Bagaimana cara membuat buku hutang dengan menggunakan rumus excel? Pelajari selengkapnya di Blog Mekari Jurnal!
Salah satu kewajiban yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah membayar hutang tepat waktu sebelum jatuh tempo.
Hutang ini bisa berasal dari pembelian aset atau inventaris yang belum dibayar.
Oleh sebab itu, daftar hutang ini harus dicatat ke dalam buku hutang setiap akhir periode.
Dengan begitu, pihak manajemen keuangan perusahaan dapat menganalisisnya untuk mengambil keputusan yang bijak terkait anggaran perusahaan pada periode selanjutnya.
Salah satu format daftar hutang yang paling umum digunakan adalah buku hutang excel karena lebih mudah untuk dipelajari.
Dalam Microsoft Excel, Anda dapat memasukkan komponen-komponen yang harus ada di dalam daftar hutang, seperti nama vendor, tanggal, jumlah, serta tanggal jatuh tempo.
Dengan membuat buku hutang piutang excel, diharapkan perusahaan Anda bisa lebih mudah membuat dan melacak jadwal pembayaran hutang dengan tepat waktu.
Alur Transaksi Hutang Piutang Perusahaan
Sebelum masuk ke pembahasan cara membuat buku hutang excel, penting untuk memahami alur dari transaksi perusahaan yang menimbulkan hutang usaha.
Hutang usaha bisa berasal dari transaksi pembelian barang (yang akan dijual kembali atau digunakan), tagihan (listrik, telepon, internet), gaji karyawan, dan biaya sewa kantor.
Transaksi tersebut bisa berupa tunai, transfer bank, maupun giro.
Semua perusahaan dari jenis bisnis apapun pasti melakukan salah satu dari transaksi di atas sehingga secara otomatis nilainya harus dicatat ke dalam daftar hutang perusahaan.
Membuat daftar hutang perusahaan bisa jadi menyita waktu dan memusingkan jika harus dicatat atau ditulis secara manual di buku.
Belum lagi masalah tertentu yang bisa muncul akibat kesalahan mencatat atau menghitung yang kurang akurat tentu akan berdampak pada pengelolaan keuangan.
Maka dari itu, Anda membutuhkan software yang dapat memudahkan Anda dalam mengolah data hutang.
Salah satu software yang biasa digunakan adalah Microsoft Excel yang memungkinkan Anda untuk mengolah dan menghitung data hutang yang bersifat numerik (angka).
Baca juga: 13 Cara Mengelola Utang Perusahaan, Dijamin Efektif!
Rumus Membuat Buku Hutang dalam Ms. Excel
Berikut ini beberapa rumus Excel yang bisa Anda gunakan dalam membuat buku hutang:
- SUMIF dan COUNTIF
Kedua rumus ini umumnya digunakan untuk menjumlahkan pembayaran huang sesuai dengan kode atau nama vendornya masing-masing.
SUMIF digunakan untuk menjumlahkan total nilai dalam range sesuai kriteria tertentu, dan COUNTIF menghitung jumlah nilai sesuai kriteria tertentu.
Misalnya, bayangkan Anda ingin menghitung total tagihan selama periode Januari hingga Juni pada tagihan internet, maka Anda bisa menggunakan rumus SUMIF.
Jika Anda ingin menghitung berapa kali Anda membayar tagihan telepon selama periode Januari hingga Juni, Anda bisa gunakan rumus COUNTIF.
- IFERROR
Rumus Excel selanjutnya digunakan untuk menguji sebuah kriteria dan akan menghasilkan salah satu dari dua value, yakni TRUE atau FALSE.
Kerap terjadi ketika mengolah data, hasil yang muncul adalah ERROR atau #N?A.
Kalau hasil ini dibiarkan begitu saja, sudah tentu membuat proses analisis dan pembacaan data jadi kurang nyaman.
Nah, melalui rumus ini, Anda bisa menghindari munculnya kesalahan atau error pada range yang dipasang rumus VLOOKUP.
Dengan begitu, hasil pengolahan daftar hutang akan jadi lebih akurat dan maksimal.
Baca juga: Cara Mengelola dan Menagih Piutang Secara Efektif
- VLOOKUP
Dalam membuat buku hutang excel pasti ada saatnya Anda perlu menemukan berbagai hal dalam tabel atau range tertentu menurut baris.
Misalnya, menemukan nama karyawan berdasarkan ID atau memasukkan data vendor ke dalam sheet pembayaran sesuai dengan kodenya.
Dengan menggunakan VLOOKUP, Anda bisa mengambil isi dari cell atau tabel daftar hutang sesuai dengan kriteria yang telah Anda tentukan.
- Rumus Penambahan dan Pengurangan
Dalam membuat buku hutang excel, rumus penambahan digunakan untuk memproses tanggal pinjam dan tanggal jatuh tempo.
Sedangkan rumus pengurangan digunakan untuk memproses tabel jumlah pinjaman dan jumlah yang dibayarkan di tabel sisa hutang.
Cara Membuat Buku Hutang dengan Menggunakan Excel
Dalam membuat buhu hutang piutang excel, Anda perlu membuat setidaknya tiga sheet, di antaranya sheet daftar hutang, sheet pembayaran, dan sheet pembelian.
Berikut ini langkah-langkah membuat buku hutang dengan menggunakan excel.
1. Membuat Sheet Pembelian
Selanjutnya, Anda perlu membuat sheet pembelian. Sesuai namanya, dalam sheet ini, Anda perlu memasukkan data-data pembelian barang.
Buat tabel yang terdiri dari 9 kolom, yaitu:
- Nomor
- Tanggal
- ID vendor
- Nama
- Faktur
- Nama barang
- QTY
- Harga
- Jumlah.
Sebenarnya, tabel ini bisa Anda isi secara manual, tapi untuk kolom nama vendor, Anda bisa menggunakan kombinasi rumus IFERROR dan VLOOKUP.
Gunakan dua rumus tersebut untuk mengisi kolom nama vendor yang terdapat di sheet Daftar Hutang.
Rumus ini berfungsi untuk menyesuaikan kondisi jika kolom ID vendor kosong, maka tidak akan muncul error dalam kolom nama vendor.
2. Membuat Sheet Pembayaran
Langkah terakhir dalam membuat buku hutang excel adalah membuat sheet pembayaran.
Sheet ini nantinya akan berisi tentang informasi jumlah yang harus Anda bayarkan kepada masing-masing vendor.
Buatlah satu tabel yang terdiri dari 6 kolom, di antaranya:
- Nomor
- Tanggal ID vendor
- Nama vendor
- Nomor faktur
- Jumlah
Jika dilihat sekilas, sheet ini akan tampak mirip dengan sheet pembelian, yang membedakan hanya kolom faktur dan jumlah.
Untuk kondisi kolom nama vendor juga sama dengan sheet pembelian, yakni apabila kolom ID kosong, maka kolom D tidak akan muncul #N/A.
Setelah tiga sheet di atas selesai dibuat, maka proses pembuatan buku hutang excel pun sudah selesai.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Sederhana dengan Ms. Excel
3. Membuat Sheet Daftar / Buku Hutang Excel
Sheet harus Anda buat pertama kali adalah sheet daftar hutang.
Dalam sheet daftar hutang akan memperlihatkan saldo awal dan akhir hutang kepada masing-masing vendor Anda.
Sheet ini memiliki setidaknya satu tabel yang terdiri dari 7 kolom, yakni kolom:
- Nomor ID
- Nama vendor
- Saldo awal
- Mutasi pembelian
- Mutasi pembayaran
- Saldo akhir
Pada kolom mutasi pembayaran, Anda bisa mengaplikasikan rumus SUMIF.
Misalnya, Anda ingin mengetahui jumlah hutang yang perlu dibayarkan pada vendor A.
Maka, Anda bisa gunakan rumus =SUMIF(sum_range;criteria_range1; criteria1; criteria_range2; criteria2,…).
Untuk rangkuman prosesnya adalah sebagai berikut:
- Isi sheet Pembelian dengan urutan pengisian mulai dari nomor, tanggal, ID, nama (otomatis akan muncul sesuai dengan ID), faktur, nama barang, QTY, dan harga (jumlahnya akan otomatis muncul).
- Selanjutnya, isi sheet pembayaran yang terdiri dari nomor, tanggal ID vendor, nama vendor, faktur, jumlah
- Isi data dalam sheet Daftar Hutang, mulai dari kolom nomor, ID, nama vendor, dan saldo awal.
Setelah mengisi semua informasi yang diperlukan di sheet Pembelian dan Pembayaran, kolom mutasi pembelian dan pembayaran di sheet Daftar Hutang akan terisi otomatis.
Sebelum menutup Microsoft Excel, pastikan terlebih dahulu bahwa ID dalam sheet Pembelian dan Pembayaran dama dengan yang ada di sheet Daftar Hutang.
Baca juga: Cara Mengelola Umur Piutang untuk Tingkatkan Kas
Kelola Hutang Piutang Perusahaan Lebih Akurat dengan Software Akuntansi Mekari Jurnal
Anda dapat mengelola utang-piutang dengan mudah dengan menggunakan software akuntansi online seperti Mekari Jurnal.
Dengan menggunakan Jurnal, Anda dapat:
- Menentukan batas maksimal utang-piutang
- Menentukan syarat pembayaran
- Mengaktifkan fitur pengingat piutang dan utang, dan masih banyak lagi.
Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan email tagihan secara otomatis sebelum atau sesudah jatuh tempo.
Coba Jurnal sekarang dan dapatkan free trial selama 14 hari!
Saya Mau Coba Gratis Jurnal Sekarang!
atau
Saya Mau Bertanya Ke Sales Jurnal Sekarang!
Itulah penjelasan terkait cara membuat buku hutang piutang excel yang bisa Anda terapkan dan kembangkan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Semoga informasi di atas bisa berguna untuk Anda supaya menghasilkan daftar hutang piutang yang lebih baik dan akurat.
