Cara Menghemat Biaya dengan Sistem ERP: Strategi dan Praktik Terbaik

penghematan biaya ERP — Cara Menghemat Biaya dengan Sistem ERP: Strategi dan Praktik Terbaik

Highlights

ERP modern berbasis cloud memungkinkan perusahaan memangkas biaya infrastruktur TI, tenaga kerja manual, hingga biaya persediaan dan produksi
Sistem terintegrasi menghapus redundansi data dan menekan pemborosan waktu maupun sumber daya, menghasilkan penghematan nyata dalam laporan keuangan
Dengan pendekatan modular dan sistem berbasis cloud, software integrasi seperti Mekari Jurnal ERP dapat membantu bisnis menyesuaikan kebutuhan secara bertahap dan menghemat biaya

Perencanaan biaya merupakan salah satu langkah strategis dalam mengelola dana anggaran yang terbatas bagi sebuah perusahaan.

Terlebih, di kondisi ekonomi dan daya beli masyarakat yang cenderung melemah di tahun ini, strategi penghematan pendekatan yangtepat untuk dijalankan.

Perusahaan menengah maupun besar harus mampu menemukan cara yang sistematis dalam menekan biaya ini sambil tetap menjaga kualitas dan kecepatan layanan.

Salah satu cara yang cukup efektif adalah menghemat biaya dengan mengadopsi sistem ERP atau Enterprise Resource Planning modern.

Untuk lebih jelasnya mengenai cara penghematan ini untuk sebuah bisnis, simak selengkapnya dalam artikel Mekari Jurnal berikut ini!

Mengapa Penghematan Biaya melalui ERP Penting

Adanya implementasi sistem ERP membantu bisnis dalam mengintegrasikan berbagai fungsional bisnis sekaligus menjalankan tugas rutin yang repetitif secara otomatis.

Melalui dukungan otomatis dan sistem data terpusat, perusahaan merasakan dampak nyata berupa pengurangan biaya operasional dan peningkatan efisiensi yang signifikan.

Mengutip dari 2022 ERP Software Report, penerapan ERP ke dalam ekosistem bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan fungsionalitas dari 33% aktivitas utama perusahaan jika digabungkan.

Di Indonesia sendiri, sebuah riset menunjukkan bahwa adopsi ERP ke dalam bisnis dapat membantu perusahaan bertahan dari tantangan bisnis yang tidak terduga.

Riset dari Binus mengenai pemanfaatan ERP sebagai solusi pengembangan bisnis mengungkapkan bahwa 83,3% responden (dari tujuh industri utama) setuju bahwa implementasi ERP memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Apa Saja Biaya yang Bisa Ditekan dengan ERP?

Secara spesifik, penghematan biaya dengan mengadopsi sistem ERP akan memangkas area-area operasional yang akan disebutkan berikut ini.

Bagi pemilik bisnis maupun manajemen, memahami apa saja area utama yang akan ditekan biayanya karena penting untuk pencatatan keuangan serta pelaporan kinerja bisnis pada akhir periode.

1. Biaya Infrastruktur TI dan Lisensi

Sistem tradisional seperti on-premise umumnya menanggung biaya yang besar dari segi implementasi, pemeliharaan, dan operasional karena membutuhkan infratstruktur fisik yang mengakomodasinya.

Dengan ERP berbasis cloud, kebutuhan akan infrastruktur fisik dapat dihilangkan dan mengalokasikan data TI ke aktivitas yang lebih strategis.

2. Biaya Tenaga Kerja dan Proses Manual

Jika operasional dibebankan pada proses manual, berbagai departemen akan merasakan kolaborasi yang menghabiskan banyak sumber daya, baik waktu, tenaga, dan biaya.

Melalui fitur otomatisasi pada ERP, otomatisasi tugas, konsolidasi data, dan pemantauan real-time dalam dilakukan melalui satu platform digital yang terintegrasi.

Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan jam kerja dan biaya tenaga kerja, sekaligus menyingkirkan redundansi data.

3. Biaya Persediaan, Logistik, dan Produksi

Dukungan dasbor real-time memungkinkan pengguna untuk mendapat visiblitas penuh terhadap penyimpanan stok dan perputaran produk.

Sistem ERP yang memiliki fitur manajemen SCM komprehensif dapat memberikan dampak positif pada:

Bagian pengadaan yang dapat mememuhi kebutuhan bisnis secara optimal agar tidak kurang atau berlebih
Proses produksi yang menyesuaikan dengan kondisi pasar yang sebenarnya
Mengadopsi metode penyimpanan inventaris yang modern, efisiensi, dan meminimalisir adanya pemborosan
Mengendalikan distribusi yang optimal dan tepat waktu untuk mempertahankan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan

4. Biaya Software dan Vendor Multipel

Sebelum adanya ERP, perusahaan menggunakan banyak sistem operasional bisnis yang tersebar, baik pada bagian keuangan, HR, inventaris, dan penjualan.

Oleh karena itu, adanya sistem ERP menjadi solusi efektif karena dapat menggantikan banyak aplikasi secara langsung, yang dapat menghemat biaya lisensi dan pemeliharaan eksternal.

Adapun jika ada kebutuhan dari software eksternal, ERP mengakomodir API terbuka untuk proses integrasi dengan pihak ketiga.

Bagaimana Cara Menghitung Penghematan dengan ERP

Menghitung penghematan yang tepat dapat menjadi landasan keputusan strategis bisnis yang lebih matang bagi perusahaan Anda.

Selain menghitung hasil dari penghematan biaya, menghitung ROi dari implementasi ERP juga bisa dilakukan.

Berikut adalah langkah-langkah cara menghitungnya yang efektif!

Panduan Perhitungan Komprehensif
Langkah-langkah	Indikator	Contoh
Tentukan indikator keberhasilan bisnis (KPI)	Pengurangan waktu produksi, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan akurasi inventaris	–
Mengumpulkan data performa bisnis sebelum implementasi ERP sebagai data pembanding	Biaya sekarang, waktu siklus produksi, tingkat kesalahan, dan stok rata-rata	–
Buat gambaran estimasi manfaat setelah implementasi ERP	Pengurangan persediaan, peningkatan kecepatan delivery, pengurangan jam kerja manual	Sebuah perusahaan ritel di Indonesia mampu mengurangi kesalahan administratif hingga 90% dan menghemat anggaran sebesar Rp1 miliar per tahun
Menghitung estimasi total biaya investasi bisnis pada ERP	Lisensi, konsultasi, implementasi, pelatihan, pemeliharaan	Rp3,5 miliar sebagai investasi awal adopsi ERP
Menghitung ROI	ROI = (Manfaat Bersih – Biaya Investasi) ÷ Biaya Investasi × 100%	perusahaan manufaktur mendapatkan manfaat bersih Rp1 miliar dengan biaya Rp480 juta → ROI sangat tinggi

Contoh Studi Kasus Menghitung Penghematan Perusahaan Ketika Adopsi ERP

Sebagai gambarannya, simak studi kasus perhitungan biaya dari sebuah perusahaan berikut ini.

Sebuah perusahaan manufaktur yang sudah beroperasi selama 5 tahun, menggunakan sistem on-premise sekaligus beberapa sistem operasional bisnis yang terpisah sesuai kebutuhan (HR, akuntansi, dan SCM).

Modal biaya ini dirasa cukup besar dan tidak optimal karena biaya pemeliharaan yang terlalu tinggi dan biaya vendor yang multipel.

Sehingga, manajemen kemudian sepakat untuk mulai menggunakan ERP modular berbasis cloud dengan estimasi biaya investasi sebesar Rp950 juta.

Adapun, setelah satu tahun implementasi dan pemanfaatan sistem, diperoleh indikator kinerja sebesar:

Pengurangan biaya persediaan: Rp 300 juta
Pengurangan jam kerja manual: Rp 400 juta
Pengurangan biaya kesalahan & rework: Rp 200 juta
Total manfaat: Rp 900 juta

Maka, perhitungan ROI-nya adalah:

ROI = (900 juta – 950 juta) / 950 juta × 100% = -0,05% (negatif).

Bisa dikatakan bahwa di tahun pertama, belum balik investasi. Namun, sudah menunjukkan hasil yang sangat positif.

Jika pemanfaatan tahun ke-2 memperoleh pertumbuhan kinerja yang signifikan karena biaya investasi tidak sebear tahun pertama, kemungkinan besar ROI bisa positif.

Strategi dan Tips untuk Menghemat Biaya Lewat ERP

Bagi Anda yang sudah tertarik untuk mengadopsi ERP, terdapat juga beberapa langkah strategis agar sistem ERP berjalan efektif sekaligus menyusun anggaran biaya yang lebih hemat.

Berikut tips and trick yang bisa Anda tekankan ketika menyusun strategi adopsi sistem ERP dengan biaya yang lebih hemat.

1. Pilih Sistem ERP yang Modular dan Sesuai Kebutuhan

Pertama-tama, pilih sistem ERP dengan modul yang dapat dipilih sesuai kebutuhan prioritas.

Sistem modular memungkinkan hal ini dengan menyesuaikan kebutuhan yang paling kritikal dan menambahkan modul secara bertahap.

Menjalankan strategi ini jelas mengurangi biaya awal dan risiko pemborosan, sekaligus memastikan sistem yang bisa tumbuh bersama dengan bisnis Anda.

2. Standardisasi Proses Sebelum Implementasi

Sebelum sistem ERP diterapkan, lakukan audit atas proses bisnis (finance, inventory, produksi, pembelian) dan pastikan proses tersebut sudah distandarisasi atau diperbaiki.

Jika proses masih kacau, implementasi akan memakan biaya ekstra dan penghematan akan tertunda.

3. Libatkan Stakeholder & Pelatihan Karyawan

Keterlibatan tim keuangan, operasi, TI, dan manajemen sangat penting. Pelatihan karyawan yang baik memastikan sistem digunakan secara optimal sejak awal sehingga penghematan biaya bisa diraih lebih cepat.

Banyak kegagalan implementasi ERP terjadi karena kurangnya adopsi pengguna.

4. Automasi dan Integrasi Data

Gunakan fitur otomatisasi (workflow, pengingat, rekonsiliasi otomatis) dan integrasi data antar-modul agar efisiensi bisa tercapai.

Misalnya: faktur langsung masuk ke modul keuangan, persediaan otomatis terupdate saat penerimaan barang, laporan real‐time ke manajemen.

Hal ini mengurangi kerja manual dan mempercepat keputusan.

5. Pengukuran & Pemantauan Terus-menerus

Setelah sistem berjalan, pantau KPI yang telah ditetapkan sebelumnya: misalnya waktu siklus produksi, jumlah kesalahan, biaya persediaan, biaya overtime.

Lakukan evaluasi bulanan/kuartal agar Anda tahu sejauh mana penghematan dicapai dan area mana yang masih bisa diperbaiki.

Kesimpulan

Penghematan biaya melalui sistem ERP terbukti berhasil di banyak perusahaan, baik nasional maupun global.

Jika Anda memilih sistem yang tepat, mengelola implementasi dengan baik, dan mengukur hasilnya secara sistematis, penghematan biaya seperti pengurangan persediaan, pengurangan kerja manual, dan penurunan kesalahan data dapat diwujudkan.

Mulailah dari kebutuhan utama Anda, pilih sistem modular, pastikan adopsi pengguna, dan pantau manfaatnya.

Dengan solusi seperti Mekari Jurnal ERP, Anda berada pada jalur yang tepat untuk menjadikan ERP sebagai pendorong efisiensi dan penghematan biaya perusahaan.

Jika tertarik atau terdapat pertanyaan lebih lanjut, silahkan hubungi tim kami melalui tombol di bawah ini.

Konsultasi Gratis dengan Mekari Jurnal Sekarang!

Dapatkan harga penawaran menarik dan uji coba gratis fitur-fitur unggulan kami selama 7 hari secara langsung!

Referensi:

USChamber, “10 Benefits of ERP Systems for Small Businesses”.

Binus, “Utilization of Enterprise Resource Planning Systems as the Best Solution for Business Development during the Pandemic and post-pandemic Covid-19”.

Kategori : Business Management

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.