Atur Pengelolaan Waktu yang Lebih Baik dengan 5 Cara Ini!

Time Management atau pengelolaan waktu adalah sebuah hal yang perlu diperhatikan bagi para pebisnis, karena hal ini adalah hal yang terpenting dalam menjalani bisnis. Beberapa orang seringkali menganggap hal ini adalah hal yang sepele, beberapa juga mungkin menganggap karena sudah ada tools sehingga tidak mau susah-susah untuk mengelola waktu secara ‘manual’. Memang ada benarnya memiliki anggapan tools dapat membantu pengelolaan waktu dengan lebih baik, tetapi memiliki sistem yang dapat merealisasikan project-project dengan lebih nyata tentu jauh lebih baik dibandingkan dengan sebuah tools tersebut.

Karena itu, jangan pernah memiliki anggapan mengelola waktu itu tidak penting. Berikan sedikit perhatian dalam pengelolaan waktumu untuk mencapai hasil yang lebih optimal. Sebelum mengetahui bagaimana cara mengelola waktu yang baik, pahami dulu dasarnya yaitu produktivitas.

Apa Sih Produktivitas Itu?

Produktivitas merupakan sebuah hasil output dari kegiatan dalam periode waktu tertentu. Produktivitas juga dapat digunakan sebagai tolak ukur. Untuk memastikan produktivitas juga simple yaitu dengan rumus perhitungan:

Output Unit / Human Hours = Productivity

Contoh, Pekerja A dapat menghasilkan 50 unit produk dalam waktu 60 menit sedangkan Pekerja B dapat menghasilkan 100 unit produk dalam waktu 60 menit dengan menggunakan bahan dan teknologi yang sama, karena itu Pekerja B lebih produktif daripada Pekerja A. Produktivitas tidak hanya digunakan untuk mengukur efisiensi kerja karyawan, namun juga sering digunakan untuk menilai perkembangan dari suatu negara, ekonomi, industri, bisnis bahkan untuk diri kita sendiri.

Jadi dengan memiliki pemahaman terkait apa itu produktivitas tentu akan membuat kamu dapat mengelola waktu dengan lebih baik sebagai seorang entrepreneur.

Pengelolaan Waktu Untuk Seorang Entrepreneur

Kamu tentu sering melihat kegiatan dari seorang sekretaris yang bolak-balik sepanjang hari untuk membantu seorang pebisnis yang memiliki segudang acara dan jadwal yang padat. Adanya seorang sekretaris inilah yang digunakan mereka untuk mengatur waktu mereka untuk menghadapi berbagai macam jadwal penting mereka di depan. Belum lagi adanya kemungkinan sekretaris tersebut kadang miss dalam mengatur jadwalmu, karena tidak cukup baik dalam mengelola waktunya.

Karena itu kita akan membahas apa saja yang diperlukan seorang pebisnis untuk mengatur waktunya agar berjalan lebih baik dan optimal.

Beri Jeda Waktu

Seorang penulis ternama Carrie Aulenbacher memiliki sebuah cara untuk mengelola waktunya dengan melakukan satu hal saja dengan mengatakan:

“Mencoba melakukan banyak hal untuk sebuah proyek dalam waktu 1 hari dapat membuat kreativitas yang dimiliki tidak dapat berjalan dengan baik, sehingga itu menghalangi saya untuk kembali menyelesaikan pekerjaan lainnya”.

Carrie juga memiliki rencana untuk menyelesaikan proyek-proyek jangka panjangnya dengan memberikan jeda waktu kepada dirinya untuk menciptakan kualitas kerja tanpa menimbulkan stress karena dikejar deadline. Dengan beristirahat juga dia dapat kembali mengisi ulang tenaganya untuk mempersiapkan diri dalam menyelesaikan proyek jangka panjangnya.

Karenanya untuk mendapatkan hasil yang baik, terdapat sesuatu yang bekerja di belakang produktivitas yaitu sebuah sistem bukanlah sebuah tools. Dengan mengatur jadwal pekerjaan dengan beberapa periode tentu akan dapat dengan mudah mengelola proyeknya seperti:

Time Travel

Time Travel di sini bukanlah keinginan untuk memutar kembali waktu yang telah berlalu. Tetapi bagaimana kamu menghabiskan waktu. Kamu dapat memulainya dengan menjauhkan laptop/notebook dan beristirahat sejenak dari proyek-proyek yang ada. Cobalah untuk tetap melakukan tracking hal-hal berbeda yang dapat kamu lakukan dan mencatat waktunya. 

Gunakanlah beberapa aplikasi pengelolaan waktu secara online yang dapat membantu kamu menerapkan hal ini sehingga selagi melakukan rehat kamu tetap dapat melihat perkembangan bisnismu. Dalam kurun waktu 2 minggu, kamu dapat menghitung berapa banyak waktu dari setiap kegiatan yang kamu lakukan. Dari situ kamu dapat melihat pada bagian mana kamu paling banyak menghabiskan waktu. Dengan menerapkan hal tersebut, ini akan sangat membantu kamu dalam menentukan prioritas terhadap jenis pekerjaan mana yang dapat diselesaikan terlebih dahulu. Karenanya, kita akan membahas satu per satu hal yang kadang dapat menghabiskan waktumu dalam bekerja.

• Email

Biasanya banyak orang yang seringkali menghabiskan waktu ± 1 jam dalam sehari hanya untuk mengecek email atau membalas email masuk. Bahkan kadang kali beberapa orang menghabiskan banyak waktu hanya untuk mencari sebuah data dalam inboxnya. Karena itu kamu dapat memulainya dengan melakukan set timer pada ponselmu, membagi prioritas mana yang perlu dibalas dan dikirim, buatlah setiap tanda pada inbox emailmu apabila ada pekerjaan yang sifatnya urgent dan yang terakhir pastikan untuk mengubah email menjadi off apabila sedang fokus dalam pekerjaanmu.

• Meeting

Ini adalah hal yang paling menyita sebagian waktu yang kamu miliki. Biasanya meeting akan memakan banyak waktu kamu, satu meeting bisa mencapai 1 hingga 2 jam, bayangkan jika memiliki 3 meeting dalam 1 hari?

Karena itu kamu dapat mengusulkan untuk membuat agenda untuk menyusun jadwal meeting. Dengan memiliki jadwal dalam meeting ini, meeting akan lebih sesuai dengan jadwal dan hasil dari meeting tersebut juga akan didapat.

Membuat Daftar

Kamu pernah membuat penulisan ilmiah bukan sewaktu kuliah? Saat membuatnya tersebut tentu akan menciptakan koneksi dalam pikiran antara informasi pendengaran dan informasi tertulis. Menambahkan tugas dan menuliskan apa yang kamu dengar memberikan otak kamu sebuah koneksi serta membantu kamu mengingat dengan lebih baik.Saat menerapkan hal ini, kamu tentu menyadari saat menuliskan semua tugas secara otomatis dan akan melekat pada pikiranmu.

Kamu dapat mulai membuat sebuah daftar pekerjaan secara harian, mingguan, bulanan atau bahkan hingga tahunan. Semua ini dikerjakan berdasarkan prioritas serta kerumitan dari proyek tersebut.

Sinkronasikan Diri

Dengan mencoba melakukan sinkronasikan diri kamu akan melihat apakah kamu tipe orang yang aktif di pagi hari atau siang hari untuk mulai bekerja. Dalam sinkronasikan tugas harian yang paling sulit dan selesaikan ketika kamu dalam kondisi terbaik di hari yang sama. Diibaratkan seperti ketika kamu menekan tombol, tugas kantor akan mengalir. Tangani sebuah tugas yang sifatnya lebih sulit terlebih dahulu.

Namun, apabila kamu dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik pada siang hari, maka buat rencana tugas pagi hari yang lebih kecil dan yang lebih besar di siang hari. Ingat! Hargai diri kamu pada hari itu, jangan membebani diri ketika kamu sedang dalam kondisi yang kurang prima.

Istirahat Sejenak

Berikan sedikit waktu untuk beristirahat sejenak disaat baru menyelesaikan tugas. Mulai dari hal kecil dengan membuat kebiasaan makan di meja kerja sebagai bentuk menghemat waktu selagi menyelesaikan pekerjaan yang sudah berjalan. Tetapi, mengatur waktu makan siang yang baik dengan pergi dari meja kerja kamu, dapat membantu kamu menjadi lebih fresh saat kembali bekerja dan siap menghadapi pekerjaan lainnya.

Saat kamu sudah menatap layar monitor hingga 4-5 jam tentu kamu akan letih dan membuat produktivitas menurun, karenanya istirahat sejenak memang diperlukan. Setelah istirahat sejenak inilah diharapkan kamu akan mendapat inspirasi sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih baik.

Karena itu dengan menerapkan pengelolaan waktu di atas tentu harapannya kamu dapat mengoptimalkan waktu yang dimiliki untuk sebuah pekerjaan yang dihadapi. Selain menerapkan hal tersebut kamu juga dapat menggunakan sebuah aplikasi untuk membantu mengelola segala laporan keuangan secara online dan realtime dengan menggunakan aplikasi Jurnal sehingga kamu dapat memiliki waktu lebih untuk mengerjakan pekerjaan lainnya.