Bagaimana cara mengurangi jumlah lead time dalam produksi agar proses supply-chain bisnis berjalan dengan lancar?
Dalam dunia bisnis, lead time atau disebut juga dengan waktu tunggu adalah selisih waktu antara pelanggan melakukan pemesanan layanan / produk hingga pengiriman dan penyelesaian proses pesanan tersebut.
Misalnya, bisnis Anda memproduksi aneka gamis dan hijab. Anda membutuhkan waktu 2 hari untuk mendapatkan bahan baku kain untuk membuat produk serta 2 hari lagi untuk menjahit dan menyelesaikan 100 set gamis dan hijab.
Artinya, waktu tunggu bisnis Anda untuk memproduksi 100 produk adalah 4 hari.
Anda pasti setuju bahwa saat pelanggan memesan, khususnya pemesanan online, mereka ingin pesanan dikirim dengan cepat.
Jika proses pemenuhan atau pengiriman bisnis online Anda terlalu lama, Anda akan berpotensi kehilangan pelanggan dan menurunkan tingkat penjualan.
Jadi, untuk mempertahankan pelanggan Anda, pastikan untuk mengurangi lead time bisnis pada Anda.
Fungsi Lead Time Untuk Performa Bisnis
Berikut ini beberapa fungsi lead time untuk performa bisnis Anda:
- Memperkirakan estimasi permintaan. Anda akan lebih mudah memperkirakan permintaan langsung dari pasar dan memperkirakan kebutuhan produk secara terencana. Jadi, Anda bisa menentukan berapa jumlah produk yang harus di restok untuk memenuhi pesanan pelanggan.
- Manajemen pesanan lebih teratur. Anda dapat mengelola keluar masuknya inventaris Anda di gudang dengan mudah dan terencana agar pengiriman sampai tepat waktu dan restok di waktu yang tepat pula.
- Koordinasi lebih baik dengan supplier. Terkait penyediaan barang yang Anda butuhkan sehingga dapat memastikan dengan lebih jelas perihal waktu pengiriman, jumlah produk, kebijakan retur, dll demi memenuhi permintaan pelanggan.
- Meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan. etika waktu tunggu lebih pendek, artinya pelanggan Anda menerima pesanan mereka tepat waktu. Karenanya, pelanggan lebih cenderung untuk kembali membeli produk Anda dan menilai bahwa bisnis Anda memiliki pelayanan serta pengiriman yang cepat.
- Meningkatkan supply-chain. Bayangkan saja jika pemenuhan pesanan bisnis Anda sering terlambat, maka pelanggan pun akan malas repeat order di toko Anda. Akibatnya, jumlah persediaan di gudang menumpuk akibat banyak yang tidak laku. Beda halnya jika waktu tunggu Anda rendah, maka operasi rantai pasokan akan lebih optimal alias keluar masuknya barang lebih cepat dan tidak menimbulkan penumpukan persediaan.
Pastikan Anda menggunakan software inventory Mekari Jurnal untuk mengelola perputaran stok barang. Coba gratis aplikasi Jurnal sekarang!
Jenis-Jenis Lead Time
Ada berbagai jenis waktu tunggu tergantung pada operasi bisnis. Namun, dalam bisnis manufaktur, ada empat jenis waktu tunggu, di antaranya:
- Customer lead time. Jumlah waktu yang dibutuhkan antara konfirmasi pesanan hingga pemenuhan pesanan oleh bisnis.
- Material lead time. Dihitung setelah pelanggan melakukan pemesanan. Artinya, jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan pemesanan dengan pemasok (jika Anda kehabisan stok) dan menerimanya. Ini dapat dipengaruhi oleh sistem informasi manajemen dan rendahnya tingkat persediaan saat ini sehingga pemasok sulit memenuhi pemesanan material Anda.
- Production lead time. Setelah material Anda terima, maka Anda memasuki waktu tunggu produksi. Ini adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk memilih, mengemas, dan mengirimkan produk jika semua bahan tersedia yang juga dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti tenaga kerja, ketersediaan peralatan, waktu henti mesin, dll.
- Cumulative Lead Time. Total waktu tunggu dari waktu tunggu material dan waktu tunggu produksi, yaitu mulai dari pesanan terkonfirmasi, proses produksi, hingga pengiriman produk.
Mengapa Kepastian Dari Sebuah Lead Time Penting Bagi Seorang Pengusaha?
Bagi produsen, konsekuensi dari waktu tunggu yang melebihi batas yang telah diperkirakan bisa jadi masalah serius, terutama terkait keuangan bisnis perusahaan Anda.
Ada risiko Anda akan kehabisan persediaan atau harus restock lebih banyak untuk mengimbangi pemasok yang tidak dapat diandalkan.
Hal tersebut mengakibatkan pemasaran produk Anda akan terhambat.
Akibatnya, pesaing Anda mungkin memperkenalkan dan memasarkan produk baru lebih cepat dan merebut lebih banyak pangsa pasar.
Cara Mengurangi Lead Time
Dari penjelasan di atas, bisa Anda lihat bahwa mengurangi dan memastikan waktu tunggu secara akurat penting untuk setiap operasi bisnis manufaktur, meliputi kualitas layanan, penjualan, dan kepuasan pelanggan.
Meskipun prosesnya rumit, ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan, seperti:
1. Prioritaskan Pemasok Lokal atau Dalam Negeri
Menggunakan pemasok domestik adalah salah satu cara terbaik untuk mengurangi waktu tunggu Anda dengan cepat.
Meskipun pasti ada beberapa barang yang hanya dapat diperoleh dari pemasok internasional, ada banyak bahan mentah yang dapat diperoleh dari sumber dalam negeri.
Pemasok luar negeri bisa memakan waktu setidaknya dua minggu atau lebih untuk mengirimkan kiriman.
Belum lagi tarif dan penundaan internasional yang terus meningkat terkait dengan hambatan bahasa dan penundaan bea cukai.
2. Tingkatkan Frekuensi Pemesanan
Cara ini efektif untuk mengurangi lead time produksi, yaitu dengan meningkatkan seberapa sering Anda memesan dari pemasok Anda.
Meskipun tampaknya memesan dalam jumlah besar menghemat uang Anda, seringkali penghematannya tidak sebanyak yang Anda pikirkan.
Alih-alih pesanan dalam jumlah besar, cobalah menambah frekuensi pemesanan kecil lebih sering untuk mempercepat pengiriman.
Dengan begitu, perputaran inventaris Anda akan meningkat serta mengurangi biaya penyimpanan Anda.
3. Berkomunikasilah dengan Pemasok Anda
Berkomunikasi dengan pemasok penting supaya mereka mengetahui bahwa bisnis Anda mengalami peningkatan permintaan.
Dengan begitu, pemasok tidak akan lengah untuk menyediakan bahan baku yang Anda butuhkan untuk memenuhi pesanan Anda.
Sebaiknya, diskusikan kewajiban yang berkaitan dengan lead time dalam kontrak dengan pemasok Anda seperti:
- Waktu tunggu untuk pesanan atau jenis stok tertentu
- Penalti untuk keterlambatan pengiriman
- Pemberitahuan jika adanya perkiraan kekurangan bahan baku, penghentian produk, atau perubahan harga
4. Manfaatkan Software Manajemen Inventaris
Saat Anda mengelola bisnis secara manual, ada risiko human error yang tinggi.
Oleh karena itu, akan lebih efektif jika menggunakan software manajemen inventaris seperti Mekari Jurnal yang secara otomatis melacak semua persediaan Anda.
Selain itu, software ini juga bisa membantu Anda membuat prakiraan permintaan untuk mengantisipasi kebutuhan persediaan Anda.
5. Mengotomatiskan Entri Pesanan dan Pemrosesan Pesanan
Otomasi membantu mengurangi human error yang dapat terjadi selama proses penjualan secara manual.
Ini akan membantu Anda menjaga alur kerja Anda berjalan dengan lancar dan membuat metrik pelacakan, data, dan pelaporan yang lebih baik.
Dengan begitu, Anda bisa lebih memahami bisnis Anda dengan lebih baik dan memprediksi lead time yang lebih akurat.
Untuk mewujudkannya, Anda bisa gunakan sistem terpadu yang mampu mengintegrasikan proses-proses dalam bisnis Anda.
Kesimpulan
Secara garis besar, lead time adalah jumlah waktu antara inisiasi hingga finishing proses apapun.
Istilah ‘lead time‘, digunakan di sejumlah bidang yang berbeda – mulai dari manufaktur, manajemen rantai pasokan, manajemen pemasok, manajemen proyek, perencanaan kebutuhan perusahaan, dll.
Bisa dibilang bahwa lead time pengiriman adalah aspek paling kritis dan indikator sistem manajemen inventaris yang efisien.
Dengan mengurangi waktu tunggu, Anda bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan keuntungan penjualan.
Itulah informasi penting tentang apa yang dimaksud dengan lead time, jenis-jenis, dan cara mengurangi waktu tunggu. Semoga bermanfaat
Ikuti media sosial Mekari Jurnal untuk informasi seputar bisnis, akuntansi, dan keuangan!
