Otomatisasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat & Contohnya Highlights Adanya teknologi otomatisasi tidak akan menggantikan peran vital seorang akuntan, melainkan mendukung perannya yang semakin strategis karena tugas-tugas repetitif dalam terbebaskan Meskipun pada awalnya keberadaan otomatisasi akuntansi diperuntukkan untuk perusahaan besar, namun kini penerapannya semakin adaptif dengan teknologi cloud yang scalabe dan biaya terjangkau Otomatisasi akuntansi mendorong perusahaan dalam meningkatkan visibilitas dan kontrol keuangan secara realtime melalui dasbor yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja Salah satu rekomendasi untuk mengadopsi otomatisasi akuntansi terbaik adalah dengan mengadopsi software akuntansi dan operasional bisnis terpercaya, seperti Mekari Jurnal Pada awalnya sebagai pemilik bisnis kecil, mendengar istilah otomatisasi akuntansi mungkin terdengar seperti pekerjaan yang rumit, mahal, dan mungkin tidak perlu. Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi dan banyaknya kemudahan yang ditawarkan melalui penggunaan otomatisasi akuntansi tersebut, mau tidak mau sebagai pemilik usaha Anda harus mulai menggunakannya juga. Apa Itu Otomatisasi Proses Akuntansi? Akuntansi merupakan salah satu pilar utama dalam keberlangsungan bisnis. Melalui pencatatan, pelaporan, dan analisis keuangan yang sistematis, sebuah perusahaan dapat memantau kondisi keuangannya, menyusun strategi bisnis, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Namun, di balik peran krusialnya, akuntansi juga dikenal sebagai bidang yang sarat dengan aktivitas administratif berulang, seperti entri data, pengecekan transaksi, hingga pembuatan laporan. Hal inilah yang sering dianggap membosankan sekaligus menyita waktu. Seiring perkembangan teknologi, muncullah konsep otomatisasi proses akuntansi, yaitu penerapan perangkat lunak yang mampu menggantikan tugas manual dalam pembukuan. Otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk menyederhanakan alur kerja, mengurangi potensi kesalahan manusia, dan mengalokasikan sumber daya manusia pada pekerjaan yang lebih strategis. Misalnya, dibandingkan menghabiskan waktu berjam-jam melakukan pencatatan transaksi, seorang akuntan dapat berfokus pada analisis tren keuangan, perencanaan pajak, atau mendukung pengambilan keputusan manajerial. Perangkat lunak akuntansi otomatis bekerja dengan cara mengintegrasikan alur keuangan perusahaan ke dalam sistem yang terhubung dengan berbagai platform lain, seperti rekening bank, aplikasi manajemen pengeluaran, atau sistem penjualan. Begitu terjadi transaksi, data langsung tercatat secara real-time ke dalam pembukuan digital. Hal ini membuat akuntansi yang biasanya dilakukan mingguan atau bulanan dapat diperbarui setiap saat. Tujuan utama dari otomatisasi ini adalah meningkatkan efisiensi dan akurasi. Otomatisasi bukan berarti menggantikan peran akuntan sepenuhnya, melainkan memindahkan beban kerja repetitif ke mesin, sehingga manusia dapat berperan lebih besar dalam aspek analitis, interpretasi, dan strategi bisnis. Dengan demikian, akuntansi tidak lagi dilihat sebagai rutinitas administratif, tetapi sebagai bagian integral dari proses pengambilan keputusan yang berbasis data. Sistem Akuntansi Manual dan Tantangannya Sebelum hadirnya otomatisasi, sebagian besar perusahaan menggunakan sistem akuntansi manual. Sistem ini sangat bergantung pada dokumen fisik, catatan tertulis, dan entri data manual menggunakan buku besar atau spreadsheet sederhana. Meski metode ini terbukti efektif pada masanya, kompleksitas bisnis modern membuat sistem manual menghadapi banyak keterbatasan. Pertama, masalah aksesibilitas. Catatan akuntansi manual sulit diakses oleh banyak pihak secara bersamaan. Bayangkan sebuah laporan keuangan yang hanya tersedia dalam bentuk kertas. Untuk membagikannya kepada tim manajemen, diperlukan proses penyalinan yang memakan waktu. Bahkan dalam bentuk digital sederhana, seperti Excel, masih terdapat keterbatasan hak akses dan risiko duplikasi file yang membingungkan. Kedua, sistem manual sangat rawan kesalahan. Human error tidak dapat dihindari, apalagi ketika volume data semakin besar. Kesalahan kecil seperti salah mengetik angka atau salah menempatkan digit bisa berdampak serius pada laporan keuangan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat memengaruhi keputusan bisnis dan menimbulkan masalah kepatuhan pajak. Ketiga, sistem manual sangat memakan waktu. Pencatatan transaksi satu per satu, verifikasi ulang, hingga penyusunan laporan bulanan membutuhkan banyak jam kerja. Proses ini seringkali membuat tim akuntansi terbebani, terutama ketika menghadapi tenggat pelaporan atau audit eksternal. Keempat, sistem manual memiliki risiko kehilangan data yang tinggi. Catatan fisik dapat rusak atau hilang karena bencana, kelalaian, atau kesalahan teknis. Bahkan file digital pun rentan terhapus secara tidak sengaja jika tidak memiliki sistem pencadangan yang baik. Kelima, aspek keamanan menjadi tantangan besar. Dokumen fisik bisa dicuri atau disalahgunakan, sementara file digital rawan diretas jika tidak dilengkapi sistem keamanan memadai. Di era serangan siber yang semakin canggih, menjaga kerahasiaan data keuangan manual menjadi tugas yang sangat sulit. Dengan berbagai tantangan tersebut, perusahaan mulai beralih pada solusi modern berupa otomatisasi akuntansi. Tujuannya bukan hanya mengatasi kelemahan sistem manual, tetapi juga membawa efisiensi dan keunggulan kompetitif dalam operasional bisnis. Mitos Seputar Otomatisasi Akuntansi yang Sebaiknya Anda Ketahui Jika Anda pernah mendengar mitos tentang otomatisasi akuntansi dan masih takut terhadap perubahan, jangan khawatir. Di bawah ini akan kita jelaskan beberapa mitos umum tentang perangkat lunak otomatisasi akuntansi yang akan kami jelaskan untuk Anda: Mitos 1: Mengalahkan Kebutuhan Akuntan & Pemegang Buku Memang benar bahwa banyak proses dalam alur kerja akuntansi dan pembukuan yang bisa dikerjakan secara praktis oleh software akuntansi. Namun, itu tidak berarti bahwa fungsi seorang akuntan maupun bagian keuangan akan berakhir begitu saja. Bahkan, otomatisasi meningkatkan nilai akuntan dan proses pembukuan. Dengan alat otomatisasi akuntansi, akuntan lebih diberdayakan untuk mengerjakan tugas-tugas yang benar-benar penting, dan itu membantu mendorong bisnis Anda lebih cepat ke depan. Mereka cenderung menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas transaksional yang berlebihan (yaitu pengumpulan dokumen dan entri data) dan lebih banyak waktu untuk mengungkap wawasan yang berfokus untuk membantu bisnis klien mereka berkembang. Baca Juga: Dampak Besar Otomasi Industri Terhadap Kemajuan Bisnis Dan Efisiensi Kerja Mitos 2: Menurunkan Visibilitas dan Kontrol Alur Kerja Akuntansi Anda Kebanyakan orang tidak tahu adalah aplikasi akuntansi benar-benar membantu meningkatkan visibilitas dan kontrol atas alur kerja akuntansi dan pembukuan. Anda dapat melihat seluruh keuangan bisnis Anda dalam sekejap, melacak pengeluaran pendapatan di rumah atau bahkan dalam perjalanan, dan memiliki tingkat penyesuaian yang jauh lebih tinggi ketika menyangkut pembukuan Anda. Dengan menggunakan software akuntansi online Mekari Jurnal, pengguna bahkan dapat menyesuaikan tanggal pengiriman faktur untuk dikirim ke klien mereka! Baca Juga: Mengatasi Masalah Akuntansi Terkini: Permasalahan, Solusi, dan Peran Mekari Jurnal Mitos 3: Hanya Bekerja untuk Perusahaan Besar Mungkin Anda telah melalui kesulitan mengerjakan tugas akuntansi dan mulai meneliti teknologi cloud accounting, mempertimbangkannya untuk bisnis kecil Anda, dan menyimpulkan bahwa alat-alat otomatisasi hanya bermanfaat bagi organisasi yang lebih besar. Atau mungkin biaya dan pengeluaran yang terkait dengan pemindahan data Anda ke cloud telah menghalangi Anda untuk berinvestasi dalam teknologi baru. Kenyataannya, sistem otomatisasi akuntansi online sesuai untuk setiap bisnis, terlepas dari ukuran, industri, atau sumber daya yang tersedia. Baca Juga: Mekari Jurnal ERP: Solusi Akuntansi Terkini untuk Enterprise dan Perusahaan Besar Pentingnya Otomatisasi Proses Akuntansi Munculnya otomatisasi akuntansi bukanlah sekadar tren teknologi, melainkan sebuah kebutuhan mendesak di era digital. Perusahaan modern dituntut untuk bergerak cepat, mengolah data dalam jumlah besar, dan tetap menjaga akurasi informasi keuangan. Dalam konteks ini, otomatisasi akuntansi berfungsi sebagai fondasi penting dalam transformasi digital perusahaan. Pertama, otomatisasi membantu mengurangi risiko kesalahan. Dengan sistem yang terintegrasi, entri data dilakukan secara otomatis tanpa campur tangan manusia yang rawan salah. Hal ini meningkatkan keakuratan laporan keuangan dan memperkecil potensi masalah dalam audit atau kepatuhan pajak. Kedua, otomatisasi mempercepat akses data keuangan secara real-time. Keputusan bisnis tidak lagi menunggu laporan bulanan, tetapi dapat diambil setiap saat berdasarkan data terbaru. Misalnya, perusahaan ritel dapat langsung memantau penjualan harian, arus kas, dan pengeluaran operasional tanpa harus menunggu proses rekonsiliasi manual. Ketiga, otomatisasi memberikan efisiensi biaya. Meski memerlukan investasi awal untuk membeli perangkat lunak, dalam jangka panjang perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja tambahan, mengurangi jam lembur, dan meminimalisasi kerugian akibat kesalahan akuntansi. Keempat, otomatisasi meningkatkan keamanan data. Sistem akuntansi berbasis cloud, misalnya, menyediakan enkripsi data, autentikasi pengguna, dan pencadangan otomatis. Hal ini jauh lebih aman dibanding menyimpan dokumen fisik atau file lokal yang rawan hilang dan rusak. Kelima, otomatisasi memberikan peluang bagi tim akuntansi untuk berperan lebih strategis. Dengan terbebas dari tugas administratif, akuntan dapat fokus pada analisis laporan keuangan, mengidentifikasi tren bisnis, dan membantu manajemen dalam menyusun strategi pertumbuhan. Dengan demikian, otomatisasi akuntansi bukan hanya solusi praktis, tetapi juga alat strategis untuk meningkatkan daya saing bisnis. Manfaat Otomatisasi Akuntansi bagi Bisnis Implementasi otomatisasi akuntansi memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan, baik skala kecil, menengah, maupun besar. Berikut beberapa manfaat utamanya: Kecepatan dan Akurasi: Sistem otomatis mampu memproses ribuan transaksi dalam hitungan detik dengan tingkat akurasi tinggi. Hal ini mengurangi risiko kesalahan pencatatan sekaligus mempercepat penyusunan laporan keuangan. Ekstraksi dan Pemulihan Data Lebih Cepat: Mesin pencarian dalam perangkat lunak akuntansi jauh lebih unggul dibanding pencarian manual. Jika perusahaan ingin menemukan transaksi tertentu dari jutaan data, sistem otomatis dapat menampilkan hasil dalam hitungan detik. Akses Cloud yang Fleksibel: Dengan teknologi cloud, data akuntansi dapat diakses kapan saja dan dari mana saja. Hal ini sangat membantu perusahaan dengan cabang di berbagai lokasi, atau tim yang bekerja secara remote. Sinkronisasi Waktu Nyata: Setiap perubahan yang dilakukan pada sistem langsung tercermin di seluruh perangkat yang terhubung. Dengan demikian, tim akuntansi dan manajemen selalu bekerja dengan data terbaru. Peningkatan Produktivitas Karyawan: Dengan berkurangnya tugas repetitif, karyawan dapat mengalokasikan waktunya untuk tugas yang lebih bernilai tambah, seperti perencanaan strategis dan analisis keuangan. Keamanan Data yang Lebih Baik: Data keuangan disimpan dengan enkripsi, sistem login aman, serta pencadangan otomatis. Risiko kehilangan atau kebocoran data pun jauh lebih kecil dibanding sistem manual. Penghematan Biaya Jangka Panjang: Meskipun investasi awal relatif besar, otomatisasi akuntansi dapat mengurangi biaya kesalahan, jam kerja tambahan, dan kebutuhan tenaga kerja administratif. ROI (Return on Investment) dari sistem ini terbilang tinggi. Analisis Data yang Lebih Mendalam: Perangkat lunak akuntansi dapat menghasilkan laporan analitis yang mendalam, memberikan wawasan penting tentang pola pengeluaran, efisiensi biaya, hingga proyeksi arus kas. Mencegah Krisis Arus Kas: Dengan data transaksi yang diperbarui secara real-time, perusahaan dapat memantau pergerakan kas secara akurat. Hal ini membantu mencegah krisis likuiditas yang dapat mengganggu operasional bisnis. Kemudahan Audit dan Kepatuhan Pajak Perangkat lunak otomatis memudahkan penyimpanan catatan keuangan yang terstruktur dan lengkap, sehingga mempermudah proses audit serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan. Manfaat-manfaat tersebut membuktikan bahwa otomatisasi bukan hanya sekadar kemudahan teknis, tetapi juga memiliki dampak strategis bagi pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis. Kesimpulan Semenjak pandemi COVID-19 dimulai dan berakhir, ekosistem teknologi akuntansi cloud telah meningkat selama beberapa kali lipat dalam beberapa tahun terakhir. Penerapan otomatisasi akuntansi, khususnya solusi berbasis cloud, mengalami pertumbuhan signifikan secara global, dengan proyeksi peningkatan sebesar USD 6,29 miliar pada CAGR sebesar 8,8% antara tahun 2023 dan 2028. Ini berarti bahwa berbagai kemampuan yang dapat diberikan oleh teknologi akuntansi awan (cloud) juga meningkat. Lebih banyak opsi tersedia bagi pemilik bisnis kecil untuk memanfaatkan dan membangun tumpukan teknologi yang terjangkau, aman, dan menyeluruh yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Salah satu rekomendasinya adalah aplikasi akuntansi Mekari Jurnal yang memungkinkan Anda untuk membuat dan mengirim faktur langsung ke klien Anda dan memungkinkan rekonsiliasi keuangan dengan pihak Bank secara mudah melalui fitur Cash Link. Mekari Jurnal juga memiliki varian harga yang sangat terjangkau yang bisa disesuaikan untuk bisnis kecil maupun besar. Otomatisasi bukanlah tren akuntansi sesaat. Perusahaan dari semua ukuran akhirnya akan mengadopsi proses-proses ini untuk bersaing dengan pesaing mereka dan memperoleh banyak kemudahan, terutama ketika banyak perusahaan membangun perangkat lunak dan sistem yang lebih cerdas saat kita berbicara. Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang! Mulai uji coba gratis 7 hari sistem otomatisasi akuntansi Anda di Jurnal. Rasakan betapa nyamannya membuat laporan keuangan dan pembukuan dengan otomatisasi akuntansi melalui Jurnal. Terima kasih, dan semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk Anda! Referensi: Yahoo!Finance, “Indonesia Accounting Software Market Analysis Report 2024”. Global Growth Insight, “Accounting Software Market Size & Growth Trends 2033”.
