Cara Membuat Buku Besar di Excel: Panduan Lengkap, Template dan Rumus Praktis

Buku besar merupakan ringkasan seluruh akun yang merekam semua transaksi keuangan perusahaan setelah diposting dari jurnal umum, lalu diringkas menjadi laporan keuangan.

Bagi banyak bisnis di Indonesia, masih banyak pelaku usaha yang membebankan operasional ini pada Exce sebagai alat utama untuk mengelolanya.

Selain sederhana, pengelolaan buku besar melalui Excel juga terasa lebih fleksibel, mudah digunakan, dan tidak memerlukan biaya tambahan.

Namun, tantangan mulai muncul ketika buku besar dibuat tanpa struktur yang benar, menyebabkan terjadinya kesalahan rumus, format yang kurang konsisten, dan selisih saldo.

Oleh karena itu, artikel dari Mekari Jurnal berikut ini akan membahas lengkap mengenai cara membuat buku besar di Excel secara sistematis dan terstruktur.

Apa Itu Buku Besar dalam Akuntansi?

Buku besar merupakan kumpulan kode akun dalam akuntansi yang mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan.

Setiap akun memiliki riwayat debit, kredit, dan saldo akhir yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan.

Mengapa Excel Sering Digunakan untuk Membuat Buku Besar?

Excel masih memiliki tempat vital dalam beberapa unit bisnis usaha, khususnya dalam UMKM.

Beberapa alasan ini utamanya karena:

Mudah digunakan dan mayoritas staf cukup familiar dengan Excel
Tidak memerlukan latihan atau pembelajaran yang panjang, karena format yang mudah dipahami dan diimplementasi
Tidak memerlukan investasi dana yang cukup besar atau bahkan tanpa biaya sama sekali

Namun, perlu dicatat bahwa menggunakan Excel membutuhkan disiplin kontrol internal yang kuat, akurat, dan aman.

Struktur Ideal Buku Besar Akuntansi di Excel

Sebelum masuk ke rumus, salah satu yang harus dipahami terlebih dahulu adalah strukut yang rapi agar pembukuan lebih mudah dipahami, diperiksa, dan dikembangkan.

Dalam Excel nantinya akan terbagi menjadi empat sheets yang masing-masing memiliki peran dan fungsi, yaitu:

Chart of Accounts (COA): Daftar akun dan kode akun perusahaan
Jurnal Umum: Tempat input seluruh transaksi.
Buku Besar: Rekap transaksi per akun secara otomatis.
Ringkasan/ Neraca Saldo (opsional): Untuk pengecekan keseimbangan debit dan kredit

Melalui adanya struktur ini, Anda bisa menjaga konsistensi data agar mudah terkontrol.

Langkah 1: Menyusun COA

Chart of accounts penting karena akan menjadi fondasi dasar buku besar. Tanpa kehadirannya, pencatatan akan menjadi kacau dan terfragmentasi.

Untuk format COA sendiri bisa menyesuaikan kebutuhan dari masing-masing perusahaan, namun contoh formatnya adalah berikut:

Kode Akun	Nama Akun	Kategori
101	Kas	Aset
102	Bank	Aset
201	Utang Usaha	Kewajiban
401	Pendapatan Usaha	Pendapatan
501	Beban Operasional	Beban

Langkah 2: Membuat Jurnal Umum di Excel

Selanjutnya adalah membuat jurnal umum yang bisa menggunakan format berikut:

Ada beberapa prinsip yang perlu diingat, yaitu:

Setiap transaksi harus seimbang (antara debit dan kredit)
Gunakan data validation untuk kolom kode akun agar sesuai COA
Hindari merge cells atau penggabungan sel

Langkah 3: Menyusun Buku Besar di Excel

Pada tahapan ini, Anda bisa mulai menyusun buku besar pada sheet selanjutnya.

Anda bisa menggunakan format berikut:

Buku besar bisa dibuat dalam bentuk per akun ataupun dalam satu sheet dinamis dengan dropdown akun agar lebih efisien.

Langkah 4: Rumus Penting Buku Besar Excel

Pahami beberapa rumus penting yang sering digunakan dalam menyusun buku besar dalam Excel.

Pertama, terdapat XLOOKUP atau VLOOKUP yang biasanya digunakan untuk menarik nama akun dari COA.

=XLOOKUP(B1, COA!A:A, COA!B:B)

Kedua, terdapat SUMIF atau SUMIFS untuk menjumlahkan debit dan kredit per akun.

=SUMIF(Jurnal!C:C, B1, Jurnal!F:F)

Bila Anda menggunakan Excel 365, bisa juga menggunakan rumus berikut untuk memudahkan penarikan transaksi berdasarkan kode akun.

=FILTER(Jurnal!A:G, Jurnal!C:C=B1)

Terakhir, Anda juga bisa menghitung saldo berjalan agar selalu tetap akurat meskipun data jurnal bertambah.

=SUMIFS(DebitRange, AkunRange, B1, TanggalRange, “<=”&A2) – SUMIFS(KreditRange, AkunRange, B1, TanggalRange, “<=”&A2)

Contoh Buku Besar di Excel

Salah satu contoh format buku besar yang sederhana di Excel sebagai berikut:

Tanggal	Keterangan	Debit	Kredit	Saldo
01/01	Saldo Awal	10.000.000	0	10.000.000
05/01	Penjualan	2.500.000	0	12.500.000
10/01	Pembayaran	0	1.000.000	11.500.000

Contoh Buku Besar Kas

Tanggal	Keterangan	Ref	Debit (Rp)	Kredit (Rp)	Saldo (Rp)
Nov 1	Setoran modal pemilik		150.000.000		150.000.000
Nov 3	Pembayaran sewa gudang			8.000.000	142.000.000
Nov 5	Pembelian bahan baku			12.500.000	129.500.000
Nov 8	Penerimaan penjualan tunai		30.000.000		159.500.000
Nov 15	Biaya listrik dan air			1.250.000	158.250.000
Nov 18	Pembelian perlengkapan toko			750.000	157.500.000
Nov 26	Pendapatan jasa tambahan		10.000.000		167.500.000

Contoh Buku Besar Piutang

Tips Membuat Buku Besar yang Efisien di Excel

Tantangan utama yang dihadapi ketika membuat buku besar di Excel adalah kontrol dan konsistensi penggunaannya.

Agar efisien, beberapa tips berikut bisa Anda terapkan secara praktis pada saat prosesnya berlangsung.

1. Gunakan Satu Sumber Input Jurnal

Hal yang paling utama dalam membuat buku besar adalah hanya mengambil satu sumber data utama untuk seluruh transaksi keuangan yang ingin dicatat.

Prinsip ini penting karena membantu catatan yang terhindar dari duplikasi, perbedaan angka antar laporan, dan kesalahan manusia lainnya.

Catat semua transaksi di sheet jurnal umum, lalu sheet buku besar, neraca saldo, dan laporan keuangan terisi otomatis, dengan menggunakan rumus Excel.

2. Kunci Sel Rumus dengan Protect Sheet

Di lingkungan kerja yang melibatkan banyak pengguna, tips ini penting agar terhindar dari rumus yang tidak sengaja terhapus atau tertimpa input manual.

Praktiknya dilakukan dengan membuka akses pada sel input (tanggal, kode akun, debit, kredit), mengunci sel rumus (saldo, total, lookup), dan memproteksi sheet dengan password (opsional).

3. Simpan Backup Berkala dan Versi File

Excel tidak mengakomodir sistem audit trail seperti yang ditemukan di dalam software akuntansi. Oleh karenanya, manajemen versi file bisa menjadi alternatifnya.

Tim dapat menerapkan langkah berikut:

Penamaan file berbasis tanggal atau periode
Contoh: Buku_Besar_Jan_2026_v03.xlsx
Backup harian atau mingguan, tergantung intensitas transaksi
Penyimpanan di cloud dengan kontrol akses (Google Drive, OneDrive, SharePoint)

Simak juga infografis singkat yang mungkin bisa membantu Anda dalam mengelola bisnis:

Perbandingan: Excel vs Software Akuntansi

Memahami kapan Excel masih relevan dan kapan software akuntansi menjadi kebutuhan strategis akan membantu manajemen mengambil keputusan yang tepat.

Excel sendiri cukup efektif apabila digunakan dalam karakteristik operasional perusahaan yang relatif sederhana dan terkendali.

Pembagian tugas keuangan belum terlalu kompleks, adapun volume transaksi yang masih di ambang batas dan kebutuhan pelaporan yang masih sederhana.

Lalu, kapan software akuntansi mulai dominan menjadi sebuah kebutuhan dalam operasional bisnis?

Seiring pertumbuhan bisnis, kompleksitas transaksi dan tuntutan tata kelola akan meningkat. Pada tahap ini, software akuntansi tidak lagi bersifat opsional, melainkan strategis.

Software akuntansi dirancang untuk memproses transaksi dalam jumlah besar, melakukan posting jurnal ke buku besar secara otomatis, serta menjaga konsistensi data antar modul seperti penjualan, pembelian, kas, dan persediaan.

Otomatisasi ini mengurangi pekerjaan manual, menekan risiko human error, dan mempercepat proses closing bulanan.

Excel pada dasarnya tidak dirancang untuk menangani kompleksitas dan skala seperti ini secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Membuat buku besar di Excel bisa mendorong bisnis untuk membangun kedisiplinan pencatatan keuangan.

Cara ini juga dirasa cukup bersahabat bagi para pemilik bisnis yang baru merintis dan mempertahankan operasionalnya.

Dengan struktur yang tepat, format yang konsisten, serta penerapan rumus dan kontrol internal yang benar, Excel mampu membantu akuntan dan tim finance menghasilkan buku besar yang rapi, akurat, dan mudah ditelusuri.

Kemudian, jika bisnis berhasil berkembang dan tuntutan yang semakin tinggi, kebutuhan akan sistem yang lebih terintegrasi menjadi tidak terhindarkan.

Di sinilah software akuntansi terintegrasi berbasis cloud seperti Mekari Jurnal hadir untuk membantu pengelolaan buku besar yang lebih efektif, produktif, dan minim kesalahan.

Dengan otomatisasi posting ke buku besar, kontrol akses pengguna, rekonsiliasi bank, dan laporan keuangan real time, Mekari Jurnal membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual sekaligus meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

Coba gratis sekarang juga dan rasakan efisiensi operasional secara instan!

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Referensi:

Sheetaki, “How to Make a General Ledger in Excel”.

Investopedia, “Excel for Accounting: A Step-by-Step Guide to Set Up a General Ledger”.

Kategori : Financial Accounting

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.