Inventory Accuracy: Dampak dan Strategi Meningkatkan Akurasi Persediaan dalam Usaha Ritel Pasti kalian masih cukup jarang untuk mendengar istilah inventory accuracy sebelumnya, bukan? Jika ingin memahami secara seksama, tentunya istilah ini merujuk kepada proses yang terjadi pada konteks inventaris. Lalu, apa dampaknya terhadap bisnis maupun supply chain management? Keakuratan sebuah persediaan dalam sebuah bisnis memiliki peran yang cukup penting, terlebih pada bisnis yang berfokus kepada penjualan dan pendistribusian, seperti usaha ritel. Berikut penjelasan singkat mengenai inventory accuracy terhadap pengendalian persediaan dalam sebuah bisnis. Apa Itu Inventory Accuracy? Sederhananya, inventory accuracy atau akurasi inventaris mengacu kepada sebuah metrik pengukuran terhadap kecocokan data yang tercatat di dalam sistem dengan stok sebenarnya yang tersedia di toko atau gudang. Melalui kedua data ini, metrik akan mengukur perbedaan antara data yang tercatat dengan yang sebenarnya di ruangan penyimpanan. Lalu, berapa rasio yang menentukan seberapa akuratnya penarikan data tersebut? Menurut beberapa sumber, memiliki hasil hingga 95% sudahj menunjukkan bahwa metrik keakuratan data baik. Sehingga, berdasarkan asumsi itu, bisnis atau perusahaan harus menargetkan angka yang sedekat mungkin dengan persentase 100%. Bagi beberapa bidang industri, memiliki pergerakan barang yang cepat tentu akan sulit untuk mengendalikan keakuratan persediaan, karena karyawan akan kesulitan dalam mencatat dan memantaunya. Oleh karena itu, salah satu solusi yang bisa perusahaan lakukan adalah dengan menunjang pekerjaan dengan software pencatatan inventaris berbasis sistem otomatis. Tunjang Proses Pengelolaan Persediaan Anda dengan Supply Chain Management dari Mekari Jurnal! Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! Memperhitungkan inventory accuracy dalam bisnis tentu memberikan kontribusi yang signifikan dalam menjaga pengendalian ketersediaan barang tetap lancar. Di sisi lain, ini juga berdampak kepada sisi akuntansi seperti menjaga konsistensi perhitungan penyusutan inventaris dan catatan di laporan akhir tahun perusahaan. Dampak Inventory Accuracy bagi Pemilik Usaha Inventory accuracy menarik data berdasarkan ketidakakuratan data yang tersimpan di sistem dengan persediaan sebenarnya di penyimpanan offline. Bagi skala bisnis yang berfokus pada penjualan dan pengiriman dengan volume tinggi setiap harinya, seperti usaha ritel, peran data yang akurat jelas menjadi kunci vital keberlangsungan bisnis. Jika pihak manajemen atau pemilik bisnis acuh terhadap keakuratan persediaan, maka tentu pemenuhan kebutuhan pesanan lama-lama akan semakin menipis karena kurangnya persediaan atau miskomunikasi antrian pesanan. Kondisi ini jika tidak diperbaiki dapat memicu masalah lainnya, seperti ketidakpuasan pelanggan terhadap pelayanan, dan pada akhirnya terjadi penurunan volume pesanan. Masalah ini nyatanya juga menjadi masalah yang cukup besarnya, pasalnya menurut data, sebesar 51% pengusaha ritel global masih kesulitan untuk mengelola inventory accuracy pada usahanya. Beberapa riset data juga telah menunjukkan bahwa data persediaan yang tidak akurat dapat berdampak kepada beberapa aspek bisnis, seperti kehilangan pendapatan bisnis sebesar 1% dari sisi penjualan dan lebih dari 3% dari laba kotor. Dampak Peningkatan Inventory Accuracy Anda dapat merasakann beberapa manfaat jika berhasil mendapatkan persentase yang optimal terkait dengan keakuratan data persediaan, seperti: 1. Meminimalisir Risiko Penyusutan Persediaan Jika catatan persediaan tidak akurat, bisnis akan mengalami terjadinya penyusutan persediaan yang cepat karena beberapa hal, seperti terjadi kerusakan, pencurian, atau miskomunikasi pesanan. Oleh karena itu, dengan memastikan bahwa inventory accuracy usaha Anda tetap stabil, kejadian-kejadian tersebut akan jarang terjadi pada usaha Anda. 2. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan Pada beberapa kasus, perputaran barang yang tidak lancar di gudang atau toko dapat berdampak ke buruknya kualitas pelayanan kepada pelanggan. Melalui tingkat persediaan yang akurat dan terkendali, seluruh pesanan dapat terpenuhi secara tepat waktu. Ditambah, ulasan yang positif dapat membangun citra bisnis yang baik di mata pelanggan lainnya. 3. Mengurangi Pengeluaran Operasional Salah satu kelebihan dari memiliki tingkat inventory accuracy adalah membantu mengendalikan stok persediaan baik di toko maupun di gudang secara efektif. Artinya, stok persediaan tidak akan berlebih atau berkurang, sehingga pengeluaran biaya untuk penyimpanan dapat optimal. 4. Mencegah Deadstock Di sisi lain, barang yang tidak berlebih membantu mempertahankan kondisi kualitas barang sehingga tidak cepat rusak dan dalam hal ini terhindar dari risiko deadstock. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Inventory Accuracy Keseimbangan antara data yang tercantum di dalam sistem pencatatan dengan kondisi sebenarnya tentu dipengaruhi oleh beberapa faktor, di antaranya: Akuntabilitas karyawan, pencatatan sebaiknya dilakukan oleh staf yang terlatih. Jika tidak, dapat mengakibatkan catatan yang tidak akurat atau human error. Melakukan rekonsiliasi data secara berkala, ini dapat dilakukan melalui stock opname. Tingkat perputaran persediaan, tinggi rendahnya metrik ini akan mempengaruhi seberapa akuratnya pencatatan persediaan. Keandalan pemasok dalam memenuhi kebutuhan persediaan, seperti pengiriman yang terlambat, jumlah stok yang salah, dan barang rusak dalam perjalanan. Disrupsi supply chain, keadaaan dari faktor eksternal yang mempengaruhi kondisi rantai pasokan, contohnya seperti bencana alam. Penerapan inovasi pelacakan barang di gudang, seperti RFID atau kode barcode. Audit inventaris untuk menghindari terjadinya pencurian atau tindakan ilegal lainnya yang mempengaruhi jumlah barang di gudang atau toko. Menganalisis tren dan permintaan pasar untuk memprediksi kebutuhan persediaan di periode selanjutnya. Kesalahan dalam entri data, gangguan sistem, atau perangkat lunak yang ketinggalan zaman dapat menyebabkan perbedaan antara tingkat inventaris yang tercatat dan stok aktual yang ada. Tips Strategi untuk Meningkatkan Akurasi Persediaan Melihat begitu besar dampak dari memiliki tingkat inventory yang akurat, tentu sudah sewajarnya Anda dan bisnis Anda mulai menyusun cara untuk meningkatkannya. Lalu, bagaimana caranya? Berikut terdapat beberapa tips strategi yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan akurasi persediaan bisnis Anda. Menghitung persediaan secara berkala: Memeriksa persediaan di ruang penyimpanan secara konsisten terhadap pencatatan stok membantu mengetahui perbedaan sejak dini. Menerapkan perhitungan siklus berkala: Menerapkan program penghitungan siklus memungkinkan pemeriksaan inventaris secara teratur dan tepat sasaran, sehingga mengurangi kebutuhan penghitungan fisik tahunan. Keamanan Inventaris: Meningkatkan langkah-langkah keamanan untuk meminimalkan risiko pencurian, menjaga keakuratan penghitungan inventaris. Membangun Ruang Penyimpanan yang Ideal: Menyusun layouts gudang yang optimal dapat membantu meningkatkan manajemen inventaris dan meminimalisir kehilangan persediaan. Bekerjasama dengan vendor fulfillment: Daripada menyimpan dan mengelola persediaan namun kurang efektif, Anda dapat bekerjasama dengan vendor untuk mengoptimasinya. Menerapkan software inventory: Berinvestasi terhadap sistem manajemen inventaris dapat membantu meningkatkan keakuratan pencatatan dan pemantauan kondisi di gudang. Dengan menerapkan strategi ini, bisnis dapat mengoptimalkan akurasi inventaris, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Salah satu rekomendasi software manajemen inventaris yaitu Mekari Jurnal yang sudah mengintegrasikan pengelolaan akuntansi dengan supply chain management. Melalui sistem berbasis online dan otomatis, Mekari Jurnal dapat membantu bisnis Anda menerapkan inventory accuracy yang akurat dan skalabilitas. Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! Referensi: Shopify, “Inventory Accuracy: How to Identify & Solve Discrepancies in Stock Levels”. ScienceDirect, “Inventory record inaccuracy and store-level performance”.
