Pentingnya Audit Operasional dalam Manajemen Supply Chain Audit operasional memiliki peran penting untuk memastikan bahwa setiap aspek dari supply chain dapat berfungsi secara efisien, efektif, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan meningkatnya kompleksitas dan globalisasi supply chain, audit operasional berfungsi mengidentifikasi adanya potensi risiko, pemborosan, dan meningkatkan transparansi dan kinerja. Memaksimalkan aktivitas bisnis sehari-hari tentu dapat meningkatkan nilai dan daya jual Oleh karena itu, pemahaman dan implementasi audit operasional yang tepat menjadi kunci untuk memastikan bahwa semua elemen dalam supply chain sehari-hari bekerja secara sinergis dan optimal. Pengertian Audit Operasional Audit operasional adalah pemeriksaan menyeluruh, mulai dari proses, sistem, prosedur, dan pengendalian internal organisasi, untuk menilai efisiensi, efektivitas, dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang ada. Audit ini berfokus pada evaluasi yang menitikberatkan kepada potensi risiko, penyebab pemborosan sumber daya, serta efisiensi operasional dengan berorientasi ke masa depan. Sasaran utama audit operasional adalah mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengoptimalkan proses, dan meningkatkan efisiensi operasional organisasi secara keseluruhan. Ada tiga perspektif yang bisa perlu Anda ketahui mengapa mencapai audit operasional pada bisnis penting, yaitu: Dari sudut pandang manajemen, audit operasional menjadi alat proaktif untuk memastikan bahwa operasi perusahaan selaras dengan tujuan strategisnya. Bagi karyawan sendiri, audit ini menyoroti area yang perlu diperhatikan atau menyarankan perubahan yang dapat memperlancar alur kerja mereka, yang akhirnya menghasilkan lingkungan kerja yang lebih memuaskan. Dari sisi pelanggan juga mendapat manfaat secara tidak langsung dari audit operasional, karena dapat merasakan kualitas produk yang lebih baik, layanan yang lebih cepat, dan peningkatan kepuasan pelanggan. Berdasarkan tiga sudut pandang tersebut, tidak dipungkiri bahwa audit operasional memiliki fungsi dan manfaat yang setara seperti melakukan audit keuangan. Perbedaan Audit Operasional dan Audit Keuangan Audit operasional dan audit keuangan memiliki tujuan yang berbeda namun saling melengkapi dalam suatu organisasi. Audit operasional berfokus pada evaluasi efisiensi dan efektivitas proses dan sistem internal suatu organisasi. Cakupannya meliputi sistem manajemen, pengendalian operasional, dan kinerja keseluruhan dengan tujuan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengoptimalkan proses, dan meningkatkan efisiensi operasional. Audit ini biasanya dilakukan oleh auditor internal atau auditor eksternal yang mengkhususkan diri dalam efisiensi operasional. Sebaliknya, audit keuangan menilai keakuratan dan keandalan laporan keuangan suatu organisasi. Audit ini mencakup laporan keuangan, sistem akuntansi, dan proses pelaporan keuangan, yang bertujuan untuk memastikan bahwa laporan disajikan secara wajar dan sesuai dengan standar akuntansi. Audit keuangan umumnya dilakukan oleh auditor eksternal yang merupakan akuntan publik bersertifikat (CPA) atau profesional berkualifikasi lainnya. Meskipun kedua jenis audit tersebut penting bagi kesehatan organisasi, audit operasional berfokus pada peningkatan proses internal, sedangkan audit keuangan berfokus pada upaya memastikan integritas pelaporan keuangan. Manfaat dan Tujuan Pemahaman Audit Operasional bagi Bisnis dan Pemilik Usaha 1. Mengidentifikasi Ketidakefisienan Salah satu tujuan utama dari audit operasional adalah untuk mengidentifikasi area-area yang tidak efisien dalam aktivitas organisasi. Dengan melakukan peninjauan terhadap proses, kebijakan, dan prosedur yang ada, auditor dapat menemukan di mana organisasi mungkin membuang-buang sumber daya, waktu, atau uang. Sebagai contoh, audit operasional bisa mengungkapkan adanya langkah-langkah yang tidak perlu dalam suatu proses atau pemanfaatan peralatan yang kurang optimal. 2. Meningkatkan Manajemen Risiko Audit operasional juga berperan dalam mengidentifikasi risiko-risiko yang ada dalam operasi organisasi. Dengan memeriksa proses, kebijakan, dan prosedur, auditor dapat menemukan area yang berisiko mengalami penipuan, kesalahan, atau masalah lainnya. Rekomendasi yang diberikan untuk menangani risiko ini akan membantu organisasi dalam mengelola risiko secara lebih efektif dan mengurangi kemungkinan terjadinya masalah yang merugikan. Simak Lebih Lanjut: Apa itu Auditor, Tugas, Kode Etik dan Jenisnya 3. Meningkatkan Efektivitas Audit operasional juga bertujuan untuk mengevaluasi seberapa efektif operasi organisasi. Proses audit dapat membantu menemukan area di mana organisasi mungkin belum mencapai targetnya dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja. Misalnya, audit operasional bisa mengungkapkan area di mana kebutuhan pelanggan belum terpenuhi atau kebutuhan untuk pelatihan tambahan bagi karyawan agar dapat meningkatkan kinerja mereka. 4. Memastikan Kepatuhan Salah satu fungsi dari audit operasional adalah untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku. Dengan menilai operasi yang ada, auditor dapat mengidentifikasi potensi risiko ketidakpatuhan dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kepatuhan. Contohnya, audit operasional mungkin mengidentifikasi kebutuhan akan pelatihan tambahan untuk memastikan bahwa karyawan mengikuti kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. 5. Meningkatkan Efisiensi Setelah ketidakefisienan teridentifikasi, audit operasional memberikan rekomendasi tentang cara meningkatkan efisiensi organisasi. Ini mungkin termasuk menyederhanakan proses, menghilangkan duplikasi, atau mendistribusikan ulang sumber daya. Dengan menerapkan saran-saran ini, organisasi bisa mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan memperbaiki kinerja secara keseluruhan. 6. Mendukung Pengambilan Keputusan Audit operasional menyediakan informasi objektif dan dapat dipercaya yang mendukung proses pengambilan keputusan. Dengan mengidentifikasi inefisiensi, memberikan saran perbaikan, dan menilai risiko, audit operasional memberikan data yang diperlukan bagi pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang operasi organisasi. Unsur atau Komponen dalam Audit Operasional Audit operasional terdiri dari beberapa komponen yang memastikan bahwa semua aspek bisnis diperiksa secara menyeluruh, memberikan wawasan mengenai risiko dan area perbaikan di masa mendatang. Unsur atau komponen tersebut, mencakup: 1. Evaluasi Pengendalian Internal Pengendalian internal adalah kebijakan, prosedur, dan sistem yang ditetapkan oleh manajemen untuk memastikan integritas operasi dan melindungi aset perusahaan. Auditor menilai efektivitas pengendalian ini, mengidentifikasi kelemahan atau kekurangan yang dapat membuat perusahaan terpapar risiko atau penipuan. 2. Penilaian keuangan Komponen ini melibatkan pemeriksaan laporan keuangan, anggaran, dan catatan akuntansi untuk mengevaluasi keakuratan, keandalan, dan kepatuhannya terhadap standar akuntansi yang berlaku. 3. Program Audit Menguraikan prosedur audit dan alur kerja yang akan menjadi dasar kerangka dalam memandu auditor selama proses berlangsung. Auditor mengembangkan program audit yang disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan spesifik perusahaan, memastikan bahwa semua area operasi diperiksa secara menyeluruh. 4. Audit Kepatuhan Audit kepatuhan menilai apakah perusahaan beroperasi sesuai dengan hukum dan peraturan yang relevan. Auditor akan meninjau kebijakan, prosedur, dan praktik perusahaan untuk memastikan semuanya selaras dengan persyaratan hukum yang sekaligus membantu bisnis mengurangi risiko hukum dan mempertahankan kerangka etika dan hukum yang kuat. Selain elemen-elemen tersebut, dalam menjalankan audit operasional dalam manajemen supply chain, terdapat beberapa elemen yang perlu diperhatikan, yaitu: 5. Keakuratan dan Penilaian Inventaris Melakukan penghitungan fisik secara rutin atau audit inventaris perlu dilakukan untuk memverifikasi keakuratan tingkat inventaris yang tercatat. Salah satu cara yang akurat adalah dengan merekonsiliasi perbedaan antara stok aktual dan jumlah yang tercatat. Pastikan juga bahwa metode penilaian inventaris diterapkan secara konsisten dan sesuai dengan standar kebijakan perusahaan. Simak Lebih Lanjut: Metode Penilaian Stok FIFO, LIFO, dan Average 6. Pencatatan Arus Keluar Masuk Stok Mengadopsi aktivitas pencatatan penerimaan dan pengeluaran stok yang komprehensif merupakan faktor terpenting dalam audit operasional. Ini termasuk memeriksa bahwa pengiriman diperiksa, jumlah diverifikasi terhadap pesanan pembelian, dan barang dicatat dengan benar. Hal yang sama juga dilakukan dalam arus keluar stok, mencakup pengemasan dan pengiriman pesanan yang akurat dan dokumentasikan keseluruhan keluar masuk stok dengan baik. Tahapan Audit Operasional yang Efektif Masing-masing perusahaan memiliki metode dalam menjalankan audit operasionalnya sesuai skala bisnis maupun tujuan yang ingin dicapai. Untuk menjalankan audit operasional dalam pengelolaan supply chain, terdapat enam tahapan dasar yang bisa Anda coba bila ingin menerapkan untuk pertama kalinya, yaitu: 1. Tahap Perencanaan Langkah pertama dalam proses audit operasional adalah merencanakan audit. Ini melibatkan pendefinisian cakupan audit khusus untuk rantai pasokan, mengidentifikasi tujuan audit, dan mengembangkan rencana audit yang komprehensif. Rencana tersebut harus menguraikan rincian tentang tim audit, metodologi, jadwal, dan sumber daya yang diperlukan untuk mengevaluasi operasi rantai pasokan secara efektif. 2. Tahap Peninjauan Langkah berikutnya adalah melakukan tinjauan awal terhadap aktivitas supply chain. Tahap peninjauan ini melibatkan pengumpulan informasi tentang tujuan, kebijakan, prosedur, dan proses rantai pasokan. Auditor akan memulainya dengan meninjau dokumentasi yang relevan, mewawancarai personel utama yang terlibat dalam rantai pasokan, dan mengidentifikasi area yang perlu diperhatikan yang mungkin memerlukan penyelidikan lebih lanjut. 3. Praktik Kerja lapangan Selama fase kerja lapangan, data dan bukti dikumpulkan untuk mendukung temuan audit. Ini termasuk meninjau dokumen rantai pasokan, mengamati proses, dan mewawancarai staf yang terlibat dalam berbagai tahap rantai pasokan. Auditor akan menggunakan teknik seperti pengambilan sampel, analisis statistik, dan diagram alur untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan. 4. Analisis Data Secara Mendalam Setelah data terkumpul, auditor akan menganalisisnya untuk mengidentifikasi inefisiensi, ketidakefektifan, atau ketidakpatuhan dalam rantai pasokan. Hal ini melibatkan pemeriksaan data, identifikasi pola dan tren, dan perbandingan kinerja rantai pasokan dengan tolok ukur industri atau praktik terbaik. 5. Penyusunan Pelaporan Auditor kemudian akan menyiapkan laporan yang merangkum temuan audit. Laporan tersebut harus merinci cakupan audit, tujuan, metodologi yang digunakan, dan temuan utama. Laporan tersebut juga harus mencakup rekomendasi untuk meningkatkan operasi rantai pasokan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang relevan. 6. Melakukan Follow-Up Langkah terakhir adalah menindaklanjuti temuan audit. Hal ini melibatkan pemantauan kemajuan penerapan rekomendasi audit dalam rantai pasokan. Auditor dapat melakukan audit tindak lanjut untuk memverifikasi bahwa organisasi telah mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam audit awal. Studi Kasus Implementasi Audit Operasional dalam Usaha Ritel Untuk memahami bagaiman cara audit operasional bekerja dalam mengelola supply chain sebuah bisnis, berikut gambarannya dalam industri ritel. PT. Jurnal Indah Mart adalah sebuah jaringan toko ritel yang menjual barang-barang konsumen, termasuk pakaian, elektronik, dan barang rumah tangga. Meskipun perusahaan ini memiliki sejumlah besar pelanggan dan lokasi, mereka mulai mengalami penurunan profitabilitas dan efisiensi operasional. Untuk mengatasi masalah ini, manajemen akhirnya memutuskan untuk melaksanakan audit operasional secara menyeluruh. Langkah-langkah yang perlu manajemen lakukan adalah: 1. Perencanaan Audit Operasional Pertama-tama, manajemen akan merencanakan objek, tujuan, dan output dari hasil mengaudit operasional supply chain. Manajemen bersama auditor akan mengidentifikasi area yang akan dinilai serta mengkoordinasikan tim yang berkaitan di dalamnya. 2. Penilaian Rantai Pasokan dan Persediaan Kemudian, tahap selanjutnya adalah menilai jalannya alur rantai pasokan dan stok persediaan yang dibantu dengan tim yang berkaitan dalam proses, prosedur, dan kebijakan tersebut. 3. Pengumpulan Bukti di Lapangan Pihak-pihak yang terlibat di dalamnya akan menyediakan informasi melalui cara mereka bekerja dan melakukan wawancara kepada staf yang terlibat. Manajemen dan auditor kemudian akan melakukan pengambilan sampel, mengkategorisasikan data, dan menggabungkannya ke dalam diagram alur untuk melihat gambaran besarnya. 4. Analisis Data Berdasarkan pengkategorian data yang sudah tersimpan dan tersambung dalam diagram, auditor akan mengidentifikasi adanya inefisiensi, ketidakefektifan, atau ketidakpatuhan dalam rantai pasokan. Setelah melalui analisis secara mendalam, ditemukan bahwa terdapat beberapa masalah yang menjadi penyebab penurunan profitabilitas dan efisiensi operasional. Banyak barang yang diterima tidak langsung diperbarui dalam sistem, menyebabkan ketidakcocokan antara catatan inventaris dan stok fisik. Proses checkout di beberapa lokasi terlalu lambat karena sistem kasir yang ketinggalan zaman dan tidak efisien. Banyak barang yang memiliki tingkat rotasi yang sangat rendah, mengakibatkan kelebihan persediaan dan penurunan nilai barang. 5. Penyusunan Laporan Setelah masalah berhasil ditemukan, peneliti kemudian dapat menyusun laporan audit yang berisi cakupan audit, tujuan, metodologi, temuan utama, dan rekomendasi perbaikan. Berdasarkan masalah yang dihadapi oleh PT. Jurnal Indah Mart, auditor merekomendasikan untuk: Menerapkan sistem manajemen persediaan yang lebih baik, termasuk analisis penjualan untuk menentukan tingkat persediaan optimal dan mengurangi kelebihan stok. Meningkatkan wawasan staf dalam menjalankan aktivitas sehari-hari melalui proses edukasi dan pelatihan. Mengintegrasikan sistem penerimaan barang dengan sistem manajemen supply chain secara real-time yang mencakup fitur kasir, manajemen inventaris, manajemen produk, dan manajemen gudang. Simak Lebih Lanjut: Cara Membuat Buku Barang Induk Inventaris 6. Follow-Up Selanjutnya, manajemen yang sudah menerima laporan audit operasional supply chain dari auditor akan menindaklanjuti temuan berdasarkan rekomendasi yang telah diberikan. Kemudian, setelah berhasil memperbaiki area-area yang dapat ditingkatkan, PT. Jurnal Indah Mart dapat merasakan adanya peningkatan pengelolaan supply chain yang lebih efektif serta rasio profitabilitas yang semakin besar. Sistem SCM Mekari Jurnal Bantu Bisnis Mempermudah Audit Operasional Supply Chain Menjalankan audit operasional untuk pengelolaan supply chain membutuhkan banyak waktu, biaya, dan tenaga karena prosesnya yang cukup kompleks. Di sisi lain, hal ini penting agar perusahaan dapat mempertahankan efisiensi proses dan meningkatkan rasio profitabilitas bisnis. Agar dapat membantu memudahkan audit operasional, Mekari Jurnal dapat menjadi solusi untuk membantu proses berjalan lebih optimal berkat fitur supply chain management yang juga terintegrasi dengan fitur akuntansi yang komprehensif. Melalui fitur tersebut, Anda tidak perlu repot lagi untuk mengelola berbagai perhitungan dan aktivitas repetitif lainnya karena dapat berjalan secara otomatis. Berbagai risiko perhitungan stok dan pencatatan arus keluar masuk stok persediaan juga dapat dilakukan secara realtime. Masih terdapat pertanyaan lainnya? Hubungi tim Mekari Jurnal sekarang serta dapatkan free trial menarik selama 7 hari langsung bagi pendaftar pertama! Konsultasi dengan Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Auditguru, “What is An Operational Audit?”. Wikiaccounting, “Operational audit: Definition, Types, Processes, Purpose, and Reporting”. MonitorQA, “Mastering Operational Auditing: Essential Guide”.
