Cara Menghitung ROI Sponsor agar Event Sukses Bisnis event organizer (EO) memiliki potensi keuntungan yang besar, tetapi kesuksesan jangka panjangnya sangat bergantung pada kemampuan menjalin hubungan dengan para sponsor. Sponsorship bukan sekadar tentang mendapatkan dana, melainkan sebuah kemitraan strategis yang harus didasari oleh prinsip saling menguntungkan. Faktanya survei dari Eventbrite (2017) menunjukkan bahwa 40% profesional sponsorship menganggap pengukuran Return on Investment (ROI) sebagai tantangan terbesar mereka. Oleh karena itu, agar kemitraan ini bertahan lama, Anda perlu membuktikan kepada sponsor bahwa investasi mereka benar-benar memberikan hasil. Di sinilah Return on Investment (ROI) sponsor menjadi metrik penting untuk mempertahankan kerja sama. Melalui artikel ini, Mekari Jurnal akan memandu Anda dalam menghitung ROI sponsor dan memastikan proposal Anda lebih meyakinkan agar event semakin sukses. Apa Itu ROI Sponsorship dan Mengapa Penting? ROI (Return on Investment) Sponsorship adalah metrik untuk mengukur keuntungan atau nilai yang Anda dapatkan kembali dari total biaya yang Anda keluarkan untuk mensponsori sebuah acara. ROI juga berarti “rapor” dari aktivitas sponsorship Anda yang juga dapat menunjukkan apakah investasi tersebut sepadan. Dalam konteks kegiatan event, “keuntungan” tidak selalu berarti pendapatan uang secara langsung. Keuntungan bisa berupa hal-hal nyata (tangible) seperti penjualan baru, atau hal tak berwujud (intangible) seperti peningkatan branding. Berikut adalah tiga alasan utama mengapa ROI penting untuk mengukur keberhasilan sebuah event: Budget Justification: Dengan data ROI yang konkret, Anda dapat menjawab pertanyaan efektifitas kegiatan event dan argumen untuk mendatangkan anggaran sponsorship. Evaluasi Efektivitas: Dengan menghitung ROI, Anda dapat membandingkan efektivitas satu event dengan event lainnya. Dengan data ROI, Anda bisa mendapatkan hasil analisis dan mengevaluasi strategi yang paling menguntungkan dari event yang pernah dijalankan. Future Guidance: Data ROI dari event sebelumnya dapat dijadikan landasan evaluasi untuk menentukan jenis event dan sponsor yang dibutuhkan. Dengan data informasi yang ada, Anda dapat menilai seberapa efektif kegiatan dijalankan dalam meningkatkan value perusahaan. Baca juga: Cara Menghitung Return on Investment (ROI), Ini Formulanya! Mengenal Pengukuran Rasio ROI dalam Anggaran Sponsorship Pihak sponsor biasanya punya perhitungan ROI (Return on Investment) sendiri sebagai pertimbangan. Mereka akan membandingkannya dengan prediksi ROI yang Anda berikan. Ada sponsor yang terbuka untuk mendiskusikan ROI Anda, tetapi ada juga yang tidak. Mereka umumnya mengharapkan rasio ROI antara 2:1 hingga 4:1. Apa maksudnya? Jika sponsor mengeluarkan biaya Rp50.000.000, Anda harus memberikan keuntungan dua kali lipat, yaitu Rp100.000.000, untuk mencapai rasio 2:1. Jika keuntungan yang diberikan hanya Rp50.000.000, maka bisa dibilang ROI-nya adalah 0 atau 1:1. Cara Menghitung ROI Sponsor Secara umum, rumus yang digunakan untuk menghitung ROI adalah sebagai berikut: ROI = (Keuntungan Bersih Sponsor/Biaya Sponsor)×100% Namun, komponen “keuntungan bersih” ini tidak selalu berupa uang tunai. Anda perlu memahami dan menghitung dua elemen utama dalam menghitung ROI event, yaitu Biaya Sponsor dan Keuntungan Bersih Sponsor. Langkah-langkah Menghitung ROI Sponsor Berikut adalah cara menghitung ROI Sponsor sebuah acara: 1. Hitung Semua Biaya Sponsor Elemen ini adalah bagian dari semua investasi yang dikeluarkan oleh sponsor untuk acara Anda. Pastikan Anda mencatat setiap pengeluaran, baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung. Biaya Langsung: Biaya sponsorship (uang tunai), biaya aktivasi di lokasi, biaya materi promosi (spanduk, booth), honor tim yang bertugas di acara, dll. Biaya Tidak Langsung: Biaya perjalanan tim sponsor, biaya akomodasi, atau biaya lain yang terkait. Contoh: Sponsor A mengeluarkan dana sponsorship sebesar Rp50.000.000 dan biaya untuk membangun booth sebesar Rp10.000.000. Total Biaya Sponsor = Rp60.000.000 2. Tentukan Metrik Keberhasilan (Keuntungan Sponsor) Selanjutnya, Anda harus menentukan apa saja yang dianggap sebagai “keuntungan” bagi sponsor. Keuntungan ini bisa berupa nilai finansial (uang) maupun non-finansial yang kemudian dikonversi menjadi nilai moneter. Penjualan (Sales): Jumlah produk yang terjual atau leads bisnis yang didapatkan selama acara. Brand Awareness: Nilai media dari press release, publikasi, atau eksposur di media sosial yang setara dengan biaya iklan. Engagement: Jumlah likes, shares, comments, atau penggunaan hashtag yang spesifik. Data dan Audiens: Jumlah database yang terkumpul dari pengunjung atau survei di lokasi booth. Contoh: Sponsor A berhasil menjual 1.000 produk seharga Rp100.000 per unit, menghasilkan pendapatan Rp100.000.000. 3. Hitung Keuntungan Bersih Sponsor Setelah mendapatkan data keuntungan, kurangi dengan biaya operasional yang dikeluarkan sponsor untuk mendapatkan keuntungan bersih. Contoh: Sponsor A mendapatkan pendapatan kotor Rp100.000.000. Biaya produksinya (modal produk, staf, dll.) adalah Rp40.000.000. Keuntungan Bersih Sponsor = Pendapatan Kotor – Biaya Produksi Keuntungan Bersih Sponsor = Rp100.000.000 – Rp40.000.000 = Rp60.000.000 4. Masukkan Angka ke dalam Rumus ROI Setelah mendapatkan semua data yang dibutuhkan, hitung ROI-nya. Contoh: Keuntungan Bersih Sponsor = Rp60.000.000 Biaya Sponsor = Rp60.000.000 ROI = (Rp60.000.000/Rp60.000.000)×100% ROI=1×100%=100% Hasil 100% ini artinya untuk setiap Rupiah yang diinvestasikan, sponsor mendapatkan pengembalian yang sama dengan investasinya. Angka 200% atau 300% berarti sponsor mendapatkan keuntungan 2 atau 3 kali lipat dari modal yang mereka keluarkan. Baca juga: Mengenal Term of Reference (TOR): Panduan Lengkap untuk Perencanaan Kegiatan dan Anggaran Merencanakan dan Menghitung ROI Sponsor Agar angka di dalam proposal anggaran event dapat menjadi landasan objektif untuk mendapatkan sponsor. Sebaiknya perhatikan beberapa hal berikut ini agar pihak sponsor tertarik dengan event yang akan diadakan: 1. Perhatikan Detail Aset dan Biaya Sebelum mengukur ROI (Return on Investment), Anda harus tahu nilai dari setiap aset yang akan dibeli menggunakan dana sponsor. Hitunglah biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan aset tersebut dengan akurat dan matang. Pilihlah aset yang dapat menarik minat pelanggan secara luas, bahkan melebihi target pasar Anda. 2. Buat Prediksi Laba Buat laporan yang memuat prediksi keuntungan dari acara Anda. Misalnya, perkirakan berapa banyak pengunjung atau pelanggan yang akan datang dan membeli produk sponsor. Data dari media sosial atau traffic di situs web yang Anda buat khusus untuk acara bisa sangat bermanfaat dalam membuat prediksi ini. 3. Masukkan Perhitungan ROI Setelah membuat prediksi laba, tentukan rasio ROI yang akan Anda tawarkan kepada sponsor. Setelah sponsor menyetujui rasio yang diajukan, susunlah rencana perhitungan ROI yang rinci. Gunakan teknologi yang bisa diandalkan, seperti RFID (Radio-Frequency Identification) atau aplikasi lain, untuk mengukur hasil penjualan dan data penting lainnya dari acara. Pastikan pihak sponsor menyetujui semua elemen atau metrik yang akan Anda gunakan untuk pengukuran. Jika semua langkah ini sudah Anda selesaikan, Anda siap untuk memulai acara yang sudah direncanakan. Dokumen ROI Sponsorship dengan Fulfillment Report (FR) Fulfillment Report (FR) adalah instrumen penting yang akan mempermudah Anda dalam mengelola laporan sponsor. Laporan ini berisikan semua aktivitas acara Anda, termasuk data transaksi produk sponsor dengan pelanggan. Selain itu, laporan ini juga memuat bukti dari kegiatan yang sudah Anda jalankan dan berfungsi sebagai bahan pertanggungjawaban kepada sponsor. Contohnya, jika Anda sebelumnya memprediksi 1.000 pelanggan akan membeli produk sponsor, namun ternyata 1.200 pelanggan yang membeli, maka FR harus mencantumkan data aktual tersebut. Prinsip kejujuran sangat penting dalam menyusun FR agar hubungan Anda dengan sponsor tetap baik dan berpeluang berlanjut di acara berikutnya. Berikut adalah aspek-aspek yang bisa dimuat dalam dokumen FR: Diagram Keuntungan: Tampilkan informasi keuntungan yang dijanjikan kepada sponsor berdasarkan pengukuran di setiap produk atau transaksi selama acara. Statistik Jumlah Pelanggan: Sertakan data jumlah pelanggan yang hadir di acara. Data Pendukung: Cantumkan data dari media sosial, web traffic, dan metrik lain yang relevan dengan ROI Anda. Perhitungan ROI: Masukkan perhitungan ROI yang sudah disepakati. Jika Anda masih bingung mengenai instrumen untuk menghitung ROI, Mekari Jurnal bisa menjadi solusinya. Mekari Jurnal adalah software akuntansi online yang memiliki fitur lengkap untuk pelaporan keuangan. Dengan aplikasi Mekari Jurnal, Anda bisa lebih mudah membuat pembukuan dan pencatatan akuntansi dalam satu dashboard yang terintegrasi.
