Cara Mencatat Transaksi Jual Beli dalam Akuntansi

Setiap hari, bisnis melakukan transaksi jual beli, baik saat menjual produk kepada pelanggan maupun membeli barang atau bahan baku dari pemasok. Namun, transaksi tersebut tidak cukup hanya terjadi, tetapi juga harus dicatat sesuai dengan prinsip akuntansi agar laporan keuangan tetap akurat.

Berdasarkan data Sistem Informasi Data Tunggal UMKM (SIDT-UMKM) per akhir 2025, Indonesia memiliki lebih dari 30,2 juta UMKM, tetapi baru sekitar 3,51% yang tercatat memiliki laporan keuangan.

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian transaksi jual beli dalam akuntansi, syarat pengakuannya, contoh jurnal, hingga cara mencatat transaksi jual beli dengan benar agar pembukuan bisnis lebih akurat dan siap untuk diaudit.

Pengertian Transaksi Jual Beli dalam Akuntansi

Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang diterbitkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), transaksi jual beli adalah proses penjualan barang atau jasa dari penjual kepada pembeli yang disertai dengan pembayaran. Setiap transaksi tersebut perlu dicatat dalam akuntansi agar perusahaan dapat memantau kondisi keuangan dan menyusun laporan keuangan secara akurat.

Definisi ini berbeda dari pengertian jual beli secara umum, yang cenderung menekankan aspek pemasaran, negosiasi, atau kepuasan pelanggan.

Setiap transaksi jual beli hanya dapat diakui dalam pembukuan apabila dapat diukur secara andal dalam satuan moneter serta memenuhi kriteria pengakuan dalam laporan keuangan.

Penjualan barang senilai Rp2.000.000, misalnya, akan menambah kas atau piutang perusahaan sekaligus menambah akun pendapatan.

Sebaliknya, pembelian bahan baku akan menambah persediaan sekaligus menambah kas yang keluar atau utang dagang.

Sebagai gambaran sederhana, setiap transaksi jual beli mempengaruhi sedikitnya dua akun dalam pencatatan akuntansi.

Misalnya, transaksi penjualan akan menambah kas atau piutang sekaligus mengakui pendapatan. Untuk penjualan barang dagang, transaksi tersebut juga diikuti dengan pengakuan harga pokok penjualan dan pengurangan nilai persediaan, sehingga keseimbangan antara debit dan kredit tetap terjaga.

Kapan Suatu Transaksi Jual Beli Diakui dalam Akuntansi?

Suatu kegiatan baru dapat diakui sebagai transaksi akuntansi apabila memenuhi beberapa kriteria berikut:

1. Dapat diukur secara wajar dalam nilai uang

Kejadian yang nilainya tidak bisa diukur secara moneter, seperti penandatanganan kontrak kerja sama tanpa nilai transaksi, tidak dicatat sebagai transaksi jual beli.

2. Melibatkan pertukaran nilai antara dua pihak

Penjual menyerahkan barang atau jasa, pembeli menyerahkan uang atau nilai setara lainnya.

3. Didukung bukti transaksi yang sah

Setiap jual beli harus memiliki dokumen sumber seperti faktur, kuitansi, atau nota, agar bisa ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Cara Menghindari Kesalahan Pencatatan dalam Pembukuan: Panduan Praktis

Bukti Transaksi Jual Beli yang Wajib Diarsipkan

Berdasarkan UU No. 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan (kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan), Setiap transaksi jual beli harus didukung oleh dokumen sumber agar sah secara akuntansi dan dapat ditelusuri saat proses audit. Berikut beberapa bukti transaksi yang umum digunakan:

1. Faktur (Invoice)

Faktur atau invoice diterbitkan oleh penjual sebagai tagihan atas penjualan barang atau jasa. Dokumen ini umumnya digunakan pada transaksi kredit dan memuat informasi mengenai barang, jumlah, harga, serta jangka waktu pembayaran.

2. Kuitansi

Kuitansi merupakan bukti bahwa pembayaran telah diterima oleh pihak penjual. Dokumen ini biasanya ditandatangani oleh penerima sebagai tanda bahwa transaksi telah diselesaikan.

3. Nota Debit

Nota debit dibuat oleh pembeli sebagai bukti pengembalian barang atau koreksi atas transaksi pembelian, misalnya karena barang yang diterima rusak atau tidak sesuai pesanan.

4. Nota Kredit

Nota kredit diterbitkan oleh penjual sebagai bukti persetujuan atas retur penjualan atau pengurangan nilai tagihan kepada pembeli.

5. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk digunakan untuk mencatat penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan atau penerimaan pembayaran piutang.

6. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kas, misalnya untuk membayar pembelian barang, bahan baku, atau kewajiban lainnya.

Pencatatan Transaksi Jual Beli dalam Jurnal (Prinsip Debit-Kredit)

Prinsip dasar akuntansi mengharuskan total debit selalu sama dengan total kredit pada setiap transaksi. Berikut akun-akun yang lazim terpengaruh dalam transaksi jual beli:

Saat Mencatat Penjualan

• Kas atau Piutang Usaha (bertambah di sisi debit)
• Penjualan/Pendapatan (bertambah di sisi kredit)
• Harga Pokok Penjualan/HPP (bertambah di sisi debit)
• Persediaan Barang Jadi (berkurang di sisi kredit)

Saat Mencatat Pembelian

• Persediaan Barang Jadi atau Pembelian (bertambah di sisi debit)
• Kas atau Utang Dagang (berkurang di sisi debit, atau bertambah di sisi kredit jika kredit)

Baca Juga: 5 Jenis Jurnal Keuangan dalam Akuntansi

Contoh Jurnal Transaksi Jual Beli

Berikut dua studi kasus penerapan pencatatan transaksi jual beli yang umum ditemui pelaku usaha.

Studi Kasus 1: Penjualan Tunai

Toko Sinar Abadi menjual barang dagang secara tunai senilai Rp5.000.000 pada 15 April 2026. Harga pokok barang yang terjual tersebut adalah Rp3.500.000. Transaksi ini dicatat dalam dua jurnal berikut:

Studi Kasus 2: Pembelian Kredit

PT Maju Jaya membeli bahan baku senilai Rp8.000.000 secara kredit dari pemasok pada 20 April 2026, dengan jangka waktu pembayaran 30 hari. Transaksi ini dicatat sebagai berikut:

Kedua studi kasus ini menunjukkan bahwa pencatatan transaksi jual beli selalu menjaga keseimbangan antara debit dan kredit, apa pun sistem pembayaran yang digunakan.

Perbandingan Jual Beli Tunai, Kredit, dan Konsinyasi

Untuk memahami perbedaan dan karakteristik dari masing-masing metode transaksi, berikut adalah tabel perbandingan antara jual beli tunai, kredit, dan konsinyasi:

Baca Juga: Pencatatan Jurnal Pembelian dan Penjualan Perusahaan Dagang

Pengaruh Transaksi Jual Beli terhadap Laporan Keuangan

Transaksi jual beli mempengaruhi penyajian laporan keuangan, khususnya neraca dan laporan laba rugi, karena berdampak pada pengakuan aset, liabilitas, pendapatan, beban, dan persediaan.

Di neraca, penjualan menambah kas atau piutang serta mengurangi persediaan, sedangkan pembelian menambah persediaan dan menambah kas yang keluar atau utang dagang.

Di laporan laba rugi, penjualan menambah pendapatan, sementara harga pokok penjualan yang timbul dari transaksi tersebut mengurangi laba kotor.

Karena itu, kesalahan mencatat satu transaksi jual beli saja bisa berdampak pada dua laporan sekaligus, membuat gambaran kesehatan keuangan bisnis menjadi tidak akurat.

Kesalahan Umum dalam Mencatat Transaksi Jual Beli

1. Salah kategori akun

Misalnya mencatat pembelian aset tetap sebagai pembelian persediaan, sehingga mempengaruhi perhitungan HPP secara keliru.

2. Lupa mencatat retur

Barang yang dikembalikan pembeli atau ke pemasok harus dicatat agar saldo persediaan dan piutang/utang tetap akurat.

3. Mengakui pendapatan sebelum barang/jasa berpindah

Mencatat penjualan saat pesanan dibuat, padahal barang belum dikirim, membuat laporan laba rugi menggambarkan kondisi yang belum terjadi.

Berdasarkan PSAK 72, pendapatan hanya diakui ketika entitas telah memenuhi kewajiban pelaksanaannya (performance obligation), yaitu pada saat pengendalian atas barang atau jasa berpindah kepada pelanggan.

4. Tidak merekonsiliasi stok dan kas secara berkala

Selisih antara catatan dan kondisi fisik sering kali baru diketahui saat audit, padahal seharusnya dideteksi lebih awal.

Baca Juga: Perbedaan Offline dan Online dari Sistem Akuntansi Bisnis

Kelola Transaksi Jual Beli Lebih Mudah dengan Mekari Jurnal

Transaksi jual beli adalah aktivitas paling dasar sekaligus paling sering terjadi dalam bisnis, tetapi pencatatannya tetap harus mengikuti kaidah akuntansi yang benar agar laporan keuangan bisa diandalkan.

Dengan memahami syarat transaksi, bukti pendukung, dan prinsip debit-kredit, pelaku usaha bisa menghindari kesalahan yang berdampak pada neraca maupun laporan laba rugi.

Mekari Jurnal sebagai software akuntansi terintegrasi dapat membantu mengelola transaksi jual beli melalui fitur Penjualan & Pembelian. Seluruh proses, mulai dari pencatatan transaksi hingga pembayaran, dapat dilakukan dalam satu sistem sehingga lebih cepat, akurat, dan efisien.

Dengan fitur Penjualan & Pembelian dari Mekari Jurnal, Anda akan mendapatkan:

• Pencarian transaksi lebih mudah: Temukan transaksi penjualan maupun pembelian dengan cepat menggunakan fitur search bar, sehingga proses pencarian data menjadi lebih efisien.
• Impor transaksi penjualan dan pembelian: Unggah transaksi dalam jumlah besar sekaligus tanpa perlu memasukkan data satu per satu.
• Kelola invoice dalam satu sistem: Buat, kirim, dan pantau invoice pelanggan maupun supplier secara lebih praktis dari satu platform terintegrasi.
• Pantau status tagihan secara real-time: Ketahui status pembayaran dan atur pengingat (reminder) otomatis untuk membantu mempercepat proses penagihan.
• Pencatatan transaksi otomatis: Setiap transaksi yang dibuat langsung terhubung dengan pembukuan sehingga laporan keuangan selalu diperbarui secara akurat.

Kelola Transaksi Jual Beli Lebih Mudah dengan Mekari Jurnal!

Coba Gratis Sekarang!

Referensi

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), “PSAK Persediaan.”

Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), “SAK Efektif per 1 Januari 2023.”

UKM Indonesia, “​Data UMKM, Jumlah dan Pertumbuhan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah di Indonesia.”

BPK, “Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.”

PWC, “PSAK 72 – Revenue from Contracts with Customers.”