan, sedangkan cost lebih dari satu tahun dan sebagai pengeluaran modal. Keempat, kuantitas nilai biaya secara keseluruhan juga terbilang beda. Pasalnya expenses biasanya mencantum pengeluaran yang kecil seperti iuran listrik, sedangkan cost mencakup biasa-biasa yang cukup besar seperti penyewaan dan depresiasi. Terakhir, perbedaan yang cukup terlihat terdapat pada perbedaan manfaatnya. Expenses biasanya akan bermanfaat sebagai sumber daya operasional, sedangkan manfaat dari cost akan berdampak pada profitabilitas. Contoh Penerapan Expense Accounting Agar lebih mudah untuk memahami perbedaan antara expense dan cost, berikut gambaran contoh penerapannya sesuai objek pembelian dan pemanfaatannya. PT Jurnal Jaya merupakan perusahaan manufaktur yang memproduksi laptop dan perangkat keras pendukung lainnya. Oleh karena itu, PT Jurnal Jaya membeli mesin produksi terbaru dengan umur manfaat selama 5 tahun lebih. Untuk memproduksi barang elektronik tersebut, PT Jurnal Jaya memasukkan mesin produksi ke dalam fixed cost dalam expense accounting. Kemudian, PT Jurnal Jaya harus mengeluarkan biaya utilitas berupa listrik sebaga tenaga dasar untuk menggerakkan mesin produksi. Biaya utilitas dalam hal ini listrik termasuk ke dalam akun beban dalam expense accounting. Manfaat Penggunaan Expense Accounting Memahami expense accounting secara mendalam tentunya dapat membantu dalam mengembangkan perusahaan. Beberapa manfaatnya antara lain: Sebagai Pengendalian Biaya: menganalisis expense dalam accounting bertujuan unutk mengidentifikasi area yang memiliki beban pengeluaran berlebihan atau tidak efisien. Perencaan Keuangan: Memungkinkan perusahaan untuk merencanakan anggaran lebih baik dengan mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif. Penentuan Harga: Perhitungan beban biaya produksi dapat membantu perusahaan untuk menetapkan harga juga produk atau layanan dengan tepat sehingga tetap dapat menghasilkan profit. Pengambilan Keputusan: Keputusan mengenai investasi baru atau inovasi produk dapat menggunakan data expense accounting agar dapat mengukur potensi pengembalian investasi. Analisis Titik Impas: Dengan menganalisis biaya dalam expense accounting (biaya tetap, variabel, dan harga jual) memungkinkan perusahaan untuk menghitung break-even point (BEP). Identifikasi Tren Biaya: Dengan melacak beban operasional dari waktu ke waktu, perusahaan dapat mengidentifikasi dan meramalkan tren biaya untuk jangka panjang yang bertujuan untuk menjaga keseimbangan keuangan. Pengelolaan Biaya Operasional Mengelola beban pengeluaran operasional melalui expense accounting bertujuan untuk mencapai tingkat efisiensi dan profitabilas yang optimal. Ada tiga alasan utama mengapa pengelolaan ini penting untuk dilakukan selain untuk mengoptimalkan profit, yakni: Untuk memantau dan mengendalikan beban operasional perusahaan’ Untuk melakukan akuntansi analitis atas beban operasional Untuk mengumpulkan semua faktur dan dokumen pendukung untuk kebutuhan pembukuan Untuk itu, berikut tips yang bisa Anda lakukan untuk mengelola komponen expense accounting dalam laporan keuangan: Memantau beban pengeluaran dengan pencatatan dan dokumentasi yang akurat, baik pembelian kecil atau besar, untuk pengelolaan yang efektif. Lakukan peninjauan beban pengeluaran operasional secara rutin dan memastikan untuk tidak melebihi anggaran belanja bisnis. Manfaatkan teknologi seperti perangkat lunak yang dapat mengotomasikan pencatatan dan pembuatan laporan keuangan, sehingga terhindar dari human error. Evaluasi riwayat pengeluaran biaya untuk membantu mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan. Rencanakan anggaran untuk periode selanjutnya berdasarkan analisa data pengeluaran operasional pada periode saat ini, sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih tepat dan terhindar dari overbudget. Kesimpulan Expense accounting merupakan komponen penting yang berfokus pada pencatatan, analisis, dan pengendalian biaya operasional dalam bisnis. Beban operasional ini mengacu pada berbagai jenis pengeluaran yang dikelompokkan berdasarkan sifat, elemen, dan objek pembiayaannya. Perhitungan yang komprehensif dari biaya ini akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan perusahaan. Agar tidak keliru atau salah dalam mencatar riwayat pembelian untuk operasional, Anda dapat menggunakan aplikasi akuntansi Mekari Jurnal. Mekari Jurnal sudah dipercaya oleh 35.000+ bisnis dari berbagai industri dalam mengelola operasional bisnis termasuk anggaran biaya, pencatatan otomatis, dan kemudaha dalam pembuatan laporan keuangan. Hal ini karena Mekari Jurnal sudah menyediakan format laporan keuangan sederhana seperti laporan neraca dan laporan arus kas. Mekari Jurnal juga telah mendukung fitur lainnya seperti mengakses rekening koran melalui rekonsiliasi bank, pengelolaan inventaris, hingga pembuatan invoice faktur. Oleh karena itu, segera daftarkan perusahaan Anda dan nikmati kemudahan dalam mengelola bisnis dengan lebih mudah. Rasakan 14 hari free trial mencoba berbagai fitur unggulan dalam Mekari Jurnal bagi pendaftar pertama dengan klik tombol di bawah ini sekarang! Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! atau Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!
