5 Cara Melakukan Pengelolaan Waktu yang Lebih Baik

Pengelolaan waktu atau time management adalah sebuah hal yang perlu diperhatikan bagi para pebisnis, karena hal ini adalah hal yang terpenting dalam menjalani bisnis.

Beberapa orang seringkali menganggap hal ini adalah hal yang sepele, beberapa juga mungkin menganggap karena sudah ada tools sehingga tidak mau susah-susah untuk mengelola waktu secara ‘manual’.

Simak pembahasan mengenai pengelolaan waktu bagi entrepreneur di blog Mekari Jurnal berikut!

Apa Sih Produktivitas Itu?

Produktivitas merupakan sebuah hasil output dari kegiatan dalam periode waktu tertentu. Produktivitas juga dapat digunakan sebagai tolak ukur. Untuk memastikan produktivitas juga simple yaitu dengan rumus perhitungan:

Output Unit / Human Hours = Productivity

Contoh, Pekerja A dapat menghasilkan 50 unit produk dalam waktu 60 menit sedangkan Pekerja B dapat menghasilkan 100 unit produk dalam waktu 60 menit dengan menggunakan bahan dan teknologi yang sama, karena itu Pekerja B lebih produktif daripada Pekerja A.

Produktivitas tidak hanya digunakan untuk mengukur efisiensi kerja karyawan, namun juga sering digunakan untuk menilai perkembangan dari suatu negara, ekonomi, industri, bisnis bahkan untuk diri kita sendiri.

Jadi dengan memiliki pemahaman terkait apa itu produktivitas tentu akan membuat kamu dapat mengelola waktu dengan lebih baik sebagai seorang entrepreneur.

Baca juga: 8 Cara Maksimalkan Entrepreneurial Leader, Sudah Coba?

Pengelolaan Waktu Menurut Ahli

Dalam buku The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen Covey tidak mendefinisikan manajemen waktu sebagai upaya untuk mengontrol waktu, melainkan sebagai pengelolaan diri sendiri.

Menurutnya, efektivitas tidak terletak pada berapa banyak tugas yang Anda selesaikan, melainkan pada prioritas yang Anda tetapkan.

Intinya, manajemen waktu adalah tentang bagaimana Anda dapat secara proaktif mengidentifikasi dan fokus pada hal-hal yang benar-benar penting, bukan hanya yang mendesak.

Secara umum, konsep ini menekankan pentingnya mengetahui prioritas sebagai fondasi utama.

Manajemen waktu yang efektif mengharuskan Anda untuk membedakan antara tugas yang mendesak dan tugas yang penting, sehingga Anda bisa memastikan bahwa tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Bagaimana Mengelola Waktu yang Baik?

Stephen Cover juga menjelaskan Matriks Eisenhower, sebuah alat yang membagi tugas ke dalam empat kategori untuk membantu mengelola waktu secara efektif.

Empat kuadran ini sangat berguna untuk menentukan dan memprioritaskan pekerjaan atau kegiatan yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Berikut adalah penjelasan setiap kategori dalam matriks prioritas tersebut:

• Penting & Mendesak: Ini adalah tugas-tugas yang harus segera diselesaikan karena memiliki tenggat waktu. Contohnya adalah proyek dengan tenggat waktu hari ini atau perbaikan darurat.
• Penting & Tidak Mendesak: Tugas di kuadran ini adalah yang paling penting untuk kesuksesan jangka panjang. Meskipun tidak harus diselesaikan segera, tugas-tugas ini memiliki dampak signifikan terhadap tujuan Anda. Contohnya adalah merencanakan strategi proyek, belajar keterampilan baru, atau melakukan pemeriksaan kesehatan rutin.
• Tidak Penting & Mendesak: Kategori ini mencakup tugas-tugas yang membutuhkan perhatian segera, tetapi tidak memberikan dampak signifikan pada tujuan pribadi. Contohnya adalah menghadiri rapat yang tidak relevan.
• Tidak Penting & Tidak Mendesak: Ini adalah tugas-tugas yang sebaiknya dihindari karena tidak memberikan nilai apa pun dan hanya membuang-buang waktu. Contohnya adalah scroll media sosial dan menonton acara TV secara berlebihan.

Pentingnya Mengelola Waktu dengan Bijak

Mengelola waktu secara efektif adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas.

Banyak orang secara sadar atau tidak sadar membagi waktu mereka antara pekerjaan dan kegiatan lain untuk memastikan setiap tugas dapat diselesaikan dengan baik dan mencapai target yang ditetapkan.

Berikut adalah alasan utama mengapa penting untuk mengelola waktu dengan bijak:

• Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi: Dengan mengatur waktu, mengidentifikasi tugas prioritas, fokus pada tugas yang penting, dan menghindari menunda pekerjaan menjadi lebih mudah.
• Mengurangi Stress: Pengelolaan waktu yang baik membantu memecah tugas besar menjadi langkah-langkah kecil yang bisa dikelola, mengurangi rasa kecemasan.
• Meningkatkan Kualitas Pekerjaan: Tanpa tertekan oleh waktu, time management bermanfaat dalam memberikan ruang untuk berpikir lebih jernih dan melakukan pekerjaan dengan lebih teliti sehingga meningkatkan kualitas pekerjaan.
• Menciptakan Keseimbangan Hidup dan Kerja: Ketika waktu teroptimalkan, Anda memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat, bersosialisasi, dan menjalani hobi sehingga penting dalam menjaga keseimbangan kehidupan.

Cara Pengelolaan Waktu Untuk Entrepreneur

Kamu tentu sering melihat kegiatan dari seorang sekretaris yang bolak-balik sepanjang hari untuk membantu seorang pebisnis yang memiliki segudang acara dan jadwal yang padat. Adanya seorang sekretaris inilah yang digunakan mereka untuk mengatur waktu mereka untuk menghadapi berbagai macam jadwal penting mereka di depan. Belum lagi adanya kemungkinan sekretaris tersebut kadang miss dalam mengatur jadwalmu, karena tidak cukup baik dalam mengelola waktunya.

Karena itu kita akan membahas apa saja yang diperlukan seorang pebisnis untuk mengatur waktunya agar berjalan lebih baik dan optimal.

1. Beri Jeda Waktu

Seorang penulis ternama Carrie Aulenbacher memiliki sebuah cara untuk mengelola waktunya dengan melakukan satu hal saja dengan mengatakan:

“Mencoba melakukan banyak hal untuk sebuah proyek dalam waktu 1 hari dapat membuat kreativitas yang dimiliki tidak dapat berjalan dengan baik, sehingga itu menghalangi saya untuk kembali menyelesaikan pekerjaan lainnya”.

Carrie juga memiliki rencana untuk menyelesaikan proyek-proyek jangka panjangnya dengan memberikan jeda waktu kepada dirinya untuk menciptakan kualitas kerja tanpa menimbulkan stress karena dikejar deadline. Dengan beristirahat juga dia dapat kembali mengisi ulang tenaganya untuk mempersiapkan diri dalam menyelesaikan proyek jangka panjangnya.

Dengan mengatur jadwal pekerjaan dengan beberapa periode tentu akan dapat dengan mudah mengelola proyeknya seperti:

2. Time Travel

Time Travel di sini bukanlah keinginan untuk memutar kembali waktu yang telah berlalu. Tetapi bagaimana kamu menghabiskan waktu. Kamu dapat memulainya dengan menjauhkan laptop/notebook dan beristirahat sejenak dari proyek-proyek yang ada. Cobalah untuk tetap melakukan tracking hal-hal berbeda yang dapat kamu lakukan dan mencatat waktunya. 

Gunakanlah beberapa aplikasi pengelolaan waktu secara online yang dapat membantu kamu menerapkan hal ini sehingga selagi melakukan rehat kamu tetap dapat melihat perkembangan bisnismu.

Dengan menerapkan hal tersebut, ini akan sangat membantu kamu dalam menentukan prioritas terhadap jenis pekerjaan mana yang dapat diselesaikan terlebih dahulu. Karenanya, kita akan membahas satu per satu hal yang kadang dapat menghabiskan waktumu dalam bekerja.

3. Membuat Daftar

Kamu pernah membuat penulisan ilmiah bukan sewaktu kuliah? Saat membuatnya tersebut tentu akan menciptakan koneksi dalam pikiran antara informasi pendengaran dan informasi tertulis.

Anda dapat mulai membuat sebuah daftar pekerjaan secara harian, mingguan, bulanan atau bahkan hingga tahunan.

Semua ini dikerjakan berdasarkan prioritas serta kerumitan dari proyek tersebut.

4. Sinkronasikan Diri

Dengan mencoba melakukan sinkronasikan diri kamu akan melihat apakah kamu tipe orang yang aktif di pagi hari atau siang hari untuk mulai bekerja.

Dalam sinkronasikan tugas harian yang paling sulit dan selesaikan ketika kamu dalam kondisi terbaik di hari yang sama.

Diibaratkan seperti ketika kamu menekan tombol, tugas kantor akan mengalir. Tangani sebuah tugas yang sifatnya lebih sulit terlebih dahulu.

Namun, apabila kamu dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik pada siang hari, maka buat rencana tugas pagi hari yang lebih kecil dan yang lebih besar di siang hari.

5. Istirahat Sejenak

Berikan sedikit waktu untuk beristirahat sejenak disaat baru menyelesaikan tugas. Mulai dari hal kecil dengan membuat kebiasaan makan di meja kerja sebagai bentuk menghemat waktu selagi menyelesaikan pekerjaan yang sudah berjalan.

Saat kamu sudah menatap layar monitor hingga 4-5 jam tentu kamu akan letih dan membuat produktivitas menurun, karenanya istirahat sejenak memang diperlukan.

Setelah istirahat sejenak inilah diharapkan kamu akan mendapat inspirasi sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang lebih baik.

Kesimpulan

Dengan menerapkan strategi pengelolaan waktu, Anda dapat mengoptimalkan setiap waktu yang dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu, Anda bisa memanfaatkan teknologi untuk menghemat waktu pada tugas-tugas administratif. Misalnya, gunakan aplikasi akuntansi seperti Mekari Jurnal untuk mengelola laporan keuangan secara online dan real-time.

Dengan begitu, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Baca juga: Mengapa Enterpreneur Butuh Akuntansi Cloud?

Referensi:

• Covey, S. R. (2024). The 7 Habits of Highly Effective People. Loudly.