Petty Cash (Kas Kecil): Metode, Cara Pengelolaan, dan Contoh

cara mengelola petty cash atau kas kecil — Petty Cash (Kas Kecil): Metode, Cara Pengelolaan, dengan Contoh dan Dokumen

Mekari Jurnal Insight

Kas kecil bertujuan mempercepat pembayaran kebutuhan operasional mendesak tanpa proses persetujuan panjang, sekaligus memisahkan transaksi receh dari rekening utama.
Petty cash dikelola dengan metode dana tetap (imprest) yang saldonya selalu kembali ke nominal awal, atau metode dana berubah yang nominal pengisiannya menyesuaikan kebutuhan.
Pantau realisasi kas kecil terhadap anggaran bulanan dengan fitur biaya dan anggaran Mekari Jurnal.

Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai terbatas yang disiapkan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional bernilai kecil, rutin, atau mendesak. Contohnya pembelian ATK, ongkos kurir, dan biaya parkir.

Nominalnya memang kecil, tetapi risikonya nyata. Laporan ACFE 2026 mencatat penyalahgunaan aset muncul di 90% kasus fraud okupasional. Lebih dari separuh kasus juga terkait kontrol internal yang lemah.

Artikel ini membahas metode, form, contoh pencatatan, dan cara mengelola petty cash dengan rapi.

Memahami Petty Cash (Kas Kecil) dengan Contohnya

Petty cash atau kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disisihkan dari kas perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil.

Pengeluaran kecil ini tidak efisien jika dibayar lewat transfer bank, cek, atau proses pengadaan formal; karena nilainya yang kecil, jumlahnya yang tidak rutin setiap periode, dan kebutuhannya sering kali mendesak atau tiba-tiba.

Petty cash dipegang oleh satu penanggung jawab yang disebut kustodian atau kasir kas kecil. Kustodian bertugas menyimpan uang, membayar pengeluaran sesuai kebijakan, mengumpulkan bukti, dan melaporkan penggunaannya ke bagian finance.

Contoh pengeluaran yang dibayar dengan petty cash

Pengeluaran yang umumnya boleh dibayar dari kas kecil antara lain:

Perlengkapan kantor: ATK, materai, tinta printer, dan fotokopi.
Transportasi lokal: tol, parkir, dan ongkos kendaraan untuk urusan kantor.
Konsumsi: air minum dan makanan ringan untuk rapat yang tidak terjadwal.
Pengiriman: kurir instan untuk dokumen atau barang kecil.
Perbaikan ringan: penggantian lampu atau perbaikan kecil yang mendesak.

Sebaliknya; kas kecil tidak dipakai untuk gaji karyawan, pembayaran ke pemasok utama, pembelian aset tetap, atau pinjaman pribadi karyawan.

Pengeluaran seperti ini melalui kas besar atau rekening bank dengan persetujuan yang lebih ketat.

Posisi petty cash dalam laporan keuangan

Dalam PSAK 207 tentang Laporan Arus Kas, kas terdiri dari saldo kas dan rekening giro. Petty cash termasuk dalam saldo kas, sehingga disajikan dalam pos kas dan setara kas di neraca.

Karena itu, saldo kas kecil di akhir periode harus mencerminkan uang fisik yang benar-benar ada. Jika masih ada bukti pengeluaran yang belum diganti, perusahaan perlu mencatat jurnal penyesuaian agar beban dan saldo kas tidak salah saji.

Fungsi dan Tujuan Kas Kecil Perusahaan

Kas kecil perusahaan bukan sekadar uang cadangan di laci. Beberapa fungsi dan tujuan adanya petty cash mencakup:

Menjaga kelancaran operasional yang mendesak: kebutuhan kecil yang mendesak bisa dipenuhi tanpa menunggu proses pembayaran formal.
Menghindari pembayaran tidak efisien: pengeluaran kecil bernilai Rp50.000 tidak perlu melewati alur persetujuan dan transfer yang sama dengan tagihan puluhan juta.
Memisahkan transaksi kecil dari kas utama: rekening bank tetap bersih dari transaksi receh sehingga rekonsiliasi lebih mudah.
Membentuk jejak audit: setiap pengeluaran punya bukti, nomor voucher, dan penanggung jawab yang jelas.

Metode Pencatatan Petty Cash

Ada dua metode yang umum dipakai. Pilihan metode menentukan kapan beban dicatat ke jurnal dan berapa nominal pengisian kembali:

Metode dana tetap (imprest fund system)

Pada metode ini, saldo petty cash ditetapkan pada nominal tertentu, misalnya Rp5.000.000. Setiap pengeluaran cukup dicatat di buku kas kecil dan dibuktikan dengan voucher. Beban baru dijurnal saat dana diisi kembali.

Jumlah pengisian selalu sama dengan total pengeluaran periode tersebut. Hasilnya, saldo kembali ke nominal awal. Rumus kontrolnya sederhana:

Saldo fisik + total bukti pengeluaran = nominal dana tetap

Jika rumus ini tidak seimbang, berarti ada selisih yang perlu ditelusuri.

Metode dana berubah (fluctuating fund system)

Pada metode ini, setiap pengeluaran langsung di jurnal dengan mendebit akun beban dan mengkredit akun kas kecil. Nominal pengisian kembali tidak harus sama dengan pengeluaran. Besarnya disesuaikan dengan kebutuhan periode berikutnya.

Metode ini lebih fleksibel untuk bisnis dengan kebutuhan kas kecil yang naik turun. Kekurangannya, saldo tidak punya patokan tetap sehingga selisih lebih sulit dideteksi.

Aspek	Metode Dana Tetap	Metode Dana Berubah
Saldo dana	Selalu kembali ke nominal awal	Berubah sesuai kebutuhan
Pencatatan beban	Saat pengisian kembali	Setiap kali terjadi pengeluaran
Nominal pengisian	Sama dengan total pengeluaran	Bebas, sesuai kebijakan
Deteksi selisih	Mudah, karena ada patokan saldo	Lebih sulit
Cocok untuk	Pengeluaran stabil dan perusahaan yang butuh kontrol ketat	Pengeluaran fluktuatif atau musiman

Cara Menentukan Besaran Dana Petty Cash untuk Perusahaan

Dana yang terlalu kecil membuat kustodian sering meminta pengisian. Dana yang terlalu besar menambah risiko kehilangan dan penyalahgunaan. Gunakan data pengeluaran periode sebelumnya sebagai dasar.

Dana petty cash = rata-rata pengeluaran harian × jumlah hari kerja per siklus pengisian + cadangan

Contoh: rata-rata pengeluaran kas kecil bulan lalu Rp350.000 per hari kerja. Perusahaan mengisi ulang setiap dua minggu atau 10 hari kerja.

Kebutuhan dasar: Rp350.000 × 10 = Rp3.500.000
Cadangan sekitar 40% untuk kebutuhan tak terduga: Rp1.400.000
Total Rp4.900.000, dibulatkan menjadi Rp5.000.000

Tetapkan juga batas maksimal per transaksi, misalnya Rp1.500.000. Pengeluaran di atas batas ini wajib melalui kas besar.

Form Petty Cash dan Dokumen Pengelolaan Kas Kecil

Form petty cash adalah dasar pertanggungjawaban. Tanpa form yang seragam, pengeluaran sulit diverifikasi dan rekap pengisian kembali rawan salah.

Form ini menjadi dokumentasi pengelolaan kas kecil, yang membuktikan bahwa setiap rupiah keluar dengan izin, untuk keperluan yang sah, dan bisa ditelusuri. Dokumen ini juga berfungsi sebagai dasar jurnal, pengisian kembali, dan pemeriksaan audit.

Berikut adalah dokumen pengelolaan berbentuk form yang wajib dimiliki setiap perusahaan:

1. Formulir permintaan kas kecil

Diisi karyawan yang membutuhkan dana sebelum uang dikeluarkan.

Kolom	Keterangan
Nomor dan tanggal	Nomor urut form dan tanggal pengajuan
Nama dan divisi pemohon	Identitas karyawan yang meminta dana
Keperluan	Tujuan penggunaan dana secara spesifik
Estimasi nominal	Perkiraan biaya
Persetujuan	Tanda tangan atasan langsung

2. Bukti pengeluaran kas kecil (voucher)

Dokumen utama yang membuktikan uang sudah keluar. Voucher dilampiri struk, nota, atau kuitansi asli.

Kolom	Contoh isian
Nomor voucher	BKK-004
Tanggal	10 September 2026
Dibayarkan kepada	Rina, staf administrasi
Keperluan	Kurir instan dokumen kontrak ke klien
Akun beban	Beban Pengiriman
Jumlah	Rp300.000
Terbilang	Tiga ratus ribu rupiah
Lampiran	Struk aplikasi kurir
Disetujui oleh	Supervisor Keuangan
Dibayar oleh	Kustodian kas kecil

3. Formulir permintaan pengisian kembali

Diajukan kustodian saat dana mendekati batas minimum atau di akhir siklus.

Kolom	Keterangan
Periode	Rentang tanggal pengeluaran yang diganti
Nominal dana	Nominal dana tetap yang ditetapkan
Total bukti pengeluaran	Jumlah seluruh voucher periode tersebut
Saldo fisik	Hasil hitung uang tunai saat pengajuan
Selisih	Selisih lebih atau kurang antara catatan dan fisik
Jumlah pengisian	Nominal yang diminta dari kas besar
Rekap per akun	Total pengeluaran per kategori beban
Persetujuan	Tanda tangan manajer keuangan

Seluruh voucher kemudian dicatat di buku kas kecil. Buku ini menjadi laporan kas kecil yang diserahkan bersama formulir pengisian kembali.

Contoh Pencatatan Petty Cash

Untuk mengetahui cara pencatatan kas kecil secara nyata, berikut adalah studi kasus yang mencontohkan pembukuan kas kecil dan rekap pengisian kembali.

Contoh ini diambil dari perusahaan bernama PT Arunika Niaga Distribusi yang membentuk dana kas kecil sebesar Rp5.000.000 pada 1 September 2026, dengan batas per transaksi maksimal Rp1.500.000. Dana diisi kembali setiap dua minggu.

Buku kas kecil periode 1 sampai 15 September 2026

Tanggal	No. Bukti	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo
1 Sep	BKM-001	Pembentukan dana kas kecil	Rp5.000.000		Rp5.000.000
2 Sep	BKK-001	Pembelian ATK		Rp450.000	Rp4.550.000
4 Sep	BKK-002	Konsumsi rapat dengan klien		Rp600.000	Rp3.950.000
8 Sep	BKK-003	Tol dan parkir kunjungan gudang		Rp750.000	Rp3.200.000
10 Sep	BKK-004	Kurir dokumen kontrak		Rp300.000	Rp2.900.000
12 Sep	BKK-005	Materai dan fotokopi		Rp200.000	Rp2.700.000
14 Sep	BKK-006	Perbaikan lampu gudang		Rp1.200.000	Rp1.500.000
15 Sep	Berita acara	Selisih kurang hasil cash count		Rp20.000	Rp1.480.000
15 Sep	BKM-002	Pengisian kembali dari bank	Rp3.520.000		Rp5.000.000

Pada 15 September, hasil hitung fisik menunjukkan Rp1.480.000. Seharusnya saldo Rp1.500.000, sehingga terdapat selisih kas kurang Rp20.000. Selisih ini dicatat sebagai beban dan tetap diganti agar dana kembali ke Rp5.000.000.

Rekap pengisian kembali

Akun Beban	Voucher	Jumlah
Beban ATK	BKK-001, BKK-005	Rp650.000
Beban Konsumsi	BKK-002	Rp600.000
Beban Transportasi	BKK-003	Rp750.000
Beban Pengiriman	BKK-004	Rp300.000
Beban Pemeliharaan	BKK-006	Rp1.200.000
Beban Selisih Kas	Berita acara	Rp20.000
Total pengisian kembali		Rp3.520.000

Setelah mengisi rekap pengisian kembali, langkah selanjutnya adalah pengisian jurnal sesuai metode dana tetap atau dana berubah; berdasarkan waktu beban dicatat ke jurnal dan nominal pengisian kembali.

Cara mengelola kas kecil yang efektif

Pengelolaan petty cash yang baik bertumpu pada aturan yang jelas dan kontrol yang rutin. Berikut langkah praktisnya:

Buat SOP tertulis: tetapkan nominal dana, batas per transaksi, jenis pengeluaran yang diperbolehkan, dan siklus pengisian.
Tunjuk satu kustodian: satu orang bertanggung jawab atas satu dana agar akuntabilitas tidak kabur.
Pisahkan fungsi: pemegang dana, penyetuju pengeluaran, dan pencatat di sistem akuntansi sebaiknya orang yang berbeda.
Wajibkan voucher dan bukti asli: tidak ada bukti berarti tidak ada pembayaran.
Simpan uang di tempat aman: gunakan brankas atau kotak kas terkunci dengan akses terbatas.
Lakukan cash count rutin dan mendadak: ACFE 2026 mencatat tinjauan manajemen dan audit mendadak berkaitan dengan kerugian fraud yang lebih rendah.
Isi ulang berdasarkan rekap: finance memverifikasi setiap voucher sebelum menyetujui pengisian kembali.
Bandingkan dengan anggaran: tinjau realisasi pengeluaran kas kecil per kategori setiap bulan untuk menangkap pola yang tidak wajar.

Kelola petty cash lebih terkontrol dengan Mekari Jurnal

Tantangan terbesar kas kecil ada pada volume transaksinya. Puluhan voucher kecil setiap bulan mudah terlewat jika masih direkap manual di spreadsheet. Fitur Biaya & Anggaran Mekari Jurnal membantu tim finance mencatat, menyetujui, dan memantau pengeluaran kas kecil dalam satu sistem.

Anggaran bulanan otomatis: buat anggaran per periode dan pantau total biaya per bulan hingga biaya yang belum dibayar lewat dasbor ringkas.
Approval transaksi: hanya draft pengeluaran yang sudah disetujui yang tercatat, sehingga pemisahan fungsi berjalan di dalam sistem.
Anggaran vs realisasi: bandingkan anggaran dengan transaksi aktual di laporan anggaran untuk menangkap pengeluaran kas kecil yang melonjak.
Pencatatan biaya fleksibel: catat biaya langsung lunas atau sebagai utang, sesuai cara pembayarannya.
Transaksi berulang: biaya rutin seperti konsumsi rapat mingguan bisa dibuat berulang atau diduplikasi tanpa input ulang.
Tagging per proyek atau kategori: kelompokkan biaya kas kecil per divisi atau proyek dan cari transaksi dengan cepat.
Integrasi Mekari Expense: klaim dan reimburse pengeluaran karyawan otomatis masuk ke pembukuan, sehingga waktu rekapitulasi terpangkas.

Dengan SOP yang jelas, form yang seragam, dan sistem yang mencatat setiap transaksi secara real-time, kas kecil tidak lagi menjadi titik buta dalam laporan keuangan.

Kontrol dan catat setiap pengeluaran kas kecil, sebelum melewati anggaran dengan Mekari Jurnal!

Referensi

Ikatan Akuntan Indonesia. PSAK 207 Laporan Arus Kas.
Ikatan Akuntan Indonesia. Modul CAFB Akuntansi Keuangan 2025.
Association of Certified Fraud Examiners. (2026). Key Findings from Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations.

FAQ

1. Apa itu petty cash?

Petty cash atau kas kecil adalah dana tunai terbatas yang disiapkan perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional kecil, rutin, atau mendesak, seperti ATK, parkir, dan kurir.

2. Apakah petty cash sama dengan kas kecil?

Ya. Petty cash adalah istilah bahasa Inggris untuk kas kecil. Keduanya merujuk pada dana yang sama.

3. Berapa nominal petty cash yang ideal untuk perusahaan?

Tidak ada angka baku. Hitung dari rata-rata pengeluaran harian dikali jumlah hari kerja per siklus pengisian, lalu tambahkan cadangan untuk kebutuhan tak terduga.

4. Mana yang lebih baik, metode dana tetap atau dana berubah?

Metode dana tetap cocok untuk pengeluaran yang stabil dan kebutuhan kontrol ketat karena selisih mudah terdeteksi. Metode dana berubah lebih cocok untuk kebutuhan yang naik turun.

5. Apa saja isi form petty cash?

Form petty cash umumnya mencakup nomor dan tanggal, nama penerima, keperluan, akun beban, jumlah, lampiran bukti, serta tanda tangan penyetuju dan kustodian.

6. Siapa yang bertanggung jawab mengelola petty cash?

Kustodian atau kasir kas kecil yang ditunjuk perusahaan. Persetujuan pengeluaran dan pencatatan di sistem akuntansi sebaiknya dilakukan orang yang berbeda.

7. Bagaimana mencatat selisih kas kecil?

Selisih kurang dicatat di debit akun beban selisih kas. Selisih lebih dicatat di kredit akun pendapatan lain-lain atau selisih kas. Keduanya harus didukung berita acara hasil hitung fisik.

Mekari Jurnal

Aplikasi akuntansi dan operasional terintegrasi untuk membantu pemilik bisnis, akuntan, dan tim finance mengelola keuangan, pembukuan, serta operasional bisnis secara lebih efisien sekaligus.

Pelajari lebih lanjut

Mekari Jurnal menjadi bagian dari ekosistem software terpadu Mekari dengan berbagai produk lainnya, seperti:

Semua
Platform
Akuntansi & keuangan
Customer
People
Services
Operasional & digitalisasi

Mekari

Software as a Service

Platform

Mekari Officeless

Platform Integrasi & App Builder

Platform

Mekari Airene

AI Core Lintas Produk Mekari

Platform

Mekari Jurnal

Akuntansi & Operasional

Manajemen Pengeluaran Bisnis

Customer Engagement Platform

Tanda Tangan Digital & E-Meterai

Operasional & digitalisasi

Mekari Desty

Omnichannel Commerce

Operasional & digitalisasi

Kategori : Financial Accounting

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Angela Amanda Penulis

Angela Amanda adalah SEO Content Specialist dengan pengalaman 5 tahun membahas ekosistem startup, EduTech, keuangan bisnis, dan digital marketing. Ia menerjemahkan topik seputar teknologi dan finance menjadi konten yang mudah dibaca. Di Mekari, peran Angela tidak terbatas pada menulis. Ia juga memegang strategi konten untuk Mekari Jurnal & Mekari Officeless

Diar Ayu Azzahrul Febriani, A.Md.Ak.

Pengalaman sebagai Konsultan Implementasi sistem dan keuangan perusahaan agar sesuai dengan goal dan target. Aktif sebagai Trainer Software Implementation, Financial Analysis dan System Keuangan untuk meningkatkan kinerja keuangan klien.