Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Implementasi ERP pada UKM? Highlights Masih banyak UKM di Indonesia mulai mempertimbangkan ERP, namun belum banyak yang memahami estimasi durasi implementasinya dan faktor yang memengaruhinya Pada dasarnya, durasi ERP dipengaruhi oleh kompleksitas modul, kesiapan data, serta tingkat adaptasi pengguna Mengetahui durasi implementasi ERP bagi UKM penting karena berdampak langsung pada perencanaan strategis dan kecepatan meraih ROI Strategi seperti memilih vendor yang tepat, menyiapkan tim internal, dan menerapkan pendekatan bertahap dapat mempercepat waktu implementasi secara signifikan Data dari Kemenkop dan UKM menunjukkan bahwa Indonesia memiliki 65 juta UKM dan menyerap sekitar 97% tenaga kerja. Skala ini menjadikan UKM sebagai penggerak utama ekonomi, namun banyak di antaranya masih menghadapi berbagai tantangan operasional yang membatasi bisnis untuk tumbuh dan berkembang. Seiring perkembangan zaman, pengelolaan operasional semakin modern dengan kehadiran ERP sebagai solusi efisiensi dan konsistensi dalam mengelola keuangan, persediaan, dan fungsi bisnis lainnya dalam satu platform terpadu. Lalu, pertanyaan muncul dari pemilik usaha UMKM yang ingin memulai transformasi digital, “berapa lama implementasi ERP hingga siap digunakan?”. Untuk mengetahui jawaban dari pertanyaan ini, artikel dari Mekari Jurnal berikut ini akan mencoba menjelaskannya secara komprehensif. Alasan Mengapa Bisnis Perlu Mengetahui Durasi Implementasi ERP Mengetahui waktu durasi implementasi ERP menjadi bagian penting bagi pemilik bisnis karena akan berdampak pada beberapa aspek strategis. Pertama, hal ini berkaitan erat dengan perencanaan anggaran dan biaya proyek, karena semakin lama durasi implementasi, maka akan semakin tinggi potensi tambahan biaya. Kedua, dampaknya juga terikat dengan kesiapan SDM dan memastikan bahwa operasioal sehari-hari tetap berjalan lancar. Terakhir, durasi implementasi menentukan kecepatan perusahaan merasakan ROI dari investasinya. Oleh karena itu, memastikan durasi implementasi ERP membantu pemilik bisnis UKM untuk meminimalisir risiko dan mengoptimalkan ROI dari investasi yang dikeluarkan. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Durasi Implementasi ERP Pemilik bisnis UKM ada baiknya juga mengetahui faktor-faktor apa saja yang bisa mempengaruhi durasi implementasi ERP. Semakin efektif waktu yang digunakan maka akan semakin optimal manfaat yang dirasakan. 1. Kompleksitas sistem ERP yang dipilih Memilih antara solusi ERP modular cloud, ERP tradisional, maupun ERP kustom memiliki pengaruh besar terhadap durasi implementasi. Semakin sistem membutuhkan kustomisasi tinggi dan arsitektur kompleks, maka akan semakin lama konfigurasi dan uji coba dibandingkan paket cloud yang siap pakai. Beberapa sumber yang relevan menunjukkan bahwa ERP tradisional bisa memakan waktu implementasi beberapa bulan hingga satu tahun. Baca Juga: Implementasi Sistem ERP Ritel dan Studi Kasusnya 2. Skala dan Kebutuhan Spesifik UKM Semakin besar skala bisnis yang dikelola, maka akan semakin tinggi tingkat kompleksitas operasional dan kebutuhan spesifiknya. Terlebih, UKM dengan proses bisnis standar (mencakup akuntansi, persediaan, penjualan) bisa menyelesaikan implementasi lebih cepat ketimbang UKM dengan alur produksi dan distribusi yang kompleks. 3. Kesiapan Infrastruktur IT Sistem ERP juga membutuhkan infrastruktur agar bisa menjalankan fungsinya secara optimal, ini mencakup konektivitas internet, kualitas perangkat, dan kesiapan server. Adopsi ERP berbasis cloud pada umumnya memperpendek waktu infrastruktur karena tidak membebankan pada infrastruktur IT. 4. Ketersediaan dan Kesiapan Tim Internal Sumber daya manusia juga berperan vital sebagai faktor penting yang harus diperhatikan. Keberadaan pengguna utama, ketersediaan pelatihan dan workshop, serta kepercayaan diri dalam menggunakan alur kerja baru mempercepat durasi implementasi ERP. Tahapan Implementasi ERP Proses implementasi melibatkan rangkaian langkah memasang sistem yang saling terhubung. Masing-masing memiliki tujuan dan peran dalam menjaga kelancaran dan kecepatan bisnis dalam beradaptasi. Secara sistematis, tahapan implementasi ERP akan mencakup berikut: 1. Pra-Implementasi Tahap awal ini penting karena akan menjadi fondasi keberhasilan proyek. Pemilik bisnis UKM sebelum memulai implementasi harus memetakan proses bisnis yang berjalan saat ini, mengidentifikasi masalah, serta menentukan prioritas yang ingin diperbaiki melalui ERP. Dasar ini dilakukan karena vendor ERP juga membutuhkan informasi terkait analisis kebutuhan dan rencana paket modul yang diambil akan semakin jelas konfigurasi dan alur prosesnya. 2. Implementasi Setelah desain dan kebutuhan disepakati, vendor mulai mengonfigurasi modul ERP sesuai proses bisnis perusahaan. Instalasi sistem dilakukan diikuti migrasi data penting seperti data pelanggan, inventaris, transaksi, dan master data lainnya. Salah satu tips pada tahap ini adalah menjaga konsistensi kerapian dan kualitas data karena menjadi titik kritis yang memengaruhi waktu implementasi ke depannya. 3. Pelatihan dan Adaptasi Pelatihan diberikan kepada tim internal karena ERP tidak akan efektif tanpa pengguna yang benar-benar memahami cara mengoperasikannya. Perusahaan juga bisa sekaligus menguji alur kerja baru dan memastikan setiap fungsi berjalan sesuai kebutuhan. Adaptasi proses baru juga akan membutuhkan interaksi intensif antara pemilik bisnis dan vendor untuk melakukan penyesuaian, memperbaiki alur, dan merapikan data. 4. Pemeliharaan dan Dukungan Setelah go-live, perusahaan memasuki fase stabilisasi. Dalam hal ini, vendor dan pemilik bisnis akan memantau performa sistem untuk memastikan sistem bekerja optimal. Dukungan berkelanjutan juga penting bagi UKM untuk memberi rasa aman sekaligus memastikan investasi ERP memberikan hasil maksimal. Baca Juga: Studi Kasus Implementasi ERP: Pelajaran dan Manfaat untuk Perusahaan Estimasi Waktu Implementasi Jika berdasarkan dari beberapa literatur industri dan berbagai riset ilmiah yang relevan, perkiraan waktu rata-rata UKM untuk mengimplementasi ERP yaitu: Solusi cloud modular (SaaS) dengan paket modul dasar (mencakup akuntansi, persediaan, penjualan) memakan waktu sekitar 1 – 3 bulan Solusi ERP mix dengan beberapa kustomisasi dan kebutuhan integrasi sekitar 3 – 6 bulan. Estimasi ini cukup umum bagi UKM yang menginginkan beberapa penyesuaian proses dan integrasi ke sistem lain Solusi ERP dengan kustomisasi tinggi/ multi-lokasi/ manufaktur kompleks biasanya minimal 6 sampai 12+ bulan. Ini dikarenakan perusahaan butuh fase analis dan uji coba yang lebih panjang Angka yang tercantum di atas hanya merupakan estimasi saja, karena kecepatan proyek dapat dipengaruhi banyak faktor internal dan eksternal yang sangat bervariasi. Tips untuk Mempercepat Proses Implementasi Selain pertanyaan “berapa lama implementasi ERP hingga siap digunakan?”, pertanyaan lain yang tidak kalah menarik adalah “bagaimana cara agar proses implementasi bisa berjalan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas?“. Solusinya sebenarnya tidak semudah itu, namun juga tidak sesulit itu. Dibutuhkan kombinasi dari berbagai faktor penting mulai dari manusia, komunikasi, dan kesiapan organisasi. Atas dasar ini, terdapat beberapa tips dan langkah praktis agar proses implementasi terasa lebih ringan, namun tetap mencapai hasil nyata bagi bisnis. 1. Pilih Vendor ERP yang Tepat Pilih vendor yang menawarkan paket modular, template konfigurasi, dan dukungan lokal karena pilihan yang tepat menentukan keberfungsiannya secara optimal. Dalam hal ini, Mekari Jurnal ERP hadir sebagai solusi akuntansi dan operasional bisnis dalam satu platform di Indonesia yang berbasis cloud dan sesuai kebutuhan UKM. Dukungan layanan menjadi aspek penting yang perlu diperhatikan, dan Mekari Jurnal menyediakan paket dengan layanan pelatihan 1-on-1 dan integrasi ke ekosistem lokal yang membantu mempercepat adopsi. Dengan pengalaman yang tinggi di pasar Indonesia, memilih Mekari Jurnal sebagai aplikasi ERP untuk UKM membantu menurunkan risiko dan mempercepat proses bisnis. Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! 2. Pastikan Tim Internal Siap Tips yang kedua adalah mempersiapkan tim internal sebaik mungkin untuk menggunakan ERP. Alokasikan waktu kerja khusus untuk tim ini agar tidak terjadi bottleneck dan mempercepat proses adaptasi dengan sistem baru. 3. Terapkan Pendekatan Bertahap dan Agile Gunakan metode seperti sprint-based delivery dan phase gating sehingga setiap modul dapat cepat go-live dan memberikan nilai nyata dalam proses bisnis. 4. Bersihkan Data Sebelum Migrasi Lakukan standarisasi data agar data yang ingin migrasi ke aplikasi ERP dapat dilakukan dengan cepat, konsisten, dan akurat. Standarisasi ini mencakup format SKU, kode akun, dan master pelanggan dan bisa membuat checklist validasi untuk mengurangi revisi pasca-impor. Baca Juga: Panduan Lengkap HR ERP: Memilih dan Mengimplementasikan Sistem yang Tepat untuk Bisnis Anda Kesimpulan Itulah penjelasan mengenai berapa lama estimasi waktu yang dibutuhkan untuk imeplementasi ERP untuk UKM yang dapat bervariasi. Tentunya, kecepatan dan keberhasilan proyek bergantung dengan kompleksitas sistem, kesiapan organisasi, dan pemilihan vendor dan platform ERP yang akan digunakan. Mekari Jurnal bisa menjadi solusi efektif yang bisa dipilih sebagai sistem ERP karena telah berbasis cloud dan modular, sehingga memudahkan proses implementasi dan menyesuaikan modul seiring pertumbuhan bisnis. Semoga artikel ini dapat membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis, terima kasih. Referensi: ERP Research, “How long does it take to implement an ERP?”. Kategori : Technology Artikel Sebelumnya Artikel Selanjutnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Implementasi ERP pada UKM? Highlights Masih banyak UKM di Indonesia mulai mempertimbangkan ERP, namun belum banyak yang memahami estimasi durasi implementasinya dan faktor yang memengaruhinya Pada dasarnya, durasi ERP dipengaruhi oleh kompleksitas modul, kesiapan data, serta tingkat adaptasi pengguna Mengetahui durasi implementasi ERP bagi UKM penting karena berdampak langsung pada perencanaan strategis dan kecepatan meraih ROI Strategi seperti memilih vendor yang tepat, menyiapkan tim internal, dan menerapkan pendekatan bertahap dapat mempercepat waktu implementasi secara signifikan Data dari Kemenkop dan UKM menunjukkan bahwa Indonesia memiliki 65 juta UKM dan menyerap sekitar 97% tenaga kerja. Skala ini menjadikan UKM sebagai penggerak utama ekonomi, namun banyak di antaranya masih menghadapi berbagai tantangan operasional yang membatasi bisnis untuk tumbuh dan berkembang. Seiring perkembangan zaman, pengelolaan operasional semakin modern dengan kehadiran ERP sebagai solusi efisiensi dan konsistensi dalam mengelola keuangan, persediaan, dan fungsi bisnis lainnya dalam satu platform terpadu. Lalu, pertanyaan muncul dari pemilik usaha UMKM yang ingin memulai transformasi digital, “berapa lama implementasi ERP hingga siap digunakan?”. Untuk mengetahui jawaban dari pertanyaan ini, artikel dari Mekari Jurnal berikut ini akan mencoba menjelaskannya secara komprehensif. Alasan Mengapa Bisnis Perlu Mengetahui Durasi Implementasi ERP Mengetahui waktu durasi implementasi ERP menjadi bagian penting bagi pemilik bisnis karena akan berdampak pada beberapa aspek strategis. Pertama, hal ini berkaitan erat dengan perencanaan anggaran dan biaya proyek, karena semakin lama durasi implementasi, maka akan semakin tinggi potensi tambahan biaya. Kedua, dampaknya juga terikat dengan kesiapan SDM dan memastikan bahwa operasioal sehari-hari tetap berjalan lancar. Terakhir, durasi implementasi menentukan kecepatan perusahaan merasakan ROI dari investasinya. Oleh karena itu, memastikan durasi implementasi ERP membantu pemilik bisnis UKM untuk meminimalisir risiko dan mengoptimalkan ROI dari investasi yang dikeluarkan. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Durasi Implementasi ERP Pemilik bisnis UKM ada baiknya juga mengetahui faktor-faktor apa saja yang bisa mempengaruhi durasi implementasi ERP. Semakin efektif waktu yang digunakan maka akan semakin optimal manfaat yang dirasakan. 1. Kompleksitas sistem ERP yang dipilih Memilih antara solusi ERP modular cloud, ERP tradisional, maupun ERP kustom memiliki pengaruh besar terhadap durasi implementasi. Semakin sistem membutuhkan kustomisasi tinggi dan arsitektur kompleks, maka akan semakin lama konfigurasi dan uji coba dibandingkan paket cloud yang siap pakai. Beberapa sumber yang relevan menunjukkan bahwa ERP tradisional bisa memakan waktu implementasi beberapa bulan hingga satu tahun. Baca Juga: Implementasi Sistem ERP Ritel dan Studi Kasusnya 2. Skala dan Kebutuhan Spesifik UKM Semakin besar skala bisnis yang dikelola, maka akan semakin tinggi tingkat kompleksitas operasional dan kebutuhan spesifiknya. Terlebih, UKM dengan proses bisnis standar (mencakup akuntansi, persediaan, penjualan) bisa menyelesaikan implementasi lebih cepat ketimbang UKM dengan alur produksi dan distribusi yang kompleks. 3. Kesiapan Infrastruktur IT Sistem ERP juga membutuhkan infrastruktur agar bisa menjalankan fungsinya secara optimal, ini mencakup konektivitas internet, kualitas perangkat, dan kesiapan server. Adopsi ERP berbasis cloud pada umumnya memperpendek waktu infrastruktur karena tidak membebankan pada infrastruktur IT. 4. Ketersediaan dan Kesiapan Tim Internal Sumber daya manusia juga berperan vital sebagai faktor penting yang harus diperhatikan. Keberadaan pengguna utama, ketersediaan pelatihan dan workshop, serta kepercayaan diri dalam menggunakan alur kerja baru mempercepat durasi implementasi ERP. Tahapan Implementasi ERP Proses implementasi melibatkan rangkaian langkah memasang sistem yang saling terhubung. Masing-masing memiliki tujuan dan peran dalam menjaga kelancaran dan kecepatan bisnis dalam beradaptasi. Secara sistematis, tahapan implementasi ERP akan mencakup berikut: 1. Pra-Implementasi Tahap awal ini penting karena akan menjadi fondasi keberhasilan proyek. Pemilik bisnis UKM sebelum memulai implementasi harus memetakan proses bisnis yang berjalan saat ini, mengidentifikasi masalah, serta menentukan prioritas yang ingin diperbaiki melalui ERP. Dasar ini dilakukan karena vendor ERP juga membutuhkan informasi terkait analisis kebutuhan dan rencana paket modul yang diambil akan semakin jelas konfigurasi dan alur prosesnya. 2. Implementasi Setelah desain dan kebutuhan disepakati, vendor mulai mengonfigurasi modul ERP sesuai proses bisnis perusahaan. Instalasi sistem dilakukan diikuti migrasi data penting seperti data pelanggan, inventaris, transaksi, dan master data lainnya. Salah satu tips pada tahap ini adalah menjaga konsistensi kerapian dan kualitas data karena menjadi titik kritis yang memengaruhi waktu implementasi ke depannya. 3. Pelatihan dan Adaptasi Pelatihan diberikan kepada tim internal karena ERP tidak akan efektif tanpa pengguna yang benar-benar memahami cara mengoperasikannya. Perusahaan juga bisa sekaligus menguji alur kerja baru dan memastikan setiap fungsi berjalan sesuai kebutuhan. Adaptasi proses baru juga akan membutuhkan interaksi intensif antara pemilik bisnis dan vendor untuk melakukan penyesuaian, memperbaiki alur, dan merapikan data. 4. Pemeliharaan dan Dukungan Setelah go-live, perusahaan memasuki fase stabilisasi. Dalam hal ini, vendor dan pemilik bisnis akan memantau performa sistem untuk memastikan sistem bekerja optimal. Dukungan berkelanjutan juga penting bagi UKM untuk memberi rasa aman sekaligus memastikan investasi ERP memberikan hasil maksimal. Baca Juga: Studi Kasus Implementasi ERP: Pelajaran dan Manfaat untuk Perusahaan Estimasi Waktu Implementasi Jika berdasarkan dari beberapa literatur industri dan berbagai riset ilmiah yang relevan, perkiraan waktu rata-rata UKM untuk mengimplementasi ERP yaitu: Solusi cloud modular (SaaS) dengan paket modul dasar (mencakup akuntansi, persediaan, penjualan) memakan waktu sekitar 1 – 3 bulan Solusi ERP mix dengan beberapa kustomisasi dan kebutuhan integrasi sekitar 3 – 6 bulan. Estimasi ini cukup umum bagi UKM yang menginginkan beberapa penyesuaian proses dan integrasi ke sistem lain Solusi ERP dengan kustomisasi tinggi/ multi-lokasi/ manufaktur kompleks biasanya minimal 6 sampai 12+ bulan. Ini dikarenakan perusahaan butuh fase analis dan uji coba yang lebih panjang Angka yang tercantum di atas hanya merupakan estimasi saja, karena kecepatan proyek dapat dipengaruhi banyak faktor internal dan eksternal yang sangat bervariasi. Tips untuk Mempercepat Proses Implementasi Selain pertanyaan “berapa lama implementasi ERP hingga siap digunakan?”, pertanyaan lain yang tidak kalah menarik adalah “bagaimana cara agar proses implementasi bisa berjalan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas?“. Solusinya sebenarnya tidak semudah itu, namun juga tidak sesulit itu. Dibutuhkan kombinasi dari berbagai faktor penting mulai dari manusia, komunikasi, dan kesiapan organisasi. Atas dasar ini, terdapat beberapa tips dan langkah praktis agar proses implementasi terasa lebih ringan, namun tetap mencapai hasil nyata bagi bisnis. 1. Pilih Vendor ERP yang Tepat Pilih vendor yang menawarkan paket modular, template konfigurasi, dan dukungan lokal karena pilihan yang tepat menentukan keberfungsiannya secara optimal. Dalam hal ini, Mekari Jurnal ERP hadir sebagai solusi akuntansi dan operasional bisnis dalam satu platform di Indonesia yang berbasis cloud dan sesuai kebutuhan UKM. Dukungan layanan menjadi aspek penting yang perlu diperhatikan, dan Mekari Jurnal menyediakan paket dengan layanan pelatihan 1-on-1 dan integrasi ke ekosistem lokal yang membantu mempercepat adopsi. Dengan pengalaman yang tinggi di pasar Indonesia, memilih Mekari Jurnal sebagai aplikasi ERP untuk UKM membantu menurunkan risiko dan mempercepat proses bisnis. Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang! 2. Pastikan Tim Internal Siap Tips yang kedua adalah mempersiapkan tim internal sebaik mungkin untuk menggunakan ERP. Alokasikan waktu kerja khusus untuk tim ini agar tidak terjadi bottleneck dan mempercepat proses adaptasi dengan sistem baru. 3. Terapkan Pendekatan Bertahap dan Agile Gunakan metode seperti sprint-based delivery dan phase gating sehingga setiap modul dapat cepat go-live dan memberikan nilai nyata dalam proses bisnis. 4. Bersihkan Data Sebelum Migrasi Lakukan standarisasi data agar data yang ingin migrasi ke aplikasi ERP dapat dilakukan dengan cepat, konsisten, dan akurat. Standarisasi ini mencakup format SKU, kode akun, dan master pelanggan dan bisa membuat checklist validasi untuk mengurangi revisi pasca-impor. Baca Juga: Panduan Lengkap HR ERP: Memilih dan Mengimplementasikan Sistem yang Tepat untuk Bisnis Anda Kesimpulan Itulah penjelasan mengenai berapa lama estimasi waktu yang dibutuhkan untuk imeplementasi ERP untuk UKM yang dapat bervariasi. Tentunya, kecepatan dan keberhasilan proyek bergantung dengan kompleksitas sistem, kesiapan organisasi, dan pemilihan vendor dan platform ERP yang akan digunakan. Mekari Jurnal bisa menjadi solusi efektif yang bisa dipilih sebagai sistem ERP karena telah berbasis cloud dan modular, sehingga memudahkan proses implementasi dan menyesuaikan modul seiring pertumbuhan bisnis. Semoga artikel ini dapat membantu Anda untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis, terima kasih. Referensi: ERP Research, “How long does it take to implement an ERP?”.
