Memahami Integrasi RPA dengan ERP: Manfaat dan Implementasinya

Robotic Process Automation — Memahami Integrasi RPA dengan ERP: Manfaat dan Implementasinya

Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual untuk menjalankan tugas operasional bisnis sehari-hari, seperti input data, rekonsiliasi, pembuatan laporan, atau pemrosesan faktur.

Pada beberapa kondisi, tugas-tugas ini sering menyita waktu dan tenaga serta sering rentan terhadap kelalaian manusia yang dapat menghambat produktivitas tim.

Bagi perusahaan modern, integrasi RPA bisa menjadi katalis efisiensi dan transformasi operasional melalui automasi cerdas, fleksibel, dan mudah diaplikasikan.

Untuk selengkapnya mengenai bagaimana RPA dapat diimplementasikan ke dalam operasional bisnis, simak dalam artikel Mekari Jurnal berikut ini.

Apa Itu RPA?

Robotic Process Automation (RPA) adalah teknologi otomatisasi yang dirancang untuk menjalankan proses bisnis dengan berbasis robot (bot) dalam meniru tindakan manusia ketika berinteraksi dengan aplikasi, khususnya user interface (GUI).

Bot yang sudah dikembangkan ini akan belajar dan menyesuaikan alur kerja yang telah direncanakan perusahaan, sehingga bisa menjalankan tugas secara otomatis, cepat, dan konsisten.

Hal ini kian terasa apabila beban kerja meningkat. Ketika musim penjualan meningkat, perusahaan tidak perlu menambah staf atau membuatnya lembur. Operasional bot cukup ditambah atau diatur ulang.

Pengertian ERP dan Fungsinya

ERP merupakan elemen penting dalam mengelola seluruh proses bisnis utama, dalam hal ini organisasi, sumber daya, dan perencanaan, dalam satu sistem terpusat.

Sistem terpusat ini akan membantu meningkatkan efisiensi dan menyediakan data secara real-time untuk keputusan bisnis yang lebih baik dan berbasis data.

Melalui kehadiran sistem ini, risiko human error dapat berkurang drastis serta biaya operasional yang semakin efektif.

Studi Kasus dan Langkah Integrasi RPA dengan ERP

Keberadaan RPA maupun ERP dalam mengelola operasional memberikan banyak manfaat signifikan.

Apalagi, ketika integrasi RPA dengan ERP diaplikasikan, manfaatnya akan jauh lebih besar.

Contohnya adalah ketika RPA mampu memungkinkan otomatisasi alur kerja bisnis, seperti distribusi data penjualan, akuntansi, dan persediaan yang sudah tersimpan dalam sistem ERP ke dalam pelaporan akhir secara otomatis tanpa enter data manual.

Untuk mengotomasi proses bisnis dengan integrasi RPA dalam sistem ERP, terdapat beberapa persiapan matang yang bisa Anda lakukan, tahapannya mencakup:

1. Mengidentifikasi Proses untuk Diotomatisasi

Tahap yang pertama berjalan dengan menentukan area mana yang paling membutuhkan dukungan automasi.

Tugas-tugas yang bersifat repetitif bisa Anda jadikan bahan evaluasi yang diprioritaskan karena RPA dapat mengeksekusi tugas-tugas ini tanpa gangguan.

Beberapa contoh tugas-tugas ini seperti mengirim email, mencatat transaksi, menyiapkan laporan pelanggan, atau mengekstrak data vendor.

2. Memetakan Alur dan Mengoptimalkan Proses

Sebelum automasi dijalankan, perusahaan perlu memetakan alur kerja secara menyeluruh untuk mengungkapkan langkah-langkah utama bisnis yang diperlukan.

Pemetaan ini juga membantu mengidentifikasi peluang untuk menghapus bottleneck ataupun mengurangi langkah yang redundan.

Setelah alur proses telah dirasa optimal, standar prosedur in akan diterapkan oleh sistem RPA sehingga hasil automasi menjadi jauh lebih terstruktur, stabil, dan berkelanjutan.

3. Mengotomasi Proses Evaluasi Vendor

Selanjutnya, pemilik bisnis juga dapat mengevaluasi vendor layanan yang menyediakan integrasi RPA dengan ERP.

Evaluasi yang dilakukan dapat berupa perbandingan harga, kualitas layanan, ketepatan pengiriman, hingga penilaian rekam jejak kerja sama.

Tahapan ini penting untuk mendukung keputusan perusahaan dalam memilih mitra yang lebih tepat.

4. Mengotomasi Proses Procure-to-Pay (P2P)

Tahapan ini juga menjadi bagian penting karena RPA memberi nilai tambah besar pada rangkaian proses procure-to-pay, mulai dari permintaan pembelian hingga penyelesaian pembayaran vendor.

ERP akan membantu mendigitalkan seluruh proses yang terjadi, kemudian integrasi RPA membuat seluruh siklus lebih lancar dan minim hambatan.

5. Menjalankan Automasi secara Bertahap dan Terukur

Setelah proses dan alur kerja siap, perusahaan dapat mulai menerapkan RPA pada area yang sudah diprioritaskan.

Uji coba kecil direkomendasikan agar bisa menilai proses untuk memperbaiki workflow dan menyesuaikan konfigurasi bot.

Pendekatan bertahap ini membantu proses integrasi semakin mudah dan lancar, dan mengevaluasi nilai bisnis sebelum diperluas ke proses lain.

Manfaat Integrasi RPA dengan ERP

Ketika sebuah perusahaan telah berhasil mengintegrasikan sistem ERP dengan RPA, maka mereka akan merasakan sejumlah manfaat yang signifikan.

Terutama bagi aplikasi ERP perusahaan besar yang mengelola volume data secara masif secara rutin.

Manfaat-manfaat tersebut, mencakup:

1. Efisiensi Waktu dan Produktivitas Tinggi

Tugas-tugas repetitif yang biasanya memakan waktu beberapa jam dapat terselesaikan dalam hitungan menit dan terhindar dari antrean pekerjaan yang menumpuk.

Produktivitas akan naik karena proses yang jauh lebih cepat, serta tim akan lebih fokus ke proses yang lebih strategis.

2. Menjaga Akurasi dan Konsistensi

Bila beban kerja dilakukan secara manual, adanya peningkatan volume penjualan dapat meningkatkan kesalahan kecil yang terjadi.

Keberadaan RPA dalam ERP dapat membuat alur proses input data dan pelaporan jauh lebih rapi dan konsisten, angka menjadi tidak typo dan tidak adanya data yang tertukar.

Melalui kualitas data yang konsisten dan bersih, keputusan bisnis yang diambil manajemen dapat lebih akurat dan relevan dengan kondisi bisnis.

3. Skala Operasional yang Fleksibel

Periode bisnis yang sibuk, seperti akhir bulan, tren penjualan masif, atau tutup buku akan memunculkan beban kerja yang meningkat berkali-kali lipat.

Setelah adanya RPA, karyawan tidak perlu lembur besar-besaran karena bot dapat dijalankan secara paralel dan memberikan fleksibilitas besar

4. Pengurangan Biaya dan ROI yang Tercapai Lebih Cepat

Terakhir, integrasi ERP dengan RPA yang mendukung operasional kerja yang semakin ringkas dan otomatis dapat memangkas biaya operasional secara signifikan.

Hal ini tentu juga berdampak ke percepatan ROI dan perusahaan dapat balik modal dalam waktu relatif singkat.

Kesimpulan

Keberadaan RPA dalam sistem ERP dapat menjadi alat strategis yang mangotomasikan tugas-tugas repetitif yang dijalankan secara rutin.

Perusahaan-pun dapat merasakan manfaat nyata dalam aspek penghematan waktu, menurunkan biaya operasional, serta meningkatkan akurasi dan produktivitas.

RPA bisa mengubah cara kerja perusahaan: dari manual, lambat, dan rentan kesalahan menjadi otomatis, cepat, konsisten, dan scalable.

Jika Anda tertarik untuk memulai perjalanan automasi dengan ERP modern dengan RPA, pertimbangkan penerapan Mekari Jurnal ERP untuk mentransformasikan digitalisasi operasional bisnis.

Bila ingin bertanya lebih lanjut, silahkan hubungi tim kami dengan klik tombol di bawah ini.

Konsultasi Gratis dengan Tim Mekari Jurnal Sekarang!

Anda bisa konsultasi secara gratis, sekaligus mendapatkan uji coba gratis dan informasi penawaran menarik lainnya!

Referensi:

Research Gate, “Integration of AI and RPA (Robotic Process Automation) in ERP Systems”.

Pinnacle, “How Does RPA Integrate With ERP ?”.

Kategori : Technology

Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe

Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal

Andhika Pramudya Penulis

Saya merupakan praktisi yang memiliki pengalaman selama tiga tahun di industri teknologi dan ERP, khususnya dalam membuat konten edukatif dan strategis seputar akuntansi, keuangan, dan operasional bisnis. Dengan konten yang menggabungkan wawasan teknis dan berbasis data, Saya tidak hanya menghasilkan konten yang hanya informatif, namun juga aplikatif dan berdampak nyata bagi para pembaca.