Pengelolaan Vendor Perusahaan: Strategi, Manfaat, dan Teknologi Pendukung

Apa Anda pernah pernah mendengar atau bahkan berhubungan langsung dengan pihak vendor?

Pada dasarnya, dalam menjalankan operasional bisnis yang berkaitan dengan pihak eksternal, memelihara dan menciptakan hubungan yang kuat.

Vendor yang bekerja sama dengan perusahaan biasanya dapat bervariasi tergantung sifat dan kebutuhan sehingga cukup sulit dalam pengelolaannya.

Oleh karena itu, pengelolaan vendor perusahaan harus dipahami agar mereka juga merasa nyaman ketika menjalankan fungsinya.

Berikut penjelasan mengenai pengelolaan vendor perusahaan serta Vendor Management System (VMS) sebagai salah satu solusi terkini.

Apa Itu Manajemen Vendor Perusahaan

Vendor mengacu pada pihak ketiga yang bekerja dengan menyediakan barang atau jasa kepada pihak lain, yang biasanya disebut sebagai klien atau pembeli.

Pada konteks bisnis, vendor memainkan peran penting dalam mendukung operasi perusahaan dengan memasok sumber daya penting yang sulit mereka sendiri penuhi, mulai dari bahan mentah dan produk jadi hingga layanan dan teknologi khusus.

Keterbatasan ini terjadi karena bisa dikarenakan beberapa faktor, mulai dari keterbatasan anggaran, sumber daya manusia, atau biaya pengadaan yang terlalu besar yang dapat memangkas rasio pendapatan bisnis.

Oleh karena itu, manajemen vendor yang efektif memastikan bahwa pemasok eksternal ini memenuhi standar kualitas perusahaan, memberikan layanan tepat waktu, dan sejalan dengan tujuan strategis organisasi.

Manfaat Manajemen atau Pengelolaan Vendor Perusahaan

Mengelola vendor perusahaan terbukti efektif untuk dapat meningkatkan performa perusahaan dan mencapai pendapatan yang lebih besar.

Beberapa di antaranya, seperti:

1. Mengendalikan Biaya Operasional

Melalui hubungan yang efektif dengan pihak vendor, bisnis dapat berpeluang dalam menegosiasikan persyaratan yang lebih menguntungkan.

Melalui hal ini, perusahaan dapat memperoleh diskon, persyaratan pembayaran yang lebih baik, dan pengurangan biaya untuk barang dan jasa.

Pendekatan ini tidak hanya menurunkan biaya langsung yang terkait dengan pengadaan tetapi juga meningkatkan efisiensi keuangan secara keseluruhan.

Simak Lebih Lanjut: 4 Tips Menghemat Biaya Operasional Perusahaan

2. Penyederhanaan Proses

Manajemen vendor yang efektif secara signifikan meningkatkan efisiensi pengadaan dengan menyederhanakan proses dan mengurangi beban administratif.

Itu dikarenakan perusahaan sudah mengenal karakter vendor secara lebih dalam, dan pihak vendor sudah nyaman untuk diajak bekerja sama.

Beban yang diemban oleh kedua pihak menjadi lebih ringan dan fleksibel, memastikan pertukaran informasi menjadi lebih tepat dan waktu respon yang lebih cepat.

3. Meningkatkan Kualitas

Adanya bantuan dari pihak ketiga membantu meringankan beban perusahaan dalam memenuhi standar dan metrik kinerja yang disepakati.

Adapun perusahaan yang mengontrak vendor juga akan menetapkan beberapa kriteria dan tolok ukur yang jelas.

Melalui konsistensi dan pemeliharaan hubungan yang erat, kedua pihak dapat memenuhi ekspektasi dengan baik.

Ini dapat mengurangi berbagai risiko yang dapat mengganggu penilaian bisnis dan meningkatkan kepuasaan pelanggan, termasuk reputasi brand.

4. Meminimalisir Risiko

Manajemen vendor yang efektif memainkan peran penting dalam mengurangi risiko dengan mengidentifikasi potensi masalah secara proaktif.

Jika menemukan masalah di lapangan, secara cepat Anda bisa mengembangkan rencana darurat.

Pendekatan proaktif ini mencakup melakukan penilaian risiko secara berkala, mengevaluasi stabilitas vendor, dan menganalisis kerentanan rantai pasokan.

Misalnya, perusahaan dapat menilai kesehatan keuangan vendor mereka, meninjau kepatuhan mereka terhadap peraturan industri, dan mengeksplorasi pemasok alternatif untuk mengurangi gangguan rantai pasokan.

Dengan memiliki rencana darurat, bisnis dapat dengan cepat beradaptasi dengan tantangan yang tidak terduga, seperti kegagalan vendor, masalah geopolitik, atau bencana alam.

Apa Itu Vendor Management System (VMS)?

Vendor Management System (VMS) adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pengadaan khususnya pengelolaan vendor, pemasok, dan kontraktor dalam suatu organisasi.

Melalui sistemnya, VMS memusatkan informasi, proses, dan transaksi vendor, sehingga menyediakan solusi komprehensif untuk mengelola seluruh siklus hidup hubungan vendor.

Cara kerja VMS memiliki fitur yang beragam tergantung siapa yang merancang, namun umumnya berfungsi untuk memenuhi orientasi vendor, manajemen kontrak, pelacakan kinerja, dan pemantauan kepatuhan.

Penggabungan fungsi dan fitur ke dalam satu platform ini memungkinkan bisnis untuk dapat berinteraksi dengan lebih efisien dengan vendor.

Dengan menggabungkan fungsi-fungsi ini ke dalam satu platform, VMS memungkinkan bisnis untuk mengelola interaksi vendor secara lebih efisien.

Ada beberapa dampak positif dengan menerapkan VMS dalam bisnis Anda, mulai dari:

Memangkas biaya administrasi.
Mengendalikan kepatuhan terhadap standar dan kebijakan.
Memberikan wawasan bisnis melalui analisis data.
Menilai performa vendor setiap periode dengan akurat.
Mengidentifikasi peluang dan masalah dengan cepat.
Membuat keputusan strategis yang lebih tepat.

Menerapkan sistem VMS dengan optimal juga turut membantu dalam memelihara pencatatan terkini seputar transaksi pembelian dan kewajiban kontrak, yang membantu meningkatkan stabilitas keuangan perusahaan.

Simak Lebih Lanjut: Mengenal Lebih Dalam Tentang Vendor Managed Inventory

Fitur Penting yang Harus Ada dalam Vendor Management System (VMS)

Fitur yang dimiliki oleh sistem pada vendor management system umumnya menyesuaikan dengan masing-masing kebutuhan perusahaan pada setiap industri.

Melalui masalah dan tantangan yang dihadapi, perancang akan menyusun fitur yang dapat mengatasi kondisi tersebut.

Umumnya, terdapat 5 (lima) fitur berikut yang bisa Anda temukan pada VMS yang terdapat di pasaran, yaitu:

1. Fitur Manajemen Kontrak

Manajemen kontrak merupakan fitur yang harus VMS tawarkan untuk dapat mengelola kontrak secara komprehensif, yang mencakup penyusunan, penyimpanan, dan pelacakan kontrak sepanjang siklus hidupnya.

Melalu adanya fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan pembuatan kontrak, mengelola amandemen, dan memastikan kepatuhan terhadap ketentuan kontrak.

Memusatkan informasi kontrak membantu perusahaan menyederhanakan alur kerja kontrak kerja, melacak tanggal-tanggal penting (seperti pembaruan dan kedaluwarsa), dan memastikan bahwa semua pihak mematuhi ketentuan yang disepakati.

2. Fitur Pemantauan Kinerja Vendor

Fitur dapat Anda manfaatkan untuk mengawasi kinerja vendor dalam menjalankan kewajibannya seperti yang tercantum di dalam kontrak kerja.

Biasanya dalam memantau pekerjaan akan menggunakan metrik yang sering dikenal dengan Key Performance Indicator (KPI).

KPI berfungsi untuk memantau kinerja seperti ketepatan waktu pengiriman, menjaga kualitas barang atau jasa, dan kualitas koordinasi.

3. Evaluasi dan Uji Tuntas

Hasil pekerjaan yang diberikan oleh pihak vendor dalam satu periode kemudian dapat dilakukan penilaian dan evaluasi melalui fitur ini.

Tidak hanya itu, fitur ini juga dilengkapi dengan fitur yang menilai suatu vendor sebelum diajak bekerja sama.

Caranya adalah dengan mengumpulkan berbagai informasi yang detail terkait vendor yang berpotensi, kemudian melakukan peninjauan seperti kepatuhan terhadap aturan, stabilitas keuangan, dan kinerja di masa lalu mereka.

Melalui pemeriksaan latar belakang yang konkrit, perusahaan dalam menemukan vendor yang tepat dan terhindar dari risiko vendor dengan reputasi yang buruk.

4. Fitur Manajemen Risiko

Manajemen risiko yang efektif merupakan salah satu fitur unggulan VMS. Melalui fitur ini, memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko yang terkait dengan vendor mereka.

Ini termasuk fitur pengawasan untuk melihat potensi masalah seperti ketidakstabilan keuangan, gangguan supply chain, dan pelanggaran kepatuhan.

Fitur yang membantu untuk mengelola berbagai risiko dengan komprehensif mencakup penilaian risiko serta pelacakan insiden yang membantu dalam menerapkan strategi mitigasi untuk mengatasi potensi ancaman dan memastikan kelangsungan bisnis.

5. Fitur Pelaporan dan Analisis

Kemampuan pelaporan dan analisis tingkat lanjut sangat penting untuk pengambilan keputusan yang tepat dan perencanaan strategis.

VMS harus menyediakan dasbor dan alat analisis yang menawarkan wawasan tentang kinerja vendor, analisis pengeluaran, dan tren pengadaan.

Laporan yang dapat disesuaikan dan visualisasi data membantu organisasi mengidentifikasi peluang untuk penghematan biaya, mengoptimalkan hubungan dengan vendor, dan membuat keputusan berdasarkan data yang meningkatkan strategi pengadaan secara keseluruhan.

List Software Vendor Management System (VMS)

Berikut merupakan beberapa vendor management system (VMS) yang bisa Anda gunakan di Indonesia.

1. SAP Ariba

SAP Ariba adalah salah satu solusi manajemen global dalam manajemen pengadaan dan rantai pasokan yang sudah berdiri sejak tahun 1996.

Berbekal pengalaman yang panjang, saat ini SAP Ariba membantu perusahaan dalam memaksimalkan proses supply chain management termasuk fitur pengelolaan vendor.

Fitur yang ditawarkan:

Manajemen Pengadaan: Merampingkan proses pengadaan, mulai dari procurement hingga pembayaran oleh klien, dengan visibilitas dan kontrol yang komprehensif.
Manajemen Vendor: Berfokus dalam pengelolaan risiko, kinerja, dan kepatuhan dengan pendekatan terpadu terhadap manajemen vendor.
Manajemen Kontrak: Berbekal sistem automasi membantu pengelolaan kontrak secara efisien untuk memastikan kepatuhan dan menghindari konflik yang merugikan.

2. Coupa

Coupa adalah penyedia solusi manajemen pengeluaran yang membantu bisnis memperoleh kendali atas proses pengadaan dan pengeluaran mereka.

Berdiri pada tahun 2006, Coupa awalnya berfokus sebagai software manajemen pengeluaran (Spend Management System) untuk bisnis berskala kecil.

Fitur yang ditawarkan:

Manajemen Pengeluaran: Mendapatkan visibilitas dan kontrol atas semua pengeluaran, mulai dari pengadaan hingga pesanan sampai ke klien.
Manajemen Vendor: “Merampingkan orientasi pemasok, manajemen risiko, dan pemantauan kinerja.
Analisis dan Pelaporan: Fitur analisis dan pelaporan tingkat lanjut membantu membuat keputusan berdasarkan data historis dan mengoptimalkan perencanaaan strategis.

3. Zycus

Zycus menawarkan rangkaian lengkap solusi manajemen pengadaan dan rantai pasokan yang dirancang untuk mendorong efisiensi dan efektivitas.

Fitur yang ditawarkan:

Procure-to-Pay (P2P): Berbasis sistem automasi untuk menjalankan seluruh proses procure-to-pay untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol atas aktivitas operasional.
Supplier Information Management (SIM): Membangun data yang tersentralisasi dan lengkap untuk membangun hubungan yang kuat dengan vendor.
3rd Party Supplier Risk Management (SRM): Membantu dalam mengidentifikasi latar belakang vendor dan manajemen risiko.

4. Oracle Procurement Cloud

Oracle menyediakan solusi pengadaan berbasis cloud yang terintegrasi dengan rangkaian aplikasi perusahaan yang lebih luas untuk menawarkan solusi bisnis yang komprehensif.

Memiliki pengalaman yang cukup panjang, yaitu sejak 1977, Oracle sudah membangun sebuah ekosistem yang kuat dalam mengintegrasikan sistem operasional bisnis yang menyeluruh, termasuk pengelolaan vendor perusahaan.

Fitur yang ditawarkan:

Supplier Management: Melakukan penyederhanaan proses kolaborasi dengan vendor, memaksimalkan performa vendor, dan mereduksi risiko yang menghalangi.
Kualifikasi dan Manajemen Pemasok: Memastikan kepatuhan pemasok dan kelola kinerja pemasok secara efektif.
Manajemen Siklus Hidup Kontrak: Mengelola seluruh siklus hidup kontrak dari pembuatan hingga pembaruan, pastikan kepatuhan dan minimalkan risiko.

5. Ivalua

Ivalua adalah penyedia solusi pengadaan dan manajemen pengeluaran global yang berbasis di Prancis.

Untuk membantu dalam mengelola proses pembiayaan yang komprehensif, Ivalua kemudian mengembangkan sayap dengan menunjang pengelolaan vendor perusahaan.

Fitur yang ditawarkan:

360-Degree View of Supplier Information: Mendapatkan visibilitas lengkap atas informasi dan aktivitas pemasok dalam proses Source-to-Pay.
Integrated Risk & Performance Management: Mengukur dan memantau risiko dan kinerja pemasok melalui dasbor, scorecards, dan data eksternal.
Kolaborasi Pemasok yang Strategis: Mendorong proses kolaboratif untuk meningkatkan kinerja, menciptakan efisiensi, dan mendorong inovasi.

6. Tipalti

Tipalti adalah solusi otomatisasi yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengelola seluruh proses pembayaran.

Semenjak itu, bisnis perusahaan Tipalti semakin berkembang dan saat ini sudah terintegrasi dengan vendor management system untuk membantu pengelolaan operasional secara komprehensif.

Fitur yang ditawarkan:

Manajemen Kontrak: Membantu tim Anda memantau tanggal pembaruan kontrak dengan pemberitahuan dan pengingat untuk bernegosiasi ulang saat waktunya memperbarui.
Manajemen Vendor: Sistem otomatis mendukung basis data vendor terorganisasi yang mencegah duplikasi dan memusatkan semua data vendor.
Alat Penilaian Risiko : Membantu memastikan bahwa vendor mematuhi standar industri dan membayar tepat waktu, terutama saat Anda memiliki beberapa vendor aktif pada saat yang sama.
Solusi Pembayaran: Menyederhanakan formulir pembayaran vendor dan pemrosesan pembayaran sehingga tim Anda tidak perlu menanganinya secara manual.

Integrasi Mekari Jurnal dalam Manajemen Vendor

Pengelolaan vendor perusahaan menjadi faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan sebuah perusahaan dalam memenuhi pesanan klien dengan tepat waktu dan bernilai jual tinggi.

Perusahaan dan pihak vendor saling bekerja sama berdasarkan kontrak yang sudah diatur bersama untuk memenuhi kebutuhan selama supply chain berjalan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk dapat menemukan cara yang efektif agar hubungan dengan vendor dapat terpelihara dengan erat dan nyaman.

Salah satu tips yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengumpulkan seluruh informasi yang berkaitan dengan pihak vendor, mulai dari latar belakang, performa kerja, hingga pencatatan arus keuangan yang terjadi di antara kedua pihak agar tidak terjadi perselisihan.

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi terintegrasi berbasis cloud yang sudah mencantumkan fitur yang turut membantu pengelolaan vendor perusahaan.

Melalui fitur untuk melihat Daftar Supplier, Anda dapat melihat seluruh rincian informasi yang berkaitan dengan vendor, mulai dari informasi umum, ringkasan transaksi, hingga sejarah transaksi.

Informasi umum mencakup latar belakang vendor seperti Nama Supplier, Nama Perusahaan, Alamat, Email, No. Handphone, serta Saldo.

Pada ringkasan transaksi, Anda dapat melihat informasi yang berkaitan dengan transaksi yang terjadi di antara kedua belah pihak, seperti hutang, waktu jatuh tempo, total pembayaran, dan nominal piutang.

Jika Anda membutuhkan data historis mengenai keseluruhan transaksi yang terjadi, Anda dapat menampilkannya melalui laporan sejarah transaksi.

Di sini, Anda akan mendapatkan seluruh wawasan informasi karena transaksi sebelumnya tercatat dengan lengkap dan komprehensif.

Bila diperlukan, Anda juga dapat mengakses laporan rekening pada tab Transaksi. Untuk informasi selengkapnya, silahkan simak selengkapnya dalam Jurnal Helpcenter.