Memahami Inventory Tracking untuk Batch, Expired, dan Unique ID Bagi sebuah perusahaan, persediaan merupakan salah satu aset terpenting dalam operasional bisnis sehari-hari. Oleh karena itu, sudah menjadi hal yang umum di seluruh bidang bisnis jual-beli barang untuk terus memantau dan mengendalikan stok persediaan di gudang secara berkala. Melacak keberadaan status barang di ruang penyimpanan merupakan salah satu aspek yang penting dalam pengelolaan persediaan di gudang, baik itu melacak status bahan mentah, barang setengah jadi, maupun barang jadi. Pahami bagaimana cara melakukan pelacakan persediaan atau inventory tracking yang ideal dalam konteks manajemen bisnis, sehingga produktivitas perusahaan Anda tetap berjalan dengan efektif. Apa Itu Inventory Tracking? Pelacakan persediaan atau inventory tracking adalah sebuah proses bisnis yang umumnya dilakukan pada konteks pengelolaan gudang di mana memantau dan melacak persediaan yang dimiliki beserta keberadaan lokasinya. Inventory tracking tidak saja diterapkan pada bisnis dengan skala yang besar, namun bisa dimulai dari bisnis yang baru dirintis dan mulai berkembang. Ini dilakukan demi mempertahankan pengelolaan yang ideal dan batasan kuantitas persediaan yang seimbang dalam mempertahankan bisnis Anda tetap berjalan. Jenis bidang yang perlu memahami secara baik mengenai praktik ini tidak saja berkaitan dengan barang secara penuh, seperti bisnis retail, manufaktur, dan F&B. Namun, juga bidang layanan yang tentunya juga memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan untuk mendukung pekerjaannya. Melalui adanya inventory tracking, Anda akan memiliki akses yang terjangkau dalam mengetahui setiap lokasi keberadaannya di gudang, batasan waktu penyimpanannya, status barang, dan informasi terkait barang lainnya yang dibantu dengan nomor seri atau kode di setiap produknya. Fungsi dan Pentingnya Inventory Tracking Inventory tracking memainkan peran yang cukup vital dalam mengelola keberadaan setiap barang yang tersimpan di dalam gudang. Mengutip dari beberapa sumber, banyak usaha yang berinvestasi dan tidak mendapatkan uang tunai sebagai jaminannya dan sebagian besar sudah menjadi aset persediaan mereka. Oleh karena itu, mengetahui status dari masing-masing persediaan sangat penting, di mana menurut praktisi SCM terkenal yaitu Prof. David Pyke mengungkapkan bahwa pemilik usaha akan mendapat banyak bantuan jika mereka berhasil mengelola persediaan mereka secara bijak. Lebih lanjut, dengan inventory tracking, Anda dapat mengidentifikasi berbagai masalah dan tantangan yang akan dihadapi dalam ruang penyimpanan Anda, seperti: Terjadinya pemborosan akibat biaya penyimpanan yang berlebih. Adanya tren penurunan penjualan berdasarkan jumlah volume barang yang tidak berkurang. Mengidentifikasi adanya stok barang yang berlebih atau deadstock. Adanya penimbunan atau pembusukan (spoilage) barang. Mengetahui barang yang hilang, rusak, atau tindakan pencurian. Menganalisis alur perputaran barang yang efektif di dalam gudang. Mengumpulkan data untuk kebutuhan strategi efisiensi biaya. Konsep Batch, Expired Date, dan Unique ID Konsep Batch dalam SCM Konsep batch mengacu kepada sebuah metode dalam produksi, distribusi, dan pengelolaan produk dalam jumlah tertentu dalam satu siklus dan lainnya akan mengantri menunggu giliran. Biasanya, metode ini akan diterapkan pada perusahaan dengan siklus produksi yang cepat dan teratur, atau umumnya sering disebut FMCG. Untuk pengelolaannya, manajemen batch akan menggabungkan keseluruhan proses logistik, mulai dari pengadaan, perakitan, hingga penjualan. Sumber: GIPHY Apa yang Dimaksud Expired Date? Expired date dalam sebuah produk merujuk kepada masa berlaku, masa berakhir, atau waktu kadaluwarsa dari produk tersebut. Pada beberapa konteks perusahaan, seperti food processing dan distribusi barang, mengelola barang berdasarkan expired date merupakan hal yang cukup penting. Hal ini agar dapat menghindari bisnis dari kehilangan banyak uang akibat adanya kualitas barang yang rusak, kelebihan stok, dan tenaga kerja yang terbuang. Salah satu strategi yang diterapkan oleh perusahaan biasanya adalah FEFO atau first expired, first out di mana produk dengan tanggal kadaluwarsa paling dekat akan dijual terlebih dahulu. Simak Lebih Lanjut: Apa yang Dimaksud Pengelolaan FIFO, LIFO, dan Average Konsep Unique ID dalam Rantai Pasokan Unique Identifiers (ID) adalah rangkaian kode unik yang biasanya digunakan untuk membedakan masing-masing produk yang terdapat di toko atau ruang penyimpanan. Kode unik ini membantu seluruh stakeholder terkait, misal produsen dan pengecer, untuk memudahkan proses identifikasi dan pelacakan di berbagai tahapan dalam supply chain. Sampai saat ini, terdapat berbagai kode unik yang sering digunakan oleh perusahaan, seperti: Tag RFID: Mengidentifikasi dan melacak produk melalui frekuensi radio dan medan elektromagnetik sehingga ideal untuk mendapatkan data secara real-time. SKU: Kode unik yang paling umum digunakan khususnya pada bisnis retail untuk memantau inventaris, penjualan, dan retur barang. QR Code: Kode dalam bentuk dua dimensi yang dapat dipindai dan langsung mendapatkan keseluruhan informasi dari produk tersebut. Barcode: Kode yang berisi rangkaian yang unik dan dapat dipindai oleh mesin, umumnya dapat Anda temukan pada bisnis retail untuk melakukan update data secara real-time. Serial Numbers: Rangkaian kode alfanumerik yang diberikan ke setiap produk yang terdaftar di toko atau gudang untuk memudahkan mengidentifikasi barang. Proses Inventory Tracking dengan Batch dan Expired Date Melacak atau mengidentifikasi persediaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, di antaranya dapat melalui manajemen batch atau manajemen expiry date. Pada manajemen batch, dapat Anda lakukan dengan tahapan berikut: Menentukan kriteria dari sebuah batch, seperti tanggal produksi, kode produksi, dan karakteristik bahan produk. Menerapkan standarisasi penamaan batch untuk memudahkan proses identifikasi masing-masing batch yang diproduksi. Menggunakan kode batch yang unik untuk memudahkan proses pelacakan barang, cantumkan informasi produk yang unik seperti spesifikasi, lokasi, dan tanggal produksi. Melatih tenaga kerja agar lebih memahami bagaimana melacak barang melalui pengelolaan batch. Menerapkan perangkat lunak yang sudah mengadaptasi sistem inventory tracking yang kuat untuk visibilitas real-time mulai dari pengadaan, produksi, hingga penjualan. Kemudian inventory tracking juga dapat dilakukan melalui manajemen expiry date, di mana seperti yang sempat dibahas sebelumnya, dengan menerapkan manajemen FEFO. Melatih karyawan agar dapat memiliki pemahaman dan kualifikasi dalam praktik manajemen expired date khususnya FEFO. Menerapkan praktik FEFO di mana mengedepankan produk dengan tanggal kadaluwarsa terdekat, ini akan membantu dalam melacak barang dengan akurat jika penempatannya sudah tepat. Hal ini akan lebih mudah jika menerapkan sistem manajemen inventaris berbasis otomatis untuk mendapatkan data secara real-time dan mengurangi risko kehilangan barang karena tidak terlacak dengan baik. Prioritaskan kelompok barang sesuai waktu kadaluwarsanya serta barang yang membutuhkan pengawasan lebih lanjut. Utamakan menjaga lingkungan penyimpanan lebih ramah terhadap barang yang rentan dengan temperatur tertentu. Lakukan pemeliharaan dan pengawasan secara berkala terhadap kinerja perputaran persediaan di gudang dengan optimal. Pentingnya Data Unique ID dalam Penomoran Produk Kebanyakan bisnis akan mengandalkan serangkaian produk untuk mencapai kesuksesan usahanya. Walaupun begitu, pengelolaan produk juga memiliki tantangan dan kesulitan sendiri sehingga tidak mudah untuk mengendalikannya. Inilah yang menjadi peran unique ID dalam penomoran produk, sebagai alat untuk mengidentifikasi dan melacak status keberadaannya di dalam ruang penyimpanan atau toko Anda. Melalui penomoran produk, Anda dapat melakukan pemeliharaan secara rutin, memanfaatkan sumber daya yang efisien, serta membangun alur kerja yang lancar. Solusi dengan Mekari Jurnal untuk Inventory Tracking Adanya inventory tracking yang optimal dapat membantu bisnis dalam mengelola persediaan dan suppl chain secara lebih efisien. Hal ini dapat dilakukan beberapa cara, di antaranya melalui metode batch management, expiry date management, dan penerapan kode unik atau unique ID. Namun, metode pengelolaan tersebut memiliki beberapa masalah yang sama, yaitu kurang efektif jika masih dilakukan secara manual. Ini disebabkan karena terbatasnya visibilitas dan kurang optimalnya dalam melakukan pemeriksaaan persediaan secara berkala. Oleh karena itu, salah satu solusinya adalah dengan menunjang pekerjaan dengan software manajemen inventaris Mekari Jurnal. Mekari Jurnal SCM menyediakan fitur inventory tracking yang membantu menyediakan visibilitas yang lebih baik terkait pengalaman pelacakan inventaris gudang melalui: Uniques serial numbers: mencantumkan kode unik ke masing-masing produk untuk membantu melacak keberadaannya dalam siklus perputaran barang. Batch & expiry: Mengkategorisasikan berbagai produk ke dalam kelompok sesuai beberapa ketentuan, misal waktu produksi, waktu kedatangan produk, hingga waktu kadaluwarsa. Melalui fitur-fitur tersebut, bisnis dapat memantau dan mengendalikan seluruh perjalanan siklus barang mulai dari proses pengadaan barang, perakitan, pengujian, pengemasan, hingga tahap penjualan dan penetrasi produk ke pasar. Bagaimana, apakah Anda tertarik untuk menggunakan Mekari Jurnal SCM sekarang? Coba fiturnya secara gratis selama 7 hari hanya dengan mendaftarkan perusahaan Anda! Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Investopedia, “Inventory Management Defined, Plus Methods and Techniques”. Seeq, “Batch Tracking & Cycle Time Analysis”. Zoho, “What is Inventory Tracking?”
