Mekari Jurnal
Daftar Isi

Peran Serta Jenis Gudang Umum Dalam Pengelolaan Bisnis

Tayang 31 Jan 2024

Dalam aktivitas bisnis dan perindustrian, kebutuhan gudang umum memiliki peranan penting. Terutama dalam hal proses distribusi, dibutuhkan tempat yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara sebelum dikirim ke tempat lain.

Di berbagai tempat, terutama kota-kota besar di Indonesia, komplek pergudangan bukan hal yang sulit ditemui. Banyaknya tempat penyimpanan dalam kebutuhan bisnis ini kerap menjadi indikasi kemajuan tingkat perekonomian suatu daerah.

Proses distribusi sangat penting dalam aktivitas bisnis dan industrial. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibutuhkan pergudangan yang representatif yang memiliki beberapa fungsi.

Apa Itu Gudang Umum?

Gudang umum (general warehouse) merupakan sebuah ruangan yang berperan penting dalam supply chain management untuk menyimpan barang baku mentah maupun barang jadi.

Secara komersil, gudang umum banyak ditemukan dan dimanfaatkan oleh berbagai sektor perusahaan, khususnya pada industri manufaktur dan distribusi.

Ada beberapa sifat yang dimiliki oleh gudang umum, seperti tidak memiliki batasan tertentu, sehingga dapat menampung berbagai macam jenis produk mulai dari bentuk, ukuran, dan karakteristik.

Memiliki sifat yang dapat menampung barang dalam jumlah besar, terdapat beberapa SOP yang diterapkan untuk pengelolaan yang lebih terpadu, mulai dari pengelompokkan, penataan, hingga pelacakan barang.

Sistem manajemen persediaan berperan vital dalam mengatur keluar masuk barang dengan akurat, guna memastikan ketersediaan stok, dan mengoptimalkan sistem pengelolaan penyimpanan gudang.

Di sisi lain, sistem penyimpanan gudang menjalankan fungsi untuk memantau, mengumpulkan data, dan menjalankan strategi untuk proses pengelolaan yang lebih akurat.

89% bisnis berencana untuk mengoptimalkan warehouse management system (WMS), dan lebih dari 60% sudah mengandalkan WMS untuk meningkatkan produktivitas pekerja.

– Koerber Supply Chain Survey Report

Melalui sistem manajemen gudang yang lebih terkelola secara komprehensif dan akurat, perusahaan dapat terbantu dalam meningkatkan produktivitas pekerja dan pertumbuhan bisnis.

apa yang dimaksud dengan gudang umum?

5 Laporan untuk Pengelolaan Gudang

Untuk dapat memantau, mengelola, dan menganalisis perputaran barang pada gudang umum, terdapat beberapa laporan yang bisa Anda terapkan dalam pengelolaan gudang Anda.

Laporan-laporan tersebut antara lain;

  1. Warehouse summary report: Memberikan gambaran umum mengenai aktivitas yang terjadi di dalam gudang, mulai dari ketersediaan stok dan perputaran barang.
  2. Vendor report: Menganalisis berbagai aktivitas pembelian, detail pesanan, dan hubungan kontrak dengan pihak vendor.
  3. Cycle count report: Berisikan proses perhitungan siklus stok gudang untuk memeriksa keakuratan dan mengidentifikasi ketidaksesuaian data pada catatan inventaris.
  4. Warehouse expense report: Digunakan untuk mencatat berbagai biaya pengeluaran yang dibutuhkan dalam aktivitas gudang.
  5. Order fulfillment report: Berisikan informasi terkait pesanan, dan status proses distribusi barang.

Dari kelima laporan tersebut, salah satu laporan yang cukup penting dalam pengelolaan gudang umum adalah order fulfillment report atau laporan pemenuhan pesanan.

Laporan ini dapat membantu Anda untuk mendapatkan gambaran mengenai berapa banyak barang dalam status pengemasan maupun siap kirim dalam gudang.

Melalui informasi ini, Anda dapat lebih cepat mengetahui berapa banyak aktivitas fulfillment yang ideal bagi gudang, dan mengalokasikan sumber daya untuk mengoptimalkannya.

Dengan ini, Anda dapat meminimalisir atau mencegah berbagai masalah seperti delay order, kehabisan stok, dan kepuasan pelanggan yang menurun.

Fungsi Gudang Umum

Berikut beberapa fungsi ketika sebuah perusahaan memiliki setidaknya satu unit gudang umum dalam mendukung aktivitas distribusi barang mereka:

  1. Kebutuhan Penyimpanan

Tak ada konsumen yang menginginkan produk baru mereka dalam kondisi kurang baik. Hal tersebut yang membuat kebutuhan gudang sangat penting dalam proses distribusi produk.

Diluar proses pengemasan yang baik, setidaknya dibutuhkan satu tempat yang aman, saat produk datang dari pabrik dan hendak dibagi dalam beberapa jalur distribusi.

Tempat tersebut yang pasti bebas pengaruh lingkungan sekitar, seperti masalah cuaca (hujan dan terik matahari) yang dapat menurunkan kualitas barang.

Proses penyimpanan di tempat yang tepat akan mampu menjaga kualitas produk tetap terjaga, hingga sampai ke tangan konsumen.

Hal tersebut yang membuat kebutuhan pergudangan sangat penting dalam aktivitas bisnis perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang.

  1. Kebutuhan Keamanan

Apa jadinya jika tempat penyimpanan yang tersedia, tapi memiliki keamanan yang buruk. Hal tersebut yang membuat proses penyimpanan di dalam gudang umum yang tepat sangat penting dalam alur distribusi barang.

Tak hanya satu, umumnya di kota besar seperti Surabaya dan Jakarta, memiliki komplek pergudangan dengan fasilitas keamanan lengkap. Seperti penjagaan selama 24 jam dan dukungan kamera pemantau CCTV.

Fasilitas pendukung tersebut tak hanya membuat produk tidak rusak, tapi juga memperkecil resiko kehilangan karena tindakan kriminal. Masalah ini jika tidak tertangani dengan baik akan mengganggu stabilitas keuntungan bagi perusahaan.

  1. Workshop

Beberapa produk, seperti sepeda angin dan sejenisnya, kadang membutuhkan tempat untuk proses perakitan. Aktivitas ini dilakukan dengan alasan penghematan dan kebutuhan keamanan produk dalam proses pengiriman.

Beberapa produk akan memakan tempat jika dikirim dalam bentuk utuh. Selain itu, proses pengiriman per-part juga akan membuat barang, seperti sepeda dan sebagainya aman, hingga di tangan konsumen.

Tak hanya di pabrik, karena kedua alasan tersebut, proses perakitan sering dilakukan di tempat lain. Salah satunya di pergudangan, selain sebagai tempat menyimpan dan berlindung, kebutuhan proses perakitan dan perbaikan bisa dilakukan di satu tempat.

Jenis-jenis Pergudangan Umum

Dalam fungsinya, keberadaan gudang umum sering dibagi dalam beberapa kelompok. Pembagian ini dilakukan berdasarkan kriteria barang atau produk yang disimpan di dalamnya, berikut beberapa jenis diantaranya:

1. Gudang umum material bahan baku

Seperti namanya, tempat penyimpanan ini berfungsi untuk menyimpan bahan baku, yang akan digunakan sebagai material produksi. Misalnya pasir, material biji plastik, dan sebagainya.

2. Gudang umum material setengah jadi

Berbeda dengan jenis gudang umum sebelumnya, tempat penyimpanan produk yang telah dibuat, tapi hanya setengah jadi.

Kebutuhan ini biasa dilakukan untuk pembuatan bagian yang kemudian dirakit, sebelum akhirnya diterima oleh konsumen.

Penjelasan dan Langkah Membuat Laporan Stok Gudang

3. Pergudangan produk

Produk yang telah dibuat 100% oleh pabrik, biasa disimpan di tempat seperti ini, sebelum pada akhirnya didistribusikan ke konsumen. Jenis pergudangan ini banyak dijumpai, sebagai drop point dalam alur distribusi yang panjang.

4. Tempat singgah

Atau biasa dikenal dengan istilah gudang umum transit, seperti namanya, tempat ini sering digunakan sebagai drop point dalam mekanisme distribusi barang.

Biasanya berupa gudang umum cabang yang terdapat di beberapa tempat, atau kota besar.

5. Cross docking storage

Atau pergudangan untuk produk yang perlu didistribusikan secara cepat. Hal ini dilakukan karena beberapa hal, di antaranya produk yang tidak bisa disimpan terlalu lama, seperti buah, dan sayuran.

Simak lebih lengkap mengenai jenis-jenis gudang dalam artikel: Jenis Jenis Gudang yang Umum digunakan Usaha

Kebutuhan Gudang Umum di Era Modern

Secara konvensional, kebutuhan pergudangan bisa berjalan sesuai dengan ketiga fungsi utamanya. Meski demikian, dalam kebutuhan lebih modern, digunakan bantuan teknologi yang membuat proses tersebut berjalan lebih efektif dan efisien.

Salah satunya adalah dengan penggunaan teknologi robotik. Bukan hal baru, di negara Eropa, Amerika dan Negara maju asia seperti Jepang serta China, penggunaan teknologi robot sudah bukan hal baru lagi untuk kebutuhan pergudangan.

Fungsi pekerjaan manusia seperti mengangkat, memindah dan menyortir barang bisa dilakukan secara otomatis dengan tingkat kesalahan sangat rendah.

Hal tersebut membuat proses penyimpanan dan penataan produk berjalan lebih baik, cepat dan efisien.

Beberapa teknologi bahkan dapat melakukan pekerjaan diluar kemampuan yang bisa dilakukan oleh manusia. Seperti mengangkat benda sangat berat dan menatanya dengan rapi di tumpukan paling tinggi salah satu rak di gudang umum.

Penggunaan teknologi robot juga bisa membantu proses sortir dan identifikasi. Proses ini dilakukan untuk memonitor keluar masuk barang, sekaligus proses identifikasi barang yang akan disimpan atau akan dikirim dalam waktu dekat.

Dalam sistem kerjanya, proses teknologi ini kerap berkaitan dengan proses komputerisasi dalam pengumpulan data. Sehingga proses monitoring stock dan sebagainya bisa dilakukan secara online dan real-time.

gudang umum berbasis otomatis

Sistem identifikasi kerap dipermudah dengan kode barcode, seperti halnya pengenalan produk di supermarket. Prosedur ini banyak dilakukan pada industri komersial, dan pergudangan sebagai proses pencatatan, dan pengenalan produk.

Mekanisme penggunaan fasilitas teknologi juga mendukung sistem keamanan pada pergudangan. Salah satunya identifikasi setiap orang yang berinteraksi di dalam Gudang Umum, hingga alarm otomatis yang menyala jika terjadi hal yang tak diinginkan.

Di Indonesia, meski tak banyak, teknologi canggih yang digunakan pada komplek pergudangan pada dasarnya juga sudah diterapkan. Terutama perusahaan yang bergerak di teknologi dan memiliki market produk dalam jumlah yang besar.

Beberapa perusahan kendaraan bermotor bahkan menerapkan teknologi yang sama seperti di Eropa atau Jepang dalam proses perakitan. Cara ini dilakukan dengan sedikit atau bahkan tidak sama sekali menggunakan sumber daya manusia (sebagaimana cara konvensional).

Tingkatkan Performa Gudang Umum dengan Mekari Jurnal

Itulah penjelasan secara umum mengenai gudang umum. Sebagai pemilik bisnis, tentu gudang memiliki peran yang besar terlebih dalam menjaga kualitas barang, kepuasan, serta loyalitas pelanggan.

Salah satu cara untuk menjaga hal tersebut adalah dengan menerapkan sistem manajemen gudang yang optimal. Namun, hal ini akan menjadi sulit jika gudang yang dikelola memiliki kapasitas besar, kurangnya sumber daya manusia, serta pengelolaannya yang masih dilakukan secara manual.

Oleh karena itu, untuk membantu Anda dalam mengelola gudang, Anda dapat menerapkan sistem berbasis automasisasi yang dapat Anda temukan dalam aplikasi pengelolaan gudang.

Aplikasi gudang Mekari Jurnal dilengkapi dengan fitur yang dapat mendukung pengelolaan warehouse management system  yang lebih optimal di mana dengan fitur ini dapat membantu perusahaan dalam mencatat dan perhitungan stok keluar masuk gudang secara otomatis.

Yuk, gunakan kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.

Oke, Coba Gratis Mekari Jurnal Sekarang!

Itu saja yang bisa kami jelaskan pada Anda, dan semoga artikel ini bermanfaat, ya!

 

 

 

Referensi:

Koerber Supply Chain, “Industry Survey Report: Warehouse Optimization Strategies“.

Kelola Pembukuan Online, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini

 

Klaim Promo

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal
Kelola Pembukuan Online, Dapatkan Penawaran Terbatas Ini

 

Klaim Promo

 

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal