20 Software Purchasing untuk Manajemen Procurement Bisnis

Apa itu software purchasing?

Software purchasing adalah perangkat lunak untuk mengelola proses pembelian barang atau jasa secara efisien untuk keperluan usaha dan bisnis.

Software ini termasuk dalam area kerja bagian pengadaan (procurement) dimana proses pembelian barang adalah salah satu bagian dari procurement.

Manfaat software purchasing

Manfaat software purchasing adalah untuk membantu bisnis mengelola proses pembelian barang atau jasa dengan lebih efisien melalui otomatisasi, transparansi, kemudahan approval dan kontrol anggaran yang mudah.

Fitur-fitur software ini antara lain manajemen vendor, pelacakan pesanan, persetujuan anggaran, dan integrasi dengan sistem akuntansi. Memudahkan pencatatan dan mengurangi kesalahan manual, mempercepat pekerjaan.

Procurement, purchase order & purchasing

Procurement adalah sebuah proses pengadaan, termasuk didalamnya negosiasi dengan vendor, evaluasi pemasok, hingga manajemen kontrak untuk memastikan pembelian yang efisien dan berkelanjutan. Purchase order atau (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli ke penjual untuk memesan produk dengan spesifikasi, jumlah, dan harga tertentu.

Sedangkan Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa dan merupakan salah satu bagian dari procurement, selengkapnya.

Mengapa software purchasing ini penting? Karena semakin banyak bisnis memerlukannya dan seiring penggunaan teknologi berbasis cloud.

..pasar global procurement software (perangkat lunak pengadaan) bernilai USD 7,30 miliar pada tahun 2023. Pasar ini diproyeksikan tumbuh dari USD 8,03 miliar pada tahun 2024 menjadi USD 18,28 miliar pada tahun 2033… (fortunebusinessinsights.com)

KEY HIGHLIGHTS

Software purchasing merupakan bagian penting dalam bisnis terutama dalam proses pengadaan.
Tren bisnis mulai beralih mengunakan sistem otomatis termasuk software purchasing.
Manajemen procurement akan lebih efektif jika menggunakan sistem terintegrasi seperti software penjualan & akuntansi.
Mekari Jurnal menyediakan integrasi akuntansi dan procurement dalam fitur SCM untuk manajemen bisnis terpusat demi mempercepat perkembangan usaha.

Kemudahan proses pengadaan barang dan laporan keuangan bisnis Anda dengan software Mekari Jurnal. Hemat waktu, tingkatkan efisiensi, semua terintegrasi.

Coba gratis Mekari Jurnal Sekarang!

20 Software purchasing untuk bisnis

Berikut pilihan software purchasing untuk mempermudah procurement dalam bisnis dan usaha.

1. Mekari Jurnal

Mekari Jurnal hadir dengan solusi untuk mempermudah manajemen pembelian dan pengadaan barang. Selain menghadirkan fitur-fitur akuntansi dan laporan keuangan, Anda akan dengan mudah mengelola pembelian (purchasing) barang dan jasa dengan Mekari Jurnal.

Coba gratis Mekari Jurnal Sekarang!

Banyak fitur khusus dari fitur aplikasi purchasing ini, dari fitur approval, prioritas, status hingga tagging untuk mempermudah sorting dan filtering. Pantau seluruh proses pembelian barang dengan mudah, cepat dan akurat.

Kelebihan

Fitur lengkap dengan beragam proses otomatis dan detail untuk manajemen purchasing.
Tampilan software yang mudah di pahami bagi siapa saja.
Sistem terintegrasi dengan fitur akuntansi, invoice dan yang lainnya sehingga memudahkan bisnis secara keseluruhan.
Paket beragam sesuai kebutuhan bisnis

Kekurangan

Harga software bukan yang paling murah.

Fitur unggulan

Sebagai sebuah sistem yang hadir dengan beragam kemampuan, fitur software purchasing dalam Mekari Jurnal akan memudahkan Anda dalam mengelola proses pengadaan barang untuk stok yang menjaga keseimbangan bisnis secara berkelanjutan.

2. Microsoft Dynamics 365 Procurement

Microsoft, salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia, juga mengembangkan ERP yang dapat menunjang sumber daya dalam bidang procurement.

Melalui Microsoft Dynamics 365 Procurement, perusahaan dapat menyederhanakan proses procurement, mulai dari pemesanan, pembayaran, pengiriman, dan mempertahankan hubungan.

Memanfaatkan pengalaman yang panjang, Microsoft mampu menunjang pekerjaan ini dengan integrasi sistem SCM dan CRM ke dalam satu platform.

Kelebihan

Integrasi yang lancar dengan produk Microsoft lainnya (misalnya, Excel, Outlook).
Dukungan yang kuat untuk berbagai proses pengadaan.
Laporan dan analisa yang lengkap.

Kekurangan

Biaya tinggi, terutama untuk bisnis kecil hingga menengah.

Fitur unggulan

Integrasi dengan produk Microsoft yang lain, mempermudah proses purchasing dari tahap awal hingga pembuatan laporan.

3. Tilpati

Tilpati diklaim sebagai software purchasing terbaik global secara keseluruhan karena sistem nya yang praktis dengan berbagai fitur otomatisasi yang praktis. Dengan alur kerja berbasis faktur, software ini mendukung proses purchasing dengan berbagai mata uang sehingga bisa digunakan secara global.

Kelebihan

Terintegrasi dengan software akuntansi dan Slack sebagai platform komunikasi.
Otomatisasi proses persetujuan yang efisien dengan sistem berbasis aturan.
Mencocokkan pesanan secara tiga arah, yakni pada faktur, tanda terima, dan pesanan.

Kekurangan

Tidak ada fungsi PPN sehingga perhitungan total biaya perlu disesuaikan.

Fitur unggulan

Salah satu software purchasing dengan kemampuan menangani multi entitas (multi-entity), Tilpati menjadi salah satu pilihan yang cukup menarik yang juga memudahkan bisnis untuk mengembangkan skala bisnis dan tingkat visibilitas data yang jelas.

4. Precoro

Precoro procurement merupakan software yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dengan fokus pada strategi procurement dan penghematan biaya. Dengan sistem yang mampu mengotomatisasi seluruh proses purchasing, Precoro disebut sebagai software purchasing terbaik bagi bisnis kecil dan menengah.

Membawa tagline “More than just software“, Precoro membangun perspektif bahwa mereka dapat menjadi solusi pengadaan yang lengkap dan dapat dipercaya.

Kelebihan

Satu platform untuk manajemen pembelian dan analisa.
Dukungan sistem AI
Sistem pelacakan budget dan manajemen approval untuk bisnis yang terukur.

Kekurangan

Paket Core cukup mahal untuk kalangan usaha kecil

Fitur unggulan

Sistem purchasing yang sudah menggunakan AI dan terpusat sehingga manajemen procurement bisa lebih optimal dan efisien.

5. Tradogram

Tradogram merupakan software purchasing teranyar dalam industri konstruksi. Pasalnya, software ini mampu memberikan keamanan di tengah variabel pasar yang dinamis melalui daftar vendor yang disediakan.

Kelebihan

Terintegrasi dengan sistem akuntansi eksternal.
Software purchasing gratis untuk satu pengguna.
Fitur penganggaran, manajemen proyek, dan inventaris ringan.

Kekurangan

Entri data manual.

Fitur unggulan

Otomatisasi proses purchasing dengan membawa purchase order yang bisa di kustomisasi, kemudahan dalam proses persetujuan pengadaan dan mempermudah negosiasi.

6. Fraxion

Sebagai software purchasing global, Fraxion menawarkan proses purchasing yang cepat, lengkap, dan mudah. Fraxion sangat cocok bagi bisnis kecil hingga menengah yang baru menggunakan software purchasing dalam proses bisnisnya.

Kelebihan

Tersedia dalam aplikasi seluler (mobile app) dengan sistem yang mudah digunakan.
Memudahkan proses pengembalian dana (reimbursement).
Menawarkan rekomendasi berdasarkan pola pembelian.

Kekurangan

Sistem terbilang sederhana sehingga kurang cocok untuk bisnis besar.

Fitur unggulan

Interface mudah dipelajari dengan visualisasi yang sesuai, cocok untuk usaha kecil yang butuh sistem yang mudah dan sederhana.

7. Procurify

Procurify merupakan sebuah spend management software yang terintegrasi dengan proses purchase bisnis. Melalui sistem yang mereka adopsi, Procurify membangun solusi yang menghubungkan bagian purchasing dengan keuangan bisnis bagi organisasi yang membutuhkan.

Procurify merupakan software purchasing terbaik bagi bisnis besar seperti industri teknologi dan kesehatan dengan keunggulan nya dalam menghilangkan hambatan pada proses persetujuan. Software ini cocok untuk bisnis dengan 20–500 pekerja dengan waktu persiapan purchasing terbatas.

Kelebihan

Antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan.Baik untuk organisasi kecil hingga menengah.
Visibilitas yang jelas terhadap pengeluaran dan anggaran.
Integrasi antara pengelolaan biaya dengan pembelian

Kekurangan

Fitur-fitur canggih terbatas untuk perusahaan yang lebih besar.

Fitur unggulan

Pemantauan keuangan langsung dan pengelolaan katalog secara efektif memudahkan pengguna membeli vendor terbaik. Memberikan transparansi dan visibilitas secara realtime terhadap pengelolaan purchasing.

8. Coupa

Coupa Procurement menjadi software purchasing yang unggul dalam hal manajemen pengeluaran dengan kemampuan analisisnya terhadap pola yang dilakukan bisnis.

Didirikan pada tahun 2006, Coupa telah berkembang menjadi solusi manajemen purchasing yang cocok dengan berbagai skala perusahaan.

Mereka bertujuan untuk membantu organisasi mengelola pengeluaran mereka secara lebih efektif dan mendorong penghematan melalui manajemen pengeluaran yang cerdas.

Kelebihan

Fokus kuat pada visibilitas dan kontrol pengeluaran.
Dapat diskalakan untuk perusahaan besar.
Fitur analisis dan manajemen pemasok yang tangguh.

Kekurangan

Biaya implementasi dan langganan yang cukup mahal dan rumit.

Fitur unggulan

Manajemen pengeluaran untuk menekan margin perusahaan pada berbagai area utama.
Pengadaan, penagihan, dan manajemen biaya.
Pengadaan, penagihan, dan manajemen biaya.
Digitalisasi proses kontrak, pembelian, validasi faktur, dan pembayaran dalam satu platform.

9. Bellwether

Bellwether menjadi software purchasing yang memberikan manajemen inventaris dan purchasing yang efisien. Di samping itu, software ini mampu memberikan rekomendasi yang komprehensif untuk bisnis skala kecil hingga menengah.

Kelebihan

Terintegrasi dengan sejumlah software eksternal.
Tidak ada batas pembelian sehingga purchasing bisa dilakukan sebanyak mungkin.
Sistem lengkap dari requisitions, persetujuan otomatis dan penerbitan surat pemesanan.

Kekurangan

Informasi harga dapat diakses setelah konsultasi terjadwal.

Fitur unggulan

Sistem yang cocok untuk usaha kecil dan SMB, dukungan sistem inventori yang memudahkan dalam hal pengelolaan barang persediaan.

10. GEP Smart

Sebagai software purchasing berskala global, GEP SMART fokus pada procurement lintas negara dengan penyediaan akses ke vendor di seluruh dunia. GEP SMART merupakan software purchasing paling tepat untuk bisnis yang ingin mengembangkan diri ke taraf internasional.

Kelebihan

Analisis dan perbandingan antarvendor dengan terperinci
Analisis pemantauan biaya akuisisi dan identifikasi potensi penghematan biaya
Terintegrasi dengan software canggih seperti SAP dan Oracle

Kekurangan

Terfokus dalam modul P2P (procure-to-pay)

Fitur unggulan

Pemusatan informasi, kinerja, dan aturan vendor memudahkan bisnis menyeleksi vendor yang akan digunakan

11. Ivalua

Untuk memenuhi fungsi utamanya sebagai software purchasing, Ivalua menggunakan modul analisis canggih yang dapat disesuaikan untuk membantu bisnis memahami informasi data secara terperinci. Ivalua memberikan kemudahan bagi bisnis dengan kebutuhan konsolidasi data di sejumlah lokasi dan departemen.

Kelebihan

Menyesuaikan pembelian dengan peraturan internasional.
Pembelian internasional didukung fitur multibahasa dan multi mata uang.
Tampilan yang ramah pengguna dan intuitif.

Kekurangan

Perincian harga tidak tersedia.

Fitur unggulan

Analisis berbasis AI membantu bisnis memprediksi permintaan procurement, tren pasar, hingga risiko di seluruh supply chain.

12. Basware

Basware menawarkan solusi software otomatisasi AP dan P2P yang menyeluruh. Software purchasing ini dapat menjadi pilihan yang ideal bagi bisnis yang menginginkan efisiensi dalam manajemen keuangannya.

Kelebihan

Interface mudah digunakan.
Skalabilitas dan penyesuaian terhadap regulasi internasional cocok untuk perusahaan multinasional.
Menyediakan analisis pengeluaran untuk referensi.

Kekurangan

Kompleksitas sistem dan harganya mungkin kurang cocok untuk bisnis kecil.

Fitur unggulan

Otomatisasi pembuatan faktur mempersingkat alur purchasing dan mempermudah pembuatan laporan.

13. Spendesk

Spendesk, yang berdiri pada tahun 2016, terfokus pada penyederhanaan pengeluaran dan pengelolaan biaya perusahaan.

Perusahaan ini bertujuan untuk menyediakan solusi modern untuk mengelola keuangan bisnis termasuk memproses purchasing.

Kelebihan

Sederhana dan mudah digunakan.
Baik untuk mengelola pengeluaran karyawan dan kartu perusahaan.
Cocok untuk bisnis menengah.

Kekurangan

Tidak cocok untuk perusahaan yang sangat besar.

Fitur unggulan

Manajemen kartu perusahaan untuk memaksimalkan pengeluaran biaya.
Alur kerja permintaan dan persetujuan pembelian yang sederhana namun efektif.
Manajemen pesanan secara komprehensif melalui generator purchase order.

14. Kissflow

Software purchasing Kissflow terkenal dengan fitur kustomnya yang sangat fleksibel. Secara efisien, Kissflow mengotomatisasi purchasing dengan aturan yang disesuaikan.

Kelebihan

Software bersifat low-code sehingga memungkinkan pengoperasian oleh pengguna dengan keahlian teknis terbatas.
Manajemen vendor terintegrasi, memudahkan interaksi dengan vendor dan manajemen siklus procurement.

Kekurangan

Kurang ideal untuk bisnis dengan kebutuhan procurement kompleks.

Fitur unggulan

Kustom pembelian sesuai kebutuhan bisnis, memudahkan manajemen dalam manentukan langkah strategis dalam pengadaan barang.

15. Proactis

Proactis bisa menjadi solusi praktis bagi tim purchasing karena telah terintegrasi dengan e-commerce. Artinya, pembelian dari vendor eksternal sistem juga dapat ditangani oleh software ini. Aktivitas bisnis, mulai dari pembelian hingga penyusunan laporan keuangan, menjadi lebih efisien.

Kelebihan

Manajemen pengeluaran yang komprehensif memungkinkan bisnis memantau dan mengatur alur pengeluaran dengan lebih rinci.
Fitur manajemen inventaris dan procurement yang lengkap.
Memudahkan proses penentuan penjual, evaluasi dan komunikasi.

Kekurangan

Tidak ada informasi harga untuk konsumen.

Fitur unggulan

Pembelian e-commerce terpusat.

16. SAP Ariba

SAP, perusahaan software ERP terkemuka di dunia, mengakuisisi Ariba pada 2012 dan menjadikan Ariba bagian dari sistem besarnya yang menangani procurement bisnis. Hal ini membuat SAP menjadi salah satu software terlengkap dengan integrasi fitur ERP lain yang telah ada di dalamnya.

Kelebihan

Mampu meningkatkan visibilitas dan kontrol bisnis dengan analisis pengeluaran, alur kerja, dan pelaporan dalam satu sistem yang sama.
Katalog dipelihara secara efisien sehingga ROI (return of investment) dapat diperoleh lebih cepat.
Analisis dan manajemen vendor.

Kekurangan

Harga dan kompleksitas sistem tinggi.

Fitur unggulan

Integrasi internal dengan berbagai sistem ERP SAP memungkinkan kolaborasi yang lebih efisien antar-internal tim dan dengan vendor.

17. Zahara

Zahara termasuk software purchasing yang telah memasukkan AI ke dalam basis kerja sistemnya. Dengan kemampuan otomatisasi yang relatif tinggi, Zahara dapat membantu proses procurement menjadi lebih efisien dan tetap akurat.

Kelebihan

Pembayaran bisa dilakukan dalam software, mempermudah urusan perbankan.
Akurasi sistem memastikan seluruh proses purchasing.
Software adaptif sehingga bisa digunakan oleh bisnis kecil hingga besar.

Kekurangan

Sejumlah fitur tidak kompatibel dibanding software lain.

Fitur unggulan

Pembuatan invoice didukung AI yang mempercepat proses hingga sembilan kali lipat.

18. Koneksi

Koneksi merupakan software purchasing yang mampu mengintegrasikan laporan purchasing dari berbagai vendor sehingga pengguna dapat dengan mudah membandingkan harga dan jumlah produk dari masing-masing vendor.

Kelebihan

Tersedia dalam mobile apps sehingga lebih mudah diakses.
Mampu menganalisis data dalam sistem dengan mendalam untuk membantu strategi tim.
Pembuatan dan pelacakan purchase order hingga visibilitas pengiriman yang akurat.

Kekurangan

Pelatihan dan pengoperasian sistem mungkin membutuhkan waktu yang lama.

Fitur unggulan

Terintegrasi dengan omnichannel sehingga komunikasi real-time lintas platform, seperti melalui WhatsApp dan email, dapat dilakukan dengan mudah.

19. Odoo Purchase

Berdiri sejak tahun 2002 oleh Fabien Pinckaers, Odoo muncul sebagai solusi ERP berbasis open-source yang mampu menyajikan pengelolaan operasional bisnis yang komprehensif.

Salah satu pendekatan yang mereka lakukan adalah membangun ekosistem untuk efisiensi pengelolaan purchasing secara end-to-end.

Kelebihan

Manajemen pengadaan yang komprehensif.
Memiliki dukungan komunitas yang kuat dan opsi open-source.
Hemat biaya dibandingkan dengan sistem ERP lainnya.

Kekurangan

Dapat menjadi rumit karena terdapat banyak modul.

Fitur unggulan

Telah terintegrasi dengan modul-modul Odoo ERP (misalnya, inventaris, akuntansi, dll).
Fitur RFQ atau request for quotation untuk membuat permintaan penawaran harga dan pesanan pembelian berulang secara otomatis.

20. Xero

Xero pada dasarnya merupakan software ERP akuntansi berbasis cloud, tetapi juga menyediakan layanan procurement yang menyasar bisnis rintisan berskala kecil hingga menengah. Terbukti dipercaya hingga kini, fitur Xero dalam purchasing layak untuk di pertimbangkan.

Kelebihan

Buat dan kirim PO digital dalam hitungan menit.
Memungkinkan pelacakan dan pelaporan pengeluaran secara otomatis dalam sistem yang sama.
Harga bersaing untuk bisnis kecil hingga menengah (SMB)

Kekurangan

Beragam fitur dan integrasi memerlukan waktu untuk kemudahan pemakaian.

Fitur unggulan

Integrasi internal dengan sistem akuntansi. Dikenal dalam dunia bisnis membuat Xero dan fitur purchasing yang ada mudah untuk dipercaya oleh beragam bisnis di seluruh dunia.

Aplikasi purchasing dalam SCM

Purchasing merupakan bagian dalam supply chain management yang terletak di bagian hulu di mana sumber dari aliran pasokan barang dimulai.

Berdasarkan hal itu, maka tidak salah jika perusahaan melihat bagian purchasing memiliki pengaruh besar terhadap batang tubuh supply chain lainnya.

Seiring tumbuhnya pendapatan dan skala bisnis semakin luas, perusahaan mulai melihat peluang teknologi sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi.

Itulah alasan hadirnya software untuk purchasing, di mana perusahaan dapat meningkatkan efisiensi seperti mengelola hubungan dengan vendor, automasi pembelian, serta penghematan biaya.

Software purchasing sendiri diharapkan mampu meningkatkan kinerja bagian pengadaan perusahaan secara efektif.

Software purchasing yang ideal

Memilih software purchasing yang tepat merupakan tantangan tersendiri bagi usaha bisnis.

Hal ini tentunya dapat mempengaruhi seluruh perencanaan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang yang sudah berjalan.

Menentukan skala bisnis yang sedang Anda jalankan merupakan salah satu rekomendasi tips yang bisa Anda ketahui terlebih dahulu sebelum berlangganan software purchasing.

Lalu, apalagi hal yang bisa dilakukan?

Menentukan kebutuhan bisnis, mulai dari fitur yang diperlukan hingga skalabilitas.
Kemudahan penggunaan untuk mempercepat adopsi.
Fitur keamanan data.
Anggaran biaya, mulai dari pemeliharaan, pembaruan, implementasi, dan dukungan layanan.
Kemudahan proses integrasi dengan sistem operasional bisnis lainnya seperti software akuntansi.

Poin ke-lima merupakan salah satu aspek yang jangan tertinggal karena memiliki software purchasing yang terintegrasi dengan sistem akuntansi memiliki peran yang vital dalam digitalisasi bisnis.

Mekari Jurnal memberikan banyak solusi bagi pengusaha, dengan fitur aplikasi purchasing, manajemen purchase order, procurement secara umum hingga ke pusat management supply chain, Mekari Jurnal sudah dapat Anda andalkan.

Coba gratis Mekari Jurnal