Bisnis proses merupakan kebutuhan mendasar untuk menjalankan operasi bisnis sehari-hari. Namun, bisnis sering kali menemukan tantangan untuk menerapkan Bisnis proses dengan cara yang benar. Mempelajari cara kerja Bisnis proses dan dampaknya terhadap bisnis dapat membantu organisasi memanfaatkannya dengan benar.
Dalam artikel ini, kami mendefinisikan Bisnis proses dan tujuannya, dan mendiskusikan relevansinya dalam menjaga bisnis tetap menguntungkan.
Apa itu Bisnis proses?
Bisnis proses adalah praktik menyelaraskan semua proses dalam bisnis suatu organisasi sehingga mereka bekerja bersama secara efisien dan efektif. Seiring waktu, Bisnis proses membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategis jangka panjangnya.
Ini adalah metodologi bisnis yang mungkin menggunakan teknik yang berbeda, pendekatan terstruktur dan teknologi.
Untuk memastikan bahwa organisasi tetap berada di jalur yang benar, Bisnis proses berfokus terutama pada hasil, bukan pada tugas. Ini akan melakukan hal berikut:
Fokus Bisnis Proses:
- Tentukan tujuan pasti organisasi
- Visualisasikan berbagai cara di mana bisnis dapat mencapai tujuan
- Putuskan apa prosesnya dan rencanakan bagaimana organisasi akan mengimplementasikannya
- Lakukan pemetaan proses untuk memahami bagaimana proses bekerja dalam kaitannya satu sama lain
- Analisis seluruh Bisnis proses dari awal hingga akhir
- Tinjau proses yang ada dan temukan cara untuk membuatnya lebih efisien
- Gunakan alat Bisnis proses untuk membuat templat standar untuk semua aktivitas bisnis berulang
- Pastikan proses standar benar, tanpa kesalahan dan mudah dipahami
- Otomatiskan semua tugas berulang untuk mencegah kesalahan dan menghemat waktu
- Gunakan alat simulasi untuk menjalankan proses virtual dan menunjukkan kemacetan atau masalah staf atau infrastruktur
- Memperkenalkan teknologi baru untuk meningkatkan proses lebih lanjut
- Pastikan prosesnya cukup kuat untuk menangani semua tugas yang diperlukan
- Lakukan analisis bagaimana-jika untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik
- Memantau dan merevisi proses secara terus menerus untuk perbaikan lebih lanjut
Hal ini bukan menjadi tugas satu kali, Bisnis proses membutuhkan pengulangan terus menerus. Organisasi harus terus memantau bagaimana proses berfungsi secara individu dan bersama-sama, dan memperkenalkan cara-cara baru untuk meningkatkan kinerja mereka.
Bisnis proses terkait serangkaian aktivitas dan tugas terstruktur yang harus dilakukan dan diselesaikan oleh staf dan pemangku kepentingan organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
Untuk ini, mungkin perlu mengulangi langkah-langkah tersebut berkali-kali. Seringkali, orang yang berbeda di lokasi yang berbeda mungkin harus melakukan tugas tersebut. Standarisasi proses penting karena memastikan langkah-langkahnya masuk akal dan mudah diterapkan.
Ini membantu untuk membuat diagram alir yang mewakili Bisnis proses dari awal hingga akhir. Itu juga akan memberi organisasi gambaran yang jelas tentang betapa mudah atau rumitnya operasi bisnisnya. Kemudian dimungkinkan untuk mengidentifikasi masalah yang tepat yang menghambat operasi dan memutuskan bagaimana menyelesaikannya.
Misalnya, masalah mungkin muncul karena komunikasi yang tidak memadai antara dua departemen. Dalam hal ini, Bisnis proses yang direvisi akan mencakup tugas yang mengharuskan orang-orang dari kedua departemen untuk berbagi informasi yang relevan sebelum mereka dapat melanjutkan pekerjaan mereka lebih jauh.
Tiga fitur utama dari Bisnis proses:
- Proses informasi: Ini melibatkan penelitian dan pengumpulan data tentang kebutuhan bisnis organisasi.
- Proses manajemen: Ini memerlukan perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan mengenai operasi bisnis organisasi.
- Proses operasi: Ini termasuk mempekerjakan dan menunjuk personel dan menyebarkan alat kerja untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan, untuk menerapkan kebijakan tempat kerja dan untuk memantau alur kerja.
Agar Bisnis proses bermanfaat, berikut ini diperlukan:
- Semua proses ini bisa dilakukan secara manual atau otomatis
- Semua proses ini harus sesuai dengan kebutuhan pengguna
- Semua proses ini harus memungkinkan kolaborasi antara pengguna
- Semua proses ini harus dapat diskalakan untuk berkembang bersama bisnis
- Semua proses ini harus memberikan hasil
Beberapa contoh Bisnis proses dalam suatu organisasi adalah:
- Penelitian dan pengembangan produk
- Akuisisi pelanggan dan membangun hubungan
- Pengembangan dan manajemen karyawan
- Pengadaan bahan baku
- Kontrol kualitas
- Peningkatan proses
- Analisa keuangan
- Manajemen modal
- Pengiriman barang
- Pelayanan pelanggan
- Pembangunan infrastruktur
- On-boarding dan pelatihan karyawan baru
Lihat selengkapnya di sini.
3 Jenis Bisnis proses yang Umum Digunakan
Proses bisnis yang umum dilakukan oleh organisasi ataupun perusahaan terdiri dari 3 jenis, yaitu :
- 1. Proses Operasional atau Proses Primer
Pengertian dari proses operasional atau proses primer yaitu proses yang didalamnya terdapat bisnis inti serta mencakup nilai aliran yang pertama. Di dalam proses primer ini terdapat tiga tahapan, yaitu :
- Pembuatan produk
- Pemasaran produk
- Layanan pelanggan
Jika Anda melakukan ketiga hal diatas dalam kegiatan bisnis, Anda sudah termasuk dalam kategori proses primer. Sebagai contoh Anda menjalankan bisnis rumah makan maka kegiatan yang ada didalamnya yaitu membeli bahan makanan dari supplier, menjual makanan kepada konsumen serta mengirimkannya pada pembeli yang memesan secara online.
- 2. Proses Dukungan atau Proses Sekunder
Proses dukungan atau proses sekunder yaitu proses pendukung yang ikut memberikan kontribusi pada operasional bisnis dan perusahaan sehari-hari. Bisa diartikan juga bahwa proses sekunder merupakan aktivitas yang sifatnya mendukung dimana tujuannya adalah untuk memastikan bahwa bisnis akan terus berjalan sebagaimana mestinya dengan sebaik mungkin.
Contohnya, divisi HRD selain bekerja untuk mendukung pemilik usaha menghasilkan keuntungan juga memastikan bahwa semua karyawan sudah sesuai dengan kualifikasi dan bagiannya serta bekerja sesuai SOP serta job desc masing-masing.
- 3. Proses Manajemen
Terakhir adalah proses manajemen yang didalamnya mencakup beberapa tahapan yaitu perencanaan, pengawasan dan pemantauan. Proses manajemen ini akan mengatur tentang kegiatan, tata kelola perusahaan serta manajemen secara strategis sehingga proses lainnya bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
Termasuk juga dalam hal keuangan perusahaan maka harus ada sebuah perencanaan yang tepat, strategi, efektif dan efisien. Contohnya pengembangan bisnis tentunya membutuhkan modal yang besar. Jika Anda membutuhkan tambahan modal untuk mengembangkan bisnis, Anda bisa mengajukan pinjaman ke Investree yang sudah berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan.
Manfaat dari Bisnis proses
Lalu apakah Bisnis proses akan memberikan manfaat kepada organisasi ataupun perusahaan? Tentu saja iya, yaitu sebagai berikut :
- Fokus pada Apa yang Dibutuhkan Pelanggan
Sebuah Bisnis proses yang bagus akan mengutamakan pada apa saja yang dibutuhkan oleh pelanggan. Memenuhi kebutuhan pelanggan adalah hal yang krusial karena bagaimanapun keuntungan sebuah bisnis didapatkan dari hasil penjualan barang ataupun jasa kepada pelanggan.
- Menurunkan Tingkat Risiko dan Pengeluaran
Melalui proses yang telah direncanakan sebaik mungkin dengan efektif dan efisien maka otomatis bisa mengurangi pengeluaran perusahaan yang sebenarnya tidak diperlukan. Hal ini juga bisa menurunkan tingkat risiko terhadap hal-hal yang bisa merugikan perusahaan. Dengan demikian tingkat imbal hasil bisa bertambah.
- Memperbaiki Kesalahan Kerja dan Human Error
Bisnis proses membuat perusahaan menjadi lebih mudah untuk mengetahui kesalahan yang telah dilakukan di dalam kegiatan bisnisnya tersebut sehingga solusi yang tepat bisa segera ditemukan dan dilakukan.
Selain itu Bisnis proses juga akan menghindarkan dari kejadian human error karena semua karyawan telah melakukan pekerjaan sesuai dengan keahlian dan kualifikasinya.
- Adaptasi dengan Kemajuan Teknologi
Bisnis proses yang bagus adalah yang selalu up to date dengan perkembangan zaman sehingga perusahaan bisa menyesuaikan diri termasuk dalam hal penggunaan teknologi. Penggunaan teknologi akan membantu perusahaan lebih cepat mengalami kemajuan.
Kesimpulannya, Bisnis proses adalah merupakan faktor yang cukup penting bagi sebuah usaha, organisasi maupun perusahaan untuk bisa mencapai tujuan strategisnya.
Tujuan Dari Bisnis proses
Tujuan dari Bisnis proses adalah untuk melakukan hal berikut:
- Untuk menetapkan apa tujuan akhir organisasi
Penting untuk mengetahui apa tujuan akhir organisasi sebelum dimungkinkan untuk menentukan arah yang harus diambil untuk mencapainya.
Dengan menguraikan arah yang pasti, akan ada lebih banyak efisiensi dan pengelolaan sumber daya yang lebih baik. Juga, ketika karyawan tahu apa yang mereka lakukan dan mengapa mereka melakukannya, mereka akan memiliki lebih banyak insentif untuk berkinerja lebih baik.
- Untuk mengatur proses operasional untuk mencapai tujuan yang ditentukan
Organisasi mungkin harus merencanakan ulang operasinya sehari-hari untuk membuatnya lebih selaras dengan kebutuhannya untuk meningkatkan produktivitas. Dengan membuat kuota kerja harian tertentu, akan memungkinkan untuk mencapai tujuan produksi bulanan dan tahunan yang diinginkan.
Organisasi juga harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama kerja antar departemen yang berbeda. Selain itu, untuk memastikan akuntabilitas, harus ada persetujuan tentang bagaimana proses kerja akan berlangsung. Itu juga harus memantau dan mengelola beberapa proses kerja yang berlangsung secara bersamaan
- Untuk memanfaatkan sumber daya organisasi yang tersedia secara optimal
Penggunaan sumber daya yang tersedia secara efektif sangat penting untuk menekan biaya operasional. Dengan Bisnis proses, organisasi dapat membuat daftar bahan yang mereka perlukan dan merencanakan pengadaannya.
Mereka dapat memutuskan bagaimana sumber daya akan disimpan dan bagaimana mengalokasikannya sesuai kebutuhan. Ini memastikan bahwa operasi bisnis terus berjalan dengan lancar, tanpa mengalami kekurangan sumber daya atau menyebabkan pemborosan.
- Untuk meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan efisiensi operasional
Otomatisasi menjadi bagian penting dari Bisnis proses. Dengan mengotomatiskan tugas yang berulang, organisasi dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, dan akurasi kerja. Itu juga dapat menetapkan tugas lain yang lebih berguna kepada personel manusianya. Itu dapat membantu mengurangi stres terkait pekerjaan dan pergantian staf.
Itulah pembahasan lengkap Bisnis proses dan manfaatnya dalam sebuah bisnis. Proses dalam bisnis apapun harus berjalan dengan optimal agar mencapai target yang diharapkan. Dan salah satu proses terpenting adalah pengelolaan keuangan.
Untuk mempermudah dalam mengatur pengelolaan dan pencatatan keuangan bisnis, Anda bisa menggunakan fitur aplikasi ERP seperti dari fitur Jurnal by Mekari untuk proses yang lebih mudah, cepat dan praktis. Atau punya kebutuhan untuk mngelola pajak usaha dan bisnis? Manfaatkan juga fitur aplikasi pajak online Jurnal untuk pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis. Coba saja, Jurnal by Mekari secara gratis selaman 14 hari!
