Cara Mengoptimalkan Manajemen Pengeluaran Bisnis Berbasis Akuntansi Mekari Jurnal Insight Optimasi pengeluaran baru efektif setelah semua klaim karyawan melewati satu alur kontrol, lalu dievaluasi lewat laporan anggaran vs realisasi per kategori. Basis akrual menjaga data tetap akurat: uang muka dicatat sebagai aset hingga dipertanggungjawabkan, sedangkan klaim yang disetujui langsung diakui sebagai beban dan utang. Mekari Jurnal melalui fitur Biaya & Pengeluaran menghubungkan approval, pencatatan, dan laporan anggaran vs realisasi dalam satu sistem untuk menemukan peluang penghematan Mengoptimalkan manajemen pengeluaran bisnis berbasis akuntansi berarti memastikan setiap pengeluaran tercatat sesuai prinsip akuntansi, lalu memangkas biaya yang tidak memberi hasil sebanding. Bagi tim finance, titik paling rawan ada pada pengeluaran karyawan seperti reimbursement, uang muka dinas, dan kas kecil. Tanpa kontrol, kebocoran sulit terlihat; Studi ACFE 2024 memperkirakan organisasi kehilangan sekitar 5% pendapatan per tahun akibat fraud. Lebih dari separuh kasusnya terkait pengendalian internal yang lemah.Artikel ini membahas bagaimana cara agar tim finance dapat mengatur pengeluaran dengan kontrol dan optimalisasi yang tepat untuk mencari peluang penghematan. Manajemen Pengeluaran PerusahaanManajemen pengeluaran perusahaan, atau expense management, adalah rangkaian kebijakan, proses, dan pencatatan yang memastikan setiap pengeluaran bisnis sah, sesuai anggaran, dan tercatat di akun yang tepat.Cakupannya bukan hanya memotong biaya. Bagi tim finance dan akuntan, manajemen pengeluaran berarti menjawab empat pertanyaan untuk setiap transaksi: Boleh atau tidak: apakah pengeluaran ini sesuai kebijakan perusahaan? Siapa yang menyetujui: apakah sudah melewati pihak yang berwenang sesuai nilainya? Dicatat ke laporan mana: akun, periode, dan pusat biaya mana yang menanggungnya? Masih sesuai rencana atau tidak: berapa sisa anggaran di kategori tersebut? Pengeluaran karyawan menjadi fokus utama karena volumenya tinggi, nilainya kecil-kecil, dan buktinya sering tercecer. Kondisi ini membuat kesalahan dan penyalahgunaan sulit terdeteksi tanpa sistem.Cara Mengatur Pengeluaran Bisnis dengan Alur Kontrol Pengeluaran KaryawanAgar dapat mengelola pengeluaran bisnis dari berbagai kategori, khususnya pengeluaran karyawan; tim finance perlu menyusun alur kontrol yang dapat menjadi sistem untuk setiap pengajuan.Berikut alur kontrol yang bisa diterapkan tim finance, mulai dari kebijakan hingga evaluasi: Susun kebijakan pengeluaran tertulis: tetapkan kategori yang boleh diklaim, batas nominal per kategori dan jabatan, jenis bukti yang wajib, serta tenggat pengajuan klaim. Tetapkan matriks persetujuan: atur persetujuan berjenjang sesuai nilai transaksi. Pisahkan peran pengaju, penyetuju, dan pembayar agar tidak ada satu orang yang memegang seluruh proses. Kaitkan setiap pengeluaran ke anggaran dan pusat biaya: buat kategori departemen atau proyek sejak klaim diajukan, sehingga sisa anggaran bisa dilihat sebelum persetujuan. Verifikasi bukti sebelum membayar: cocokkan tanggal, nominal, nama vendor, dan kategori dengan kebijakan. Waspadai nota ganda atau nota yang sudah pernah diklaim. Batasi waktu pertanggungjawaban uang muka: tetapkan tenggat settlement dan pantau umur uang muka yang masih terbuka setiap minggu. Lakukan cut-off dan akrual saat tutup buku: pastikan klaim yang sudah disetujui tetapi belum dibayar tercatat di periode yang benar. Review anggaran vs realisasi setiap bulan: analisis per kategori, lalu jadikan hasilnya dasar revisi kebijakan atau anggaran bulan berikutnya. Indikator yang Perlu Dipantau Tim Finance Rasio realisasi anggaran per kategori: menunjukkan kategori mana yang rawan melampaui pagu. Umur uang muka outstanding: uang muka yang terlalu lama terbuka adalah sinyal risiko. Waktu proses klaim: durasi dari pengajuan hingga pembayaran memengaruhi kepuasan karyawan dan ketepatan pencatatan. Persentase klaim ditolak: angka tinggi bisa berarti kebijakan kurang jelas atau ada upaya klaim yang tidak sesuai. Baca juga: 13 Cara Menghemat Pengeluaran Bisnis UKM untuk Raih Profit Cara Mengoptimalkan Manajemen Pengeluaran BisnisAlur kontrol memastikan setiap pengeluaran sah dan tercatat benar. Begitu seluruh karyawan sudah menggunakan alur yang terpusat, tim Finance dapat melakukan optimasi pengeluaran, untuk memastikan setiap rupiah yang keluar memberi hasil sebanding. Berikut cara yang bisa dilakukan tim finance:1. Mulai dari kategori yang melampaui anggaranTelusuri penyebabnya sampai level transaksi. Misalnya, jika sewa ruang rapat terus melampaui pagu karena acara klien rutin diadakan, paket sewa bulanan bisa lebih hemat dibanding sewa per acara.2. Pilih metode penggantian yang tepatMetode biaya riil lebih akurat untuk pengeluaran besar dan jarang. Uang harian lebih efisien untuk pengeluaran kecil dan rutin selama dinas, tetapi perhatikan aspek PPh 21-nya.3. Kurangi pengeluaran dengan uang pribadi karyawanSeluruh kebutuhan karyawan yang sudah terencana baiknya menggunakan kartu korporat atau uang muka dari perusahaan dengan limit. Hal ini akan memudahkan kontrol dari sisi finance, sekaligus mempercepat proses rekonsiliasi dari uang yang keluar dan masuk.4. Otomatiskan pencatatan transaksi rutinBiaya berulang seperti langganan atau sewa bisa dicatat otomatis, sehingga tim finance fokus pada analisis pengeluaran, bukan proses input.Automasi ini juga dapat mengurangi human error atau kesalahan input, yang berdampak pada analisis pengeluaran.5. Perbarui anggaran berdasarkan data realisasiJika selama tiga bulan berturut-turut satu kategori hanya terpakai sekitar 70%, sementara kategori lain konsisten melampaui 110%, sebagian pagu dari kategori pertama layak dialihkan ke kategori yang kekurangan.6. Libatkan pemilik anggaran di setiap departemenKirim laporan anggaran vs realisasi ke kepala departemen setiap bulan. Pengeluaran lebih terkendali saat pemilik anggaran ikut memantau angkanya. Dari sisi pengguna anggaran juga akan lebih memiliki ownership atau integritas lebih, jika transparansi laporannya sampai pada budget holder.7. Konsolidasikan vendor untuk pengeluaran berulangGunakan vendor tetap untuk hotel, tiket, dan kurir agar mendapat tarif khusus. Tarif korporat dan tagihan terpusat juga mengurangi jumlah klaim reimbursement yang harus diverifikasi satu per satu. Tim finance cukup memverifikasi satu tagihan per bulan, bukan banyak invoice terpisah. Karyawan juga tidak perlu menalangi biaya hotel dengan uang pribadi.Jenis Pengeluaran Karyawan dan Kontrol yang Dapat Dikelola Tim FinanceSetiap jenis pengeluaran karyawan punya alur dan akun yang berbeda. Agar dapat melakukan efisiensi waktu dan efisiensi pengeluaran, tim finance wajib memahami perbedaan akun dan kontrol yang dapat dilakukan:JenisCara kerjaAkun yang terlibatTitik kontrol utamaReimbursementKaryawan membayar dulu, lalu klaim penggantianBeban terkait, Utang Reimbursement KaryawanKeaslian bukti, kesesuaian kebijakan, tenggat klaimUang muka (cash advance)Perusahaan memberi dana di depan, karyawan mempertanggungjawabkan setelahnyaUang Muka Karyawan (aset), beban terkaitBatas waktu settlement, pengembalian sisa danaKas kecil (petty cash)Dana tetap di pemegang kas untuk belanja kecil, diisi ulang berkalaKas Kecil, beban terkaitBatas nominal per transaksi, opname kas rutinKartu korporatKaryawan belanja dengan kartu perusahaanUtang Kartu Kredit, beban terkaitLimit per kartu, rekonsiliasi tagihan bulananUang harian (per diem)Tunjangan harian tetap untuk dinas, tanpa nota per transaksiBeban Perjalanan DinasTarif per wilayah dan jabatan, aspek PPh 21Pengeluaran perjalanan dinas dan hiburan klien biasanya menjadi porsi terbesar dari pengeluaran karyawan, sehingga perlu kebijakan tersendiri. Anda dapat membaca lebih lanjut di artikel ini: Baca juga: Optimalkan Manajemen Pengeluaran Perjalanan dan Hiburan (T&E) Perlakuan Akuntansi Pengeluaran KaryawanKesalahan pencatatan pengeluaran karyawan paling sering terjadi karena akuntan mencatat berdasarkan kapan uang keluar, bukan kapan beban terjadi. Padahal laporan keuangan disusun dengan basis akrual.PSAK 201: Penyajian Laporan Keuangan (sebelumnya PSAK 1) mewajibkan entitas menyusun laporan keuangan dengan dasar akrual, kecuali laporan arus kas. Artinya, beban diakui pada periode terjadinya, terlepas dari kapan kas dibayarkan.Dari prinsip ini, ada tiga aturan praktis: Uang muka bukan beban: dana yang diberikan sebelum dinas dicatat sebagai aset lancar (Uang Muka Karyawan). Dana ini baru menjadi beban setelah karyawan menyerahkan bukti penggunaan. Klaim yang disetujui adalah utang: reimbursement yang sudah disetujui tetapi belum dibayar dicatat sebagai beban sekaligus liabilitas (Utang Reimbursement Karyawan) pada periode transaksi terjadi. Kas kecil dicatat saat pengisian ulang: dengan sistem imprest, saldo kas kecil tetap. Beban dicatat saat dana diisi ulang sesuai bukti. Menjelang tutup buku, penggunaan yang belum diisi ulang tetap perlu dicatat agar beban periode tidak terlewat. Aspek Pajak yang Perlu DiperhatikanDari sisi pajak, penggantian biaya riil untuk keperluan operasional perusahaan yang didukung bukti sah umumnya diperlakukan sebagai biaya perusahaan, bukan tambahan penghasilan karyawan. Situasinya berbeda jika penggantian melebihi biaya riil atau diberikan dalam bentuk tunjangan tetap tanpa bukti. Kelebihan tersebut berisiko diperlakukan sebagai penghasilan karyawan yang dipotong PPh 21.Fasilitas dalam bentuk natura dan kenikmatan juga punya aturan tersendiri. DJP menjelaskan bahwa sejak PMK 66/2023, natura dapat dibiayakan pemberi kerja, dengan jenis dan batasan tertentu yang dikecualikan dari objek PPh penerima.Untuk biaya entertainment atau jamuan klien, tim finance juga perlu menyiapkan daftar nominatif agar biaya tersebut dapat diakui secara fiskal. Karena ketentuan pajak bisa berubah, konsultasikan kebijakan uang harian dan tunjangan dengan konsultan pajak. Baca juga: Panduan Lengkap Reimbursement dalam Akuntansi Kontrol dan Optimalkan Pengeluaran Karyawan Lebih Mudah dengan Mekari JurnalAlur kontrol di atas sulit dijalankan jika data klaim tersebar di chat, email, dan spreadsheet. Tim finance butuh satu sistem yang menghubungkan persetujuan, pencatatan, dan anggaran. Fitur Biaya & Anggaran Mekari Jurnal dirancang untuk menjawab kebutuhan ini dengan beberapa kapabilitas seperti: Anggaran bulanan otomatis: susun anggaran per periode dan pantau total biaya per bulan hingga biaya yang belum dibayar lewat dasbor ringkas. Approval sebelum transaksi berjalan: hanya draft transaksi yang sudah Anda setujui yang tercatat, sehingga pengeluaran tanpa izin tidak lolos ke pembukuan. Laporan anggaran vs realisasi: bandingkan anggaran dengan transaksi riil untuk mengendalikan arus kas per kategori. Tagging per proyek: kelompokkan seluruh biaya yang terkait satu proyek atau departemen untuk analisis yang lebih detail. Opsi lunas atau utang: catat biaya sebagai langsung lunas atau sebagai utang, sesuai kebutuhan akrual reimbursement. Transaksi berulang dan duplikat: percepat pencatatan biaya rutin tanpa input ulang. Integrasi Mekari Expense: klaim reimbursement dan pengeluaran karyawan tercatat otomatis ke laporan keuangan tanpa rekap manual. Pengeluaran multi-currency: catat biaya dinas luar negeri dalam mata uang yang sesuai. Manajemen pengeluaran perusahaan yang baik bukan soal menahan setiap rupiah. Intinya adalah memastikan setiap pengeluaran sah, disetujui pihak yang tepat, tercatat di periode yang benar, dan terpantau terhadap anggaran. Dengan integrasi sistem dari Mekari Jurnal, tim finance bisa beralih dari merekap klaim secara manual ke proses analisis pola pengeluaran untuk menemukan peluang penghematan pengeluaran.Referensi Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). Perubahan Penomoran PSAK dan ISAK dalam SAK Indonesia. FAQ 1. Apa itu manajemen pengeluaran perusahaan? 1. Apa itu manajemen pengeluaran perusahaan? Manajemen pengeluaran perusahaan adalah proses merencanakan, menyetujui, mencatat, dan mengevaluasi pengeluaran bisnis agar sesuai kebijakan dan anggaran. Dalam bahasa Inggris, proses ini dikenal sebagai expense management. 2. Apa bedanya reimbursement dan uang muka karyawan? 2. Apa bedanya reimbursement dan uang muka karyawan? Reimbursement adalah penggantian dana setelah karyawan membayar dengan uang pribadi. Uang muka adalah dana yang diberikan perusahaan sebelum kegiatan, lalu dipertanggungjawabkan dengan bukti setelahnya. 3. Apakah uang muka karyawan langsung dicatat sebagai beban? 3. Apakah uang muka karyawan langsung dicatat sebagai beban? Tidak. Uang muka dicatat sebagai aset lancar sampai karyawan menyerahkan bukti penggunaan. Setelah itu, bagian yang terpakai dipindahkan ke akun beban dan sisanya dikembalikan. 4. Kapan reimbursement dicatat jika pembayarannya di bulan berikutnya? 4. Kapan reimbursement dicatat jika pembayarannya di bulan berikutnya? Dengan basis akrual, beban dicatat di periode transaksi terjadi. Klaim yang sudah disetujui tetapi belum dibayar dicatat sebagai beban dan utang reimbursement pada periode tersebut. 5. Apakah reimbursement karyawan dikenakan PPh 21? 5. Apakah reimbursement karyawan dikenakan PPh 21? Penggantian biaya riil untuk keperluan kantor yang didukung bukti sah umumnya bukan penghasilan karyawan. Namun kelebihan penggantian atau tunjangan tetap tanpa bukti berisiko dipotong PPh 21. Konsultasikan detailnya dengan konsultan pajak. 6. Bagaimana cara mengontrol pengeluaran karyawan agar tidak overbudget? 6. Bagaimana cara mengontrol pengeluaran karyawan agar tidak overbudget? Tetapkan kebijakan tertulis, matriks persetujuan berjenjang, dan tag anggaran di setiap klaim. Lalu pantau rasio realisasi anggaran per kategori setiap bulan. 7. Apa manfaat software dalam manajemen pengeluaran perusahaan? 7. Apa manfaat software dalam manajemen pengeluaran perusahaan? Software seperti Mekari Jurnal menghubungkan persetujuan, pencatatan, dan anggaran dalam satu sistem. Tim finance bisa melihat realisasi per kategori secara real-time tanpa merekap klaim secara manual. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini. Kategori : Akuntansi Artikel Sebelumnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Cara Mengoptimalkan Manajemen Pengeluaran Bisnis Berbasis Akuntansi Mekari Jurnal Insight Optimasi pengeluaran baru efektif setelah semua klaim karyawan melewati satu alur kontrol, lalu dievaluasi lewat laporan anggaran vs realisasi per kategori. Basis akrual menjaga data tetap akurat: uang muka dicatat sebagai aset hingga dipertanggungjawabkan, sedangkan klaim yang disetujui langsung diakui sebagai beban dan utang. Mekari Jurnal melalui fitur Biaya & Pengeluaran menghubungkan approval, pencatatan, dan laporan anggaran vs realisasi dalam satu sistem untuk menemukan peluang penghematan Mengoptimalkan manajemen pengeluaran bisnis berbasis akuntansi berarti memastikan setiap pengeluaran tercatat sesuai prinsip akuntansi, lalu memangkas biaya yang tidak memberi hasil sebanding. Bagi tim finance, titik paling rawan ada pada pengeluaran karyawan seperti reimbursement, uang muka dinas, dan kas kecil. Tanpa kontrol, kebocoran sulit terlihat; Studi ACFE 2024 memperkirakan organisasi kehilangan sekitar 5% pendapatan per tahun akibat fraud. Lebih dari separuh kasusnya terkait pengendalian internal yang lemah.Artikel ini membahas bagaimana cara agar tim finance dapat mengatur pengeluaran dengan kontrol dan optimalisasi yang tepat untuk mencari peluang penghematan. Manajemen Pengeluaran PerusahaanManajemen pengeluaran perusahaan, atau expense management, adalah rangkaian kebijakan, proses, dan pencatatan yang memastikan setiap pengeluaran bisnis sah, sesuai anggaran, dan tercatat di akun yang tepat.Cakupannya bukan hanya memotong biaya. Bagi tim finance dan akuntan, manajemen pengeluaran berarti menjawab empat pertanyaan untuk setiap transaksi: Boleh atau tidak: apakah pengeluaran ini sesuai kebijakan perusahaan? Siapa yang menyetujui: apakah sudah melewati pihak yang berwenang sesuai nilainya? Dicatat ke laporan mana: akun, periode, dan pusat biaya mana yang menanggungnya? Masih sesuai rencana atau tidak: berapa sisa anggaran di kategori tersebut? Pengeluaran karyawan menjadi fokus utama karena volumenya tinggi, nilainya kecil-kecil, dan buktinya sering tercecer. Kondisi ini membuat kesalahan dan penyalahgunaan sulit terdeteksi tanpa sistem.Cara Mengatur Pengeluaran Bisnis dengan Alur Kontrol Pengeluaran KaryawanAgar dapat mengelola pengeluaran bisnis dari berbagai kategori, khususnya pengeluaran karyawan; tim finance perlu menyusun alur kontrol yang dapat menjadi sistem untuk setiap pengajuan.Berikut alur kontrol yang bisa diterapkan tim finance, mulai dari kebijakan hingga evaluasi: Susun kebijakan pengeluaran tertulis: tetapkan kategori yang boleh diklaim, batas nominal per kategori dan jabatan, jenis bukti yang wajib, serta tenggat pengajuan klaim. Tetapkan matriks persetujuan: atur persetujuan berjenjang sesuai nilai transaksi. Pisahkan peran pengaju, penyetuju, dan pembayar agar tidak ada satu orang yang memegang seluruh proses. Kaitkan setiap pengeluaran ke anggaran dan pusat biaya: buat kategori departemen atau proyek sejak klaim diajukan, sehingga sisa anggaran bisa dilihat sebelum persetujuan. Verifikasi bukti sebelum membayar: cocokkan tanggal, nominal, nama vendor, dan kategori dengan kebijakan. Waspadai nota ganda atau nota yang sudah pernah diklaim. Batasi waktu pertanggungjawaban uang muka: tetapkan tenggat settlement dan pantau umur uang muka yang masih terbuka setiap minggu. Lakukan cut-off dan akrual saat tutup buku: pastikan klaim yang sudah disetujui tetapi belum dibayar tercatat di periode yang benar. Review anggaran vs realisasi setiap bulan: analisis per kategori, lalu jadikan hasilnya dasar revisi kebijakan atau anggaran bulan berikutnya. Indikator yang Perlu Dipantau Tim Finance Rasio realisasi anggaran per kategori: menunjukkan kategori mana yang rawan melampaui pagu. Umur uang muka outstanding: uang muka yang terlalu lama terbuka adalah sinyal risiko. Waktu proses klaim: durasi dari pengajuan hingga pembayaran memengaruhi kepuasan karyawan dan ketepatan pencatatan. Persentase klaim ditolak: angka tinggi bisa berarti kebijakan kurang jelas atau ada upaya klaim yang tidak sesuai. Baca juga: 13 Cara Menghemat Pengeluaran Bisnis UKM untuk Raih Profit Cara Mengoptimalkan Manajemen Pengeluaran BisnisAlur kontrol memastikan setiap pengeluaran sah dan tercatat benar. Begitu seluruh karyawan sudah menggunakan alur yang terpusat, tim Finance dapat melakukan optimasi pengeluaran, untuk memastikan setiap rupiah yang keluar memberi hasil sebanding. Berikut cara yang bisa dilakukan tim finance:1. Mulai dari kategori yang melampaui anggaranTelusuri penyebabnya sampai level transaksi. Misalnya, jika sewa ruang rapat terus melampaui pagu karena acara klien rutin diadakan, paket sewa bulanan bisa lebih hemat dibanding sewa per acara.2. Pilih metode penggantian yang tepatMetode biaya riil lebih akurat untuk pengeluaran besar dan jarang. Uang harian lebih efisien untuk pengeluaran kecil dan rutin selama dinas, tetapi perhatikan aspek PPh 21-nya.3. Kurangi pengeluaran dengan uang pribadi karyawanSeluruh kebutuhan karyawan yang sudah terencana baiknya menggunakan kartu korporat atau uang muka dari perusahaan dengan limit. Hal ini akan memudahkan kontrol dari sisi finance, sekaligus mempercepat proses rekonsiliasi dari uang yang keluar dan masuk.4. Otomatiskan pencatatan transaksi rutinBiaya berulang seperti langganan atau sewa bisa dicatat otomatis, sehingga tim finance fokus pada analisis pengeluaran, bukan proses input.Automasi ini juga dapat mengurangi human error atau kesalahan input, yang berdampak pada analisis pengeluaran.5. Perbarui anggaran berdasarkan data realisasiJika selama tiga bulan berturut-turut satu kategori hanya terpakai sekitar 70%, sementara kategori lain konsisten melampaui 110%, sebagian pagu dari kategori pertama layak dialihkan ke kategori yang kekurangan.6. Libatkan pemilik anggaran di setiap departemenKirim laporan anggaran vs realisasi ke kepala departemen setiap bulan. Pengeluaran lebih terkendali saat pemilik anggaran ikut memantau angkanya. Dari sisi pengguna anggaran juga akan lebih memiliki ownership atau integritas lebih, jika transparansi laporannya sampai pada budget holder.7. Konsolidasikan vendor untuk pengeluaran berulangGunakan vendor tetap untuk hotel, tiket, dan kurir agar mendapat tarif khusus. Tarif korporat dan tagihan terpusat juga mengurangi jumlah klaim reimbursement yang harus diverifikasi satu per satu. Tim finance cukup memverifikasi satu tagihan per bulan, bukan banyak invoice terpisah. Karyawan juga tidak perlu menalangi biaya hotel dengan uang pribadi.Jenis Pengeluaran Karyawan dan Kontrol yang Dapat Dikelola Tim FinanceSetiap jenis pengeluaran karyawan punya alur dan akun yang berbeda. Agar dapat melakukan efisiensi waktu dan efisiensi pengeluaran, tim finance wajib memahami perbedaan akun dan kontrol yang dapat dilakukan:JenisCara kerjaAkun yang terlibatTitik kontrol utamaReimbursementKaryawan membayar dulu, lalu klaim penggantianBeban terkait, Utang Reimbursement KaryawanKeaslian bukti, kesesuaian kebijakan, tenggat klaimUang muka (cash advance)Perusahaan memberi dana di depan, karyawan mempertanggungjawabkan setelahnyaUang Muka Karyawan (aset), beban terkaitBatas waktu settlement, pengembalian sisa danaKas kecil (petty cash)Dana tetap di pemegang kas untuk belanja kecil, diisi ulang berkalaKas Kecil, beban terkaitBatas nominal per transaksi, opname kas rutinKartu korporatKaryawan belanja dengan kartu perusahaanUtang Kartu Kredit, beban terkaitLimit per kartu, rekonsiliasi tagihan bulananUang harian (per diem)Tunjangan harian tetap untuk dinas, tanpa nota per transaksiBeban Perjalanan DinasTarif per wilayah dan jabatan, aspek PPh 21Pengeluaran perjalanan dinas dan hiburan klien biasanya menjadi porsi terbesar dari pengeluaran karyawan, sehingga perlu kebijakan tersendiri. Anda dapat membaca lebih lanjut di artikel ini: Baca juga: Optimalkan Manajemen Pengeluaran Perjalanan dan Hiburan (T&E) Perlakuan Akuntansi Pengeluaran KaryawanKesalahan pencatatan pengeluaran karyawan paling sering terjadi karena akuntan mencatat berdasarkan kapan uang keluar, bukan kapan beban terjadi. Padahal laporan keuangan disusun dengan basis akrual.PSAK 201: Penyajian Laporan Keuangan (sebelumnya PSAK 1) mewajibkan entitas menyusun laporan keuangan dengan dasar akrual, kecuali laporan arus kas. Artinya, beban diakui pada periode terjadinya, terlepas dari kapan kas dibayarkan.Dari prinsip ini, ada tiga aturan praktis: Uang muka bukan beban: dana yang diberikan sebelum dinas dicatat sebagai aset lancar (Uang Muka Karyawan). Dana ini baru menjadi beban setelah karyawan menyerahkan bukti penggunaan. Klaim yang disetujui adalah utang: reimbursement yang sudah disetujui tetapi belum dibayar dicatat sebagai beban sekaligus liabilitas (Utang Reimbursement Karyawan) pada periode transaksi terjadi. Kas kecil dicatat saat pengisian ulang: dengan sistem imprest, saldo kas kecil tetap. Beban dicatat saat dana diisi ulang sesuai bukti. Menjelang tutup buku, penggunaan yang belum diisi ulang tetap perlu dicatat agar beban periode tidak terlewat. Aspek Pajak yang Perlu DiperhatikanDari sisi pajak, penggantian biaya riil untuk keperluan operasional perusahaan yang didukung bukti sah umumnya diperlakukan sebagai biaya perusahaan, bukan tambahan penghasilan karyawan. Situasinya berbeda jika penggantian melebihi biaya riil atau diberikan dalam bentuk tunjangan tetap tanpa bukti. Kelebihan tersebut berisiko diperlakukan sebagai penghasilan karyawan yang dipotong PPh 21.Fasilitas dalam bentuk natura dan kenikmatan juga punya aturan tersendiri. DJP menjelaskan bahwa sejak PMK 66/2023, natura dapat dibiayakan pemberi kerja, dengan jenis dan batasan tertentu yang dikecualikan dari objek PPh penerima.Untuk biaya entertainment atau jamuan klien, tim finance juga perlu menyiapkan daftar nominatif agar biaya tersebut dapat diakui secara fiskal. Karena ketentuan pajak bisa berubah, konsultasikan kebijakan uang harian dan tunjangan dengan konsultan pajak. Baca juga: Panduan Lengkap Reimbursement dalam Akuntansi Kontrol dan Optimalkan Pengeluaran Karyawan Lebih Mudah dengan Mekari JurnalAlur kontrol di atas sulit dijalankan jika data klaim tersebar di chat, email, dan spreadsheet. Tim finance butuh satu sistem yang menghubungkan persetujuan, pencatatan, dan anggaran. Fitur Biaya & Anggaran Mekari Jurnal dirancang untuk menjawab kebutuhan ini dengan beberapa kapabilitas seperti: Anggaran bulanan otomatis: susun anggaran per periode dan pantau total biaya per bulan hingga biaya yang belum dibayar lewat dasbor ringkas. Approval sebelum transaksi berjalan: hanya draft transaksi yang sudah Anda setujui yang tercatat, sehingga pengeluaran tanpa izin tidak lolos ke pembukuan. Laporan anggaran vs realisasi: bandingkan anggaran dengan transaksi riil untuk mengendalikan arus kas per kategori. Tagging per proyek: kelompokkan seluruh biaya yang terkait satu proyek atau departemen untuk analisis yang lebih detail. Opsi lunas atau utang: catat biaya sebagai langsung lunas atau sebagai utang, sesuai kebutuhan akrual reimbursement. Transaksi berulang dan duplikat: percepat pencatatan biaya rutin tanpa input ulang. Integrasi Mekari Expense: klaim reimbursement dan pengeluaran karyawan tercatat otomatis ke laporan keuangan tanpa rekap manual. Pengeluaran multi-currency: catat biaya dinas luar negeri dalam mata uang yang sesuai. Manajemen pengeluaran perusahaan yang baik bukan soal menahan setiap rupiah. Intinya adalah memastikan setiap pengeluaran sah, disetujui pihak yang tepat, tercatat di periode yang benar, dan terpantau terhadap anggaran. Dengan integrasi sistem dari Mekari Jurnal, tim finance bisa beralih dari merekap klaim secara manual ke proses analisis pola pengeluaran untuk menemukan peluang penghematan pengeluaran.Referensi Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). Perubahan Penomoran PSAK dan ISAK dalam SAK Indonesia. FAQ 1. Apa itu manajemen pengeluaran perusahaan? 1. Apa itu manajemen pengeluaran perusahaan? Manajemen pengeluaran perusahaan adalah proses merencanakan, menyetujui, mencatat, dan mengevaluasi pengeluaran bisnis agar sesuai kebijakan dan anggaran. Dalam bahasa Inggris, proses ini dikenal sebagai expense management. 2. Apa bedanya reimbursement dan uang muka karyawan? 2. Apa bedanya reimbursement dan uang muka karyawan? Reimbursement adalah penggantian dana setelah karyawan membayar dengan uang pribadi. Uang muka adalah dana yang diberikan perusahaan sebelum kegiatan, lalu dipertanggungjawabkan dengan bukti setelahnya. 3. Apakah uang muka karyawan langsung dicatat sebagai beban? 3. Apakah uang muka karyawan langsung dicatat sebagai beban? Tidak. Uang muka dicatat sebagai aset lancar sampai karyawan menyerahkan bukti penggunaan. Setelah itu, bagian yang terpakai dipindahkan ke akun beban dan sisanya dikembalikan. 4. Kapan reimbursement dicatat jika pembayarannya di bulan berikutnya? 4. Kapan reimbursement dicatat jika pembayarannya di bulan berikutnya? Dengan basis akrual, beban dicatat di periode transaksi terjadi. Klaim yang sudah disetujui tetapi belum dibayar dicatat sebagai beban dan utang reimbursement pada periode tersebut. 5. Apakah reimbursement karyawan dikenakan PPh 21? 5. Apakah reimbursement karyawan dikenakan PPh 21? Penggantian biaya riil untuk keperluan kantor yang didukung bukti sah umumnya bukan penghasilan karyawan. Namun kelebihan penggantian atau tunjangan tetap tanpa bukti berisiko dipotong PPh 21. Konsultasikan detailnya dengan konsultan pajak. 6. Bagaimana cara mengontrol pengeluaran karyawan agar tidak overbudget? 6. Bagaimana cara mengontrol pengeluaran karyawan agar tidak overbudget? Tetapkan kebijakan tertulis, matriks persetujuan berjenjang, dan tag anggaran di setiap klaim. Lalu pantau rasio realisasi anggaran per kategori setiap bulan. 7. Apa manfaat software dalam manajemen pengeluaran perusahaan? 7. Apa manfaat software dalam manajemen pengeluaran perusahaan? Software seperti Mekari Jurnal menghubungkan persetujuan, pencatatan, dan anggaran dalam satu sistem. Tim finance bisa melihat realisasi per kategori secara real-time tanpa merekap klaim secara manual. Mekari Jurnal Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus. Pelajari lebih lanjut Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti: Semua Platform Akuntansi & keuangan Customer People Services Operasional & digitalisasi Mekari Software as a Service Platform Mekari Officeless Platform Integrasi & App Builder Platform Mekari Airene AI Core Lintas Produk Mekari Platform Mekari Jurnal Akuntansi & Operasional Akuntansi & keuangan Mekari Klikpajak Manajemen Pajak Akuntansi & keuangan Mekari Expense Manajemen Pengeluaran Bisnis Akuntansi & keuangan Mekari POS Point Of Sale Akuntansi & keuangan Mekari Qontak Customer Engagement Platform Customer Mekari Talenta HCM People Mekari Flex Benefit Karyawan People Payroll Service Payroll Outsource Services Mekari Sign Tanda Tangan Digital & E-Meterai Operasional & digitalisasi Mekari Desty Omnichannel Commerce Operasional & digitalisasi Lihat lebih banyak Tidak ada produk di kategori ini.
