Pembukuan perusahaan merupakan salah satu bagian penting di dalam setiap siklus akuntansi perusahaan.
Setiap bisnis memiliki pembukuan masing-masing di mana dalam pembukuan tersebut terdapat catatan data transaksi bisnis selama satu periode akuntansi dan gambaran dari performa suatu perusahaan dalam periode tersebut. Baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dengan bidang jasa, pembukuan merupakan hal yang penting dalam bisnis.
Banyak sekali manfaat dari pembukuan perusahaan untuk kelangsungan bisnis Anda.
Contohnya saja adalah Anda bisa mengetahui berapa banyak produk yang terjual dalam satu periode akuntansi dari pembukuan perusahaan.
Anda dapat mengetahui berapa banyak keuntungan perusahaan dan tentunya Anda dapat memperhitungkan mana produk yang paling laku keras dan disukai pelanggan.
Sehingga akan lebih mudah untuk Anda untuk memaksimalkan promosi terhadap produk tersebut dan merancang produk baru yang akan lebih sesuai dengan target pasar Anda.
Pembukuan perusahaan yang bagus, bisa dimulai dengan pencatatan transaksi bisnis dengan detail.
Setiap terjadi transaksi sekecil apapun dalam sebuah bisnis, catat dengan langsung dan detail agar pada saat proses pembuatan pembukuan, setiap data bukti transaksi akan lebih mudah terkumpul.
Mencatat transaksi bisa menggunakan banyak cara yang mudah. Menulis di buku catatan khusus merupakan salah satunya.
Tapi hal ini bisa menimbulkan banyak kesalahan karena ditulis tangan oleh manusia dan terkadang human error bisa menjadi faktor yang mengakibatkan kesalahan hitungan pembukuan.
Salah satu metode lain untuk mencatat transaksi dengan akurat adalah Microsoft Excel.
Tentunya program komputer ini sudah tidak asing lagi. Ms. Excel merupakan salah satu program komputer yang pastinya sangat mudah dan umum digunakan.
Baik untuk mencatat transaksi maupun untuk membuat pembukuan perusahaan. Selain itu, Ms Excel juga mudah digunakan tanpa harus khawatir terjadinya human error.
Dengan menggunakan Ms. Excel untuk pencatatan transaksi dan membuat pembukuan perusahaan, data akan lebih akurat dan proses akan lebih mudah.
Manfaat Menggunakan Ms. Excel Untuk Pembukuan Perusahaan
Ada banyak sekali manfaat menggunakan Ms Excel untuk pembukuan perusahaan.
Sebaik pemilik usaha, Ada baiknya Anda memahami manfaat Ms. Excel agar memudahkan pekerjaan Anda dalam urusan pencatatan transaksi dan pembukuan perusahaan.
Beberapa manfaatnya adalah:
-
Mudah digunakan
Dengan menggunakan ms. Excel, Anda tinggal memasukkan data transaksi yang diperlukan seperti jenis transaksi, jumlah, dan keterangan lain yang mendukung. Ms. Excel sudah menyediakan kolom-kolom yang bisa Anda atur agar sesuai dengan kebutuhan penulisan transaksi keuangan perusahaan Anda.
Detail transaksi juga bisa ditambahkan dengan leluasa.
Dalam satu dokumen, Anda bisa memasukkan beberapa sheet yang merupakan data transaksi lain yang mendukung pembukuan perusahaan.
Contohnya Anda bisa membuat sheet khusus piutang, Laba, Rugi, dll.
-
Template variatif
Ms Excel memiliki pilihan template pembukuan yang bervariatif. Anda tidak perlu khawatir ketika akan membuat file laporan karena setiap template didesain untuk memudahkan pengguna.
Misalnya saja ketika Anda ingin menulis laporan tagihan dan perlu memasukkan logo perusahaan.
Anda tinggal klik pilihan menu File > Wizard. Dalam menu tersebut, telah disediakan berbagai macam template seperti Agenda, format surat, bahkan fax.
Selain itu, jika Anda klik menu File > Template, maka akan muncul pilihan template untuk membuat laporan bisnis, laporan keuangan, dan seterusnya.
Pilihan template yang variatif ini akan membuat laporan Anda lebih mudah. Anda hanya perlu memasukkan data seputar perusahaan Anda, kemudian mengirimkan ke rekan bisnis Anda dan dokumen Anda akan terlihat rapi serta formal.
-
Rumus Ms Excel
Salah satu kelebihan Ms Excel dibandingkan program komputer lainnya adalah Ms Excel dilengkapi dengan format rumus yang bisa digunakan untuk menghitung berapapun jumlah transaksi dalam bisnis Anda.
Rumus-rumus yang terdapat di dalam Ms Excel akan memudahkan Anda menambahkan atau menghitung total berdasarkan kolom yang Anda pilih.
Contoh dari beberapa rumus tersebut adalah IF(OR(D7>0,E7>0),SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7),””)
Penjelasan :
- Fungsi IF dan OR digunakan jika kolom D7 dan E7 diisi angka (>1) maka fungsi SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7) akan dijalankan, namun jika tidak hasilnya akan “”. Angka 0 tidak digunakan karena jika digunakan, maka hasilnya akan menjadi 0 atau -, bukan cell kosong tanpa karakter.
- fungsi SUM($D$5:D7)-SUM($E$5:E7) artinya jumlah dari cell pertama di kolom debet sampai cell tertentu dikurangi jumlah cell pertama di kolom kredit sampai cell tertentu.
Jika terlihat rumit, Anda bisa menggunakan Makro dengan cara pilih menu Tool > Makro. Dengan proses perhitungan menggunakan rumus tersebut, laporan keuangan akan lebih detail dan terhindar dari kesalahan human error yang bisa membuat hitungan pembukuan perusahaan berantakan.
- Memberikan komentar.
Anda dan rekan bisnis Anda bisa mengerjakan satu pembukuan perusahaan dengan mudah. Meskipun Ms. Excel tidak bisa dibuat dengan cara online, Anda bisa menggunakan fitur insert comment untuk menambahkan komentar. Jika terdapat kesalahan atau koreksi dalam sebuah dokumen Ms. Excel, klik kanan kolom yang ingin Anda koreksi, lalu pilih insert comment. Dengan fitur ini, koreksi akan terbaca oleh rekan Anda dan lebih memudahkan proses pembukuan perusahaan. - Menambahkan bagan.
Laporan keuangan, pembukuan perusahaan, dan laporan bisnis akan lebih jelas jika terdapat visualisasi. Dengan menggunakan Ms Excel, Anda dapat menambahkan bagan untuk memperjelas laporan keuangan Anda. Cukup pilih menu Insert > Chart lalu pilih bagan jenis apa yang perlu Anda gunakan. Bagan akan muncul berdasarkan data kolom yang telah Anda blok dari dokumen Anda. - Memindahkan tabel ke Ms Word.
Jika Anda membuat tabel data transaksi atau laporan keuangan excel, Anda masih bisa memindahkan tabel tersebut di Ms Word.
Tidak jarang laporan keuangan perusahaan menggunakan dua program komputer tersebut untuk menghasilkan laporan keuangan yang mudah dibaca dan terlihat lebih terorganisir.
Caranya cukup mudah, Anda hanya perlu blok kolom yang ingin anda salin, lalu pilih menu paste special di Ms. Word tujuan Anda. Kolom yang Anda salin akan muncul dan tetap terlihat rapi.
Baca Juga: Maksimalkan Bisnis dengan Sistem Penjualan Konsinyasi
Penggunaan Ms Excel merupakan hal yang umum terutama untuk pencatatan transaksi perusahaan bahkan untuk proses pembukuan perusahaan.
Dengan menggunakan Ms. Excel untuk membuat pembukuan, kesalahan yang umumnya dibuat manusia seperti kesalahan hitungan atau terlewatnya pencatatan transaksi bisnis akan lebih mudah terhindar. Perhitungan manual juga bisa lebih akurat karena Ms Excel sudah dilengkapi dengan menu rumus agar hitungan Anda lebih tepat.
Manfaat Ms Excel yang bermacam-macam ini tentunya bisa membantu para pemilik bisnis untuk lebih disiplin terhadap pencatatan transaksi bisnis dan pembuatan pembukuan perusahaan.
Anda hanya perlu disiplin mencatat transaksi dengan menggunakan Ms Excel agar setiap data transaksi tersebut bisa menjadi bukti pada saat proses pembukuan perusahaan.
Ms Excel merupakan program komputer yang paling mudah digunakan untuk membuat laporan keuangan atau mencatat data transaksi.
Hampir di setiap komputer sudah tersedia program Ms. Excel.
Anda hanya tinggal menggunakan dan mempelajari cara penggunaannya saja agar proses bisnis Anda lebih mudah dijalankan.
