Pentingnya Surat Perintah Kerja (Work Order) dalam Rantai Produksi Bagi sebagian besar perusahaan akan aktif berkoordinasi antar tim untuk meningkatkan pertumbuhan dan tujuan bisnisnya. Namun, bagi perusahaan yang sudah memiliki skala yang cukup besar, tentu akan sering mengalami hambatan dalam prosesnya karena adanya distorsi pada saat komunikasi sedang berjalan. Oleh karena itu, dengan menerapkan dokumen surat perintah kerja atau work order dalam kerjasama tim dapat menjadi salah satu solusi yang tepat untuk mengatasi kesenjangan komunikasi tersebut. Melalui adanya work order, output yang direncanakan oleh decision maker dapat dipahami oleh seluruh pihak secara detail dan komprehensif. Lalu, seperti apa dokumen work order yang efektif dan ideal dalam sebuah bisnis? Simak selengkapnya dalam artikel berikut ini! Pengertian Work Order Dokumen work order dalam bisnis adalah sebuah lampiran tertulis formal yang berguna untuk menguraikan rencana mulai dari proses hingga output pekerjaan yang akan berjalan. Biasanya mencakup rincian seperti tahapan pekerjaan yang harus dilaksanakan, bahan atau sumber daya yang diperlukan, jadwal, dan instruksi relevan lainnya. Work order umumnya digunakan di berbagai industri mulai dari konstruksi, manufaktur, pemeliharaan, dan bisnis berbasis jasa. Lebih lanjut, beberapa informasi lengkap yang harus tercantum pada dokumen work order mencakup: Informasi secara deskripsi mengenai kebutuhan atau tugas yang akan dijalani. Informasi lengkap mengenai nama individu, divisi, atau departemen yang mengajukan tugas. Tanggal waktu penyelesaian. Pihak yang bertugas untuk menyelesaikan permintaan tugas atau kebutuhan. Alat/perlengkapan/keterampilan yang dibutuhkan/diinginkan. Tempat atau lokasi kegiatan diselenggarakan. Estimasi biaya yang akan keluar atau jumlah anggaran yang diberikan. Tingkat skala prioritas. Output/outcomes dari penyelesaian tugas/tujuan/kebutuhan. Mengapa Work Order Diperlukan Dokumen ini berfungsi sebagai alat komunikasi dan strategi antara berbagai departemen atau individu dalam suatu organisasi, memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam pekerjaan mengetahui apa yang perlu dilakukan dan kapan. Nantinya, dokumen ini juga dapat berfungsi sebagai catatan pekerjaan yang telah selesai, memberikan dokumentasi untuk tujuan penagihan, jadwal pemeliharaan, atau referensi di masa mendatang. Tentunya ini dapat meminimalisir adanya kesalahan dan keterlambatan dalam alur operasional kerja, sehingga dapat menjadi komponen manajemen risiko yang baik. Jika pengelolaan work order dalam dioptimalkan dalam ekosistem pekerjaan dalam jangka panjang, ini dapat membantu dalam menyederhanakan operasional mereka. Manfaat Penting dari Adanya Work Order Berikut adalah beberapa manfaat dari pengelolaan work order yang optimal dan dapat dirasakan oleh bisnis, seperti: 1. Mempertahankan Alur Kerja yang Efektif Salah satu manfaat paling penting dari keberadaan pengelolaan work order dalam bisnis adalah dapat mempertahankan alur kerja yang baik. Dokumen kerja sangat penting dalam menjaga komunikasi dan pelacakan pekerjaan yang efektif. 2. Pengelolaan Inventaris yang Optimal Pada informasi yang tercantum di dalam surat perintah kerja tentu harus menyertakan alat atau bahan keperluan dalam menuntaskan pekerjaan. Ini sangat membantu dalam melengkapi pencatatan keluar masuk inventaris agar terhindar dari selisih data yang dapat terjadi, mengurangi pemborosan dan understock. 3. Transparansi Kinerja Adanya dokumen yang menjelaskan mengenai informasi lengkap terhadap suatu tugas dapat membantu meningkatkan visibilitas terhadap kinerja tim. Seluruh pihak yang terdapat dalam organisasi dapat memantau bagaimana tim lain bekerja dan menuntaskan pekerjaan, sehingga dapat mempengaruhi produktivitasnya. 4. Manajemen Risiko Adanya work order dalam rangkaian manajemen supply chain dapat menjadi aspek yang penting dalam menghindari beberapa risiko yang dapat mengurangi efisiensi alur. Misalnya, seperti keterlambatan waktu produksi atau kurangnya sumber daya yang dibutuhkan. Contoh Dokumen Work Order Untuk mengetahui bagaimana isi dari dokumen work order yang tepat, berikut adalah gambaran pengisiannya. Judul dokumen: Tahapan Proses Pengolahan Tahu Baru Deskripsi: Proses mengolah tahu dengan tahapan yang lebih komprehensif, meliputi perendaman, penggilingan, pemasakan, penyaringan, penggumpalan, pencetakan/pengerasan serta pemotongan. Pengolahan yang lebih konstruktif ini diperlukan dengan tujuan untuk pengelolaan bahan baku yang lebih efektif. Utamakan pengadaan bahan baku dengan kualitas yang tinggi. Waktu pelaksanaan: Tahapan terbarukan ini akan diimplementasi secara seksama paling lambat 3 minggu setelah dokumen ini terbit, atau pada 18 Juni 2024. Skala prioritas: Tinggi. Pengirim tugas: Pemilik perusahaan beserta jajaran manajemen. Ditugaskan kepada: Tim produksi, bagian pengadaan, dan bagian pendukung produksi (pemeliharaan). Estimasi biaya produksi: 1 siklus produksi yang baru dengan estimasi rata-rata pengeluaran sebesar Rp1.450.000. Berikut adalah contoh lembar dokumen work order yang bisa Anda jadikan referensi Download dokumen gratis PDF Jika Anda membutuhkan template kosong dokumen perintah kerja, silahkan download secara garis file dalam bentuk PDF berikut ini. Download template work order gratis file PDF Download template work order gratis file PDF Peran Fitur Mekari Jurnal dalam Membantu Proses Produksi Peran work order dalam sebuah perusahaan khususnya manufaktur cukup vital mengingat dokumen ini dapat membantu dalam mengatur alur bisnis secara lebih optimal. Terkadang, kesalahan penulisan informasi atau human error lainnya dapat terjadi dalam pengelolaannya jika dilakukan secara manual. Oleh karena itu, untuk menghindari risiko tersebut, Anda dapat menunjang pengelolaan work order dengan bantuan perangkat lunak. Salah satu software yang saat ini sudah dapat menunjang pengerjaan ini adalah Mekari Jurnal SCM. Mekari Jurnal merupakan software akuntansi yang kini sudah terintegrasi secara penuh untuk pengelolaan supply chain management. Fitur manajemen produksi dalam Mekari Jurnal SCM dapat turut membantu memaksimalkan efisiensi dan produktivitas dari tahapan produksi bisnis Anda secara end-to-end. Salah satu fiturnya adalah pengelolaan work order setelah Anda berhasil membuat rencana produksi dan Anda dapat menentukan apakah ingin membuat work order jenis Pemisahan atau Penyusunan sesuai kebutuhan perusahaan. Untuk penjelasan cara penggunaannya secara lengkap dapat Anda simak di sini melalui artikel mengenai “Cara Membuat Perintah Kerja pada Menu Produksi“. Bagaimana, cukup mudah bukan? Cari tahu lebih lanjut mengenai fitur yang terdapat di dalam Mekari Jurnal SCM dengan konsultasi dengan tim ahli kami gratis! Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!
