Pencatatan Retur Penjualan Otomatis: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Menerapkannya

Pencatatan retur penjualan otomatis adalah proses pencatatan retur yang langsung terekam ke jurnal, kartu stok, dan laporan pajak begitu transaksi terjadi di kasir, tanpa input ulang manual.

Setiap retur menyentuh tiga hal sekaligus, yaitu pendapatan yang harus dikoreksi, stok yang kembali ke gudang, dan PPN yang harus disesuaikan. Sayangnya, kendala belanja online paling banyak terjadi di marketplace, dan sebagian besar keluhan konsumen justru muncul setelah transaksi selesai dibayar. (Insider Indonesia) Bisnis yang masih mencatat retur secara manual pun berisiko kehilangan akurasi laporan keuangan dibanding kompetitor yang sudah mengotomasinya.

Dalam panduan ini, kita akan membahas pengertiannya, prinsip akuntansi dan pajak yang melandasinya, contoh perhitungan, tantangan pencatatan manual, dan cara automasinya.

Apa itu pencatatan retur penjualan otomatis?

Retur penjualan adalah barang dagangan yang dikirim kembali oleh pelanggan kepada penjual karena ketidaksesuaian barang yang dikirim, baik akibat kerusakan, kesalahan kirim, maupun alasan lain sesuai kebijakan toko.

Pencatatan retur penjualan otomatis perlu dibedakan dari pencatatan retur secara manual:

• Pencatatan retur manual membutuhkan beberapa tahap terpisah, mulai dari mencatat retur di nota fisik, menginput ulang ke jurnal akuntansi, menyesuaikan kartu stok, sampai membuat nota retur pajak, biasanya dilakukan belakangan oleh tim keuangan.
• Pencatatan retur otomatis mencatat seluruh tahapan tersebut sekaligus begitu transaksi retur diproses di sistem kasir, karena sistem kasir sudah terhubung langsung ke software akuntansi.

Semakin banyak cabang yang dikelola sebuah bisnis, semakin besar pula celah keterlambatan pencatatan kalau prosesnya masih manual. Ini yang membuat otomasi retur menjadi kebutuhan, khususnya bagi bisnis ritel dan F&B dengan volume transaksi harian yang tinggi.

Mengapa pencatatan retur penjualan otomatis penting bagi bisnis Anda

Pencatatan retur yang cepat dan akurat memberi bisnis kontrol yang lebih baik atas tiga hal, yaitu keakuratan pendapatan yang dilaporkan, ketersediaan stok yang sebenarnya, dan kepatuhan pajak atas PPN yang seharusnya dikoreksi.

Tanpa pencatatan yang tepat waktu, retur yang menumpuk di akhir periode bisa membuat laporan laba rugi bulan berjalan tidak mencerminkan kondisi sebenarnya. Di sisi pajak, keterlambatan membuat nota retur elektronik juga berisiko membuat pajak keluaran yang seharusnya dikurangi jadi terlewat, yang berpotensi menjadi temuan saat pemeriksaan pajak.

Urgensi ini semakin terasa di bisnis multicabang. Ketika retur terjadi di beberapa outlet sekaligus setiap hari, tim keuangan pusat tidak bisa lagi mengandalkan rekap manual dari setiap cabang untuk menjaga laporan tetap akurat.

Prinsip dan akun yang terlibat dalam retur penjualan

Secara akuntansi, retur penjualan mempengaruhi beberapa akun sekaligus. Penjual mencatat retur sebagai debit ke akun retur penjualan dan kredit ke akun piutang usaha atau kas, tergantung metode pembayaran transaksi awal. 

Barang yang kembali juga menambah nilai persediaan, sehingga akun persediaan didebit dan akun harga pokok penjualan (HPP) dikredit sebesar nilai pokok barang yang diretur.

Dari sisi standar akuntansi, penjualan dengan hak retur termasuk salah satu isu khusus yang diatur dalam pedoman penerapan PSAK 72 tentang Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan, berdampingan dengan isu garansi, konsinyasi, dan perjanjian pembelian kembali. Artinya, potensi retur idealnya sudah diperhitungkan sejak pendapatan penjualan diakui, bukan baru dipikirkan setelah retur benar-benar terjadi.

Aspek yang sering terlewat adalah PPN. Retur barang kena pajak (BKP) mengharuskan pembeli membuat nota retur elektronik, yang menjadi dasar penjual mengurangi pajak keluaran yang sudah dipungut. Ketentuan ini diatur dalam Pasal 286 sampai 290 PMK 81/2024, menggantikan PMK 65/PMK.03/2010. Pengecualiannya, jika barang yang diretur langsung diganti dengan barang identik, pengembalian dianggap tidak terjadi sehingga nota retur dan koreksi PPN tidak diperlukan.

Contoh perhitungan dan studi kasus pencatatan retur penjualan otomatis

Sebagai gambaran, berikut simulasi retur penjualan pada bisnis ritel elektronik dengan lima outlet yang kasirnya sudah terhubung ke software akuntansi.

Studi kasus: Toko ElektroJaya mencatat tiga transaksi retur berikut pada bulan Juni, semuanya untuk barang kena pajak dengan tarif PPN 11%.

Karena retur kedua diganti dengan barang identik, nilainya tidak diperhitungkan sebagai pengurang PPN. Nilai retur yang sah untuk mengurangi pajak keluaran adalah Rp8.500.000 ditambah Rp4.750.000, atau Rp13.250.000, dengan koreksi PPN sebesar 11% dari nilai tersebut, yaitu Rp1.457.500.

Begitu kasir di outlet menginput retur, sistem yang terhubung otomatis ke software akuntansi langsung membentuk jurnal berikut tanpa input ulang manual. Untuk retur barang rusak dan retur pengurang piutang, totalnya Rp13.250.000: debit Retur Penjualan Rp13.250.000, debit PPN Keluaran Rp1.457.500, kredit Kas dan Piutang Dagang Rp14.707.500.

Dengan asumsi margin kotor 40%, nilai pokok barang yang kembali ke gudang adalah 60% dari Rp13.250.000, atau Rp7.950.000: debit Persediaan Rp7.950.000, kredit Harga Pokok Penjualan Rp7.950.000.

Retur barang identik senilai Rp3.200.000 tetap tercatat sebagai transaksi penggantian di kartu stok, tetapi tidak masuk ke perhitungan pengurang PPN karena dianggap tidak terjadi pengembalian.

Tantangan pencatatan retur penjualan secara manual

Ketika pencatatan retur masih dikelola manual, bisnis cenderung menghadapi beberapa tantangan berikut.

• Jeda waktu antara transaksi dan pencatatan, karena retur di nota fisik baru direkap ke jurnal setelah beberapa jam atau bahkan hari kemudian.
• Stok yang tidak sinkron dengan kondisi gudang, sebab kartu stok baru disesuaikan setelah tim keuangan sempat menginput retur.
• Koreksi PPN yang rawan terlewat, terutama saat nota retur elektronik tidak dibuat tepat waktu sesuai aturan yang berlaku.
• Minimnya visibilitas retur antar cabang, sehingga tren retur baru terlihat setelah direkap manual dari tiap outlet, bukan secara real-time.

Cara kerja sistem pencatatan retur penjualan otomatis

Alur pencatatan retur otomatis pada dasarnya berjalan melalui beberapa tahap berikut.

• Transaksi retur di outlet, pelanggan mengembalikan barang dan kasir memprosesnya sesuai metode pembayaran transaksi awal.
• Perekaman detail retur, sistem kasir mencatat produk, alasan retur, dan cabang asal transaksi.
• Sinkronisasi data ke pusat, data retur dari seluruh cabang tersinkronisasi otomatis ke sistem akuntansi tanpa input ulang.
• Automasi jurnal dan laporan, sistem akuntansi membuat jurnal, memperbarui kartu stok, dan menyesuaikan laporan pajak berdasarkan pemetaan akun dan gudang yang sudah ditentukan.
• Pemantauan terpusat, seluruh outlet dapat dipantau dalam satu dasbor untuk analisis keuangan dan operasional.

Bagaimana Mekari POS dan Mekari Jurnal membantu pencatatan retur penjualan otomatis

Mekari POS yang tersinkronisasi dengan Mekari Jurnal dirancang untuk menyatukan pencatatan transaksi penjualan dan retur di seluruh cabang ke dalam satu alur kerja, tanpa perlu rekap manual dari tiap outlet.

Berikut cara kerja integrasi ini dalam mendukung pencatatan retur penjualan:

• Transaksi dan retur di outlet. Pelanggan melakukan transaksi penjualan dan retur dengan berbagai metode pembayaran di berbagai cabang bisnis melalui Mekari POS.
• Sinkronisasi data multicabang. Data transaksi, pembayaran, stok, hingga pelanggan dari seluruh cabang dalam Mekari POS tersinkronisasi otomatis dengan sistem Mekari Jurnal.
• Automasi jurnal dan laporan. Sinkronisasi data mengautomasikan pembukuan, laporan keuangan, dan laporan inventaris berdasarkan pemetaan gudang dan akun untuk produk, pesanan, pajak, dan biaya.
• Pemantauan terpusat. Seluruh outlet dapat dipantau dalam satu dasbor di Mekari Jurnal dan Mekari POS, lengkap dengan analisis keuangan dan operasional.

Siap mencatat retur penjualan lebih cepat dan akurat di seluruh cabang bisnis Anda? Mekari POS menyatukan transaksi kasir dengan pembukuan Mekari Jurnal dalam satu sistem yang dapat disesuaikan dengan alur operasional ritel maupun F&B Anda.

Referensi dan Metodologi

• Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). ED PSAK 72 Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan.
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 81 Tahun 2024, Pasal 286-290 tentang Nota Retur.
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 65/PMK.03/2010 (digantikan oleh PMK 81/2024).