Kasbon dalam Akuntansi: Pengertian, Manfaat, dan Pencatatan

Untuk menjalankan operasional bisnis sehari-hari, biasanya perusahaan menunjang beberapa fasilitas yang dapat dirasakan oleh karyawannya untuk membantu perusahaan, salah satunya adalah kasbon.

Kasbon sendiri sudah umum menjadi salah satu fasilitas penunjang suatu karyawan karena dapat menjadi solusi terhadap pinjaman dana yang mudah.

Pengelolaan kasbon dalam akuntansi juga tercantum sebagai komponen piutang karyawan yang nantinya akan tercatat di dalam laporan neraca.

Lalu, bagaimana pengelolaan kasbon yang ideal dalam sebuah perusahaan? Serta, bagaimana pencatatannya dalam laporan keuangan?

Simak selengkapnya dalam artikel berikut ini.

Pengertian dan Karakteristik Kasbon

Istilah kasbon sendiri juga sering dikenal dengan beberapa istilah seperti salary advance, salary loan, cash advance, hingga cash receipt.

Namun secara umum, kasbon mengacu kepada bentuk pinjaman dana yang diajukan oleh karyawan kepada perusahaan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan finansial yang tidak terduga.

Masing-masing perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang berbeda dalam bagaimana karyawan dapat mengajukan kasbon, tetapi umumnya karyawan dapat mengajukannya sebelum tanggal gajian mereka diberikan.

Perbedaan karakteristik kasbon dengan pinjaman dana konvensional

Jika melihat dari penjelasannya, mungkin orang-orang akan melihat bahwa sistemnya akan sama seperti meminjam dana dari pihak ketiga atau bank, padahal terdapat perbedaan karakteristik yang cukup signifikan di antara keduanya.

Salah satu contohnya adalah ketika Anda meminjam dana dari bank, maka akan terdapat bunga sebagai biaya tambahan dari pinjaman tersebut. Sedangkan kasbon biasanya tidak akan memiliki bunga ini.

Lalu yang kedua, pada sistem kasbon, hubungan yang terjalin hanya bersifat internal antara perusahaan dengan karyawannya saja, sedangkan konvensional lebih seperti transaksi secara umum.

Ketiga, persyaratan kasbon umumnya lebih mudah daripada pinjaman konvensional karena tidak membutuhkan jaminan fisik dan hanya menyertakan bukti gaji karyawan saja. Jika pinjaman konvensional, terkadang memerlukan agunan fisik dan beberapa syarat lainnya demi pengajuan pinjaman dana dapat diterima.

Terakhir, untuk pengembalian dana juga berbeda, di mana sistem kasbon melalui pemotongan gaji karyawan dalam jumlah nominal tertentu, sedangkan pinjaman konvensional melalui pembayaran cicilan dengan jumlah nominal yang sudah disepakati bersama.

Tujuan dan Manfaat Kasbon

Tujuan utama perusahaan untuk memfasilitasi karyawan dengan pengajuan kasbon adalah untuk mendukung kesejahteraan dan mempertahankan produktivitasnya.

Hal ini dikarenakan sebagian besar karyawan cenderung menjadikan faktor finansial sebagai sumber motivasinya.

Sebanyak hampir 50% karyawan menunjukkan faktor kompensasi keuangan mempengaruhi produktivitas kerja karyawan daripada faktor lainnya.

Berdasarkan hal itu, maka tidak dipungkiri bahwa kasbon dapat membantu dalam memenuhi kebutuhan finansial karyawan dalam situasi yang terdesak.

Di sisi lain, hal ini juga memberikan beberapa manfaat kepada perusahaan dalam menjalani kasbon, yaitu:

1. Membangun lingkungan kerja yang positif

Adanya fasilitas kasbon dapat menjadi solusi alternatif akan kejadian tak terduga yang dapat menenangkan beban pikiran karyawan dan menurunkan tingkat stres.

Ini dapat menjadi faktor pendukung untuk membina keharmonisan dalam hubungan kerja dengan karyawan, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif sepanjang waktu.

2. Meningkatkan loyalitas karyawan

Adanya fasilitas ini memberikan perspektif bahwa perusahaan memahami masalah yang sering dirasakan oleh karyawan dan membantu memecahkan solusi.

Dampaknya, karyawan merasa didukung penuh keberadaannya dan menunjukkan rasa terima kasihnya dengan berkomitmen penuh dan loyal terhadap perusahaan.

3. Meningkatkan performa kerja

Beban pikiran yang sudah teratasi karena adanya kasbon akan memberikan keleluasan dalam berpikir dan berfokus penuh terhadap pekerjaannya.

Ini akan membantu dalam meningkatkan produktivitas dan performa kerja untuk membantu meningkatkan pertumbuhan bisnis.

4. Efisiensi Biaya Operasional Bisnis

Adanya fasilitas kasbon secara tidak langsung juga dapat membantu perusahaan untuk mengefisiensikan biaya pengeluaran operasional.

Salah satu contohnya seperti biaya operasional tim HR dalam merekrut karyawan baru untuk mengisi kekosongan posisi akibat karyawan yang mengundurkan diri.

Jika loyalitas meningkat dan tingkat turnover karyawan menurun, maka biaya untuk merekrut karyawan akan ikut menurun.

Jenis Kasbon dan Penyebab Mengajukannya

Umumnya karyawan mengajukan kasbon kepada perusahaan dikarenakan ada kejadian terdesak atau situasi tak terduga sehingga membutuhkan dana dengan akses yang cepat.

Terlebih, kebutuhan ini berkaitan dengan kebutuhan hidup yang cukup vital dan akan sangat berpengaruh jika tidak segera terpenuhi secepatnya.

Beberapa alasan karyawan mengajukan kasbon biasanya karena:

1. Kebutuhan barang penting

Terkadang, karyawan membutuhkan dana tambahan untuk melakukan perbaikan atau pembelian barang penting yang terdesak.

Barang penting ini bisa mencakup kebutuhan barang untuk kebutuhan hidup maupun untuk penunjang pekerjaan di kala WFH (work from home).

Beberapa contoh barangnya seperti renovasi rumah, kendaraan, router wifi, hingga perlengkapan penunjang pekerjaan.

2. Biaya pendidikan atau pengembangan diri

Pendidikan merupakan kebutuhan dasar yang akan terus dirasakan sepanjang hidup, sehingga baik karyawan maupun anak-anaknya tetap membutuhkan fasilitas untuk mendukung kebutuhan ini.

Tidak jarang, karyawan membutuhkan dana tambahan jika kebutuhan akan pendidikan ini cukup besar.

Namun, ini dapat menjadi manfaat lebih karena karyawan dapat memiliki fasilitas untuk meningkatkan nilainya untuk dipergunakan nantinya ketika bekerja.

3. Biaya kesehatan

Karyawan mungkin sudah terlindungi dengan BPJS atau asuransi kesehatan yang diberikan oleh kantor, namun bagaimana jika yang membutuhkannya adalah anggota keluarganya?

Biasanya karyawan memiliki tabungan atau dana darurat jika mengalami kejadian tidak terduga seperti ini, namun kebanyakan belum cukup untuk meng-cover biaya untuk perawatan dalam jangka waktu lama atau parah.

4. Biaya pernikahan

Tidak jarang karyawan yang berkerja di kantor di suatu waktu waktu akan menjalani pernikahannya.

Tentunya, pengeluaran untuk melakukan pernikahan tidak sedikit biayanya, sehingga tabungan yang sudah direncanakan oleh karyawan bisa saja kurang.

Oleh karena itu, karyawan dapat mengajukan kasbon untuk menambah kekurangan dana sesuai dengan nominal yang sanggup mereka ganti nantinya.

5. Kebutuhan ekonomi yang meningkat

Ekonomi dan inflasi dapat saja mengubah sedikit pengeluaran biaya hidup seseorang, terlebih jika tiba-tiba terjadi inflasi tinggi.

Biaya hidup yang tiba-tiba meningkat tentunya akan mempengaruhi penyesuaian pemasukan dengan pengeluaran.

JIka tidak segera adaptasi, akibatnya karyawan mungkin akan mengajukan kasbon untuk menutupi kebutuhan hidup sehari-hari.

6. Alasan terdesak lainnya

Selain ke-lima alasan kebutuhan di atas yang cukup vital dan penting dalam kehidupan, terdapat beberapa alasan penting lainnya yang mungkin menjadi alasan mengapa karyawan mengajukan kasbon.

Hal-hal mengenai kebutuhan terdesak yang tak terduga dapat menjadi faktor utama terhadap adanya pengajuan yang dilakukan oleh karyawan.

Beberapa contohnya seperti terjadi kartu debit yang tertelan atau hilang, biaya servis untuk alat penunjang kerja seperti laptop dan smartphone, atau kehilangan uang.

Strategi Mengurangi Pengajuan Kasbon

Kasbon memang dapat memberikan banyak bantuan dan solusi cepat untuk mengatasi permasalahan karyawan.

Namun, di sisi lain, adanya pengajuan kasbon yang terlalu masif dapat mempengaruhi keseimbangan stabilitas arus kas dalam laporan keuangan.

Lebih lanjut, hal ini dapat menyebabkan efek ketergantungan kepada kasbon perusahaan dalam jangka panjang yang dapat berdampak pada kegagalan melakukan pembayaran.

Oleh karena itu, strategi pengajuan kasbon perlu dikaji ulang kebijakannya. Berikut adalah strategi yang bisa perusahaan lakukan:

1. Edukasi perencanaan keuangan

Strategi ini merupakan rencana program dengan tujuan jangka panjang dan berkesinambungan.

Tentunya, memberikan edukasi dan pelajaran untuk mengubah pola hidup seseorang membutuhkan waktu yang tidak cepat.

Langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengedukasi karyawan dapat dilakukan dengan mengadakan webinar dengan seorang financial planner, serta memberikan akses gratis terhadap literasi yang berkaitan dengan perencanaan keuangan pribadi.

2. Rekonstruksi kebijakan pengajuan kasbon

Perusahaan dapat mengevaluasi kembali apakah kebijakan pengajuan kasbon saat ini sudah ideal atau perlu perbaikan tambahan.

Jika terdapat aturan-aturan yang terlalu longgar, periksa apakah aturan tersebut dapat ditingkatkan namun tetap berorientasi terhadap solusi membantu karyawan.

Pastikan juga atur kebijakan nominal yang masuk akal agar tidak membebani perusahaan maupun karyawan itu sendiri.

3. Menjalin kerjasama dengan penyedia layanan finansial

Bagi perusahaan yang memiliki arus kas atau cadangan kas yang tidak begitu besar, maka menjalin kerjasama dengan penyedia jasa finansial bisa jadi solusinya.

Melalui adanya dukungan finansial dari mitra perusahaan, kebutuhan pengajuan kasbon bukan menjadi beban yang harus perusahaan hadapi.

4. Membangun dana darurat kolektif

Strategi dapat menjadi opsi alternatif untuk mengurangi pengajuan kasbon dari karyawan melalui kesepakatan pembuatan dana darurat.

Langkah ini memerlukan persetujuan terlebih dari karyawan karena dana darurat ini nantinya akan dipotong dari gajinya setiap bulan.

Seperti konsep koperasi, ini akan menjadi tabungan bersama karyawan yang nantinya dapat karyawan ajukan jika mengalami situasi yang mendesak.

Contoh Pencatatan Kasbon dalam Akuntansi

Kasbon sendiri merupakan transaksi yang perlu dicatat dengan baik dalam jurnal agar dapat menyeimbangan saldo keluar masuk kas perusahaan.

Untuk pencatatannya, biasanya kasbon dalam akuntansi akan menyesuaikan dengan kebijakan yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan.

Idealnya, entri jurnal kasbon dalam catatan akuntansi dapat terbentuk seperti contoh berikut:

Jika nominal kasbon yang sudah dipinjam oleh karyawan telah berhasil dibayarkan hingga lunas, penulisannya dalam jurnal akan menjadi sebagai berikut.

Agar lebih mudah memahaminya, gunakan panduan pencatatan kasbon dalam akuntansi menggunakan Mekari Jurnal dan ikuti langkah-langkahnya.

Pencatatan Kasbon dalam Akuntansi dengan Mekari Jurnal

Mencatat transaksi kasbon dalam akuntansi akan semakin mudah dengan menggunakan Mekari Jurnal.

Umumnya, dalam mencatat kasbon terdapat lima langkah komprehensif agar pengelolaan kasbon dapat berjalan dengan optimal.

Lima langkah utama tersebut yaitu:

1. Membuat akun baru sebagai “pinjaman karyawan”

Untuk memperlancar proses pengajuan dan pencatatan untuk transaksi kasbon pada akuntansi ada baiknya Anda untuk membuat akun Mekari Jurnal terlebih dahulu.

Langkah pertama yang bisa lakukan adalah masuk ke menu “Daftar Akun” kemudian klik tombol “+Buat Akun Baru”. Kemudian dilanjutkan dengan mengisi beberapa informasi detail mulai dari nama pinjaman karyawan, nomor, hingga pajak dan ubah kategori akun menjadi piutang. Jika sudah, silahkan klik “Buat Akun” untuk menyimpan data yang sudah dimasukkan.

2. Mencatatkan nama karyawan yang akan mengajukan kasbon

Selanjutnya, Anda bisa mencatat nama karyawan yang mengajukan kasbon melalui pembuatan kontak baru tipe “karyawan” dengan masuk ke menu “Kontak” lalu klik tombol “Buat Kontak”.

Selanjutnya isikan nama dan tipe kontak, kemudian akan muncul menu pemetaan akun, di sini Anda dapat mengubah akun “Piutang” menjadi “Pinjaman Karyawan“.

Jika sudah, Anda dapat menyimpannya dan dapat Anda pantau jumlah kasbonnya pada menu ini.

3. Mencatatkan transaksi kasbon secara detail

Setelah berhasil mendaftarkan nama karyawan yang mengajukan kasbon, selanjutnya Anda dapat mencatatkan kasbon sebagai Kredit Memo dalam menu “Kontak“.

Anda dapat masuk ke menu “Kontak” kemudian pilih tab bagian “Karyawan” dan nama karyawan yang mengajukan kasbon.

Lalu, klik “Buat Transaksi” dan pilih “Debit Memo“. Lengkapi data transaksi yang dibutuhkan seperti tanggal transaksi, akun sumber pembayaran dan nominal dari kasbon.

Nantinya akun jurnal entry akan berbentuk seperti tampilan sebagai berikut.

Setelah akun jurnal telah terbentuk, Anda kemudian dapat dengan mudah memantau proses proses transaksi dengan karyawan yang mengajukan dengan lebih mudah.

Untuk memantau masing-masing proses kasbon, caranya dapat Anda lakukan dengan masuk ke menu Kontak → tab Karyawan → tab Nama Karyawan → tab Transaksi. Dari sini Anda dapat melihat saldo kasbon yang tercatat dalam saldo Total Debit Memo.

Kemudian tampilan selanjutnya adalah sebagai berikut.

4. Melakukan pencatatan pembayaran gaji dan pelunasan kasbon

Pembayaran kasbon biasanya akan dilakukan melalui pemotongan gaji dari karyawan yang terkait. Sehingga, langkah ini mulai dapat Anda jalankan ketika tanggal pembayaran gaji akan diberikan.

Anda mulai melakukannya dengan mencatat transaksi pembayaran gaji dengan masuk ke Menu dan tekan “+Buat Biaya Baru” kemudian lengkapi informasi yang tertera dalam tampilan tersebut.

• Bayar dari: Pilih akun kas/bank yang digunakan untuk membayar gaji.
• Penerima: Pilih nama karyawan.
• Tanggal transaksi: Masukkan tanggal pembayaran gaji.
• No Biaya: Masukkan nomor transaksi.
• Akun biaya: Pilih akun “Gaji”.
• Jumlah: Masukkan nominal gaji karyawan (gaji penuh belum dipotong kasbon).

Jika selesai, tekan “Buat Biaya Baru” dan nantikan akan mendapatkan tampilan berupa entri jurnal berdasarkan transaksi sebagai berikut.

Langkah selanjutnya adalah tahap pengakuan pelunasan kasbon. Caranya adalah melalui menu Kontak → tab Karyawan → Nama Karyawan.

Jika sudah, Anda dapat masuk ke tab Transaksi, pada bagian Debit Demo, tekan “Tindakan” dan pilih “Pengembalian Debit Memo“.

Isi terlebih dahulu beberapa informasi yang diminta, di antaranya:

• Setor ke: Masukkan akun tipe Kas/bank yang sama dengan akun kas/bank pada pembayaran gaji.
• Tanggal: Masukkan tanggal yang sama dengan pembayaran gaji.
• No Transaksi: Isikan nomor transaksi.
• Jumlah pengembalian: Masukkan nominal kasbon yang akan memotong gaji.

Setelah selesai melengkapi data-data tersebut, klik “Buat Pengembalian Debit Memo” dan jika berhasil, akan terbentuk laporan sebagai berikut.

5. Melakukan rekonsiliasi bank

Anda juga dapat lanjut untuk melakukan pencocokan transaksi pembayaran gaji beserta pengembalian kasbon pada Mekari Jurnal ke catatan dalam mutasi rekening bank.

Singkatnya, cara yang bisa Anda lakukan sebagai berikut.

Cari dan masuk ke dalam menu Kas dan Bank → Nama Akun Bank → tab Rekonsiliasi.

Selanjutnya, klik tab Rekonsiliasi → klik Cari & Cocokkan → Centang Lihat Pemasukkan → Pilih transaksi Expense (Pembayaran Gaji) dan Debit Memo Refund (Pengembalian Debit Memo) → kemudian klik Save and Reconcile.

Dengan ini, selamat! Transaksi Anda yang tercantum di dalam Mekari Jurnal telah terekonsiliasi secara otomatis dengan mutasi rekening.

Cukup mudah bukan? Maka dari itu, jika Anda ingin proses pencatatan dan pemantauan dapat dilakukan lebih mudah dan lengkap, segera gunakan aplikasi akuntansi Mekari Jurnal sekarang juga!

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi yang telah dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan yang dapat membantu menunjang berbagai pekerjaan dan membantu meningkatkan pertumbuhan bisnis.

Daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan free trial dari tim kami sekarang juga!

Konsultasi Gratis bersama Tim Mekari Jurnal!

Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam mengelola kasbon dalam perusahaan.

Referensi:

UIN, “Pengaruh Kompensansi Finansial Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan Pada PT. Iga Bina Mix Pekanbaru”.

Katadata, “Kasbon Adalah Pinjaman Uang, Ini Manfaatnya untuk Karyawan”.