Menghitung dan Membandingkan Biaya Implementasi vs Konsultasi ERP

Highlights

Memahami komponen biaya implementasi dan konsultasi ERP menjadi elemen penting dalam mengelola anggaran perusahaan secara optimal
Perhitungan yang tepat mencegah pembengkakan biaya dan memastikan implementasi berjalan efektif
Dengan membandingkan keduanya, perusahaan dapat merencanakan Total Cost of Ownership (TCO) secara lebih akurat dan meminimalkan risiko hidden cost
Untuk implementasi yang memungkinkan biaya yang terukur, Mekari Jurnal ERP modular bisa menjadi solusi tepat dengan modul yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Seiring pertumbuhan perusahaan, kebutuhan akan sistem yang mampu mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis secara mulus dan terpusat menjadi jauh lebih penting untuk mengatasi tuntutan produktivitas yang cepat, akurat, dan berbasis data.

Kini, solusi tersebut dapat terjawab melalui implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang mampu mengoperasikan bisnis dengan dukungan otomatisasi.

Namun, sebelum mengimplementasi ERP, perusahaan sebaiknya perlu memahami struktur biaya, proses implementasi, serta bagaimana menghitung dan membandingkan biaya implementasi vs konsultasi ERP secara objektif.

Simak lebih lanjut mengenai hal ini dalam artikel dari Mekari Jurnal berikut ini.

Pentingnya Menghitung Biaya Implementasi ERP Secara Objektif

Mengambil keputusan untuk implementasi ERP merupakan langkah jangka panjang, sehingga kesalahan perhitungan dapat menyebabkan pembengkakan anggaran, keterlambatan go-live, hingga kegagalan transformasi digital.

Dalam hal ini, perusahaan perlu memahami dua aspek utama yang penting untuk membandingkan biaya terkait, yaitu:

Memahami biaya implementasi ERP
Biaya yang keluar untuk konsultasi ERP

Masing-masing memiliki struktur biaya yang berbeda, sehingga perbandingan keduanya membantu Anda merencanakan total cost of ownership (TCO) secara realistis.

Biaya Implementasi ERP

Apa saja komponen biaya implementasi ERP? Memahami struktur biaya ketika implementasi aplikasi ERP penting agar perusahaan dapat mengetahui estimasi anggaran dan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional yang sudah direncanakan.

Struktur biaya implementasi ERP yang paling umum ditemukan dalam perusahaan di Indonesia, mencakup:

1. Lisensi atau Berlangganan Sistem ERP

Sistem ERP berbasis cloud saat ini lebih umum menggunakan subscription tahunan atau bulanan, sehingga nilai investasinya bergantung pada modul yang dipilih dan jumlah pengguna internal.

Untuk biaya lisensi bisnis, biasanya struktur perhitungan dasar akan berdasarkan model yang akan dipilih, misalnya: per user per bulan, per modul, per kapasitas transaksi, atau kombinasi dari beberapa model tersebut.

2. Biaya Konfigurasi Awal

Konfigurasi awal menjadi penentu dalam aspek tingkat kesesuaian antara sistem dan proses bisnis yang diterapkan perusahaan.

Beberapa konfigurasi atau setup operasional yang penting, seperti pengaturan COA, pengaturan gudang, lokasi, dan unit kerja, serta struktur organisasi dan approval.

3. Migrasi dan Pembersihan Data

Migrasi data menjadi salah satu komponen biaya yang paling besar, ini dilandasi dari aspek seperti data yang buruk akan merusak sistem baru sejak hari pertama, sehingga proses cleansing menjadi wajib.

Biaya migrasi akan dipengaruhi dari banyaknya data yang ingin dibawa, semakin banyak data (jumlah, jenis data, kualitas) maka akan semakin tinggi waktu dan biaya implementasinya.

4. Integrasi dengan Sistem Lain

Sebelum mengadopsi ERP, banyak perusahaan yang sudah menggunakan aplikasi operasional untuk kebutuhan operasional spesifik, seperti POS, aplikasi HRIS, atau software manufaktur.

Setelah mengimplementasi ERP, sistem membutuhkan integrasi data dengan software lama melalui pengembangan API, uji testing, dan mapping proses.

5. Pelatihan Pengguna

Kebutuhan pelatihan untuk menggunakan ERP penting agar implementasi dapat dilaksanakan dengan berhasil dan efektif.

Struktur biaya pelatihan dapat bervariasi, menyesuaikan dengan kompleksitas modul dan jumlah peserta pelatihan.

6. Dukungan Teknis dan Pemeliharaan

Struktur biaya ini cukup penting dalam memastikan keberlanjutan operasional, terlebih bagi perusahaan yang sedang bertumbuh dan mengimplementasi ERP modular.

ERP modular menyediakan modul sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari paket langganan, SLA tertentu, maupun pembaruan fitur dan patch tambahan.

Menghitung Biaya Implementasi ERP dengan TCO

Anda dapat menghitung biaya investasi atau pengeluaran awal dalam mengimplementasi ERP dengan menggunakan Total Cost of Ownership (TCO).

Contoh struktur perhitungannya adalah sebagai berikut:

TCO = (Biaya Implementasi Awal + Subskripsi × 3 Tahun + Pemeliharaan + Pengembangan Tambahan)

Perhitungan TCO ini tidak hanya melihat gambaran biaya untuk biaya tahun pertama, namun juga investasi jangka panjang.

Tips Menghindari Biaya Tersembunyi

Evaluasi implementasi ERP sering kali menghadapi kendala akibat biaya yang tidak terduga atau tersembunyi (hidden cost), seperti migrasi data yang tidak bersih, perubahan kebutuhan atau modul yang mendadak, pengembangan laporan khusus, user error, ketidaksiapan infrastruktur internal, dan keterbatasan dukungan dari penyedia.

Untuk itu, dilakukan upaya mitigasi yang dapat dilakukan, mencakup penetapan lingkup awal yang jelas, penyiapan data standar yang berkualitas, pemilihan penyedia implementasi (vendor) yang terpercaya, serta pendokumentasian proses bisnis secara komprehensif.

Biaya Konsultasi ERP

Setelah memahami komponen utama dan rumus menghitung implementasi ERP, kini Anda dapat lanjut untuk memahami biaya konsultasi ERP.

Konsultasi ERP berperan dalam mengarahkan proyek agar sesuai dengan implementasi yang ideal, memastikan proses berjalan dengan efektif, serta meminimalisir terjadinya risiko kegagalan.

Umumnya, biaya konsultasi dihitung berdasarkan dua model, yaitu biaya per jam dan biaya per hari. Untuk struktur harga juga bervariasi tergantung tingkat senioritas konsultan, industri, kompleksitas, dan modul yang dikerjakan.

Selain komponen biaya konsultan, terdapat juga komponen biaya lainnya, mulai dari:

1. Biaya Project Management

Komponen biaya ini berkaitan dengan penyusunan timeline implementasi, manajemen risiko, pemantauan performa, dan koordinasi dokumen dan tim agar dapat memastikan go-live berjalan sesuai rencana.

2. Biaya Kustomisasi dan Development

Komponen ini menghitung rincian biaya untuk kebutuhan kustomisasi dan pengembangan fitur yang dibutuhkan bisnis.

Pengembangan API, perubahan modul, maupun kustomisasi fitur spesifik termasuk dalam struktur biaya ini yang dihitung berdasarkan kompleksitas dan jam kerja.

Cara Menghitung Biaya Konsultasi ERP

Untuk menghitung rincian biaya konsultasi ERP, umumnya pelaku bisnis dapat menggunakan beberapa formula praktis berikut ini:

1. Formula Perhitungan Berdasarkan Jam

Biaya Konsultasi = Jam Kerja × Tarif Konsultan per Jam

2. Formula Perhitungan Berdasarkan Harian

Biaya Konsultasi = Hari Kerja × Tarif Harian Konsultan

3. Formula Perhitungan Per Proyek (Paling sering digunakan dalam proyek ERP besar)

Biaya Konsultasi = Total Man-Hour Konsultan × Tarif Rata-Rata

Perbandingan: Implementasi vs Konsultasi

Berdasarkan pemaparan mengenai struktur biaya yang dibutuhkan dalam implementasi ERP maupun konsultasi ERP, perbandingannya dapat terlihat sebagai berikut:

Aspek	Implementasi ERP	Konsultasi ERP
Lingkup	Konfigurasi sistem dan setup	Pengarahan, evaluasi, dan optimisasi
Komponen	Setup, migrasi data, dan training	Jam kerja konsultan, custom, dan PM
Bentuk biaya	Biasanya fixed atau paket	Biasanya berdasarkan jam atau hari
Risiko	Cost overrun jika data buruk	Cost overrun jika requirement berubah
Kapan dibutuhkan	Saat go-live ERP	Saat optimasi, integrasi, atau ekspansi

Idealnya, perusahaan dapat mengkombinasikan keduanya agar implementasi berjalan akurat dan proses bisnis lebih terarah.

Sebagai gambaran berapa biaya yang harus perusahaan keluarkan untuk implementasi ERP, adalah sebagai berikut:

1. Biaya Implementasi ERP pada Unit Usaha Mikro dan Kecil

Biaya ERP untuk usaha kecil dengan pendapatan tahunan sekitar Rp300 juta hingga Rp2 miliar per tahun berkisar antara Rp2 juta hingga Rp50 juta per bulan. Dalam hal biaya tahunan, solusi ERP dapat berharga antara Rp12 juta hingga Rp600 juta.

Namun, jumlah ini belum memperhitungkan implementasi awal atau pelatihan pengguna. Karena jumlah pengguna di usaha kecil berkisar antara 2 hingga 19 karyawan, di mana biaya ERP per pengguna dapat sangat bervariasi.

2. Biaya Implementasi ERP pada Bisnis Skala Menengah

Biaya Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP) untuk bisnis menengah yang berpenghasilan lebih dari Rp500 juta per bulan atau Rp2,5 miliar per tahun berkisar antara Rp50 juta hingga Rp100 juta per tahun untuk solusi ERP.

Umumnya jumlah karyawan dalam bisnis menengah antara 20 hingga 99 orang. Semakin banyak pengguna, semakin tinggi biaya kepemilikan perangkat lunak ERP.

3. Biaya Implementasi ERP pada Bisnis Enterprise

Biaya bulanan rata-rata untuk sistem ERP adalah Rp200 juta per tahun untuk bisnis tingkat perusahaan dengan setidaknya ratusan dan ribuan karyawan dan pendapatan tahunan lebih dari Rp2,5 miliar.

Namun, berdasarkan per pengguna, biaya ERP untuk perusahaan mungkin lebih rendah dibandingkan dengan bisnis kecil dan menengah karena adanya diskon massal yang mungkin telah diterapkan.

Studi Kasus Perhitungan Rincian Biaya Implementasi dan Konsultasi ERP

Sebuah perusahaan distribusi memiliki kapasitas transaksi, sumber daya, dan aset sebagai berikut:

Memiliki jumlah karyawan sebanyak 20 karyawan
Mengelola dua gudang cabang
Mengakomodir 5000 SKU
Memiliki jumlah transaksi bulanan sebanyak 800 transaksi
Telah memiliki modul akuntansi, inventaris, pembelian, penjualan, dan manufaktur ringan

Berdasarkan data tersebut, dapat dikatakan bahwa perusahaan distribusi ini memiliki skala bisnis operasional skala menengah dan ingin bertransformasi ke operasional bisnis berbasis digital.

Vendor pilihan perusahaan kemudian menghitung struktur biaya yang dibutuhkan untuk mengimplementasi ERP ke dalam ekosistem bisnis, dengan estimasi:

Lisensi tahunan: Rp120 juta
Setup & konfigurasi: Rp65 juta
Migrasi data: Rp40 juta
Integrasi & API: Rp20 juta
Pelatihan: Rp15 juta
Support 1 tahun: Rp18 juta

Total biaya implementasi ERP di tahun pertama terhitung sebesar Rp278 juta.

Hal ini masih diluar dari jasa konsultasi ERP yang dibutuhkan agar proses implementasi berjalan ideal dan terjadwal.

Biaya konsultan selama 120 jam (× Rp250.000), QA dan UAT sebesar Rp15 juta, dan PM sebesar Rp18 juta adalah Rp63 juta.

Kesimpulan

Menghitung dan membandingkan struktur biaya implementasi dan konsultasi ERP menjadi bagian penting sebelum memutuskan transformasi sistem.

Banyak komponen yang terlibat dalam perhitungan, dan perusahaan harus memahaminya dengan tepat untuk mengelola anggaran adopsi ERP melalui TCO secara realistis.

Kombinasi persiapan internal yang matang, data yang rapi, serta pendampingan konsultan yang berpengalaman membuat investasi ERP memberikan nilai maksimal untuk efisiensi dan akurasi operasional.

Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi ERP modern dan modular, Mekari Jurnal ERP menawarkan sistem terintegrasi yang mudah diimplementasikan, scalable, serta dilengkapi fitur akuntansi, persediaan, penjualan, manufaktur, dan supply chain berbasis cloud.

Platform ini membantu bisnis mengoptimalkan proses, meningkatkan visibilitas data, dan mempercepat pengambilan keputusan strategis.

Jika perusahaan Anda sedang merencanakan implementasi ERP dan tertarik untuk menggunakan Mekari Jurnal, silahkan hubungi tim kami melalui WA dengan klik tombol di bagian bawah ini.

Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Dapatkan penawaran menarik langsung dari kami serta uji coba gratis selama 7 hari!

Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda dan bisnis yang sedang dikembangkan!

Referensi:

Ultra Consultant, “How to Calculate ERP Implementation Cost”.

Gestisoft, “What is ERP consulting? Process, benefits, cost”.

Kategori : Other

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.