Penerapan Sistem Manajemen Mutu dalam Menjalankan Bisnis

Penerapan sistem manajemen mutu (quality management / quality control) sangat diperlukan dalam sektor bisnis apa pun.

Manajemen mutu adalah tindakan mengawasi kegiatan dan tugas yang berbeda dalam suatu bisnis untuk memastikan bahwa kualitas produk dan layanan yang ditawarkan tetap konsisten dan sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.

Kualitas lebih dari sekedar produk jadi Anda, ini tentang semua proses, sistem, dan orang-orang yang ada di belakang produk itu.

Maka dari itu, mempertahankan kualitas di semua aspek bisnis sangat penting agar bisnis Anda mendapatkan konsumen yang setia, menjaga arus kas tetap konsisten, dan mengungguli pesaing di pasar.

Lantas, bagaimana cara menerapkan sistem manajemen mutu yang baik? Temukan penjelasannya di blog Mekari Jurnal disini!

Mengapa Manajemen Mutu Penting Dalam Bisnis?

Manajemen mutu (quality management) sangat penting untuk pertumbuhan dan kinerja perusahaan mana pun.

Melalui penerapan manajemen mutu yang baik, artinya perusahaan berusaha untuk memberikan pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik serta menjamin bahwa barang mereka memenuhi persyaratan kualitas tertinggi dan berfungsi dengan baik.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan kebahagiaan pelanggan sekaligus mendorong pertumbuhan perusahaan.

Berikut ini beberapa alasan lain mengapa manajemen mutu sangat penting untuk diterapkan dalam bisnis atau perusahaan:

Memastikan kualitas barang tetap sesuai standar yang diinginkan perusahaan, dilihat dari segi daya tahan dan kinerja produk.
Membantu perusahaan lebih menonjol dari pesaingnya.
Membantu perusahaan mengubah prospek menjadi pelanggan setia dengan terus mempertahankan kualitas produknya.
Dalam jangka panjang, dapat meningkatkan pangsa pasar Anda dan meningkatkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan Anda.
Dengan mengimplementasikan manajemen mutu dalam semua aktivitas bisnis, produktivitas karyawan akan meningkat.
Mengurangi kemungkinan risiko.
Lebih minim terjadinya kesalahan akibat human error.
Membantu perusahaan mencapai efisiensi biaya dan penggunaan sumber daya secara lebih optimal.
Meningkatkan citra merek dan mendorong perusahaan untuk melampaui persaingan.

Komponen Utama dalam Manajemen Mutu (Quality Management)

Sebelum menerapkan sistem manajemen mutu, ada beberapa komponen utama yang perlu Anda ketahui, di antaranya:

1. Quality Planning

Komponen pertama dalam manajemen kualitas adalah perencanaan.

Pada bagian ini, Anda harus menentukan apa standar kualitas Anda, persyaratan yang diperlukan untuk memenuhi standar ini, dan prosedur apa yang akan digunakan untuk memeriksa apakah kriteria ini terpenuhi.

Saat membuat quality planning, penting juga untuk menentukan siapa yang akan menangani setiap tugas (pengawasan, pengujian, dll) dalam proses manajemen mutu serta seberapa sering kinerja akan dievaluasi untuk perbaikan.

Tanpa menggambarkan hal-hal penting tersebut, maka benchmark produk tidak akan jelas dan menyebabkan kualitas dari produk yang dihasilkan jadi tidak konsisten.

2. Quality Control

Setelah Anda merencanakan quality planning, selanjutnya Anda masuk ke komponen quality control.

Ini adalah proses pemeriksaan fisik dan pengujian terhadap apa yang Anda susun pada tahap perencanaan untuk memastikan ketercapaian kualitas produk yang telah ditetapkan.

Pada komponen ini, Anda perlu memastikan bahwa setiap standar telah terpenuhi serta mengidentifikasi apakah ada kesalahan yang perlu diperbaiki.

Semakin cepat Anda menemukan adanya kesalahan, semakin baik.

Oleh karena itu, pada tahap kontrol kualitas Anda harus memperhatikan semua aspek produk, termasuk bahan, peralatan yang digunakan, serta proses pembuatannya.

3. Quality Assurance

Selain quality control, manajemen mutu juga harus memperhatikan quality assurance.

Jika quality control melibatkan pemeriksaan produk atau layanan secara aktual di lapangan, quality assurance lebih berfokus pada peninjauan proses pengiriman layanan atau pembuatan quality management.

Dengan meninjau produk Anda dari sumbernya, Anda dapat menemukan adanya kesalahan dan segera memperbaikinya sebelum sampai ke pelanggan.

Untuk mewujudkan hal tersebut, quality assurance bisa Anda lakukan dengan cara:

Mengonfirmasi bahwa semua bahan baku dan peralatan telah tersedia sesuai kebutuhan.
Memastikan bahwa semua peralatan siap beroperasi seperti yang telah ditetapkan.
Mengidentifikasi area mana saja yang bisa dijadikan peluang untuk mengoptimalkan proses.
Catat kesalahan atau hambatan yang muncul selama proses.

4. Quality Improvement

Setelah menyelesaikan quality kontrol dan meninjau quality assurance secara menyeluruh, selanjutnya Anda perlu memperbaiki kesalahan-kesalahan yang tadi telah dicatat.

Proses perbaikan harus dilakukan secara terus-menerus agar kualitas produk selalu konsisten bahkan ada celah untuk pengembangan.

Kegiatan perbaikan secara berkala inilah yang disebut dengan quality improvement.

Pada komponen ini, Anda harus mengumpulkan semua informasi yang Anda catat pada komponen-komponen sebelumnya, kemudian lakukan evaluasi ulang pada proses dan produk, kemudian mulai lagi proses manajemen quality control.

Siklus ini akan membantu Anda mempertahankan kualitas produk dan mengembangkan bisnis Anda.

Dan yang terpenting, tetap patuhi peraturan yang berlaku, entah itu pada penggunaan bahan baku, proses produksi, hingga pendistribusian.

Contoh Penerapan Manajemen Mutu dalam Bisnis Restoran

Jika ingin menarik banyak orang untuk datang ke restoran Anda, maka Anda harus menawarkan pelayanan dan menu-menu yang berkualitas.

Untuk mewujudkan itu, maka penerapan manajemen mutu sangat dibutuhkan untuk memastikan kualitas makanan dan minuman tetap terjaga hingga sampai di meja pelanggan.

Berikut ini contoh penerapan quality control pada bisnis restoran:

Verifikasi kualitas dari setiap bahan yang digunakan untuk membuat item menu, mulai dari jumlah pembelian bahan, komposisi bahan, nilai gizi, tanggal kadaluarsa, dll.
Rajin memantau suhu penyimpanan untuk mempertahankan kesegaran bahan makanan serta mencegah pemborosan.
Selalu ikuti resep dan pedoman memasak yang telah ditentukan untuk menciptakan rasa dan tekstur yang pas serta konsisten.
Cari pemasok ideal untuk masing-masing bahan lalu tunjuk staf khusus untuk mengevaluasi kualitas bahan yang masuk ke penyimpanan.
Gunakan bahan dan teknik packaging yang tepat agar kualitas makanan tetap terjaga saat didistribusikan.
Selalu jaga kebersihan dan sanitasi restoran Anda.

Pengecekan rutin atas bahan-bahan yang digunakan akan menjamin kesegaran dan kualitas dari bahan tersebut sehingga hidangan yang disajikan pun dapat memenuhi standar terbaik.

Untuk itu, Anda bisa menggunakan software inventory dari Mekari Jurnal untuk memantau persediaan bahan makanan bisnis restoran Anda.

Conton Penerapan Manajemen Mutu dalam Bisnis Manufaktur

Karena bisnis manufaktur sangat kompetitif, maka kualitas menjadi salah satu faktor kunci yang akan membantu perusahaan tetap bertahan di tengah persaingan.

Untuk itu, Anda perlu menerapkan sistem quality control bisnis manufaktur dengan cara:

Membangun proses yang ringkas dan efektif, mulai dari proses operasional, peninjauan hasil, pengumpulan informasi, hingga evaluasi atau perbaikan.
Selalu jaga ruang kerja Anda tetap bersih.
Mengadakan unscheduled test (pengujian acak dan tak terjadwal) untuk setiap penggunaan peralatan.
Identifikasi suku cadang yang penting dengan rutin melakukan maintenance secara berkala.
Adakan pelatihan untuk tim manajemen agar proses quality control bisa berjalan efektif. Bisa berupa pelatihan khusus industri, cross train ( lintas latih ), sertifikasi, dll.

Anda bisa memanfaatkan software Mekari Jurnal untuk memantau aktivitas produksi bisnis manufaktur mulai dari tahap perencanaan, pengganggaran, hingga pergerakan bahan baku.

Itulah penjelasan terkait sistem manajemen mutu beserta komponen, contoh penerapan, dan pentingnya bagi perusahaan.

Dari informasi di atas dapat disimpulkan bahwa keberadaan sistem manajemen kualitas sangatlah urgent dalam bisnis.

Sebab, tanpa manajemen kualitas yang jelas, maka kualitas produk yang dihasilkan tidak akan konsisten.

Alhasil, kualitas produk yang sampai ke pelanggan bisa saja berbeda-beda dan menimbulkan rasa kecewa terhadap bisnis Anda.