Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh
Standar keamanan ISO/IEC 27001
Tersertifikasi Oleh

Cara Menagih Invoice yang Belum Dibayar: Tahapan, Contoh Surat, dan Tips Follow Up

Tayang
Ditulis oleh: Author Avatar Angela Amanda
Mekari Jurnal Insight

  • Penagihan yang efektif mengikuti jadwal tetap, dari H-7 sampai H+60, dengan nada yang meningkat di tiap tahap.
  • Surat penagihan piutang wajib memuat nomor invoice, nominal, tanggal jatuh tempo, dan batas waktu pembayaran baru.
  • Fitur reminder otomatis Mekari Jurnal membantu tim finance menagih tanpa follow up manual satu per satu.

Menagih invoice yang belum dibayar, tidak hanya sekedar melakukan follow up. Perusahaan harus mampu membuat SOP dan tahapan penagihan; untuk menghindari kendala pembayaran yang terlambat.

Sembilan dari sepuluh perusahaan di Indonesia mengalami keterlambatan pembayaran, dan sekitar sepertiga piutang B2B berstatus lewat jatuh tempo (Atradius, 2026). 

Artikel ini membahas jadwal follow up, contoh pesan, contoh surat, dan langkah lanjutan bila klien tetap menunggak.

Mengapa invoice sering telat dibayar?

Keterlambatan tidak selalu berarti klien beritikad buruk. Survei Atradius 2026 mencatat tekanan likuiditas pelanggan sebagai pemicu utama keterlambatan pembayaran di Indonesia. Selain itu, ada beberapa penyebab lain yang sering terjadi:

  • Arus kas klien sedang ketat: klien menunda pembayaran ke pemasok untuk menjaga kasnya sendiri.
  • Proses internal klien lambat: invoice harus melewati beberapa lapis persetujuan sebelum dibayar.
  • Invoice tidak sampai ke orang yang tepat: tagihan terkirim ke staf operasional, bukan ke bagian keuangan.
  • Isi invoice keliru: nominal, nomor PO, atau data pajak tidak sesuai sehingga klien menahan pembayaran.
  • Termin tidak jelas: invoice tidak mencantumkan tanggal jatuh tempo yang spesifik.

Mengenali penyebabnya membantu Anda memilih nada dan langkah penagihan yang tepat.

Hal-hal yang perlu dicek sebelum menagih invoice

Menagih invoice yang ternyata sudah dibayar akan merusak kredibilitas Anda. Pastikan lima hal ini lebih dulu:

  1. Status pembayaran: cek mutasi rekening dan lakukan rekonsiliasi bank. Pastikan dana memang belum masuk.
  2. Bukti pengiriman invoice: pastikan invoice terkirim dan diterima oleh PIC keuangan klien.
  3. Kesesuaian isi: cocokkan nominal, nomor PO, dan rincian barang atau jasa dengan kontrak.
  4. Dokumen pendukung: siapkan surat jalan, berita acara serah terima, atau faktur pajak bila diminta.
  5. Termin pembayaran: pastikan tanggal jatuh tempo sesuai kesepakatan, misalnya net 30.

Cara menagih invoice yang belum dibayar secara bertahap

Kunci penagihan adalah konsistensi. Gunakan jadwal tetap agar setiap klien diperlakukan sama dan tidak ada invoice yang terlewat.

1. Kirim pengingat sebelum jatuh tempo

Pengingat di H-7 atau H-3 bukan penagihan. Tujuannya memastikan invoice sudah masuk antrean pembayaran klien. Tahap ini juga memberi klien waktu untuk menyampaikan koreksi lebih awal.

2. Follow up invoice pada hari jatuh tempo

Kirim pesan singkat yang menyebut nomor invoice, nominal, dan rekening tujuan. Hindari kalimat yang menuduh. Pada tahap ini klien belum terlambat.

3. Tanyakan kendala pada H+3

Gunakan kalimat netral seperti “pembayaran belum tercatat di sistem kami”. Tanyakan apakah ada dokumen yang kurang. Banyak tunggakan selesai di tahap ini karena penyebabnya administratif.

4. Telepon PIC keuangan pada H+7

Telepon lebih sulit diabaikan daripada email. Minta satu hal yang konkret: tanggal pembayaran. Setelah itu, kirim email ringkasan percakapan sebagai bukti tertulis.

5. Kirim surat penagihan piutang pada H+14

Surat resmi menunjukkan bahwa perusahaan serius. Cantumkan riwayat pengingat sebelumnya dan batas waktu pembayaran baru, umumnya tujuh hari kerja.

6. Kirim peringatan terakhir pada H+30

Sebutkan konsekuensi yang sudah disepakati di kontrak. Contohnya penghentian layanan, penangguhan pengiriman berikutnya, atau denda keterlambatan.

Contoh pesan follow up invoice dan surat penagihan piutang

Berikut adalah timeline tindakan dan channel reminder yang dapat digunakan dalam proses penagihan, beserta contoh pesan beserta data dan gaya komunikasi yang dapat disesuaikan dengan perusahaan Anda:

WaktuKanalNadaTindakan
H-7 sampai H-3Email atau WhatsAppRamahKirim pengingat dan lampirkan ulang invoice
Hari HEmailNetralInformasikan bahwa invoice jatuh tempo hari ini
H+3EmailSopan dan lugasTanyakan status dan kendala pembayaran
H+7TeleponTegasMinta tanggal pasti pembayaran
H+14Surat resmiFormalKirim surat penagihan piutang
H+30Surat resmiFormal dan tegasKirim surat peringatan terakhir, tinjau penghentian layanan
H+60Jalur hukumFormalSomasi, lalu pertimbangkan gugatan sederhana

Contoh pesan WhatsApp sebelum jatuh tempo (H-3)

Selamat pagi Ibu Rina. Kami dari PT Cipta Rasa Nusantara ingin mengingatkan bahwa invoice INV-2026-0917 senilai Rp48.000.000 akan jatuh tempo pada 1 Oktober 2026. Salinan invoice kami lampirkan kembali. Mohon kabari kami jika ada dokumen yang perlu dilengkapi. Terima kasih.

Contoh email follow up setelah jatuh tempo (H+3)

Subjek: Follow Up Pembayaran Invoice INV-2026-0917

Yth. Ibu Rina,

Kami ingin menindaklanjuti invoice INV-2026-0917 senilai Rp48.000.000 yang jatuh tempo pada 1 Oktober 2026. Hingga hari ini pembayaran tersebut belum tercatat di sistem kami.

Mohon informasi jadwal pembayarannya. Jika pembayaran sudah dilakukan, mohon kirimkan bukti transfer agar dapat kami cocokkan. Kami siap membantu bila ada kendala.

Hormat kami, Dimas Pratama Finance, PT Cipta Rasa Nusantara

Contoh surat penagihan piutang (H+14)

Nomor: 021/FIN-CRN/X/2026 Perihal: Penagihan Piutang

Kepada Yth. Pimpinan CV Mitra Boga Sejahtera di Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kami, CV Mitra Boga Sejahtera masih memiliki kewajiban sebagai berikut:

  • Nomor invoice: INV-2026-0917
  • Tanggal invoice: 1 September 2026
  • Tanggal jatuh tempo: 1 Oktober 2026
  • Nilai invoice: Rp48.000.000
  • Pembayaran diterima 11 Oktober 2026: Rp20.000.000
  • Sisa tagihan: Rp28.000.000

Kami telah mengirim pengingat pada 28 September, 4 Oktober, dan 8 Oktober 2026. Kami mohon sisa tagihan dilunasi paling lambat 22 Oktober 2026 ke rekening yang tercantum pada invoice.

Apabila pembayaran telah dilakukan, mohon abaikan surat ini dan kirimkan bukti transfernya kepada kami.

Hormat kami, Dimas Pratama Finance Manager

Contoh surat peringatan terakhir (H+30)

Perihal: Peringatan Terakhir Pembayaran Invoice INV-2026-0917

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat kami nomor 021/FIN-CRN/X/2026, sisa tagihan sebesar Rp28.000.000 belum kami terima hingga hari ini.

Kami memberikan kesempatan terakhir untuk melunasi kewajiban tersebut paling lambat 7 November 2026. Jika hingga tanggal tersebut belum ada pembayaran, kami akan menangguhkan pengiriman berikutnya sesuai Pasal 7 perjanjian kerja sama dan menempuh upaya hukum yang tersedia.

Kami tetap terbuka untuk membahas skema pembayaran sebelum tanggal tersebut.

Langkah lanjutan jika klien tetap tidak membayar

Jika seluruh tahapan sudah dijalankan dan klien tetap menunggak, pertimbangkan langkah berikut secara berurutan.

  • Tawarkan skema cicilan: pembayaran bertahap sering lebih realistis bagi klien yang kasnya ketat. Tuangkan kesepakatan baru secara tertulis.
  • Hentikan layanan atau pengiriman: lakukan hanya jika hak ini tercantum di kontrak.
  • Kenakan denda keterlambatan: denda hanya dapat ditagih bila sudah disepakati di kontrak atau tercantum pada invoice sejak awal.
  • Kirim somasi: somasi adalah teguran tertulis yang menyatakan debitur lalai. Dasarnya adalah Pasal 1238 KUH Perdata. Somasi menjadi bukti penting bila sengketa berlanjut ke pengadilan.
  • Ajukan gugatan sederhana: untuk perkara cidera janji dengan nilai gugatan paling banyak Rp500.000.000, Perma Nomor 4 Tahun 2019 menyediakan prosedur dengan pembuktian sederhana yang diperiksa hakim tunggal.

Simpan seluruh bukti: kontrak, PO, surat jalan, invoice, dan riwayat follow up. Untuk nilai tagihan besar, konsultasikan dengan penasihat hukum sebelum mengirim somasi.

Tips agar invoice dibayar tepat waktu

Pencegahan lebih murah daripada penagihan. Terapkan tips menagih pembayaran klien berikut sejak awal kerja sama.

  1. Tulis tanggal jatuh tempo secara eksplisit: gunakan “paling lambat 1 Oktober 2026”, bukan “30 hari setelah invoice diterima”.
  2. Minta uang muka: terutama untuk klien baru atau proyek bernilai besar.
  3. Sediakan beberapa metode pembayaran: transfer bank, virtual account, atau tautan pembayaran.
  4. Cantumkan klausul denda dan penghentian layanan di kontrak: klausul ini menjadi dasar saat eskalasi.
  5. Evaluasi riwayat bayar pelanggan: perketat termin untuk klien yang sering terlambat.
  6. Pantau laporan umur piutang setiap minggu: tangani invoice begitu masuk kelompok 1-30 hari.
  7. Aktifkan reminder otomatis: sistem mengirim pengingat tanpa bergantung pada ingatan tim.

Otomatiskan penagihan invoice dengan Mekari Jurnal

Jadwal penagihan yang rapi sulit dijalankan manual saat jumlah invoice mencapai ratusan per bulan. Penagihan yang disiplin juga bergantung pada data yang akurat: siapa yang belum bayar, berapa sisanya, dan sudah berapa hari terlambat.

Mekari Jurnal mengautomasikan pengelolaan transaksi dari pembuatan invoice, pembayaran, hingga rekonsiliasi, serta dilengkapi dengan beberapa fitur yang memudahkan penagihan invoice:

  • Reminder otomatis: kirim pengingat sebelum jatuh tempo untuk mengurangi keterlambatan pembayaran pelanggan.
  • Kirim invoice lewat WhatsApp: invoice dapat diekspor ke PDF atau Excel dan dikirim melalui WhatsApp secara otomatis.
  • Dasbor penerimaan: pantau status pembayaran tiap invoice dalam satu tampilan.
  • Pembayaran penuh, deposit, atau parsial: catat pelunasan sebagian tanpa jurnal manual.
  • Mekari Pay: terima dana dari berbagai bank dan payment gateway.
  • Rekonsiliasi bank otomatis: kurangi risiko menagih invoice yang sebenarnya sudah dibayar.
  • Joint invoice: satukan beberapa invoice agar penagihan ke pelanggan besar lebih mudah dikelola.

Kurangi invoice telat bayar dengan aplikasi penagihan invoice Mekari Jurnal!

Referensi

  • Atradius. B2B Payment Practices Trends in Indonesia 2026.
  • Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). PSAK 109 Instrumen Keuangan.
  • Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Pasal 1238 dan Pasal 1243.

Mekari Jurnal solusi AI untuk pengelolaan keuangan perusahaan, pemantauan cash flow, laporan pengeluaran, dan operasional bisnis dengan fitur mulai gratis

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Mekari Jurnal solusi AI untuk pengelolaan keuangan perusahaan, pemantauan cash flow, laporan pengeluaran, dan operasional bisnis dengan fitur mulai gratis