Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh
Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh

Cara Mengelola Akun Hutang di Buku Besar Umum (General Ledger)

Tayang
Di tulis oleh: Author Avatar Andhika Pramudya
Highlights
  • Pengelolaan hutang usaha yang tepat menjaga arus kas tetap sehat sekaligus memperkuat hubungan dengan pemasok
  • Buku besar umum berperan sebagai pusat kontrol untuk mencatat, memantau, dan memverifikasi seluruh kewajiban perusahaan
  • Proses akuntansi hutang dimulai dari jurnal umum, diposting ke buku besar, lalu menjadi dasar laporan keuangan
  • Penggunaan sistem akuntansi modern membantu otomatisasi pencatatan hutang agar lebih akurat, real-time, dan efisien

Hutang usaha merupakan bagian yang sulit untuk dipisahkan ketika berkaitan dengan siklus operasional di hampir semua bisnis di Indonesia.

Kaitan hutang usaha bisa ditemukan dalam berbagai proses, seperti ketika membeli bahan baku secara kredit, menerima jasa dengan pembayaran tunda, atau melakukan pembelian inventaris yang harus dicatat dan dipantau sampai akhirnya dilunasi tepat waktu.

Hal ini yang menyebabkan pengelolaan hutang perlu diperhatikan. Jika tidak, tagihan yang terlewat atau catatan yang tidak sesuai faktur bisa mengganggu hubungan dengan vendor serta arus kas bisnis, dan pada akhirnya akan memengaruhi angka di dalam laporan keuangan.

Untuk mencegah hal ini tidak terjadi, di sinilah peran buku besar umum atau general ledger yang membantu pengelolaan akun hutang dengan rapi dan terkontrol.

Apa Itu Akun Hutang dalam Buku Besar Umum?

Buku besar atau general ledger adalah kumpulan akun yang berfungsi mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan, mulai dari kas, piutang, persediaan, aset tetap, pendapatan, hingga beban.

Dalam ekosistem akuntansi ini, akun hutang dalam buku besar memegang peranan sebagai catatan kewajiban yang perusahaan miliki kepada pemasok atau pihak ketiga akibat transaksi secara kredit.

Akun ini meningkat ketika perusahaan melakukan pembelian dengan pembayaran tertunda dan masuk ke kategori kewajiban lancar (current liabilities) dalam laporan posisi keuangan.

Dalam struktur akuntansi standar sendiri, akun hutang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori:

  1. Kewajiban (Liabilities): Tercatat dalam laporan posisi keuangan atau neraca
  2. Hutang Usaha: Kewajiban jangka pendek yang biasanya timbul dari pembelian bahan baku atau jasa operasional
  3. Hutang Lain-lain: Kewajiban kepada pihak selain pemasok rutin, seperti hutang pajak atau hutang gaji

Peran Buku Besar dalam Pengelolaan Hutang

Dalam konteks pengelolaan hutang, buku besar tidak hanya sebagai catatan transaksi melainkan sebagai alat kontrol yang dinamis dan kronologis dalam setiap pergerakan kewajiban perusahaan.

Tanpa keberadaannya, bisnis akan sulit untuk melakukan audit internal maupun eksternal secara efektif.

Beberapa peran dan fungsi lain buku besar dalam mengelola hutang perusahaan, mencakup:

  1. Merangkum Transaksi secara Tersentralisasi: Semua transaksi hutang yang tersebar di berbagai jurnal dirangkum menjadi satu informasi utuh
  2. Memantau Saldo Kewajiban: Memberikan gambaran real-time mengenai total hutang yang masih aktif tanpa harus menghitung ulang dari nota fisik satu per satu
  3. Dasar Penyusunan Laporan Keuangan: Tanpa data dari buku besar, Anda tidak akan bisa menyusun neraca atau laporan arus kas yang valid
  4. Alat Verifikasi Akurasi: Berfungsi sebagai filter untuk memeriksa apakah ada kesalahan pencatatan atau duplikasi transaksi sebelum laporan final dipublikasikan

Adanya buku besar juga memastikan bahwa prinsip check and balance dalam akuntansi tetap terjaga, sehingga setiap pengeluaran untuk membayar hutang didasari atas transaksi yang sah.

Baca Juga: Kenali Perbedaan Hutang dan Piutang & Tips Cara Mengelolanya

Hubungan Jurnal Umum dan Buku Besar dalam Pencatatan Hutang

Dalam siklus akuntansi, proses pencatatan tidak terjadi secara instan langsung ke laporan akhir, namun terdapat alur logis yang harus dilewati sehingga setiap data memiliki bukti pendukung yang kuat.

Baik jurnal umum dan buku besar merupakan dua komponen berbeda yang bekerja saling berurutan dan bergantung untuk mencapai pengelolaan hutang yang ideal.

Atas dasar fundamental ini, proses pencatatan hutang usaha secara umum akan melewati tiga tahapan ini:

1. Transaksi Dicatat dalam Jurnal Umum

Ketika perusahaan menerima faktur dari pemasok atas pembelian secara kredit, staf akuntansi mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum.

Di sinilah transaksi pertama kali “diabadikan” dalam sistem akuntansi, lengkap dengan tanggal, deskripsi, dan nilai debit-kredit.

2. Jurnal Diposting ke Buku Besar

Proses posting adalah pemindahan catatan dari jurnal umum ke akun-akun yang relevan dalam buku besar.

Setiap baris dalam jurnal umum diposting ke akun yang sesuai. Dalam hal hutang usaha, nilai kredit dari pembelian kredit akan dipindahkan ke akun accounts payable dalam buku besar.

3. Saldo Akun Dihitung untuk Laporan Keuangan

Setelah semua transaksi dalam satu periode diposting, saldo masing-masing akun dalam buku besar dihitung.

Saldo akhir akun hutang inilah yang kemudian masuk ke dalam neraca sebagai komponen kewajiban lancar.

Catatan: Posting adalah proses memindahkan catatan transaksi dari jurnal ke buku besar sesuai akun yang digunakan dan seringkali dianggap teknis dan membosankan, tetapi sangat menentukan akurasi seluruh sistem pelaporan keuangan.

Cara Mengelola Akun Hutang dalam Buku Besar Umum

utang usaha dalam buku besar

Setelah Anda memahami apa hubungan antara pencatatan di dalam buku besar dan fungsi mencatat akun hutang, maka selanjutnya adalah memahami proses pengelolaannya.

Masing-masing jenis atau skala perusahaan, baik UMKM hingga korporat besar, memiliki cara tersendiri dalam mengelola akun hutang di dalam buku besar umum.

Namun, umumnya akan mencakup lima proses berikut.

1. Siapkan Akun Hutang dalam Chart of Accounts

Sebelum mencatat, pastikan akun hutang telah tercantum dengan benar dalam chart of accounts beserta kode akunnya yang perusahaan untuk digunakan dalam buku besar.

Untuk akun hutang usaha (accounts payable), biasanya diberikan kode dalam kelompok 2xxxx (kelompok liabilitas), seperti kode 2100 untuk Utang Usaha.

Kode yang konsisten dan terstruktur memudahkan identifikasi, pencarian, dan pelaporan di kemudian hari. Selain itu, apabila terdapat banyak pemasok yang berbeda, pertimbangkan buat sub-akun atau akun pembantu per pemasok.

2. Catat Transaksi Hutang pada Jurnal Umum

Selanjutnya, catat setiap transaksi transaksi pembelian secara kredit secara langsung ke dalam jurnal umum dan jangan menundanya. Ini penting agar terhindar dari risiko ketidaksesuaian data antara catatan internal dengan faktur pemasok.

Format pencatatan transaksi hutang dilakukan dengan aset beban yang diterima dicatat di sisi debit, sementara kewajiban (hutang) yang timbul dicatat di sisi kredit.

Jangan lupa untuk setiap entri jurnal untuk dicatat dengan informasi yang lengkap, mulai dari tanggal transaksi, nomor faktur pemasok sebagai referensi, deskripsi singkat transaksi, dan nilai rupiah yang tepat.

Baca Juga: Buku Utang: Pengertian, Manfaat dan Strategi Terbaik Mengelola Utang Usaha Secara Efektif

3. Posting Jurnal ke Buku Besar

Cara manual dilakukan dengan memposting transaksi ke buku besar artinya menyalin nilai dari jurnal ke format buku besar yang memiliki kolom tanggal, keterangan, referensi, debit, kredit, dan saldo.

Dalam akun utang usaha dalam buku besar, pembelian kredit akan muncul di kolom kredit (menambah saldo hutang), sedangkan pembayaran kepada pemasok akan muncul di kolom debit (mengurangi saldo hutang).

Kemudian saldo hutang akan dihitung sebagai selisih antara total kredit dan total debit. Jika kredit lebih besar, saldo bersifat kredit, menandakan masih ada kewajiban yang belum dilunasi.

4. Hitung Saldo Akun Hutang Secara Berkala

Demi memastikan agar data akurat dan sesuai dengan yang sebenarnya, saldo hutang bisa diverifikasi atau rekonsiliasi akun secara berkala, baik itu setiap akhir bulan, atau lebih sering jika volume transaksi tinggi.

Pada prosesnya, saldo akun hutang akan dibandingan dengan daftar tagihan yang belum dibayar, konfirmasi saldo dari pemasok, dan catatan pembayaran yang sudah dilakukan.

Jika ditemukan ketidaksesuaian data, maka terindikasi adanya transaksi yang belum tercatat, pembayaran yang salah posting, atau ada faktur yang dicatat ganda.

Deteksi dini lebih ini lebih mudah dan murah daripada ketika kesalahan ditemukan pada laporan tahunan.

Baca Juga: Permudah Rekonsiliasi dengan Aplikasi Pencocokan Transaksi

5. Gunakan Buku Besar Pembantu Hutang

Untuk perusahaan yang berurusan dengan banyak pemasok, salah satu solusi agar proses pencatatan lebih efektif adalah dengan memanfaatkan penyusunan buku besar pembantu hutang.

Buku besar pembantu hutang berfungsi untuk mencatat transaksi per pemasok secara individual, sehingga informasi yang disajikan lebih detail dan pengelolaan hutang lebih terkontrol.

Jika menggunakan ini, pastikan total saldo semua akun dalam buku besar pembantu harus selalu sama dengan saldo akun hutang di buku besar umum.

Tips Mengelola Akun Hutang dengan Baik

Ada beberapa cara dan tips praktis yang bisa membantu Anda lebih efektif dan terkontrol ketika mengelola akun hutang perusahaan.

  1. Lakukan pencatatan transaksi dengan rutin atau di hari yang sama dengan trasanski terjadi agar mengurangi risiko seperti faktur terselip atau tanggal pengakuan yang tidak akurat
  2. Buat COA yang jelas dan konsisten agar semua anggota tim keuangan tidak mengalami ambigu dan mengalami kebingungan
  3. Simpan dokumen transaksi pendukung seperti faktur, purchase order, bukti penerimaan barang, dan bukti pembayaran untuk memudahkan proses audit
  4. Lakukan pemeriksaan saldo secara berkala dan rekonsiliasi dengan pernyataan pemasok
  5. Pantau jatuh tempo setiap tagihan agar tidak merusak hubungan dengan pemasok dan memicu denda keterlambatan, namun perlu diperhatikan bahwa membayar terlalu cepat juga bisa mengganggu arus kas

Baca Juga: Panduan Lengkap Akuntansi Piutang untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Mengelola akun hutang dalam buku besar umum merupakan aspek yang fundamental dalam menentukan kualitas laporan keuangan secara keseluruhan.

Akun hutang merupakan gambaran kewajiban dari perusahaan dan cara dicatat, diposting, serta dipantau dapat menentukan apakah laporan keuangan mencerminkan kondisi bisnis yang sesungguhnya.

Agar proses pengelolaan ini lebih efisien, Anda bisa mengurangi beban manual dan mulai beralih ke sistem akuntansi modern yang memproses pencatatan, postingan, pemantauan dalam satu tempat.

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi terintegrasi berbasis cloud yang menyediakan fitur pencatatan otomatis, penyusunan laporan aging, dan integrasi pembukuan ke laporan keuangan secara real-time.

Coba Mekari Jurnal GRATIS sekarang dan rasakan perbedaan mengelola akun hutang dengan sistem yang benar-benar dirancang untuk bisnis Indonesia.

Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang!

 

 

 

Referensi:

Investopedia, “Understanding Accounts Payable (AP) With Examples and How To Record AP”.

Microsoft, “Reconciling Payables to General Ledger”.

Clear, “Accounts Payable Journal Entry: Types & Examples”.

AFP, “Accounts Payable”.

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

WhatsApp Hubungi Kami