subcription-vs-perpetual — Memahami Perbedaan Antara Lisensi Subscription dan Perpetual untuk ERP

Highlights

        Perbedaan subscription dan perpetual tidak hanya terletak pada harga, tetapi juga pada struktur biaya, kontrol data, kesiapan SDM, serta arah transformasi digital perusahaan
Dengan biaya awal rendah, skema OpEx yang terprediksi, serta pembaruan sistem berkelanjutan, model subscription sangat cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah yang membutuhkan fleksibilitas, integrasi cepat, dan minim beban infrastruktur internal
Lisensi perpetual memberikan kepemilikan sistem, kustomisasi mendalam, serta kontrol penuh atas kebijakan upgrade

ERP merupakan platform digital terpadu yang membantu perusahaan dalam menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif dan optimal.

Saat ini, banyak variasi sistem ERP yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan dan karakteristik bisnis yang Anda kembangkan.

Salah satunya adalah variasi ERP yang dilihat dari aspek struktur dan model biayanya, yang terbagi menjadi dua yaitu model subscription (SaaS) dan perpetual licence (on-premise).

Model ini terbagi bukan hanya karena sekadar harga, namun memiliki cakupan yang lebih luas, mencakup arsitektur pengeluaran, kontrol data, risiko vendor, dan rencana transformasi jangka panjang.

Untuk memahami lebih dalam mengenai kedua model ERP ini, simak perbandingannya dalam artikel dari Mekari Jurnal berikut ini.

Apa Itu Lisensi Subscription ERP?

Mengadopsi aplikasi ERP melalui lisensi subscription atau langganan memberikan hak akses kepada perusahaan yang Anda kelola dengan model biaya berulang dalam periode tertentu (biasanya bulanan atau tahunan).

Setelah pengguna membayarkan biaya dalam jumlah tertentu, penyedia kemudian menghosting aplikasi di cloud, menangani proses implementasi dan dukungan, serta melakukan pembaruan.

Keuntungan bisnis dalam memilih lisensi subscription adalah:

Biaya terjangkau, hal ini dikarenakan tidak memerlukan CapEx yang besar untuk lisensi dan infrastruktur
Scalable, mudah untuk menyesuaikan modul sehingga cocok untuk pertumbuhan bisnis yang dinamis
Memiliki pendekatan inovasi yang berkelanjutan, melalui fitur dan perbaikan berkala tanpa proses upgrade besar-besaran
Dukungan pengelolaan dari vendor dalam aspek patch, backup, dan pemantauan

Lisensi subscription akan terasa lebih menguntungkan bagi perusahaan kecil-menengah (SME) yang tumbuh dan menghindari CapEx tinggi.

Jika organisasi Anda juga terasa memiliki keterbatasan dari aspek SDM dan membutuhkan implementasi yang cepat dan fleksibel, maka model ERP ini bisa menjadi pilihan utama.

“Notes: Terkadang lisensi subscription berkaitan erat dengan Software as a Service (SaaS) sedangkan lisensi perpetual lebih ke Infrastructure as a Service (IaaS).”

Apa Itu Lisensi Perpetual ERP?

Lisensi perpetual merupakan model tradisional dalam skema pembayaran langganan di mana pengguna cukup membayar satu kali untuk mendapatkan hak penggunaan software secara permanen.

Selain hak atas penggunaan, biasanya kesepakatan akan terikat juga dengan kontrak pemeliharaan tahunan untuk dukungan dan pembaruan sistem.

Salah satu perbedaan kunci dari lisensi perpetual dengan subscription terletak dari kontrol kebijakan yang lebih internal.

Keuntungan yang bisa pengguna rasakan ketika memilih model lisensi perpetual adalah:

Perusahaan akan merasakan kontrol penuh terhadap lingkungan kerjanya, baik dalam segi konfigurasi, kustomisasi mendalam, dan kebijakan upgrade
Untuk jangka panjang, biaya total akan terasa lebih rendah karena menggunakan versi stabil tanpa terus mengikuti pembaruan baru
Secara penuh memiliki perangkat lunak sebagai aset digital

Penggunaan model perpetual akan menguntungkan apabila skala bisnis perusahaan sudah besar dan memiliki tim IT yang mumpuni serta berinvestasi matang dalam infrastruktur.

Perbedaan Utama Antara Lisensi Subscription dan Perpetual

Setelah memahami apa yang dimaksud masing-masing model berlangganan ERP, pada bagian ini akan lebih lanjut melihat perbedaan utama dari lisensi subscription dan perpetual.

Perbedaan dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu perbandingan biaya jangka pendek/ panjang, fleksibilitas dan pembaruan, serta dampak ke anggaran dan finansial.

1. Perbandingan Antar Biaya

Dari sisi subscription, umumnya ramah pada biaya awal rendah, namun jika melihat dari sisi TCO (Total Cost of Ownership) bisa terasa lebih besar karena biaya berulang yang menumpuk.

Untuk perpetual, tuntutan CapEx memang lebih tinggi di awal, namun pada beberapa skenario jangka panjang bisa terasa lebih murah jika sistem tidak membutuhkan upgrade besar-besaran.

Jika bisa disimpulkan, bisa dikatakan:

Kondisi	Model TCO Lebih Efisien
Volume transaksi rendah	SaaS unggul
Pengguna banyak/ sistem kompleks	IaaS unggul
Menekankan pada biaya tetap dan tidak fluktuatif	SaaS
Fokus ke kontrol penuh pada platform	IaaS
Sebelumnya sudah punya lisensi ERP lama	IaaS

2. Fleksibilitas dan Pembaruan Sistem

Pada aspek ini kita harus melihat dari roadmap fungsional antar model dalam jangka menengah.

Jika melihat dari sisi fleksibilitas, model subscription lebih unggul karena menyediakan pembaruan dan fitur baru sesuai tren dan kebutuhan bisnis.

Perpetual lebih memberikan kebebasan untuk mengikuti pembaruan sistem untuk menjaga stabilitas operasional, namun dapat menyebabkan gap fungsional antar fitur.

3. Dampak Kepada Anggaran dan Perencanaan Finansial

Subscription konsisten dalam model OpEx yang lebih mudah memproyeksikan biaya operasional per periode, baik itu bulanan atau tahunan.

Sedangkan perpetual mempengaruhi CapEx dan memerlukan perencanaan arus kas untuk investasi awal dan biaya maintenance yang berulang.

Studi Kasus atau Contoh Nyata

Setelah Anda sudah memahami perbedaan dan keunggulan dari masing-masing lisensi, bagian ini akan membantu memahami bisnis memilih model yang paling cocok dengannya serta pengalaman dari perusahaan yang beralih dari model satu ke model yang lainnya.

Adopsi ERP Pada Perusahaan Distribusi Skala Menengah

Sebuah distributor grosir skala menengah memiliki sekitar 150 pengguna operasional dan saat ini sedang membuka akses yang lebih luas pada kanal penjualan digital dan integrasi marketplace.

Dengan meningkatnya operasional bisnis dan masuknya volume penjualan yang besar, perusahaan sedang menghadapi batasan dan tertarik untuk meningkatkan otomasi pemrosesan pesanan dan sinkronisasi stok real time.

Oleh sebab itu, perusahaan kemudian tertarik untuk mengadopsi ERP melalui model lisensi subscription karena dikenal memberikan akses cepat ke fitur-fitur yang dibutuhkan dan memungkinkan integrasi dengan e-commerce dan marketplace.

Setelah berjalan, manfaat operasionalnya terlihat signifikan. Go-live tercapai dalam tiga bulan karena vendor menangani deployment, konfigurasi cloud, dan update otomatis.

Biaya TCO selama tiga tahun diprediksi akan berlangsung stabil, membuat manajemen lebih mudah untuk melakukan perencanaan anggaran.

Ketika perusahaan menghadapi lonjakan pesanan pada musim tertentu, penambahan pengguna dan kapasitas dilakukan cukup lewat penyesuaian subscription tanpa downtime, sehingga operasional tetap berjalan mulus.

Baca Juga:Cara Menghitung Periode Payback ERP

Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai apa itu, perbedaan, dan masing-masing keunggulan memilih lisensi subscription atau perpetual dalam mengadopsi sistem ERP.

Bisa dikatakan bahwa memilih di antara keduanya harus kembali pada konteks bisnis, arah strategi teknologi, serta kesiapan organisasi dalam mengelola perubahan.

Subscription memberikan nilai bagi perusahaan yang membutuhkan agility, kecepatan implementasi, dan efisiensi operasional dengan menghilangkan beban infrastruktur.

Perpetual sendiri memberikan keunggulan dari sisi kontrol arsitektur dan potensi efisiensi jangka panjang bagi organisasi, termasuk kebutuhan kustomisasi yang tinggi serta kemampuan IT internal yang kuat.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk bisnis Anda, dan jika Anda membutuhkan software operasional bisnis untuk mendukung seluruh kebutuhan bisnis, maka Mekari Jurnal ERP adalah solusinya.

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Referensi:

Digital License, “Subscription vs Perpetual Licenses: Which Software Ownership Model is Right for Your Business?”.

ActiveBatch, “Perpetual license vs. subscription: Pros and cons”.

Cloudmore, “Perpetual License vs Subscription Model: Key Differences and Examples”.

Kategori : Other

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.

Martha Aprina Tobing, S.M

Martha seorang profesional yang memiliki gelar Sarjana Manajemen Bisnis dari School of Business and Management ITB, dengan dasar yang kuat dalam proses bisnis dan strategi manajemen. Pengalaman magang di bidang digital advertising dan analisis data menumbuhkan ketertarikan terhadap pengambilan keputusan berbasis data. Selama tiga tahun terakhir, Martha terjun dalam dunia layanan IT, khususnya implementasi sistem Odoo, yang memperkuat kemampuannya dalam analisis proses bisnis, pemecahan masalah, serta manajemen perubahan dalam proyek teknologi.