Buku Besar Piutang Dagang: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Format yang Tepat Highlights Buku besar piutang dagang memberikan gambaran saldo piutang terkini secara detail untuk setiap pelanggan, sehingga tim finance dan manajemen dapat memantau posisi aset lancar secara akurat tanpa menunggu akhir periode Dengan data piutang yang tersusun rapi dan didukung laporan aging, perusahaan dapat memprioritaskan penagihan berdasarkan umur piutang dan risiko keterlambatan pembayaran, bukan berdasarkan asumsi Pencatatan terstruktur dalam buku besar piutang membantu mencegah salah posting, duplikasi transaksi, dan selisih saldo, sekaligus memastikan kesesuaian antara sub-ledger dan buku besar utama Piutang merupakan aset lancar yang berpengaruh langsung pada likuiditas dan laporan keuangan, sehingga pengelolaan yang tepat dibutuhkan dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.Piutang dagang umumnya muncul pada saat perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan kemudian mencatatnya ke dalam buku besar piutang.Buku besar piutang dagang merupakan catatan rinci saldo piutang per pelanggan yang sekaligus memastikan tiap faktur, penerimaan kas, retur, dan diskon tercatat dengan benar.Untuk memastikan bahwa Anda berhasil mengelola buku besar piutang dagang dengan optimal, simak pembahasan komprehensifnya dalam artikel ini! Apa Itu Buku Besar Piutang Dagang?Buku besar piutang dagang adalah sebuah alat pendukung yang mencatat semua transaksi piutang usaha secara rinci per pelanggan atau klien, mulai dari penjualan kredit, penerimaan kas, retur, diskon, maupun penyesuaian lainnya.Beberapa komponen pelengkap dalam buku besar piutang mencakup informasi pelanggan/klien, keterangan tanggal transaksi, model pembayaran, dan jumlah piutang.Buku besar piutang dagang memiliki hubungan erat dengan buku besar utama, karena saldo total utama dalam buku besar piutang harus seimbang dengan saldo akun piutang usaha di neraca.Adanya perbedaan mengindikasikan terjadinya kesalahan pemindahan entri, pencatatan ganda, atau ketidaksesuaian data, sehingga buku besar piutang penting untuk memantau umur piutang, menilai risiko piutang tak tertagih, dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Dengan Studi KasusFungsi Buku Besar Piutang DagangBuku besar piutang memiliki beberapa fungsi dalam siklus akuntansi perusahaan dagang, mencakup: Mengidentifikasi dan melacak saldo piutang per pelanggan secara detail Memudahkan pemeriksaan audit agar membantu auditor dan staf finance dengan menelusuri bukti transaksi per pelanggan Memudahkan penyusunan laporan keuangan, mulai dari neraca, arus kas, dan laporan piutang Meningkatkan akses untuk memantau dan mengontrol umur piutang, pengambilan keputusan penagihan, dan manajemen risiko Sumber Pencatatan yang DipakaiUntuk mencatat transaksi dengan akurat, ada baiknya jika buku besar mencatat transaksi dengan sumber-sumber yang valid dan terdokumentasi dengan baik.Biasanya setiap entri untuk mendokumentasi bukti terdiri dari nomor faktur, nomor kwitansi, dan nomor jurnal untuk memudahkan penelusuran.Umumnya, sumber pencatatan yang dipakai untuk buku besar piutang adalah: Faktur penjualan sebagai dasar pencatatan penjualan kredit Nota penerimaan kas atau receipt ketika pelanggan membayar sebagai pengurang piutang Retur penjualan jika pelanggan mengembalika barang, harus ada penyesuaian Jurnal umum atau jurnal khusus sebelum di posting ke sub-ledger Adanya koreksi atau penyesuaian jika terjadi misposting, diskon yang disepakati, atau piutang tak tertagih yang dihapuskan Baca Juga: 11 Jenis Bukti Transaksi Penting untuk Pencatatan KeuanganCara Membuat Buku Besar Piutang DagangBerikut langkah-langkah praktis untuk membuat dan memelihara buku besar piutang dagang yang bisa Anda terapkan baik secara manual maupun ketika memanfaatkan software.1. Persiapan FormatPersiapkan format dasar yang akan digunakan ketika membuat kolom buku besar piutang, umumnya terdiri atas: Tanggal Keterangan/ Deskripsi Ref (nomor faktur/ bukti) Debit Kredit Saldo 2. Siapkan File atau Lembar per PelangganPada tahap ini, tergantung dengan metode yang bisnis pilih, apakah melalui metode manual atau memanfaatkan software.Jika manual seperti Excel, Anda bisa membuat sheet terpisah untuk setiap pelanggan atau satu sheet yang dipisah per kode pelanggan.Jika menggunakan software, Anda bisa memastikan terlebih dahulu apakah setiap pelanggan memiliki kode unik untuk dipetakan.3. Ambil Data SumberSelanjutnya, kumpulkan semua bukti transaksi yang didokumentasikan seperti faktur penjualan, bukti penerimaan kas, retur, dan jurnal penyesuaian sebagai data sumber utama buku besar piutang dagang.4. Posting dari Jurnal ke Buku BesarPindahkan setiap transaksi ke buku besar piutang sesuai pelanggan yang bersangkutan.Untuk mempermudah pencatatan, gunakan ref untuk mengacu pada bukti (misalnya INV-202601-001, RC-202601-005).5. Hitung Saldo BerjalanHitung saldo berjalan setiap akun piutang berjalan agar mengetahui posisi piutang terkini per pelanggan setiap kali terjadi transaksi.Untuk menghitungnya, bisa dimulai dengan menghitungnya pada setiap baris transaksi dengan rumus berikut:Saldo Baru = Saldo Sebelumnya + Debit − Kredit6. Rekonsiliasi Berkala Buku Besar PiutangRekonsiliasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa total saldo seluruh buku besar piutang seimbang dengan saldo akun piutang usaha.Jika menemukan terjadi selisih, mengindikasikan terjadinya jurnal yang belum diposting, misposting, atau terjadi duplikasi atau penghapusan transaksi.Baca Juga: 11 Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang Sederhana7. Lakukan AgingAda beberapa alasan mengapa aging atau menilai umur piutang dibutuhkan, misalnya untuk mengidentifikasi risiko piutang macet, menentukan strategi penagihan, dan sebagai dasar pembentukan cadangan kerugian piutang.Untuk menentukannya, bisa dengan menghitung tanggal faktur atau tanggal jatuh tempo kemudian menggunakan rumus:Umur Piutang = Tanggal Laporan – Tanggal FakturAda beberapa klasifikasi standar aging sebagai berikut: Kelompok Umur Interpretasi 0–30 hari Piutang lancar 31–60 hari Perlu monitoring 61–90 hari Risiko meningkat >90 hari Berpotensi bermasalah Contoh Buku Besar Piutang DagangUntuk memahami bagaimana buku besar piutang dagang dibukukan, berikut adalah contoh format dalam bentuk tabel: Tanggal Keterangan Ref Debit (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) 01-01-2026 Saldo Awal SAL01 10.000.000 05-01-2026 Penjualan Kredit INV-001 5.000.000 15.000.000 10-01-2026 Penerimaan Kas RC-001 8.000.000 7.000.000 15-01-2026 Retur Penjualan RT-001 1.000.000 6.000.000 20-01-2026 Penjualan Kredit INV-005 3.500.000 9.500.000 Catatan: Saldo awal: 10.000.000 (mungkin berasal dari periode sebelumnya) Penjualan (Debit pada sub-ledger) menambah piutang Penerimaan kas, retur, dan diskon (Kredit pada sub-ledger) mengurangi piutang Saldo pada akhir periode menunjukkan total piutang PT ABC Contoh Template ExcelUntuk memudahkan, berikut struktur sederhana di Excel untuk satu pelanggan:Kolom: A: Tanggal | B: Keterangan | C: Ref | D: Debit | E: Kredit | F: Saldo Baris 2 (Saldo Awal): masukkan saldo awal di F2 Baris 3 (contoh entri): D3 = nilai penjualan (jika ada), E3 = nilai penerimaan (jika ada). F3 formula: =F2 + D3 – E3 Salin formula F3 ke bawah untuk running balance Untuk ringkasan total per pelanggan: gunakan =SUM(F:Fx) atau =SUMIF(CustomerRange, “PT ABC”, SaldoRange) pada sheet Master.Baca Juga: Buku Besar Pembantu Piutang: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Cara Membuatnya untuk Akuntansi UsahaTips Praktis dalam Pengelolaan Buku Besar PiutangDengan pengelolaan yang tepat, buku besar piutang dagang mampu memberikan visibilitas penuh atas posisi piutang perusahaan dan mendukung proses penagihan yang lebih efektif.Agar buku besar piutang dagang tetap akurat, terkendali, dan bernilai strategis bagi perusahaan, berikut praktik terbaik yang perlu diterapkan: No Tips Pengelolaan Penjelasan Praktis 1 Posting segera setelah transaksi Setiap penjualan kredit dan penerimaan kas harus langsung diposting ke buku besar piutang untuk menjaga saldo tetap real-time dan menghindari selisih 2 Gunakan kode pelanggan yang konsisten Kode pelanggan yang seragam mencegah salah posting, duplikasi akun, dan memudahkan penelusuran transaksi per pelanggan 3 Standarisasi referensi dokumen Gunakan format nomor faktur, kwitansi, dan jurnal yang konsisten agar setiap transaksi mudah dilacak saat rekonsiliasi atau audit 4 Lakukan aging piutang secara rutin Susun laporan umur piutang minimal setiap bulan untuk memprioritaskan penagihan, terutama pada saldo di atas 60 hari 5 Terapkan pemisahan tugas Staf yang membuat faktur sebaiknya berbeda dengan staf yang melakukan penerimaan kas dan rekonsiliasi untuk memperkuat pengendalian internal 6 Monitor piutang bermasalah Identifikasi pelanggan dengan pola keterlambatan pembayaran dan siapkan kebijakan cadangan kerugian piutang 7 Lakukan backup dan pengarsipan data Simpan dokumen pendukung secara fisik dan digital, serta lakukan backup data secara berkala untuk menghindari kehilangan informasi penting 8 Manfaatkan software akuntansi Otomatisasi pencatatan, rekonsiliasi, dan laporan aging membantu mengurangi kesalahan manual serta meningkatkan efisiensi operasional Baca Juga: Cara Membuat Neraca Saldo Lengkap dengan Contoh, Mudah!KesimpulanBuku besar piutang dagang adalah alat pengendalian dan pelaporan yang krusial untuk memantau piutang per pelanggan dan memastikan kesesuaian dengan buku besar utam.Pengelolaan buku besar piutang yang tepat dan efektif mencakup posting tepat waktu, pemisahan tugas, dan penggunaan kode pelanggan yang konsisten.Untuk pengelolaan yang lebih praktis, memanfaatkan software akuntansi terintegrasi bisa menjadi solusi efektif.Mekari Jurnal hadir dengan menawarkan dukungan mendukung posting otomatis, rekonsiliasi, dan aging report real-time, memudahkan pengelolaan pencatatan piutang yang lebih optimal.Coba gratis sekarang juga dan rasakan pertumbuhan bisnis yang signifikan pada perusahaan dagang Anda!Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Referensi:Scribd, “Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang”.Thomson Reuters, “Accounts Receivable Ledger report”. Kategori : Financial Accounting Artikel Sebelumnya Artikel Selanjutnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Buku Besar Piutang Dagang: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Format yang Tepat Highlights Buku besar piutang dagang memberikan gambaran saldo piutang terkini secara detail untuk setiap pelanggan, sehingga tim finance dan manajemen dapat memantau posisi aset lancar secara akurat tanpa menunggu akhir periode Dengan data piutang yang tersusun rapi dan didukung laporan aging, perusahaan dapat memprioritaskan penagihan berdasarkan umur piutang dan risiko keterlambatan pembayaran, bukan berdasarkan asumsi Pencatatan terstruktur dalam buku besar piutang membantu mencegah salah posting, duplikasi transaksi, dan selisih saldo, sekaligus memastikan kesesuaian antara sub-ledger dan buku besar utama Piutang merupakan aset lancar yang berpengaruh langsung pada likuiditas dan laporan keuangan, sehingga pengelolaan yang tepat dibutuhkan dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.Piutang dagang umumnya muncul pada saat perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan kemudian mencatatnya ke dalam buku besar piutang.Buku besar piutang dagang merupakan catatan rinci saldo piutang per pelanggan yang sekaligus memastikan tiap faktur, penerimaan kas, retur, dan diskon tercatat dengan benar.Untuk memastikan bahwa Anda berhasil mengelola buku besar piutang dagang dengan optimal, simak pembahasan komprehensifnya dalam artikel ini! Apa Itu Buku Besar Piutang Dagang?Buku besar piutang dagang adalah sebuah alat pendukung yang mencatat semua transaksi piutang usaha secara rinci per pelanggan atau klien, mulai dari penjualan kredit, penerimaan kas, retur, diskon, maupun penyesuaian lainnya.Beberapa komponen pelengkap dalam buku besar piutang mencakup informasi pelanggan/klien, keterangan tanggal transaksi, model pembayaran, dan jumlah piutang.Buku besar piutang dagang memiliki hubungan erat dengan buku besar utama, karena saldo total utama dalam buku besar piutang harus seimbang dengan saldo akun piutang usaha di neraca.Adanya perbedaan mengindikasikan terjadinya kesalahan pemindahan entri, pencatatan ganda, atau ketidaksesuaian data, sehingga buku besar piutang penting untuk memantau umur piutang, menilai risiko piutang tak tertagih, dan menyiapkan laporan keuangan yang andal.Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Dengan Studi KasusFungsi Buku Besar Piutang DagangBuku besar piutang memiliki beberapa fungsi dalam siklus akuntansi perusahaan dagang, mencakup: Mengidentifikasi dan melacak saldo piutang per pelanggan secara detail Memudahkan pemeriksaan audit agar membantu auditor dan staf finance dengan menelusuri bukti transaksi per pelanggan Memudahkan penyusunan laporan keuangan, mulai dari neraca, arus kas, dan laporan piutang Meningkatkan akses untuk memantau dan mengontrol umur piutang, pengambilan keputusan penagihan, dan manajemen risiko Sumber Pencatatan yang DipakaiUntuk mencatat transaksi dengan akurat, ada baiknya jika buku besar mencatat transaksi dengan sumber-sumber yang valid dan terdokumentasi dengan baik.Biasanya setiap entri untuk mendokumentasi bukti terdiri dari nomor faktur, nomor kwitansi, dan nomor jurnal untuk memudahkan penelusuran.Umumnya, sumber pencatatan yang dipakai untuk buku besar piutang adalah: Faktur penjualan sebagai dasar pencatatan penjualan kredit Nota penerimaan kas atau receipt ketika pelanggan membayar sebagai pengurang piutang Retur penjualan jika pelanggan mengembalika barang, harus ada penyesuaian Jurnal umum atau jurnal khusus sebelum di posting ke sub-ledger Adanya koreksi atau penyesuaian jika terjadi misposting, diskon yang disepakati, atau piutang tak tertagih yang dihapuskan Baca Juga: 11 Jenis Bukti Transaksi Penting untuk Pencatatan KeuanganCara Membuat Buku Besar Piutang DagangBerikut langkah-langkah praktis untuk membuat dan memelihara buku besar piutang dagang yang bisa Anda terapkan baik secara manual maupun ketika memanfaatkan software.1. Persiapan FormatPersiapkan format dasar yang akan digunakan ketika membuat kolom buku besar piutang, umumnya terdiri atas: Tanggal Keterangan/ Deskripsi Ref (nomor faktur/ bukti) Debit Kredit Saldo 2. Siapkan File atau Lembar per PelangganPada tahap ini, tergantung dengan metode yang bisnis pilih, apakah melalui metode manual atau memanfaatkan software.Jika manual seperti Excel, Anda bisa membuat sheet terpisah untuk setiap pelanggan atau satu sheet yang dipisah per kode pelanggan.Jika menggunakan software, Anda bisa memastikan terlebih dahulu apakah setiap pelanggan memiliki kode unik untuk dipetakan.3. Ambil Data SumberSelanjutnya, kumpulkan semua bukti transaksi yang didokumentasikan seperti faktur penjualan, bukti penerimaan kas, retur, dan jurnal penyesuaian sebagai data sumber utama buku besar piutang dagang.4. Posting dari Jurnal ke Buku BesarPindahkan setiap transaksi ke buku besar piutang sesuai pelanggan yang bersangkutan.Untuk mempermudah pencatatan, gunakan ref untuk mengacu pada bukti (misalnya INV-202601-001, RC-202601-005).5. Hitung Saldo BerjalanHitung saldo berjalan setiap akun piutang berjalan agar mengetahui posisi piutang terkini per pelanggan setiap kali terjadi transaksi.Untuk menghitungnya, bisa dimulai dengan menghitungnya pada setiap baris transaksi dengan rumus berikut:Saldo Baru = Saldo Sebelumnya + Debit − Kredit6. Rekonsiliasi Berkala Buku Besar PiutangRekonsiliasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa total saldo seluruh buku besar piutang seimbang dengan saldo akun piutang usaha.Jika menemukan terjadi selisih, mengindikasikan terjadinya jurnal yang belum diposting, misposting, atau terjadi duplikasi atau penghapusan transaksi.Baca Juga: 11 Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang Sederhana7. Lakukan AgingAda beberapa alasan mengapa aging atau menilai umur piutang dibutuhkan, misalnya untuk mengidentifikasi risiko piutang macet, menentukan strategi penagihan, dan sebagai dasar pembentukan cadangan kerugian piutang.Untuk menentukannya, bisa dengan menghitung tanggal faktur atau tanggal jatuh tempo kemudian menggunakan rumus:Umur Piutang = Tanggal Laporan – Tanggal FakturAda beberapa klasifikasi standar aging sebagai berikut: Kelompok Umur Interpretasi 0–30 hari Piutang lancar 31–60 hari Perlu monitoring 61–90 hari Risiko meningkat >90 hari Berpotensi bermasalah Contoh Buku Besar Piutang DagangUntuk memahami bagaimana buku besar piutang dagang dibukukan, berikut adalah contoh format dalam bentuk tabel: Tanggal Keterangan Ref Debit (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) 01-01-2026 Saldo Awal SAL01 10.000.000 05-01-2026 Penjualan Kredit INV-001 5.000.000 15.000.000 10-01-2026 Penerimaan Kas RC-001 8.000.000 7.000.000 15-01-2026 Retur Penjualan RT-001 1.000.000 6.000.000 20-01-2026 Penjualan Kredit INV-005 3.500.000 9.500.000 Catatan: Saldo awal: 10.000.000 (mungkin berasal dari periode sebelumnya) Penjualan (Debit pada sub-ledger) menambah piutang Penerimaan kas, retur, dan diskon (Kredit pada sub-ledger) mengurangi piutang Saldo pada akhir periode menunjukkan total piutang PT ABC Contoh Template ExcelUntuk memudahkan, berikut struktur sederhana di Excel untuk satu pelanggan:Kolom: A: Tanggal | B: Keterangan | C: Ref | D: Debit | E: Kredit | F: Saldo Baris 2 (Saldo Awal): masukkan saldo awal di F2 Baris 3 (contoh entri): D3 = nilai penjualan (jika ada), E3 = nilai penerimaan (jika ada). F3 formula: =F2 + D3 – E3 Salin formula F3 ke bawah untuk running balance Untuk ringkasan total per pelanggan: gunakan =SUM(F:Fx) atau =SUMIF(CustomerRange, “PT ABC”, SaldoRange) pada sheet Master.Baca Juga: Buku Besar Pembantu Piutang: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Cara Membuatnya untuk Akuntansi UsahaTips Praktis dalam Pengelolaan Buku Besar PiutangDengan pengelolaan yang tepat, buku besar piutang dagang mampu memberikan visibilitas penuh atas posisi piutang perusahaan dan mendukung proses penagihan yang lebih efektif.Agar buku besar piutang dagang tetap akurat, terkendali, dan bernilai strategis bagi perusahaan, berikut praktik terbaik yang perlu diterapkan: No Tips Pengelolaan Penjelasan Praktis 1 Posting segera setelah transaksi Setiap penjualan kredit dan penerimaan kas harus langsung diposting ke buku besar piutang untuk menjaga saldo tetap real-time dan menghindari selisih 2 Gunakan kode pelanggan yang konsisten Kode pelanggan yang seragam mencegah salah posting, duplikasi akun, dan memudahkan penelusuran transaksi per pelanggan 3 Standarisasi referensi dokumen Gunakan format nomor faktur, kwitansi, dan jurnal yang konsisten agar setiap transaksi mudah dilacak saat rekonsiliasi atau audit 4 Lakukan aging piutang secara rutin Susun laporan umur piutang minimal setiap bulan untuk memprioritaskan penagihan, terutama pada saldo di atas 60 hari 5 Terapkan pemisahan tugas Staf yang membuat faktur sebaiknya berbeda dengan staf yang melakukan penerimaan kas dan rekonsiliasi untuk memperkuat pengendalian internal 6 Monitor piutang bermasalah Identifikasi pelanggan dengan pola keterlambatan pembayaran dan siapkan kebijakan cadangan kerugian piutang 7 Lakukan backup dan pengarsipan data Simpan dokumen pendukung secara fisik dan digital, serta lakukan backup data secara berkala untuk menghindari kehilangan informasi penting 8 Manfaatkan software akuntansi Otomatisasi pencatatan, rekonsiliasi, dan laporan aging membantu mengurangi kesalahan manual serta meningkatkan efisiensi operasional Baca Juga: Cara Membuat Neraca Saldo Lengkap dengan Contoh, Mudah!KesimpulanBuku besar piutang dagang adalah alat pengendalian dan pelaporan yang krusial untuk memantau piutang per pelanggan dan memastikan kesesuaian dengan buku besar utam.Pengelolaan buku besar piutang yang tepat dan efektif mencakup posting tepat waktu, pemisahan tugas, dan penggunaan kode pelanggan yang konsisten.Untuk pengelolaan yang lebih praktis, memanfaatkan software akuntansi terintegrasi bisa menjadi solusi efektif.Mekari Jurnal hadir dengan menawarkan dukungan mendukung posting otomatis, rekonsiliasi, dan aging report real-time, memudahkan pengelolaan pencatatan piutang yang lebih optimal.Coba gratis sekarang juga dan rasakan pertumbuhan bisnis yang signifikan pada perusahaan dagang Anda!Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Referensi:Scribd, “Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang”.Thomson Reuters, “Accounts Receivable Ledger report”.
