Fungsi gudang di pelabuhan mungkin selama ini tidak diketahui dan dipahami secara pasti oleh banyak orang. Tampaknya gambaran mengenai fungsi gudang di pelabuhan sama dengan fungsi gudang di berbagai tempat yang lainnya.
Padahal sebenarnya fungsi gudang yang ada di pelabuhan cukup berbeda dengan fungsi gudang yang umumnya ada di berbagai tempat. Sebab gudang di pelabuhan berkaitan dengan proses mendatangkan dan mengirim barang.
Gudang pada umumnya memang merupakan tempat untuk menyimpan dan menimbun barang. Demikian pula dengan gudang di pelabuhan yang sudah pasti menjadi tempat atau wadah untuk timbunan barang. Namun di pelabuhan rupanya bukan hanya itu saja fungsi dari gudang.
Rupanya gudang di pelabuhan memiliki fungsi yang lebih banyak atau luas. Untuk mengetahui lebih lagi mengenai beberapa fungsi gudang yang ada di pelabuhan maka Anda bisa ikuti penjelasan berikut.
1. Menerima barang yang harus disimpan
Salah satu fungsi gudang di pelabuhan adalah untuk menerima seluruh barang yang memang sudah seharusnya diterima. Seluruh barang yang datang dari suatu wilayah ke wilayah lainnya pasti harus melalui gudang. Jika seluruh barang akan dikirim dan telah didatangkan maka sudah pasti akan terjadi timbunan barang.
Timbunan barang ini sudah seharusnya diletakkan di gudang sebelum berlanjut ke jalur selanjutnya. Penerimaan barang tidak bisa dilakukan secara sembarangan sebab penerimaan barang ini harus terarah terlebih setelah proses bongkar muat.
Bahkan penerimaan barang ini harus disertai dengan disertai adanya proses administrasi yang tepat dan jelas. Dengan adanya administrasi yang benar maka seluruh jumlah dan kondisi barang yang diterima di gudang bisa di cek terlebih dahulu.
2. Menyimpan barang sesuai dengan prosedur
Barang yang telah diterima tentunya harus segera disimpan sebelum berlanjut ke bagian selanjutnya. Misalnya setelah proses bongkar muat lalu barang diterima oleh gudang. Setelah diterima kemudian selanjutnya barang akan disimpan. Tentu saja penyimpanan barang di gudang pelabuhan ini harus sesuai dengan prosedur yang berlaku dan yang telah ditentukan.
Sebab sama halnya dengan proses penerimaan barang tentunya proses penyimpanan barang tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Yang sudah pasti harus diketahui oleh staf gudang antara lain mengenai jumlah dan kondisi barang yang disimpan. Proses penyimpanan juga harus memperhatikan kondisi gudang sebagai ruang tempat barang ditimbun.
3. Melakukan pemeliharaan barang
Seperti yang telah diketahui bersama bahwa gudang pada dasarnya menjadi tempat untuk menimbun barang. Gudang menjadi suatu ruang yang berguna untuk bisa menyimpan seluruh barang. Di tempat ini pulalah barang yang disimpan haruslah terjamin dengan baik kondisinya. Jadi pemeliharaan barang di gudang sudah seharusnya selalu terjamin agar kondisi barang tidak sampai mengalami perubahan.
Barang yang terletak pada gudang tidak boleh mengalami kerusakan sehingga proses pemeliharaan barang di gudang haruslah bisa dilakukan secara tepat. Di samping itu jumlah barang yang masuk nantinya harus sama dengan jumlah barang yang keluar.
Untuk itu pemeliharaan barang harus tepat agar beberapa barang tertentu yang disimpan di gudang tidak sampai menyusut atau mengalami hal lain yang membuatnya jadi menghilang. Ini merupakan salah satu fungsi gudang di pelabuhan yang cukup penting.
4. Menjaga kebersihan ruang tempat penyimpanan barang
Fungsi gudang di pelabuhan termasuk untuk menjaga kebersihan barang dan ruangan gudang itu sendiri. Pemeliharaan barang di gudang sudah tentu berkaitan dengan proses menjaga kebersihan ruangan gudang yang digunakan untuk menyimpan seluruh barang.
Gudang yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang memang harus dalam keadaan bersih. Jika kebersihan gudang terjamin maka pemeliharaan barang yang disimpan di gudang juga tak perlu diragukan lagi.
Untuk itu kebersihan gudang harus selalu dijaga dengan berbagai macam upaya. Untuk menjaga kebersihan gudang maka Anda bisa membuat jadwal untuk membersihkannya. Sebaiknya gudang dibersihkan jika memang sedang kosong sehingga selalu siap untuk menerima timbunan barang yang akan dikirim dan datang melalui kapal.
5. Mengeluarkan barang sesuai dengan prosedur dan keperluan
Fungsi gudang di pelabuhan yang selanjutnya, berhubungan dengan proses mengeluarkan barang. Proses pengeluaran barang dari gudang tentunya tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Proses pengeluaran barang di gudang hanya bisa dilakukan dengan disertai beberapa aturan tertentu.
Jadi barang yang telah tersimpan di gudang hanya bisa dikeluarkan jika akan dikirim ke tujuan. Proses pengeluaran barang dari gudang ini seringkali dinamakan dengan istilah bongkar atau pembongkaran.
Setelah barang dikeluarkan dari gudang atau dibongkar maka selanjutnya barang akan dimuat pada transportasi logistik yang sudah tersedia untuk kemudian dikirim menuju tempat tujuan. Proses pengeluaran barang juga harus disertai dengan adanya kelengkapan administrasi sehingga proses pengeluaran ini jelas dan memiliki dokumentasi fisik yang membuktikan kondisi barang keluar sama dengan kondisi barang pada waktu masuk ke dalam gudang.
6. Menjalankan administrasi pergudangan
Fungsi gudang di pelabuhan yang selanjutnya adalah menjalankan sistem administrasi pergudangan sehingga administrasi ini bisa berjalan sesuai dengan prosedur dan juga bisa tepat. Administrasi yang berjalan dengan baik akan mendukung proses bongkar muat barang sehingga bongkar muat tersebut juga bisa dilakukan dengan tepat.
Jika administrasi dilakukan secara tepat maka proses barang masuk ke gudang dan barang keluar dari gudang bisa berjalan dengan baik serta ringkas. Namun bila proses administrasi terhambat atau terkendala maka proses operasional di gudang jadi terhambat.
Terlebih lagi jika hal ini berkaitan dengan barang di pelabuhan yang umumnya terkait dengan kegiatan ekspedisi dan berjumlah sangat banyak. Oleh karena itu tidak heran jika banyak yang memilih menggunakan aplikasi gudang untuk hal tersebut.
7. Mempertanggungjawabkan pengurusan administrasi
Terakhir fungsi gudang di pelabuhan adalah untuk mempertanggungjawabkan pengurusan administrasi yang telah dibahas sebelumnya di atas. Seperti diketahui bersama bahwa proses administrasi harus berjalan dengan baik agar bongkar muat barang berjalan dengan baik. Pada akhirnya barang masuk dan keluar gudang bisa berjalan dengan tepat.
Apa yang harus diurus dalam administrasi pergudangan ini sudah pasti harus dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini pertanggungjawaban atas administrasi bongkar muat dan barang keluar masuk gudang harus dibebankan pada divisi atau bagian gudang. Fungsi gudang yang satu ini tampaknya cukup sulit sebab gudang harus bertanggung jawab atas timbunan barang serta administrasinya.
Fungsi gudang di pelabuhan yang telah tertera di atas diharapkan agar bisa menambah wawasan Anda. Terutama bagi Anda yang merupakan kaum awam sehingga belum pernah tahu mengenai kondisi dan kegunaan gudang yang ada di wilayah pelabuhan.
Gudang yang menjadi sarana perdagangan sudah pasti dibutuhkan di pelabuhan. Sebab pelabuhan menjadi tempat penerimaan barang yang datang dari wilayah lain sekaligus menjadi tempat untuk melakukan proses pengapalan.
Dengan demikian tentunya seluruh barang baik yang diterima maupun hendak dikirim melalui transportasi kapal sebaiknya diterima di gudang terlebih dahulu untuk kemudian dicek dan lain sebagainya.
Dalam hal ini fungsi manajemen pergudangan (warehouse management system) di pelabuhan yang berkaitan dengan kegiatan ekspedisi memang sangat penting sehingga staf gudang pun sudah seharusnya bisa bekerja dengan baik. Terlebih lagi barang yang datang dan dikirim melalui pelabuhan sangatlah banyak sehingga fungsi gudang haruslah lebih maksimal.
