Peran dan Tanggung Jawab Admin Inventory dalam Kontrol Persediaan dengan SAP Aspek yang menjadi kunci keberhasilan sebuah manajemen supply chain yang baik adalah memiliki kontrol penuh atas persediaan yang terdapat dalam ruang penyimpanan maupun toko offline. Salah satu orang yang berjasa besar dalam mengelola persediaan ini adalah seorang admin inventory. Admin inventory adalah profesi yang secara langsung bertugas mencatatkan kondisi barang yang terdapat di dalam warehouse. Namun, menjadi admin inventory bukanlah hal yang mudah. Terlebih, jika ia bertanggung jawab dalam mengelola persediaan dengan skala yang besar. Tentunya mereka akan kesulitan untuk menjalankan tugasnya. Oleh karena itu, diperlukan sebuah alat yang mampu menunjang pekerjaannya agar dapat berjalan secara optimal. Salah satu solusinya adalah dengan menerapkan SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing). Lalu, apa itu SAP dan bagaimana admin inventory menggunakannya? Simak selengkapnya di bawah ini! Pengenalan Admin Inventory Pada konteks operasional dan persediaan, admin inventory yaitu sebuah profesi yang memiliki tanggung jawab dalam mengelola, memantau, dan mengendalikan aliran stok persediaan pada ruang penyimpanan atau toko offline perusahaan. Dalam kesehariannya, mereka menjalankan aktivitas rutinnya dengan melakukan perhitungan stok fisik, mengendalikan stok produksi yang masuk, dan melakukan rekonsiliasi data persediaan dna membuat laporannya secara berkala. Melalui adanya admin inventory dalam sebuah bisnis, pemilik dapat mengetahui secara detail mengenai informasi stok persediaan yang masuk dan keluar serta mengetahui tren pasar dan kebutuhan pelanggan. Peran dan Fungsi Admin Inventory Control Lalu, apa saja peran dan fungsi dari seorang admin inventory dalam mengendalikan stok persediaan milik perusahaan? Salah satu tujuan utama dari keberadaan admin inventory adalah terus memantau stok fisik tetap tersedia setiap waktunya untuk diperjualbelikan. Selain memantau dan mengendalikannya, mereka juga bertugas untuk memeriksa apakah informasi yang tertera dalam sistem telah selaras dengan kondisinya di lapangan. Hal ini sering disebut rekonsilitasi data dan berfungsi untuk menjaga keakuratan inventaris perusahaan. Jika kedua tujuan ini dapat tercapai, maka perusahaan juga mampu menjaga reputasi merek dengan memaksimalkan kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan. Untuk lebih memahami mengenai pekerjaan dari seorang admin inventory, berikut cakupan pekerjaannya sehari-hari: 1. Melakukan Perhitungan Stok Fisik Setiap harinya, seorang admin secara rutin menghitung dan memvalidasi jumlah stok inventaris yang tersedia di dalam gudang, termasuk toko offline. Ini dilakukan demi menjaga dan mempertahankan agar tidak terjadi kehabisan stok barang dan mengetahui barang yang sudah tidak layak jual. 2. Menyusun Laporan Stok Barang Barang yang sudah terhitung kemudian akan dicatat dan dimasukkan ke dalam laporan stok barang, yang selanjutnya akan kembali dilakukan rekonsiliasi atau penyesuaian data. Fungsi dari penyusunan laporan stok barang adalah untuk mengetahui selisih yang terjadi pada stok persediaan di gudang. Nantinya, laporan ini juga akan menjadi acuan oleh seorang akuntan dalam menyusun komponen aset dalam buku besar dan jurnal pada laporan akuntansi. 3. Rekonsiliasi dan Penyesuaian Stok Barang Tahap selanjutnya yang akan dilakukan oleh seorang admin inventory adalah melakukan verifikasi terhadap jumlah stok yang tersedia di gudang fisik (pada laporan stok barang) dengan data yang tersimpan di dalam database. Kegiatan ini umumnya sering dikenal dengan stock opname. Tahapan ini biasanya rutin dilakukan setiap tiga atau empat kali, atau di beberapa perusahaan dilakukan sekali pada akhir tahun. Melalui adanya tahapan ini, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok yang sebenarnya dengan akurat, kebutuhan stok dalam suatu periode, dan menghindari perusahaan dari risiko kerugian. Sumber: GIPHY Penerapan SAP untuk Admin Inventory Systems, Applications, and Products in Data Processing atau dikenal dengan SAP merupakan sebuah sistem perangkat lunak yang dapat membantu bisnis dalam mengelola seluruh operasional bisnis secara lebih optimal dan efektif. Secara garis besar, SAP membantu mengelola proses bisnis secara menyeluruh mulai dari keuangan, SDM, penjualan, CRM, hingga supply chain management. Salah satu manfaat penting dalam penerapan SAP kepada admin inventory adalah dapat membantu dalam mengelola produk dengan waktu yang lebih singkat dan pengeluaran yang lebih sedikit. Admin inventory juga dapat mengakses data inventaris secara realtime, sehingga mampu memberikan kemudahan dalam memantau dan mengontrol stok persediaan secara berkala. Beberapa manfaat dari penerapan SAP untuk admin inventory, mulai dari: Meningkatkan inventory accuracy dan ketepatan waktu. Mampu menyusun jadwal yang tepat sesuai perkembangan tren dan kebutuhan pasar pada setiap periode. Melakukan uji kualitas produk secara lebih detail dan cepat. Dapat menganalisis keseluruhan inventaris dengan cepat dan lengkap melalui database yang tersimpan di dalam sistem. Melakukan penyesuaian secara otomatis dan menyajikan data laporan yang sesuai dengan kondisi di lapangan. Kesimpulan Admin inventory merupakan salah satu profesi yang sulit untuk dilepaskan ketika kita ingin membicarakan mengenai manajemen inventaris dalam sebuah bisnis. Mereka berperan besar dalam melakukan pencatatan, pemeriksaan, dan pelaporan mengenai kondisi stok persediaan yang ada di dalam warehouse. Beberapa hambatan yang masih mereka temui adalah kebanyakan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual dan bagaimana mengelola inventaris pada bisnis yang sudah memiliki kuantitas produk yang besar. Salah satu solusi yang bisa mereka lakukan adalah dengan menunjang pekerjaan dengan perangkat lunak, seperti SAP atau dengan fitur supply chain management system yang terdapat pada Mekari Jurnal. Hal ini diperkuat melalui beberapa laporan di mana perusahaan mengalami peningkatan produktivitas sebesar 25% dengan menerapkan IMS (Inventory Management System). Mekari Jurnal SCM merupakan software akuntansi yang sudah terintegrasi dengan berbagai fitur SCM mulai dari manajemen produk, inventori, warehouse, fulfillment, hingga kebutuhan produksi. Dengan menunjang pekerjaan dengan Mekari Jurnal SCM, dapatkan kemudahan dalam mengelola aliran supply chain dari hulu ke hilir dibantu pengelolaan keuangan secara lebih mudah dan akurat. Selain fitur SCM, Mekari Jurnal juga telah terintegrasi dengan berbagai kebutuhan proses bisnis lainnya, mulai dari perpajakan, legalisasi dokumen, hingga POS system. Coba gratis sekarang dan dapatkan free trial selama 7 hari! Coba Gratis Mekari Jurnal SCM Sekarang! Referensi: Zippia, “What Is An Inventory Administrator And How To Become One”. Datamyte, “Understanding System Applications and Products (SAP): A Comprehensive Guide”.
