7 Rekomendasi Software Terbaik untuk Admin Gudang agar Stok Tetap Terkontrol Admin gudang ada seseorang yang bertanggung jawab dalam mengelola stok barang di ruang penyimpanan milik perusahaan, mencakup pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman. Ini menjadi tanggung jawab yang penting mengingat stok persediaan merupakan aset lancar perusahaan. Bagi perusahaan berskala menengah dan besar, mengelola stok di gudang membutuhkan tenaga dan waktu ekstra jika dilakukan secara manual, oleh karenanya saat ini sudah banyak perusahaan yang berinvestasi ke software manajemen gudang. Yuk, intip seberapa besar peran software dalam pengelolaan stok dan rekomendasi software terbaik untuk admin gudang pada artikel ini! Pengertian dan Pentingnya Software untuk Admin Gudang Software untuk admin gudang merupakan alat canggih yang dirancang untuk menyederhanakan kontrol inventaris di dalam gudang. Dengan memanfaatkan teknologi digitalisasi, bisnis dapat meminimalkan kesalahan manusia, mempercepat manajemen stok, dan meningkatkan transparansi operasional. Ini dapat dilakukan melalui sistem berbasis otomatis yang membantu proses pencatatan stok, pelacakan, dan pemesanan barang yang sebelumnya dilakukan secara manual. Efisiensi ini memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan pasar dengan lebih baik. Perangkat lunak ini melacak setiap transaksi gudang secara real-time, sehingga memungkinkan pemantauan barang masuk dan keluar tanpa hambatan, di mana ini sudah menjadi konsep dasar sebuah gudang modern pada saat ini. Untuk pemesanan, software dapat mengelola pesanan masuk dan keluar, serta mengirimkan notifikasi saat stok mencapai level rendah, mempermudah pengelolaan inventaris. Memanfaatkan sistem otomatisnya, admin dapat dengan mudah membuat laporan inventaris yang akurat, sehingga tidak perlu lagi melakukan pelacakan manual. Masalah yang Sering Dihadapi Admin Gudang Tanpa Software Mengelola gudang secara manual terkadang berpeluang akan beberapa risiko yang dapat mempengaruhi kelancaran operasional, di antaranya: 1. Kesalahan Pencatatan Stok Risiko terbesar yang sering ditemukan dalam pencatatan manual manual adalah kesalahan manusia dalam pencatatan, seperti seperti salah mencatat jumlah barang, yang mengakibatkan stok tidak akurat dan kesulitan dalam pemantauan. 2. Kehilangan Barang atau Stok Hilang Risiko kedua yang terjadi adalah adanya kehilangan barang akibat sistem yang tidak teroganisir dengan baik. 3. Sulitnya Melacak Barang Masuk dan Keluar Bagi sebagian besar gudang dengan perputaran barang yang cepat, cara manual akan memberatkan proses pencatatannya sehingga sulit untuk memantaunya secara berkala. Jika dibiarkan secara terus-menerus, bisa aja ini akan menyulitkan admin untuk mengetahui status barang secara real-time. 4. Waktu yang Lama untuk Menyusun Laporan Inventaris Pembuatan laporan inventaris secara manual memerlukan waktu yang lama dan rentan terhadap ketidaktepatan, memperlambat pengambilan keputusan dan merugikan efisiensi operasional. Rekomendasi Software untuk Admin Gudang 1. Mekari Jurnal Aplikasi gudang Mekari Jurnal merupakan solusi software yang mendukung pekerjaan pengelolaan barang khususnya untuk admin gudang. Dilengkapi dengan berbagai fitur pengelolaan gudang berbasis otomatis, membuat pekerjaan admin gudang semakin rapi, cepat, dan akurat karena terhindar dari risiko kesalahan manusia jika dilakukan secara manual. Pencatatan dan perhitungan stok yang sering dibutuhkan pada stock opname juga semakin efektif karena data persediaan selalu diperbarui secara real-time. Admin gudang juga dapat mengelola gudang dengan lebih mudah karena sistem berbasis cloud, sehingga dapat mengakses data stok di mana saja dan kapan saja. Bagi Anda yang merasa takut bahwa data-data penting menghilang, jangan ragu karena aplikasi gudang Mekari Jurnal sudah bersertifikasi keamanan dan kerahasiaan standar internasional yaitu ISO 27001. Adapun, fitur-fitur unggulan yang bisa Anda temukan dalam Mekari Jurnal, seperti: Order Fulfillment: Mengelola proses penerimaan pesanan hingga pengiriman barang secara streamline untuk menjaga ketepatan waktu dan nilai barang. Multi-warehouse: Fitur dukungan untuk memantau dan mengendalikan jumlah stok mulai dari gudang utama hingga gudang cabang. Warehouse Transfer: Mendistribusikan beragam informasi seputar perputaran stok dalam gudang, memverifikasi, dan mengkonfirmasinya melalui decision maker gudang. Stock Opname: Proses menyesuaikan catatan jumlah persediaan barang yang tercatat dalam sistem dengan nilai stok barang fisik yang sebenarnya yang dibantu dengan sistem berbasis otomatis. Stock Adjustment: Membantu mengatur stok secara berkala di setiap gudang berdasarkan catatan keluar/masuk dan perhitungan ulangnya. Row, Rack, Bin: Sebuah fitur yang membantu memberikan lokasi penyimpanan yang detail untuk memudahkan pengambilan barang. Selain itu, aplikasi gudang Mekari Jurnal juga terintegrasi langsung dengan software akuntansi untuk memudahkan pengelolaan operasional dan keuangan pergudangan secara langsung, mulai dari penjualan, update stok di gudang, dan pencatatan ke dalam laporan keuangan. Coba sekarang dengan mendaftarkan bisnis Anda untuk pertama kalinya dan dapatkan free trial selama 7 hari! Baik, Saya Mau Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang! 2. Software Warehouse Crewdible Crewdible merupakan software yang cocok untuk admin gudang karena dapat melacak pelacakan pengiriman yang memudahkan pengguna untuk mengelola inventaris secara efisien. Secara garis besar, Crewdible memiliki keunggulan dari segi antarmuka pengguna yang ramah dan mudah bagi pemula. Namun, keterbatasan informasi mengenai update fiturnya membuat pengguna baru kesulitan untuk mempelajarinya dan membutuhkan lebih banyak waktu. 3. NetSuite WMS NetSuite Warehouse Management System (WMS) membantu admin gudang untuk memperluas kemampuan mereka dalam mengelola inventaris. Beberapa kunci fitur dari Netsuite mencakup berbagai tugas utama di dalam gudang, seperti menerima, menyimpan, memilih, dan mengirim barang. Nantinya, setiap transaksi yang terselesaikan akan memperbarui data inventaris secara real-time, sehingga informasi yang tersebar akan selalu akurat. Dengan banyaknya fitur yang dimilikinya, biaya untuk berlangganannya termasuk tinggi sehingga tidak begitu cocok bagi bisnis berskala mikro dan kecil. 4. Fishbowl Go Fisbowl Go memiliki banyak fitur yang mendukung pengelolaan admin gudang untuk menjalankan operasional sehari-harinya. Mulai dari sistem barcode, rute warehouse management untuk efisiensi pengambilan barang, manajemen pengiriman, hingga terintegrasi dengan sistem pengangkutan seperti FedEx dan UPS misalnya). Ada beberapa batasan ketika Anda memilih Fishbowl Go sebagai software untuk mendukung admin gudang Anda, di antaranya keterbatasan dalam membuat laporan kustom, penerapannya yang kurang cocok bagi perusahaan besar, serta masalah konektivitas ketika menjalankan server yang terpisah dengan software akuntansi. 5. Sortly Pro Sortly Pro dapat menjadi solusi yang ideal ketika Anda menginginkan software yang menawarkan pengalaman visual yang luas. Bagi Anda yang ingin merasakan pengalaman tersebut, software ini juga menawarkan akses gratis terlebih dahulu, namun tentunya dengan fitur-fitur yang terbatas. Kemudian software ini mendukung kemampuan kustomisasi yang kuat dan akses yang terjangkau melalui aplikasi seluler. Sortly Pro cocok bagi perusahaan yang masih membutuhkan pengelolaan gudang secara sederhana. Pada pengelolaan yang lebih kompleks, software ini kurang cocok karena tidak memiliki fitur-fitur untuk mendukung pengelolaan yang lebih besar dan komprehensif. 6. SAP Extended Warehouse Management (EWM) SAP EWM merupakan software untuk admin gudang yang sudah disesuaikan fungsi dan fiturnya sesuai kebutuhan skala aktivitas operasionalnya. Terdapat dua versi SAP EWM, yaitu SAP Basic EWM, yang dirancang untuk gudang skala kecil serta menengah, dan SAP Advanced EWM, yang dirancang untuk operasional yang lebih besar. Pada SAP Basic, menitikberatkan pada efisiensi biaya dan fitur-fitur untuk manajemen inventaris, pemrosesan masuk dan keluar, dan kontrol penyimpanan dasar. Sedangkan SAP Advanced, mencakup fitur-fitur canggih seperti kontrol penyimpanan terperinci, manajemen tenaga kerja, manajemen gelombang, kitting, dan integrasi otomatisasi. Masing-masing memiliki kelemahan dan batasannya sendiri, oleh karena itu sesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan gudang Anda dengan versi yang ingin diterapkan. 7. RedERP Terakhir, terdapat software gudang RedERP dari Lawencon Internasional yang memiliki kemampuan fleksibel dan kustomisasi sesuai kebutuhan bisnis. Software gudang ini dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung pengelolaan gudang yang cukup lengkap, mulai dari pencatatan otomatis, multi-warehouse, sinkronisasi data dengan POS, dan notifikasi pengingat stok. Walaupun begitu, dukungan pengguna dan komunitasnya masih butuh peningkatan serta akses konektivitas yang masih dibebankan ke jaringan internet. Tips Memilih Software untuk Admin Gudang Untuk memilih software yang tepat dan ideal untuk admin gudang, Anda dapat memilihnya berdasarkan syarat-syarat berikut, misalnya: Pertama, memastikan software tersebut kompatibel dan skalabel dengan kebutuhan dan pertumbuhan bisnis Anda. Kedua, pilih software dengan antarmuka yang mudah dan sederhana agar tim dapat menggunakannya dengan lebih efisien. Ketiga, pastikan software memiliki fitur pelaporan yang lengkap untuk memantau, mencatat, dan melaporkan informasi inventaris secara akurat. Keempat, pertimbangkan kemampuan integrasi dengan sistem lain agar alur kerja lebih lancar. Kelima, pilihlah software yang sudah mengadopsi sistem cloud untuk akses yang fleksibel kapan saja dan di mana saja. Simak Lebih Lanjut: Aplikasi Akuntansi untuk Persediaan yang Tepat Untuk Bisnis Manfaat Utama Software untuk Admin Gudang Setelah Anda dapat menemukan software pengelolaan yang tepat bagi admin gudang, tentu bisnis akan merasakan beberapa manfaat, seperti di antaranya: 1. Pencatatan Stok Barang yang Lebih Akurat Setelah penerapan software dalam pengelolaan gudang, admin gudang dapat mencatat mencatat stok barang secara otomatis dan real-time. Melalui fitur ini, admin dapat memastikan jumlah stok dengan tepat, menghindari kekeliruan yang dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan stok, serta memastikan barang tersedia sesuai dengan permintaan. 2. Efisiensi dalam Pengelolaan Gudang Proses seperti penerimaan barang, penyimpanan, dan pengeluaran barang selanjutnya dapat dilakukan secara otomatis, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas yang repetitif. Hal ini memungkinkan admin untuk mengelola gudang dengan lebih terstruktur, sehingga operasional bisa berjalan lebih lancar tanpa penundaan yang tidak perlu. 3. Mengurangi Risiko Kehilangan Barang Pencatatan yang otomatis pada setiap transaksi dapat dilakukan dengan jelas dan lengkap, sehingga admin dapat melacak status barang tanpa ada risiko kehilangan barang. 4. Penyusunan Laporan Inventaris Lebih Cepat dan Mudah Admin tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyusun laporan, karena data yang tercatat dalam pembukuan dapat terintegrasi secara real-time kedalam laporan inventaris. Data yang tercantum juga sudah melalui stock opname sehingga dapat meminimalkan risiko kesalahan dalam laporan. 5. Pemantauan Stok secara Real-time Melalui software berbasis cloud, admin gudang dapat memantau status persediaan setiap saat. Ini memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap perubahan permintaan pasar atau kebutuhan operasional, sehingga perusahaan dapat menjaga keseimbangan stok dengan lebih efektif. Fitur yang Harus Dimiliki Software untuk Admin Gudang Tanggung jawab dan kewajiban seorang admin gudang terbagi menjadi tiga tugas utama, yakni pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman. Untuk itu, sistem dalam software untuk menunjang pekerjaan admin gudang harus mencakup tiga tugas utama tersebut. Beberapa fitur yang harus dimiliki software untuk admin gudang, seperti: 1. Pencatatan Stok Otomatis Salah satu fitur penting yang harus dimiliki oleh software untuk admin gudang adalah pencatatan stok otomatis, yang menghilangkan kebutuhan proses secara manual. Fitur ini akan memudahkan pencatatan setiap transaksi barang, baik yang masuk maupun keluar, agar tercatat secara langsung dan akurat, dan memastikan data stok selalu terbarui. 2. Pelacakan Barang Masuk dan Keluar Software gudang harus memiliki fitur yang secar efektif mampu melacak pergerakan barang dengan jelas, baik yang masuk maupun yang keluar. Fitur ini akan memastikan transparansi dan kontrol yang lebih baik terhadap aliran barang, memudahkan admin untuk mengetahui status barang di setiap titik, serta membantu dalam mencegah kesalahan atau kehilangan barang. 3. Integrasi dengan Software Akuntansi dan Penjualan Agar data lebih terkoordinasi, software gudang harus terintegrasi dengan software akuntansi dan sistem penjualan. Ketiga proses ini saling berhubungan antara satu dengan lainnya guna memastikan informasi terkait stok, penjualan, dan keuangan dapat saling berhubungan dengan lancar serta dapat memantau performa perusahaan secara keseluruhan. 4. Dukungan Barcode atau QR Code untuk Inventarisasi Fitur ini secara fungsi memang tidak sestrategis dengan ketiga fitur yang disebutkan di atas, namun keberadaannya cukup vital dalam meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pengelolaan stok. Melalui pemindai barcode atau QR code, admin dapat dengan cepat dan efektif melakukan inventarisasi barang, melacak barang, serta mengurangi kesalahan dalam pencatatan barang. 5. Laporan Inventaris Secara Real-time Terakhir, software gudang yang baik harus dapat menyediakan fitur untuk melaporkan perkembangan persediaan secara real-time yang mudah dipahami oleh manajemen. Laporan ini akan mencakup gambaran jelas mengenai status persediaan dan pergerakan barang, membantu decision maker memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan strategis berdasarkan data yang up-to-date. Referensi: FitSmallBusiness, “7 Best Warehouse Inventory Management Software in 2024”. SCMChamps, “SAP Basic EWM vs. SAP Advanced EWM: Key Differences and Benefits for Your Warehouse Management”.
