SOP  atau Standard Operating Procedure, merupakan kumpulan peraturan yang dibuat oleh perusahaan untuk karyawan. SOP berfungsi untuk memudahkan para karyawan perusahaan dapat bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing, serta mengetahui arah dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan. Perusahaan yang sejak awal berdirinya sudah menerapkan SOP akan lebih mudah dalam menanamkan kedisiplinan mematuhi SOP yang sudah disusun dan disepakati bersama. Sedangkan, penyusunan dan pelaksanaan SOP di perusahaan yang sudah berjalan, memiliki tantangan yang menarik serta membutuhkan kerja keras untuk mengatasi hambatan dari berbagai karakter didalamnya.

 

Hambatan dalam Pelaksanaan SOP

Dalam pelaksanaan SOP, ada beberapa hambatan yang biasa terjadi. Di bawah ini akan kita bahas satu per satu hambatan yang sering terjadi dalam pelaksanaan SOP.

a. Organisasi

Hambatan ini biasanya muncul akibat problem-problem yang ada kaitannya dengan manajemen organisasi, misalnya gaya kepemimpinan, struktur organisasi yang terlalu gemuk, alur koordinasi yang terlalu panjang dan rumit, tradisi organisasi yang kurang kondusif, dan lain sebagainya. Seringkali terjadi friksi atas upaya sinkronisasi antara SOP yang berlaku pada unit kerja yang satu dan unit kerja yang lain. Tentunya friksi atau bahkan konflik ini memakan waktu yang tidak sedikit. Namun, hambatan sekecil apa pun tetap perlu diperhitungkan dalam penyusunan SOP.

b. Operasional

Hambatan operasional muncul dari masalah semua operasional organisasi, problem operasional yang dimaksud bisa datang dari karakter konsumen, keterikatan organisasi dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, budaya organisasi, dan kedewasaan organisasi tersebut.

c. Manajerial

Hambatan manajerial disebabkan oleh adanya perbedaan pandangan dari beberapa anggota manajemen dalam penyusunan serta penerapan SOP dalam unit kerja dari masing-masing departemen. Perusahaan atau organisasi kecil, umumnya tidak mengalami hambatan manajerial yang terlalu signifikan. Sebaliknya, organisasi besar, tentu memiliki peluang hambatan yang lebih besar.

Contoh yang terkait dengan hambatan manajerial organisasi dapat berupa ketidak jelasan visi, misi, kebijakan organisasi, aturan dan tata terbit, tidak adanya kontrol secara konsisten dan berkelanjutan, serta tidak adanya dukungan yang maksimal dari pihak-pihak terkait.

d. Personal

Hambatan personal datangnya dari individu organisasi, karyawan, atau user yang tidak mau mendukung adanya SOP di dalam organisasi bahkan terang-terangan menyatakan penolakan.

 

Adapun penolakan ini diantaranya bisa disebabkan karena karyawan yang bersangkutan belum paham secara benar tujuan dan manfaat adanya SOP dalam menjalankan organisasi, masih adanya anggapan bahwa dengan adanya SOP justru mempersulit pekerjaan mereka serta tidak adanya motivasi kuat dalam diri karyawan untuk berkembang lebih maju dan lain sebagainya.

 

Hambatan individu atau perseorangan, merupakan hambatan paling dominan. Beberapa alasan yang muncul, salah satunya adalah tingkat pendidikan yang kurang memadai menyebabkan seseorang kurang memiliki kemampuan ataupun kompetensi dalam mengaplikasikan SOP. Dalam beberapa kasus ada juga yang justru merasa terganggu kepentingan pribadinya dengan mengaplikasikan SOP.

 

Langkah-Langkah Menghindari Hambatan Dalam Pelaksanaan SOP

Untuk menghindari berbagai hambatan dalam pelaksanaan SOP, di bawah ini adalah beberapa langkah yang harus Anda ikuti.

a. Buatlah riset tentang keperluan peraturan perusahaan sebelum mengadakan penyusunan SOP.

b. Miliki komitmen bersama sebelum memulai penyusunan SOP, untuk menghindari adanya faktor ketidaksaamaan dan ketidaknyamanan ketika SOP dibuat hingga proses pelaksanaan.

c. Kenali kompleksitas individu dalam satu perusahaan. Semakin kompleks individu didalamnya maka penyusunan SOP tidak bisa dilakukan oleh perseorangan, namun harus melibatkan sebuah tim untuk mengambil data dan melakukan analisa.

d. Sesuaikan bentuk SOP yang ingin Anda tampilkan kepada seluruh karyawan agar mudah dipahami. Anda bisa memilih bentuk penyampaian SOP berupa narasi, diagram alur, gambar maupun video.

e. Adakan diskusi terbuka maupun interview kepada beberapa karyawan untuk mengetahui visi, misi, dan hambatan mereka terkait kinerja.

f. Lakukan uji coba sebelum melakukan pengesahan SOP, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas dari SOP tersebut.

Setelah semua persiapan selesai, dan semua hambatan telah diminimalkan, maka pelaksaanaan SOP bisa segera diterapkan di segala bidang yang terkait dengan sistem kinerja perusahaan, termasuk bagian keuangan. Untuk bagian keuangan, standard operational procedure umum dilakukan adalah terkait mekanisme pencatatan dan pelaporan keuangan yang harus dilakukan secara baik dan teratur. Jurnal software akuntansi online, sebagai platform penyedia jasa pengelolaan akuntansi dan keuangan secara online dapat membantu perusahaan Anda untuk memiliki SOP yang baik di bidang keuangan secara mudah dan efisien. Dapatkan semua informasi penting tentang Jurnal di sini.