Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh
Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh

Buku Besar Pembantu Utang: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat dan Contoh Praktis Akuntansi

Tayang
Di tulis oleh: Author Avatar Andhika Pramudya

Highlights
  • Buku besar pembantu utang mencatat kewajiban usaha secara rinci per pemasok, sehingga perusahaan dapat memantau saldo utang, faktur terbuka, dan jatuh tempo pembayaran dengan lebih akurat
  • Buku ini berfunsi sebagai buku pendukung akun kontrol utang usaha, dengan secara rinci memastikan total saldo di buku besar umum tersusun dari data yang valid dan terverifikasi
  • Melalui adanya buku ini, perusahaan dapat memudahkan proses rekonsiliasi, penelusuran transaksi, dan pemeriksaan audit internal maupun eksternal

Keberadaan buku besar pembantu utang memungkinkan pencacatan yang lebih berfokus pada utang secara detail sehingga perusahaan dapat mengelolanya dengan lebih baik dan terhindar dari keterlambatan pembayaran.

Singkatnya, buku ini bersifat perpanjangan dari buku besar umum, yang lebih luas memaparkan transaksi utang yang telah dikelompokkan menurut pemasok atau kreditur.

Jika melihat dari struktur yang digunakan, buku besar umum hanya menyajikan saldo keseluruhan akun utang usaha di neraca, sedangkan buku pembantu utang menguraikan detail saldo setiap pemasok.

Untuk lebih dalam memahami mengenai apa itu buku besar pembantu utang serta fungsi dan cara membuatnya, simak selengkapnya dalam artikel Mekari Jurnal berikut ini.

Apa Itu Buku Besar Pembantu Utang?

Buku besar pembantu utang juga disebut dengan accounts payable subsidiary ledger atau accounts payable subledger.

Buku besar ini secara khusus digunakan sebagai jurnal yang mengumpulkan catatan rinci dari setiap informasi utang usaha perusahaan terhadap pemasok maupun kreditur.

Ini secara spesifik mendukung ringkasan informasi yang tercantum pada buku besar umum, dengan memberikan gambaran yang lebih detail dan rinci atas siapa saja yang berhutang kepada perusahaan dan berapa nilainya.

Secara operasional, buku besar pembantu utang membantu akuntan dalam menelusuri setiap transaksi utang tanpa mengacaukan struktur utama buku besar umum.

Contoh singkatnya seperti ini, jika buku besar umum hanya menunjukkan total utang usaha Rp100 juta, buku pembantu utang akan menunjukkan berapa utang kepada setiap pemasok, faktur mana yang belum dibayar, dan kapan jatuh temponya.

Buku Besar Pembantu Utang vs Buku Besar Umum

Dalam praktik akuntansi bisnis, pengelolaan utang usaha harus bisa melihat dari dua sisi laporan keuangan, baik dari sisi gambaran ringkas sekaligus aspek yang lebih detail.

Di sinilah peran antara buku besar umum dan buku besar pembantu utang berkaitan dan saling melengkapi.

Walaupun begitu, keduanya memiliki karakteristik dan mencatat utang usaha dengan sangat berbeda. Hal ini dapat terlihat pada tabel perbandingannya berikut ini.

Tabel Perbandingan Buku Besar Umum dan Buku Besar Pembantu Utang

Aspek Buku Besar Umum Buku Besar Pembantu Utang
Fungsi Utama Mencatat ringkasan seluruh akun keuangan perusahaan Mencatat rincian utang usaha per pemasok
Tingakt Detail Ringkasan total Detail per kreditur
Fokus Pencatatan Total saldo akun utang usaha Faktur, pembayaran, retur, dan saldo tiap pemasok
Pihak yang Dicatat Tidak spesifik per pemasok Spesifik per pemasok/kreditur
Posisi dalam Sistem Akuntansi General ledger Subsidiary ledger
Akun Terkait Accounts Payable Subsidiary ledger accounts payable
Peran dalam Laporan Keuangan Menyajikan saldo utang di neraca Mendukung akurasi saldo utang di neraca
Kegunaan Manajerial Analisis keuangan makro Pengendalian utang dan jadwal pembayaran

Fungsi dan Manfaat Buku Besar Pembantu Utang

Buku besar pembantu utang dibentuk dan digunakan dengan beberapa fungsi yang membantu perusahaan, mulai dari:

1. Mempermudah Monitoring Utang per Pemasok

Buku pembantu utang berfungsi mencatat utang yang terpisah pada setiap vendor, hal ini membantu memudahkan pemantauan oleh perusahaan secara lebih detail.

Dengan informasi berapa banyak nominal yang harus dibayar dan kapan jatuh temponya dengan tepat, membantu perusahaan menjaga hubungan baik dengan pemasok dengan baik.

2. Mendukung Pengendalian Internal dan Audit

Pencatatan setiap utang yang detail dan terperinci membantu bisnis dalam memperkuat sistem pengendalian internal.

Proses audit juga semakin mudah melalui dokumentasi yang detail pada buku pembantu utang, sehingga auditor dapat menelusuri transaksi dengan lebih mudah dan cepat.

Baca Juga: Mengenal Berbagai Istilah Audit Pada Laporan Keuangan Perusahaan

3. Membantu Perencanaan Arus Kas dan Pembayaran

Perusahaan juga dapat merencanakan aliran kas dengan lebih baik berkat transaksi utang yang tercatat lengkap.

Manajemen dapat  mengetahui semua kewajiban dan jadwal pembayaran yang mendukung pengelolaan likuiditas yang lebih efisien dan terhindari dari kekurangan kas yang mendadak.

4. Menyediakan Data Rinci untuk Pelaporan Keuangan

Terakhir, adanya buku besar pembantu utang juga berfungsi sebagai penyedia informasi yang rinci untuk memudahkan penyusunan laporan keuangan yang akurat, mulai dari neraca, laba-rugi, hingga laporan arus kas.

Dengan demikian, perusahaan mendapatkan gambaran keuangan yang utuh, mencakup nilai total utang di laporan akhir serta detail utang per kreditur.

Contoh Buku Besar Pembantu Utang

Dalam konteks bisnis, biasanya perusahaan menggunakan tiga macam buku besar, mulai dari buku besar pembantu piutang, buku pembantu utang, dan buku pembantu persediaan barang.

Namun, dalam artikel ini kita akan lebih fokus pada buku besar pembantu utang terlebih dahulu.

Untuk bentuk format buku besar pembantu yang umum digunakan ada dua, yaitu bentuk skontro dan bentuk staffel.

1. Bentuk Buku Besar Pembantu Utang Bentuk Skontro

Nama: …………………………………………..

Alamat: ………………………………………….                                          (……………….)

Tanggal Keterangan Ref Debit (Rp) Tgl Keterangan Ref Kredit (Rp)

2. Bentuk Buku Besar Pembantu Utang Bentuk Staffel

Nama: …………………………………………..

Alamat: ………………………………………….                                          (……………….)

Tanggal Keterangan Ref Debit (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp)

Cara Membuat Buku Besar Pembantu Utang

Untuk membuat ilustrasi buku besar pembantu utang,  berikut contoh transaksi penjualan yang bisa digunakan.

Sebuah perusahaan dagang selama bulan Juli 2025 telah melakukan transaksi pembelian dagang secara kreditke beberapa pemasok sebagai berikut:

  • Juli 3: Dibeli barang dagang secara kredit dari PT Sinar Jaya seharga Rp 3.500.000. Faktur Pembelian Nomor 101.
  • Juli 6: Dibeli barang dagang secara kredit dari CV Makmur Abadi seharga Rp 2.200.000. Faktur Pembelian Nomor 102.
  • Juli 10: Dibeli barang dagang secara kredit dari PT Sinar Jaya seharga Rp 1.800.000. Faktur Pembelian Nomor 103.
  • Juli 13: Terjadi retur pembelian kepada CV Makmur Abadi sebesar Rp 400.000 karena barang rusak. Nota Debit Nomor 05.
  • Juli 18: Dibayar sebagian utang kepada PT Sinar Jaya sebesar Rp 4.000.000. Bukti Kas Keluar Nomor 045.
  • Juli 22: Dibeli barang dagang secara kredit dari PT Global Logistik seharga Rp 2.750.000. Faktur Pembelian Nomor 104.
  • Juli 27: Dibayar lunas sisa utang kepada CV Makmur Abadi sebesar Rp 1.800.000. Bukti Kas Keluar Nomor 052.

Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Dengan Studi Kasus

Dari data transaksi penjualan tersebut, catat ke dalam buku besar pembantu utang. Contoh penyusunannya (dalam bentuk Staffel) adalah sebagai berikut:

Nama Akun: PT Sinar Jaya

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
03/07/2025 Faktur Pembelian FP-101 3.500.000 3.500.000
10/07/2025 Faktur Pembelian FP-103 1.800.000 5.300.000
18/07/2025 Pembayaran Utang BKK-045 4.000.000 1.300.000
Saldo utang PT Sinar Jaya per 31 Juli  2025:  Rp1.300.000

Nama Akun: CV Makmur Abadi

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
06/07/2025 Faktur Pembelian FP-102 2.200.000 2.200.000
13/07/2025 Retur Pembelian ND-005 400.000 1.800.000
27/07/2025 Pembayaran Utang BKK-052 1.800.000 0
Saldo utang CV Makmur Abadi per 31 Juli  2025: Rp0

Nama Akun: PT Global Logistik

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
22/07/2025 Faktur Pembelian FP-104 2.750.000 2.750.000
Saldo utang PT Global Logistik per 31 Juli 2025:Rp2.750.000

Rekapitulasi Saldo Buku Besar Pembantu Utang per 31 Juli 2025

Pemasok Saldo Utang (Rp)
PT Sinar Jaya 1.300.000
CV Makmur Abadi 0
PT Global Logistik 2.750.000
Total Utang Usaha 4.050.000

Itulah ilustrasi bagaimana cara membuat buku besar pembantu utang, di mana total utang usaha yang tercantum harus sama dengan saldo akun utang usaha yang terdapat di buku besar umum.

Tips Pengelolaan Buku Besar Pembantu Utang

Memastikan buku besar pembantu utang agar tetap akurat dan berguna memang terasa sangat rumit.

Untuk memudahkan pengelolaannya, terdapat beberapa cara yang bisa Anda lakukan secara praktis, terapkan hal-hal mulai dari:

  • Mulai dengan memperbarui catatan secara rutin pada setiap transaksi utang untuk mencegah penumpukan pekerjaan, mengurangi risiko lupa entri, dan terhindar dari kesalahan selisih saldo
  • Lakukan rekonsiliasi berkala dengan memeriksa kesesuaian total saldo buku pembantu dengan akun kontrol utang usaha di buku besar umum. Jika menemukan perbedaan, segera telusuri penyebabnya
  • Kelola pengarsipan bukti transaksi dengan baik untuk memudahkan verifikasi saat audit atau ketika perlu penelusuran lebih lanjut. Cara praktisnya adalah dengan menyimpan faktur, nota pengeluaran kas, dan dokumen pendukung lain beserta entrinya di buku pembantu utang
  • Berikan tanda khusus pada setiap transaksi yang penting, misalnya tandai faktur dengan tanggal jatuh tempo mendekat atau pembelian dalam jumlah besar. Cara ini mempermudah penjadwalan pembayaran tepat waktu dan menghindari denda keterlambatan
  • Manfaatkan perangkat lunak akuntansi modern yang dapat mencatat transaksi dan mengelola buku besar secara otomatis, sehingga dapat memastikan saldo yang tercatat tetap akurat dan minim human error

Baca Juga: Fitur Pembukuan Mekari Jurnal: Keunggulan dan Tips Memilih Software Terbaik

Kesimpulan

Itulah penjelasan komprehensif mengenai buku besar pembantu utang yang menjadi salah satu pondasi penting dalam pencatatan transaksi dan sumber penyusunan laporan keuangan yang akurat dan detail.

Melalui catatan yang lebih rinci dan pengelolaan utang usaha yang lebih efektif, hal ini mendukung proses pengendalian internal, proses audit, dan perencanaan arus kas yang lebih efektif dan optimal.

Salah satu tips yang paling efektif untuk memudahkan pengelolaan buku besar pembantu utang adalah dengan mengadopsi software akuntansi terintegrasi, seperti Mekari Jurnal.

Gunakan Mekari Jurnal untuk mencatat dan membuat buku besar pembantu utang secara otomatis.

Dari faktur pembelian hingga laporan keuangan lengkap, semua bisa dikerjakan dalam satu platform yang terintegrasi.

Kelola utang usaha lebih praktis dan minim risiko, coba Mekari Jurnal gratis sekarang!

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

 

 

 

Referensi:

Investopedia, “Accounts Payable Subsidiary Ledger: Meaning, Overview, and Examples”.

Scribd, “Contoh Buku Besar Pembantu Utang”.

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

WhatsApp Hubungi Kami