Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Lengkap

Ekosistem bisnis B2B khususnya perusahaan dagang Indonesia saat ini sedang berada dalam fase transformasi struktural yang signifikan.

Walaupun begitu, memasuki kuartal akhir 2025, percepatan digital sering kali tidak diimbangi dengan kesiapan operasional keuangan yang memadai dan menjadi ancaman besar dalam gagalnya mengonversi penjaualan menjadi kas yang bisa digunakan.

Risiko ini semakin besar di tahun 2025, di tengah kenaikan biaya input produksi, tekanan margin laba, ketidakpastian kebijakan perdagangan global, serta meningkatnya kekhawatiran terhadap potensi gagal bayar pelanggan.

Ini terlihat dari sebuah riset yang menunjukkan rata-rata waktu pembayaran transaksi B2B di Indonesia mencapai 34 hari dan semakin diperparah bahwa sekitar 40% faktur tidak dibayar tepat waktu.

Ketika pengelolaan piutang usaha tidak menjadi prioritas strategis, perusahaan dagang berisiko terjebak dalam liquidity trap, yaitu laba terlihat sehat di laporan laba rugi, tetapi kas tidak tersedia untuk membayar pemasok, menggaji karyawan, atau mendanai ekspansi.

Untuk menghadapi hal tersebut, maka diperlukan strategi yang bisa menjadi garis pertahanan atas risiko-risiko tersebut.

Buku besar pembantu piutang bisa menjadi solusi yang efektif dengan memastikan kesehatan keuangan perusahaan mencerminkan kondisi riil, bukan sekadar proyeksi optimistis

Apa Itu Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang?

Buku besar pembantu adalah catatan rinci yang menjabarkan saldo usaha yang tercantum dalam akun pengendali (controlling account) di buku besar umum.

Jika buku besar umum menunjukkan total piutang sebesar Rp5 miliar, maka buku besar pembantu menjelaskan:

• Siapa pelanggan yang berutang
• Faktur mana yang belum dibayar
• Berapa umur piutang setiap faktur

Dengan kata lain, buku besar pembantu akan menjadi alat bagi perusahaan dagang dalam menjawab “kepada siapa uang perusahaan tertahan”.

Lalu, bagaimana hubungan antara buku besar umum dan buku besar pembantu dijelaskan?

Singkatnya, hubungan antara kedua buku bersifat pengendalian dan rekonsiliasi.

Saldo akun piutang di buku besar umum harus selalu sama dengan total saldo seluruh pelanggan di buku besar pembantu.

Baca Juga: Jurnal Umum Akuntansi Perusahaan Dagang: Pengertian, Langkah Pembuatan dan Contoh Lengkap

Jenis-Jenis Buku Besar Pembantu di Perusahaan Dagang

Untuk jenis buku besar pembantu yang digunakan oleh perusahaan dagang ada dua, yaitu buku besar pembantu piutang dan buku besar pembantu utang.

Keduanya memiliki peran dan fungsinya tersendiri dalam membantu pengelolaan buku besar umum dalam siklus akuntansi dagang.

1. Buku Besar Pembantu Piutang

Buku besar pembantu piutang dagang merupakan buku yang mencatat setiap rincian utang perusahaan secara per pemasok atau kreditur.

Catatan ini merupakan rincian yang menjelaskan lebih dalam mengenai akun utang dagang pada buku besar utama yang mencakup:

• Nama pemasok/kreditur
• Tanggal dan nomor faktur
• Jumlah utang yang timbul
• Pembayaran yang dilakukan
• Saldo utang yang masih harus dibayar
• Informasi jatuh tempo pembayaran atau diskon pembayaran (jika ada)

Melalui data-data ini, manajemen dapat mengelola utang setiap pemasok baik jadwal pembayaran dan menghindari keterlambatan sehingga hubungan dengan pemasok tetap baik.

2. Buku Besar Pembantu Utang

Buku besar pembantu utang dagang adalah buku pembantu yang mencatat rincian piutang dari akun piutang dagang di buku besar utama pada setiap pelanggan dan transaksinya.

Komponen detail yang dicatat biasanya akan mencakup:

• Nama pelanggan/debitur
• Tanggal dan nomor faktur penjualan kredit
• Total piutang yang diberikan
• Pembayaran yang diterima
• Saldo piutang yang masih belum dibayar
• Diskon atau retur penjualan

Melalui buku besar pembantu utang, perusahaan dagang dapat meningkatkan pengawasan piutang, usia piutang, dan risiko piutang tak tertagih.

Untuk melihat perbandingan dari keduanya dengan mudah, simak tabel perbandingannya berikut ini:

Fungsi Buku Besar Pembantu

Secara umum, fungsi dari buku besar pembantu adalah menjelaskan secara detail akun-akun tertentu di buku besar umum, dengan beberapa fungsi lain seperti:

1. Merinci Saldo Akun di Buku Besar Utama

Fungsi utama dari keberadaan buku besar pembantu sebenarnya adalah memberikan rincial yang lebih detail terhadap angka-angka yang tercantum pada akun pengendali (control account) di buku besar utama.

Akun piutang dagang merincikan per pelangga, sedangkan akun utang dagang akan dirincikan per pemasok sehingga akan transparan siapa yang berutang dan kepada siapa perusahaan berutang.

Baca Juga: Cara Membuat Neraca Saldo Lengkap dengan Contoh, Mudah!

2. Mempermudah Pengendalian dan Pengawasan

Buku besar pembantu digunakan sebagai alat sebagai pengendali internal karena bisa:

• Mendeteksi kesalahan pencatatan
• Menghindari duplikasi transaksi
• Mengawasi saldo piutang dan utang secara individual

3. Mendukung Pengelolaan Piutang dan Utang Secara Operasional

Dalam operasional bisnis sehari-hari, buku besar pembantu akan berdampak besar dalam mengelola utang dan piutang yang efektif.

Perusahaan dagang dapat dengan mudah menentukan pelanggan yang sudah jatuh tempo, menyusun strategi penagihan, serta mengatur jadwal pembayaran utang kepada pemasok.

Cara Membuat Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang

Secara garis besar, baik buku besar pembantu piutang dan utang memiliki dasar pembuatan yang sama, hanya berbeda dari objek pencatatannya.

Identifikasi Akun yang Memerlukan Buku Besar Pembantu

Pertama, tentukan terlebih dahulu akun di buku besar utama yang membutuhkan rincian lebih lanjut, hal ini karena setiap akun melibatkan banyak pihak dan transaksi berulang.

Contohnya seperti piutang dagang yang berkaitan dengan banyak komponen informasi pemasok, sedangkan utang dengan berkaitan erat dengan data pelanggan.

Menentukan Format Buku Besar Pembantu

Gunakan format standar yang memuat komponen-komponen dalam buku besar pembantu, biasanya format dasarnya adalah:

• Tanggal
• Keterangan
• Ref
• Debet
• Kredit
• Saldo

Menentukan Sumber Pencatatan

Tentukan transaksi yang akan digunakan sebagai dasar sumber pencatatan buku besar pembantu.

Biasanya ini dapat mencakup faktur pembelian dan penjualan, nota, bukti kas masuk dan keluar, atau jurnal khusus

Melakukan Posting Transaksi ke Buku Besar Pembantu

Selanjutnya setelah transaksi telah tercatat di jurnal, Anda bisa mempostingnya ke buku besar pembantu dengan mencantumkan referensi jurnal agar mudah ditelusuri.

Menghitung dan Memutakhirkan Saldo

Saldo ini bersifat running balance, sehingga perlu untuk menghirung saldo terbaru dan memastikan mencerminkan posisi yang sebenarnya.

Rekonsiliasi dengan Buku Besar Utama

Langkah trakhir dan cukup krusial adalah melakukan rekonsiliasi dengan buku besar utama.

Tujuannya adalah tidak ada kesalahan input dengan menyeimbangkan total saldo buku besar pembantu dengan saldo akun terkait di buku besar utama.

Contoh Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang

Berikut adalah beberapa contoh buku besar pembantu yang bisa ditemukan dalam siklus akuntansi perusahaan dagang.

1. Contoh Buku Besar Pembantu Utang Dagang

Contoh 1: Pemasok dari PT Maju Jaya

Contoh 2: Pemasok dari CV Sumber Makmur

Contoh 3: Pemasok dari UD Berkah Abadi

Baca Juga: Buku Besar Piutang Dagang: Pengertian, Cara Membuat dan Contoh Format yang Tepat

2. Contoh Buku Besar Pembantu Piutang Dagang

Contoh 1: Pelanggan dari PT Sinar Jaya

Contoh 2: Pelanggan dari CV Prima Niaga

Kesimpulan

Pengelolaan piutang dan utang tidak lagi bisa diperlakukan sebagai fungsi administratif semata, melainkan harus ditempatkan sebagai prioritas strategis keuangan.

Buku besar pembantu terbukti memainkan peran krusial dalam menjembatani kesenjangan antara laba akuntansi dan kas riil.

Namun, seiring meningkatnya volume transaksi, kompleksitas pelanggan, dan tuntutan pelaporan real-time, pengelolaan buku besar pembantu secara manual semakin tidak efisien dan rawan kesalahan.

Untuk menjawab tantangan tersebut, perusahaan dagang perlu mulai mempertimbangkan software akuntansi yang mampu mengotomatisasi buku besar pembantu sekaligus terintegrasi dengan pelaporan keuangan.

Salah satu solusi yang relevan untuk kebutuhan bisnis di Indonesia adalah Mekari Jurnal.

Dengan Mekari Jurnal, perusahaan dapat:

• Membentuk buku besar pembantu piutang dan utang secara otomatis dari transaksi penjualan dan pembelian
• Melacak saldo per pelanggan dan pemasok secara real-time
• Memantau usia piutang untuk mendukung strategi penagihan
• Memastikan rekonsiliasi otomatis antara buku besar pembantu dan buku besar umum
• Menghasilkan laporan keuangan yang akurat, konsisten, dan siap digunakan untuk pengambilan keputusan

Alih-alih menghabiskan waktu untuk pencatatan manual dan rekonsiliasi berulang, tim keuangan dapat berfokus pada analisis, pengendalian risiko, dan perencanaan arus kas yang lebih strategis karena Mekari Jurnal mampu 13% mengurangi kesalahan entri untuk setiap periode pelaporan dan 95% Mempercepat proses pembuatan laporan. Coba gratis sekarang juga!

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Referensi:

Scribd, “Buku Besar Pembantu Perusahaan Dagang”.

OCBC, “Mengenal Buku Besar Pembantu, Jenis dan Fungsinya”.