Salah satu aspek dalam supply chain management yaitu pengiriman barang. Biasanya dalam proses ini dikenal istilah delivery order, apakah Anda pernah mendengarnya?
Delivery order merupakan sebuah dokumen penting yang membantu pengirim dalam mendapatkan informasi secara detail mengenai arahan dan membantu mengarahkannya.
Namun terkadang, masih banyak pemilik bisnis yang masih kesulitan dalam membedakan apa itu delivery order dan delivery note.
Panduan Pengenalan Delivery Order
Untuk memahami lebih dalam mengenai delivery order dalam pengiriman barang, simak penjelasan secara lebih dalam berikut ini.
Apa Itu Delivery Order?
Mengutip dari Procurement Tactics, delivery order merupakan sebuah dokumen yang diterbitkan oleh pemasok yang berisikan informasi lengkap seputar barang dan status pengirimannya.
Dokumen atau surat ini akan terbit setelah terjadi kesepakatan antara pemesan dan penjual, kemudian surat akan diturunkan kepada staff bagian distribusi atau penyedia jasa ekspedisi untuk melanjutkan proses pengiriman.
Umumnya, isi dari delivery order menyajikan penjelasan informasi secara detail terkait pengiriman, seperti deskripsi barang, jumlah barang, tujuan pengiriman, dan bukti validitas dokumen.
Fungsi Delivery Order?
Sejatinya, delivery order berfungsi sebagai panduan dari internal untuk pekerja dalam menginformasikan detail pengiriman barang.
Beberapa manfaat dan fungsinya, antara lain sebagai:
- Sebagai dasar hukum jika terjadi masalah dan klaim atas pengiriman suatu barang.
- Melacak status pengiriman yang dilakukan oleh kurir pengirim melalui nomor resi.
- Sebagai bukti pengiriman bagi pemesan bahwa barang sudah berada di tangan pengirim.
Perbedaan Delivery Order dengan Surat Jalan
Berikut adalah beberapa perbedaan yang dapat terlihat dari delivery order dan surat jalan yang sering dibawa oleh kurir ketika mengantarkan barang.
- Fungsinya, surat jalan adalah dokumen yang wajib dibawa dan ditunjukkan kepada petugas jika terdapat pemeriksaan. Sedangkan DO berfungsi menjabarkan informasi barang secara detail namun tidak perlu ditunjukkan kepada petugas.
- Format isi dalam DO berbeda-beda sesuai kebutuhan perusahaan, sedangkan surat jalan biasanya hampir sama.
- Surat jalan akan terbit ketika proses pengiriman akan dilangsungkan, sedangkan DO terbit ketika transaksi telah berhasil antara penjual dan pemesan, kemudian akan menjadi acuan dalam pembuatan surat jalan.
Simak lebih lanjut: Surat Jalan: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Apa yang dimaksud dengan Delivery Note?
Biasanya Anda lebih mengenal delivery note dengan sebutan nota pengiriman atau tanda terima barang.
Delivery note berisikan daftar produk atau informasi lainnya yang disertakan dalam pengiriman, seperti nama barang, jumlah barang, dan detail lain yang berkaitan dalam pengiriman.
Ini biasanya akan menjadi bukti valid oleh pemesan bahwa seluruh pesanannya sudah diterima dalam keadaan baik.
Macam-macam Delivery Note
Penggunaan delivery note juga menyesuaikan dengan tujuan perusahaan menerapkannya. Jika melihat dari hal ini, delivery note terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:
- Sebagai pengiriman barang, yaitu pada saat barang dikirim dari pemasok kepada pemesan. Mencakup detail barang, waktu pengiriman, alamat pengirim, dan kebutuhan lainnya terkait dengan pengiriman.
- Sebagai penjualan barang, yaitu pada saat barang telah berhasil diterima oleh pemesan. Berisikan detail barang yang lengkap, serta digunakan sebagai bukti bahwa barang sudah sampai di titik pengiriman.
- Sebagai dokumen untuk mengurus retur barang, ini terjadi jika terjadi kesalahan atau kerusakan pada barang.
Fungsi Delivery Note
Tidak hanya sebagai bukti dokumen tanda terima penerimaan barang, delivery note juga memiliki beberapa fungsi lainnya.
Pertama, delivery note membantu bagian manajemen inventori untuk memantau stok barang secara berkala. Penerimaan barang yang sudah terdata secara otomatis akan mengurangi stok yang ada di penyimpanan. Oleh karena itu, delivery note juga bertindak sebagai dokumen pencatatan barang.
Kemudian yang kedua adalah sebagai dokumen resmi pengajuan klaim asuransi atau retur barang jika terjadi perbedaan atau kerusakan barang pada saat diterima.
Simak Lebih Lanjut: Cost, Insurance, and Freight (CIF): Pengertian dan Penggunaannya
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Sekilas jika melihat dari istilahnya, baik delivery note dan delivery order terlihat sama. Namun, nyatanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.
Dari Segi Definisi dan Fungsi
- Delivery note: Dokumen yang berisi detail barang yang diterima oleh pelanggan dan dapat digunakan sebagai bukti resmi tanda penerimaan barang.
- Delivery order: Sebagai dokumen untuk memberikan panduan dari pemasok terhadap detail barang yang akan dikirim oleh staf distribusi atau penyedia jasa pengiriman.
Dari Segi Waktu Penerbitan
- Delivery note: Dokumen ini diterbitkan pada saat barang dikirim dan diterima oleh pelanggan.
- Delivery order: Dokumen ini diterbitkan setelah transaksi antara penjual dan pembeli telah berhasil, kemudian barang akan didistribusikan oleh pihak kurir.
Dari Segi Pengguna
- Delivery note: Digunakan oleh kurir pengirim barang, serta pelanggan yang menerima barang.
- Delivery order: Lebih digunakan oleh pihak internal seperti bagian penyedia barang, distributor, dan bagian pergudangan. DO juga akan diberikan kepada penyedia jasa ketiga pengirim barang.
Dari Segi Klaim
- Delivery note: Dapat digunakan sebagai bukti pengajuan asuransi atau klaim barang jika terjadi kerusakan atau masalah yang tidak diinginkan oleh pembeli.
- Delivery order: Tidak dapat digunakan sebagai bukti pengajuan klaim.
Dampak Sistem Delivery terhadap Kepercayaan dan Keuntungan
Memiliki sistem pengiriman yang cepat dan aman dapat membantu meningkatkan tingkat kepercayaan pelanggan kepada perusahaan.
Oleh karena itu, sistem pengiriman barang harus perlu menjadi salah aspek yang perlu Anda perhatiikan mulai dari sekarang.
Berikut adalah beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan dan dampaknya terhadap bisnis.
1. Pengiriman yang Tepat Waktu
Faktor pertama yang menjadi perhatian konsumen adalah ketepatan waktu. Oleh karena itu pastikan bahwa sistem Anda dapat memberikan kesesuaian waktu yang akurat.
Ini akan membantu meningkatkan kepuasan dan kepercayaan terhadap perusahaan.
2. Pelacakan Pengiriman
Sistem yang memungkinkan pelanggan melacak status pengiriman secara real time memberikan transparansi dan rasa kendali kepada pelanggan.
Hal ini mengurangi kecemasan pengiriman dan meningkatkan kepercayaan pada perusahaan.
3. Opsi Pengiriman Fleksibel
Untuk membantu pelanggan menyesuaikan kebutuhannya, ada baiknya Anda menerapkan opsi pengiriman yang fleksibel dalam sistem pengiriman.
Beberapa orang ada yang membutuhkan barang dengan cepat dan tidak peduli dengan besaran biayanya, beberapa lainnya memiliki paket hemat atau gratis namun barang membutuhkan waktu tunggu yang lebih lama.
Adanya opsi yang fleksibel ini membantu meningkatkan pengalaman belanja pelanggan Anda.
3. Sistem Manajemen Inventaris yang Efisien
Sistem manajemen inventaris yang efisien membantu perusahaan mengoptimalkan inventaris produknya.
Hal ini memastikan ketersediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa kelebihan stok atau kekurangan stok.
Hal ini memungkinkan bisnis untuk menghindari kekecewaan pelanggan karena rendahnya ketersediaan produk.
Solusi Mekari Jurnal untuk Optimalisasi Delivery
Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online yang tidak hanya menyajikan fitur pengelolaan keuangan namun juga telah terintegrasi dengan berbagai keperluan supply chain management dalam bisnis.
Dengan menunjang pekerjaan Anda dengan Mekari Jurnal, dapatkan pengelolaan data bisnis Anda secara terpusat sehingga tidak perlu kerepotan dalam memantaunya.
Lalu, mengapa Mekari Jurnal dapat membantu mengoptimalkan sistem pengiriman bisnis Anda?
Pada Mekari Jurnal, terdapat beberapa fitur unggulan yang dapat membantu mengelola sistem pengiriman bisnis, yaitu terdapat pencatatan berbasis otomatis yang dapat mengolah transaksi bisnis Anda secara lebih mudah dan cepat.
Kemudian, Mekari Jurnal juga memiliki fitur manajemen inventori yang memberikan informasi secara detail mengenai perputaran dan status stok barang dalam ruangan penyimpanan Anda.
Ini akan sangat membantu dalam mengelola pengemasan dan volume penjualan yang berdampak pada pengurangan waktu tunggu pengiriman.
Itulah beberapa solusi yang bisa Mekari Jurnal dalam membantu mengoptimalkan sistem delivery order bisnis Anda. Daftarkan sekarang dan dapatkan free trial selama 7 hari dari kami!
Konsultasi Gratis ke Tim Mekari Jurnal!
Referensi:
Procurement Tactics, “Delivery Order — Everything you should know”.
Marketing91, “Delivery Note: Definition, Types, Template, and Examples”.
