Delivery Order Adalah: Fungsi, Contoh, dan Perbedaannya

Delivery order adalah dokumen penting dalam proses pengiriman barang yang digunakan sebagai perintah penyerahan barang dari pihak pengirim kepada penerima.

Dalam dunia bisnis dan logistik, delivery order berperan sebagai bukti administrasi bahwa barang telah diizinkan untuk dikirim sesuai pesanan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu delivery order, fungsinya dalam bisnis, contoh penggunaannya, hingga perbedaannya dengan surat jalan dan dokumen pengiriman lainnya.

Apa Itu Delivery Order?

Delivery order (DO) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual, supplier, atau pihak berwenang sebagai instruksi pengiriman barang kepada pihak logistik atau gudang untuk menyerahkan barang kepada penerima tertentu.

Biasanya, digunakan dalam transaksi bisnis yang melibatkan:

pengiriman barang dalam jumlah besar,
distribusi antarcabang,
pengiriman B2B,
proses logistik perusahaan,

Dokumen ini memastikan bahwa barang yang dikirim sudah sesuai dengan pesanan dan telah mendapatkan persetujuan dari pihak terkait.

Simak lebih lanjut: Surat Jalan: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Fungsi Delivery Order dalam Bisnis

Dokumen ini memiliki beberapa fungsi penting dalam operasional bisnis, antara lain:

1. Bukti Instruksi Pengiriman Barang

Dokumen pengiriman ini berfungsi sebagai perintah resmi bahwa barang boleh dikeluarkan dari gudang dan dikirim ke penerima.

2. Menghindari Kesalahan Pengiriman

Dengan adanya dokumen ini, pihak gudang dan ekspedisi memiliki acuan jelas terkait jenis barang, jumlah barang, dan tujuan pengiriman.

3. Mendukung Administrasi dan Audit

Dokumen ini membantu pencatatan transaksi dan memudahkan proses audit karena dokumen pengiriman terdokumentasi dengan baik.

4. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Proses distribusi barang menjadi lebih terstruktur, terutama bagi bisnis dengan volume pengiriman tinggi.

Pihak yang Terlibat dalam Delivery Order

Dalam proses penggunaannya, terdapat beberapa pihak yang terlibat, yaitu:

Penjual/Supplier: penerbit dokumen.
Gudang: menyiapkan dan mengeluarkan barang.
Ekspedisi/Logistik: mengirimkan barang.
Penerima/Pembeli: menerima barang sesuai DO.

Alur Penggunaan Delivery Order

Berikut alur umum penggunaan dokumen pengiriman dalam proses bisnis:

Pembeli melakukan pemesanan barang.
Penjual memverifikasi pesanan.
Delivery order diterbitkan.
Gudang menyiapkan barang sesuai DO.
Barang dikirim oleh ekspedisi.
Penerima menerima dan memverifikasi barang.

Alur ini membantu memastikan pengiriman berjalan sesuai prosedur dan mengurangi risiko kesalahan.

Contoh Delivery Order dalam Bisnis

Contoh penggunaannya sering ditemui pada:

perusahaan distribusi barang,
bisnis manufaktur,
e-commerce B2B,
retail dengan banyak cabang.

Misalnya, sebuah perusahaan distributor menerbitkan dokumen pengiriman untuk mengirimkan stok barang dari gudang pusat ke cabang di kota lain.

Apa yang dimaksud dengan Delivery Note?

Biasanya Anda lebih mengenal delivery note dengan sebutan nota pengiriman atau tanda terima barang.

Delivery note berisikan daftar produk atau informasi lainnya yang disertakan dalam pengiriman, seperti nama barang, jumlah barang, dan detail lain yang berkaitan dalam pengiriman.

Ini biasanya akan menjadi bukti valid oleh pemesan bahwa seluruh pesanannya sudah diterima dalam keadaan baik.

Macam-macam Delivery Note

Penggunaan delivery note juga menyesuaikan dengan tujuan perusahaan menerapkannya. Jika melihat dari hal ini, delivery note terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

Sebagai pengiriman barang, yaitu pada saat barang dikirim dari pemasok kepada pemesan. Mencakup detail barang, waktu pengiriman, alamat pengirim, dan kebutuhan lainnya terkait dengan pengiriman.
Sebagai penjualan barang, yaitu pada saat barang telah berhasil diterima oleh pemesan. Berisikan detail barang yang lengkap, serta digunakan sebagai bukti bahwa barang sudah sampai di titik pengiriman.
Sebagai dokumen untuk mengurus retur barang, ini terjadi jika terjadi kesalahan atau kerusakan pada barang.

Fungsi Delivery Note

Tidak hanya sebagai bukti dokumen tanda terima penerimaan barang, delivery note juga memiliki beberapa fungsi lainnya.

Pertama, delivery note membantu bagian manajemen inventori untuk memantau stok barang secara berkala. Penerimaan barang yang sudah terdata secara otomatis akan mengurangi stok yang ada di penyimpanan. Oleh karena itu, delivery note juga bertindak sebagai dokumen pencatatan barang.

Kemudian yang kedua adalah sebagai dokumen resmi pengajuan klaim asuransi atau retur barang jika terjadi perbedaan atau kerusakan barang pada saat diterima.

Simak Lebih Lanjut: Cost, Insurance, and Freight (CIF): Pengertian dan Penggunaannya

Perbedaan Delivery Order dengan Dokumen Pengiriman Lainnya

Sekilas jika melihat dari istilahnya, baik delivery note dan delivery order terlihat sama. Namun, nyatanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.

Aspek	Delivery Order	Surat Jalan
Fungsi	Instruksi pengiriman	Bukti pengiriman
Penerbit	Penjual / supplier	Ekspedisi
Waktu Digunakan	Sebelum pengiriman	Saat pengiriman

Peran Delivery Order dalam Manajemen Operasional

Dalam manajemen bisnis modern, delivery order memiliki peran penting, terutama dalam:

pengelolaan stok,
pencatatan transaksi,
pengendalian distribusi barang.

Apakah Delivery Order Wajib Digunakan?

Dokumen untuk pengiriman ini tidak selalu wajib, namun sangat disarankan untuk:

bisnis dengan skala menengah hingga besar,
pengiriman barang bernilai tinggi,
proses distribusi yang kompleks.

Namun, tanpa dokumen ini, risiko kesalahan pengiriman dan pencatatan akan lebih besar.

Solusi Mekari Jurnal untuk Optimalisasi Delivery

Mekari Jurnal adalah software akuntansi online yang terintegrasi dengan kebutuhan supply chain management, sehingga membantu bisnis mengelola data keuangan dan operasional secara terpusat.

Melalui fitur pencatatan otomatis, transaksi bisnis dapat dikelola lebih cepat dan akurat. Selain itu, fitur manajemen inventori memberikan informasi detail terkait perputaran dan ketersediaan stok, sehingga proses pengemasan dan pengiriman menjadi lebih efisien.

Dengan solusi tersebut, Mekari Jurnal membantu mengoptimalkan sistem pengiriman bisnis Anda. Daftarkan sekarang dan nikmati free trial 7 hari.

Konsultasi Gratis ke Tim Mekari Jurnal!

Referensi:

Procurement Tactics, “Delivery Order — Everything you should know”.

Marketing91, “Delivery Note: Definition, Types, Template, and Examples”.

Kategori : Supply Chain Management

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.