Memahami Order Management System dalam Aktivitas Bisnis Order management system merupakan sebuah inovasi yang solutif dalam bidang penjualan di tengah tren pembelian pelanggan yang fluktuasi. Adanya sistem ini dapat membantu alur penjualan yang terintegrasi secara langsung dengan supply chain management dan arus keuangan bisnis. Banyak kelebihan dari implementasi OMS yang ideal, seperti efisiensi waktu, memangkas biaya dan pemborosan, dan akurasi data stok dan keuangan. Apa Itu Order management? Order management merupakan sebuah proses komprehensif yang mencakup mulai dari menerima pesanan, pelacakan dan pemenuhan pesanan pelanggan. Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat diketahui bahwa order management dimulai pada saat pesanan diterima dan selesai ketika pelanggan berhasil menerima pesanannya dengan baik. Dari sisi penjualan, adanya order management yang baik dalam sebuah bisnis dapat membantu meringankan pekerjaan dalam menerima pesanan dan sekaligus menghemat waktu dan biaya. Adanya metode ini juga memberikan pencatatan yang lebih detail mulai dari periode waktu dan kebutuhannya sehingga dapat menggambarkan tren permintaan pasar. Dari sisi keuangan, hal ini turut serta dalam mengurangi adanya pemborosan yang mempengaruhi biaya yang keluar, ini tentunya dapat meningkatkan rasio profit perusahaan. Apa Itu Order Management System? Inovasi Order Management System (OMS) dalam bisnis logistik merujuk pada pengembangan teknologi sistem berbasis perangkat lunak yang menawarkan solusi terpadu untuk mengelola pesanan pelanggan dari awal hingga akhir. Ini mencakup semua tahap dalam siklus pesanan, mulai dari penerimaan pemesanan hingga pengiriman barang kepada pelanggan, dengan tujuan meningkatkan efisiensi operasional dan memperbaiki pengalaman pelanggan. Salah satu tujuan utama dari penerapan sistem ini adalah untuk mendapatkan visibilitas dan pelacakan yang menyeluruh mengenai jalannya rangkaian pesanan dalam sebuah bisnis. Peran Order management dalam Sebuah Bisnis? Order Management System (OMS) dalam logistik memainkan peran kunci dalam pemrosesan pesanan secara efisien dari penerimaan hingga pengiriman, integrasi dengan sistem lain untuk memastikan aliran informasi yang mulus, manajemen stok yang efektif serta analisis data untuk pemahaman kinerja operasional. OMS menawarkan visibilitas bagi bisnis dan pelanggan. Organisasi dapat memiliki wawasan secara real-time mengenai inventaris dan pelanggan dapat memeriksa kapan pesanan akan tiba. Pada teknologi saat ini yang lebih canggih, OMS sudah dapat diterapkan pada sistem berbasis automasi sehingga pengerjaan yang bersifat repetitif dapat berjalan sendiri tanpa campur tangan manusia. Hal ini akan sangat membantu khususnya dalam meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan nilai merek dagang di mata pelanggan. Manfaat dari Penerapan Order management Order Management System (OMS) yang efektif dalam rantai pasokan dan logistik memberikan sejumlah manfaat besar. Beberapa manfaatnya meliputi: Peningkatan Efisiensi: Mengotomasi proses pesanan dan pengiriman, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan pesanan. Optimasi Stok: Memantau stok secara real-time, mengurangi risiko stok habis, dan menghindari kelebihan stok. Pelacakan Pesanan Real-time: Memberikan transparansi kepada pelanggan dengan pelacakan pesanan real-time, meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Analisis Data: Memberikan wawasan tentang kinerja operasional dan pola pembelian pelanggan untuk perbaikan proses. Selain dari sisi logistik dan rantai pasokan, OMS juga memberikan dampak positif dalam konteks penjualan dan keuangan bisnis, seperti: Meningkatkan Akurasi Pesanan: Sistem berbasis automasi memproses pesanan dan mengurangi pengolahan secara manual, sehingga meminimalisir risiko kesalahan entri pesanan. Meningkatkan Pengelolaan Arus Kas: OMS memberikan visibilitas yang lebih baik, sehingga dapat memberikan gambaran pergerakan siklus kas yang lebih efektif dan mengidentifikasi hambatan dengan lebih cepat. Optimalisasi Relasi Pelanggan: Data yang berhubungan dengan interaksi pelanggan akan tercatat di dalam database, ini dapat digunakan untuk mendapatkan wawasan lebih dalam mengenai pola perilaku dan tren pembelian untuk meningkatkan personalisasi produk. Sistem Pelaporan Keuangan: Sistem order management system menawarkan fitur yang sudah terintegrasi secara langsung dengan penyusunan laporan keuangan, sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat dan objektif sesuai kondisi di lapangan. Fitur yang Terdapat pada Order management System Fitur-fitur dari Order Management System (OMS) dalam logistik meliputi: Penerimaan Pesanan: Memfasilitasi penerimaan pesanan dari berbagai sumber. Integrasi Sistem: Integrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen gudang dan sistem manajemen stok. Pemrosesan Pesanan: Otomatisasi proses pemrosesan pesanan termasuk verifikasi pesanan, penjadwalan pengiriman, pengambilan barang, pengemasan, dan faktur. Analisis dan Pelaporan: Menyediakan data tentang kinerja operasional, tren pesanan, dan perilaku pelanggan untuk analisis yang mendalam dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Siklus Alur Kerja Pemesanan Pelanggan dalam Bisnis Idealnya, terdapat beberapa rangkaian proses yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya yang biasanya dikenal dengan siklus order management system dalam sebuah bisnis. Siklus alur kerja order management, dimulai dari: 1. Penempatan Pesanan (Order Placement) Siklus dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan, memberikan rincian pesanan yang detail mulai dari informasi produk yang dipesan, titik pengiriman, hingga jenis pembayaran. Saluran pemesanan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis, dapat melalui telepon, email, ecommerce, atau secara langsung. 2. Pemrosesan Pesanan (Order Processing) Setelah pesanan diterima, pesanan tersebut diproses. Ini melibatkan verifikasi rincian pesanan, termasuk produk yang dipesan, kuantitas, harga, alamat pengiriman, dan informasi pembayaran. Pemrosesan pesanan mungkin juga melibatkan pemeriksaan tingkat inventaris untuk memastikan barang tersedia untuk dipenuhi. 3. Pemeriksaan Inventaris (Inventory Checking) Setelah pesanan berhasil diproses, sistem memeriksa inventaris untuk memastikan bahwa barang yang dipesan tersedia di dalam ruang penyimpanan. Jika stok tersedia, pesanan akan dilanjutkan ke pemenuhan. Jika stok barang habis, sistem dapat memulai prosedur pemesanan di awal atau memberi tahu pelanggan tentang penundaan tersebut. 4. Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment) Pada tahap ini, barang pesanan diambil dari inventaris, dikemas dengan aman, dan disiapkan untuk pengiriman atau pengantaran. Tergantung pada operasi bisnis, pemenuhan dapat ditangani sendiri atau dialihdayakan ke penyedia logistik pihak ketiga. Metode pengiriman yang dipilih menentukan jangka waktu pengiriman, dan pelanggan dapat menerima informasi pelacakan untuk memantau status pesanan mereka. Kamu bisa menggunakan jasa fulfillment dari SAPX Express dengan pengiriman tercepat ke seluruh Indonesia 5. Pelacakan Barang (Order Tracking) Nantinya setelah pesanan berhasil dikemas, nomor resi akan dibuat. Ini bertujuan agar pengirim dan pelanggan dapat menerima informasi pelacakan untuk memantau status pesanan mereka. Sepanjang proses pengiriman dan pengiriman, pelanggan dapat menerima pembaruan tentang status pesanan mereka, termasuk konfirmasi pengiriman, informasi pelacakan, dan perkiraan tanggal pengiriman. Memberikan pembaruan ini membantu pelanggan tetap mendapat informasi dan meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan. Untuk mempermudah proses pemenuhan dan pelacakan barang, Anda dapat menggunakan Mekari Jurnal SCM yang terdapat fitur baru yaitu Fulfillment. Melalui fitur ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi alur operasional Anda karena dapat tercatat secara sistematis dan dapat mengawasi siklus keluar masuk barang secara real-time. Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang! 6. Penerimaan dan Verifikasi (Receipt and Inspection) Setelah menerima pesanan, pelanggan memeriksa barang untuk memastikan barang memenuhi harapan dan dalam kondisi baik. Jika ada masalah atau perbedaan, pelanggan dapat melakukan pengembalian atau penukaran sesuai kebijakan perusahaan. 7. Pembayaran (Payment Processing) Setelah pesanan diterima dan diterima oleh pelanggan, kemudian setelah tahap pengecekan dilakukan, pembayaran diproses. Hal ini dapat menyesuaikan dengan persetujuan kontrak di awal pesanan, bisa melalui penagihan ke kartu kredit pelanggan, penerbitan faktur pembayaran, atau pemrosesan pembayaran melalui cara lain, tergantung pada ketentuan pembayaran yang disepakati. Kesimpulan Dengan penyederhanaan dalam berbagai aspek pada proses manajemen pesanan, OMS meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan visibilitas, dan memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik. Secara keseluruhan, penerapan OMS dalam bisnis menghasilkan rantai pasokan yang lebih efisien dan responsif, sehingga menghasilkan penghematan biaya, peningkatan layanan pelanggan, dan peningkatan profitabilitas. Selain itu, dengan mengotomatisasi proses faktur dan pembayaran, bisnis dapat mengurangi biaya administrasi, meminimalkan kesalahan, dan mempercepat pengumpulan uang tunai. Dari perspektif keuangan, OMS turut membantu bisnis dalam mengelola arus kas secara lebih baik dengan melacak pesanan, pembuatan faktur, dan pembayaran secara real-time. Selain itu, peningkatan visibilitas dan kontrol atas proses manajemen pesanan memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan berdasarkan data yang mendorong perbaikan berkelanjutan dan pertumbuhan berkelanjutan baik dalam rantai pasokan maupun kinerja keuangan. Referensi: Oracle, “What is Order Management?”. IBM, “What is order management?”.
