Biaya perjalanan bisnis adalah salah satu pengeluaran paling umum yang terkait dengan bisnis. Baik itu pertemuan klien, konferensi atau pertemuan, bepergian untuk bekerja terjadi secara teratur di sebagian besar perusahaan.
Namun tahukah Anda, biaya perjalanan bisnis bisa diklaim perusahaan untuk mengurangi beban pajak yang Anda bayarkan?
Berikut adalah panduan singkat tentang biaya perjalanan bisnis yang diperbolehkan untuk diklaim dan harus terdokumentasi dengan baik.
Siapa yang Dapat Melakukan Perjalanan Bisnis dan Klaim Biaya?
Biaya perjalanan bisnis terkait dengan karyawan dan pedagang tunggal yang tidak mempekerjakan siapa pun.
Aturan untuk mengklaim biaya pengurangan pajak sebenarnya sama.
Bisnis yang mempekerjakan karyawan mengumpulkan dokumen terkait pengeluaran mereka, seperti tanda terima biaya taksi dan mengganti pengeluaran mereka.
Dokumen-dokumen ini kemudian dicatat dalam buku akuntansi untuk dipergunakan sebagai bukti mengurangi tagihan pajak perusahaan.
Sedangkan bagi pemilik bisnis tunggal, klaim biaya perjalanan bisnis bisa langsung dilakukan dan dicatatkan secara langsung dengan mengumpulkan tanda terima, tiket, dan bukti lain untuk dimasukkan dalam catatan akuntansi dan mengurangi tagihan pajak perusahaan.
Waspadai Penipuan Klaim biaya Perjalanan
Biaya perjalanan bisnis dapat menjadi rebutan antara otoritas pajak dan bisnis terutama karena fakta bahwa banyak perjalanan terjadi hanya untuk bersantai dan kemudian diklaim dengan curang.
Ketika tujuan utama atau satu-satunya dari perjalanan itu bersifat pribadi, seperti liburan, maka klaim biaya-biaya ini tidak diizinkan sebagai biaya bisnis.
Sedangkan, ketika sebuah perjalanan memiliki tujuan ganda, yaitu untuk waktu luang dan bekerja, Anda hanya dapat mengklaim biaya-biaya yang dikeluarkan semata-mata untuk tujuan bisnis.
Namun, terkadang sulit untuk menarik garis antara apa yang bersifat pribadi dan apa yang terkait dengan bisnis.
Oleh karena itu, dibutuhkan kejujuran dan bukti otentik untuk menunjukkan bahwa biaya tersebut memang untuk tujuan bisnis agar terhindar dari kecurigaan auditor pajak.
Dokumentasi yang Dibutuhkan untuk Melakukan Klaim
Dalam semua kasus klaim biaya perjalanan, bisnis harus siap untuk menyajikan bukti transaski pendukung yang menunjukkan bahwa perjalanan yang telah dilakukan benar-benar terkait dengan pekerjaan dan terjadi. Untuk membuktikan hal tersebut, maka dibutuhkan:
a. Tanda terima, faktur, atau tiket.
b. Rekening saat ini atau laporan rekening kartu kredit yang menunjukkan lokasi di mana uang itu benar-benar ditransfer atau dibayar.
c. Tiket konferensi, ijazah pelatihan, dan materi pendidikan lainnya.
d. Bukti lain yang menunjukkan bahwa hubungan bisnis ada dan bahwa pertemuan bisnis benar-benar terjadi.
Biaya Perjalanan yang Dapat di Klaim
Berikut beberapa jenis biaya perjalanan yang dapat diklaim sebagai biaya perjalanan bisnis.
a. Transportasi
Semua pengeluaran yang terkait dengan modal transportasi yang dipilih adalah biaya yang diijinkan, termasuk transportasi umum (seperti tiket bus, dan metro), jarak tempuh mobil (ini dapat didasarkan pada ekuivalen per-mil), dan tiket pesawat.
Anda perlu memastikan bahwa kuitansi atau tiket dikumpulkan, dan kemudian mmencatatnya dalam sistem akuntansi (jika Anda melakukan akun sendiri), atau meneruskannya ke akuntan.
b. Akomodasi
Pengeluaran yang Anda atau karyawan Anda habiskan untuk hotel atau akomodasi sewaan lainnya, juga merupakan biaya yang diperbolehkan.
Anda harus dapat membuktikan bahwa apapun yang Anda belanjakan semata-mata untuk tujuan bisnis, jadi itu adalah perjalanan jauh dari area tempat bisnis Anda berada dan bahwa ada alasan untuk perjalanan bisnis, misalnya pertemuan klien.
c. Makanan dan minuman
Subsistensi adalah definisi pajak pembelian yang terkait dengan makanan dan minuman (serta biaya tol atau parkir).
Pemilik bisnis tidak diizinkan mengklaim biaya ini jika tidak sepenuhnya dan secara eksklusif terkait dengan perdagangan.
Namun, tidak apa-apa untuk mengklaim biaya subsistensi jika Anda jauh dari area tempat Anda biasanya menjalankan bisnis untuk jangka waktu lebih dari 24 jam dan dapat membuktikan secara valid bahwa biaya tersebut terkait dengan proses perdagangan maupun keperluan kerja lainnya.
Untuk mempermudah klaim perjalanan bisnis dan mencegah hilangnya bukti pembayaran yang dilakukan selama dalam perjalanan, tentunya Anda harus segera menyimpan bukti apapun yang didapat, secara cepat dan efisien.
Jurnal software akuntansi online yang terintegrasi dengan Jurnal Snap akan memudahkan Anda untuk memiliki semua bukti pembayaran dengan cepat dan aman, karena semua foto bukti akan tersimpan di cloud dan dapat digunakan kapan pun Anda butuhkan.
Dengan aplikasi keuangan perusahaan Jurnal, Anda juga dapat memiliki pengelolaan dan perhitungan biaya secara tepat sehingga hasil akhir dari laporan keuangan Anda bisa digunakan untuk kemudahan perhitungan dan pengurangan pajak perusahaan.
