Seperti pepatah lama, “Waktu adalah uang”. Usaha kecil tahu ini dengan baik. Tetapi seringkali karyawan harus mengerjakan dan mengurus beberapa hal sekaligus, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk kehilangan waktu dan berdampak secara finansial.
Perusahaan kecil menghadapi banyak biaya tetap seperti sewa, asuransi, pajak, penggajian, anggaran pemasaran dan iklan, dan seterusnya. Namun, selain biaya tetap tersebut ada biaya lain yang dapat mengganggu kinerja dan keuangan perusahaan. Manajemen waktu yang buruk adalah biaya tersembunyi itu.
Bagaimana Para Pekerja Membuang Waktu?
- Tahukah Anda bahwa rata-rata karyawan menghabiskan 2,5 jam sehari untuk menjawab email? Dan angka itu bahkan tidak sepenuhnya berasal dari email klien. Karena kurangnya alat komunikasi yang tepat, karyawan membuang banyak waktu untuk menjawab komunikasi internal.
- Kurangnya arah dan komunikasi juga dapat menghambat hasil positif dari setiap tugas dengan memaksa pekerja untuk meninjau pekerjaan mereka, menjadwal ulang tugas, dan umumnya berjuang untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu.
- Penggunaan metode kerja yang tidak tepat maupun kurangnya penggunaan teknologi yang terlibat, juga mengakibatkan sebuah pekerjaan tidak dapat selesai tepat waktu dan mengganggu efisiensi perusahaan.
Pengaruh Buruknya Manajemen Waktu Dalam Bisnis
Ketika manajemen waktu tidak aktif, itu dapat mempengaruhi beberapa aspek penting dari kehidupan bisnis seperti:
a. Salah Perkiraan
Ketika Anda memiliki manajemen waktu yang buruk dan cenderung bekerja sepanjang waktu tanpa tahu berapa waktu yang dihabiskan, lebih sulit untuk memperkirakan proyek.
b. Penundaan
Ketika Anda tidak mengelola waktu dengan baik, risikonya sudah habis. Terutama ketika bekerja dengan tenggat waktu yang ketat, penundaan kecil dapat menumpuk dan memicu efek rantai negatif pada yang lain.
Tenggat waktu yang terlewatkan akan, dalam jangka panjang, merusak reputasi bisnis, dan karena bisnis kecil bergantung pada kata dari mulut ke mulut, ulasan buruk dari klien ini membuat prospek lari.
c. Biaya over budget
Ketika penggunaan waktu secara efisien sudah tidak aktif, maka banyak proyek yang tidak selesai secara tepat waktu dan memerlukan waktu ekstra. Pekerjaan ekstra, tentu saja, memiliki tambahan biaya. Pembengkakan biaya dapat merugikan bisnis dalam jangka panjang.
d. Beban kerja berat dan stres
Stres kerja melonjak di seluruh dunia, dengan jumlah karyawan yang luar biasa menderita karena kelelahan. Sehingga perusahaan harus memiliki anggaran tambahan untuk mendukung tagihan medis pekerja mereka.
Terlebih lagi, kejenuhan tidak hanya mempengaruhi karyawan tetapi juga manajer, dengan konsekuensi pada perusahaan secara keseluruhan.
Solusi Menghemat Waktu
Ironisnya banyak bisnis kecil mengklaim mereka tidak punya waktu untuk berpikir tentang manajemen waktu. Namun, beberapa perubahan kecil yang dikombinasikan dengan alat yang tepat dapat memiliki perbedaan besar dalam membantu perusahaan Anda memanfaatkan waktu sebaik-baiknya:
a. Ubah pola pikir
Berfokuslah untuk menjadi produktif bukannya sibuk. Ajarkan tim Anda (dan diri Anda sendiri) untuk menilai kualitas pekerjaan, bukan kuantitas atau jumlah jam kerja.
Dengan prioritas yang jelas, Anda akan dapat menyelesaikan tugas yang benar-benar penting dan yang berdampak lebih besar pada keberhasilan pekerjaan Anda.
b. Hargai transparansi dan komunikasi
Tumbuhkan budaya transparansi dan kerja sama untuk menghindari biaya dan kesalahan yang muncul pada menit terakhir.
- Pertama, berbicaralah dengan klien Anda dan beri tahu mereka dengan tepat apa yang termasuk dalam kontrak mereka, dan apa yang tidak. Perbarui secara teratur dan buat tenggat waktu yang jelas dan dibagikan untuk menghindari kejutan dan kesalahpahaman yang buruk.
- Kedua, pastikan tim Anda tidak perlu mengejar manajer untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Buat arsip yang mudah diakses, menggunakan alat seperti Dropbox. Jangan lupa untuk menjadi jelas tentang sasaran dan harapan untuk proyek tersebut. Jika waktu memang uang, pastikan staf Anda menempatkan jam kerja mereka dengan baik
c. Masukkan teknologi untuk efisiensi waktu yang baik
Buat sistem yang membuat semua orang produktif dengan menggunakan alat yang tepat. Teknologi dapat membantu ketika kita tidak dapat mengatur waktu sendiri.
Sebagai gambaran, penggunaan software akuntansi online seperti Jurnal adalah solusi termudah untuk efisiensi akuntansi perusahaan Anda. Di mana, Anda dapat melakukan kontrol terhadap berbagai unit keuangan melalui software akuntansi saja, tanpa harus membuka banyak jurnal keuangan.
Selain itu, bagian keuangan hanya perlu mencatatkan jenis akun transaksi dan nominal keuangannya, dengan begitu secara otomatis Jurnal akan mengolahnya menjadi berbagai laporan keuangan yang Anda butuhkan. Dapatkan informasi selengkapnya tentang Jurnal melalui aplikasi invoice.
