Cara Membuat Buku Besar di Excel: Panduan Lengkap untuk Akuntan dan UMKM Highlights Excel masih relevan untuk UMKM dengan volume transaksi terbatas, tim yang familiar dengan spreadsheet, dan kebutuhan fleksibilitas format Langkah membuat buku besar di Excel dimulai dengan menyiapkan Chart of Accounts (COA), mengumpulkan data jurnal umum, menentukan periode akuntansi, membuat format tabel, hingga menghitung saldo dengan rumus otomatis Ada beberapa tips yang bisa dilakukan, mulai dari menemukan template Excel yang relevan, pisahkan sheet per akun, manfaatkan SUMIF dan VLOOKUP untuk otomatisasi, serta lakukan backup rutin untuk pengelolaan yang lebih efektif dan optimal Ada batasan dalam menggunakan Excel, terlebih pada bisnis dengan ribuan transaksi dan kebutuhan audit trail sehingga solusi yang paling efektif adalah mengadopsi software akuntansi, seperti Mekari Jurnal Buku besar berperan dalam mendokumentasikan semua transaksi keuangan yang tercatat di jurnal umum, baik itu pembelian bahan baku, pembayaran gaji, hingga penerimaan utang.Setiap akun tersebut akan direkap dalam buku besar mengenai berapa toal debit, total kredit, dan berapa saldo akhirnya.Tanpa kehadiran buku besar yang rapi, akuntan atau pemilik bisnis UMKM akan kesulitan dalam mengelola keuangan karena data-data yang terfragmentasi.Salah satu solusi untuk mengelola buku besar saat ini bisa dengan memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal, karena terdapat fitur pembukuan otomatis dan terintegrasi dengan laporan keuangan real-time.Namun, ada cara lain yang bisa menjadi alternatif daripada cara manual yang ditulis ke dalam buku, yaitu dengan memanfaatkan Excel. Apa Itu Buku Besar dalam AkuntansiSebelum memahami bagaimana menyiapkan format tabel dan bagaimana menggunakan rumus untuk menghitung saldo, ada baiknya untuk memahami peran buku besar dalam siklus akuntansi.Buku besar atau general ledger adalah kumpulan akun yang merangkum seluruh transaksi keuangan perusahaan, seperti kas, piutang usaha, utang bank, atau modal.Buku besar membutuhkan jurnal umum sebagai sumber data, lalu penyusunan neraca saldo membutuhkan buku besar buku besar yang akurat untuk mencerminkan kondisi bisnis yang sesungguhnya.Kapan Perlu Membuat Buku Besar di ExcelMenyusun buku besar dalam format Excel menjadi pilihan untuk skala bisnis UMKM dan kurang tepat untuk bisnis dengan operasional yang lebih kompleks.Beberapa alasan relevan lainnya, seperti: Ketika semua staf kantor dan pemilik cukup familiar dengan mekanisme Excel Masih mengakomodir kebutuhan volume bisnis, baik memproses puluhan hingga ratusan transaksi per bulan, dengan template yang tepat Terdapat kebutuhan fleksibilitas atas format yang digunakan, seperti penyesuaikan kolom, warna, dan struktur sesuai kebutuhan bisnis atau preferensi manajemen Dibalik alasan-alasan tersebut, penggunaan Excel menjadi tidak relevan apabila bisnis sudah mencapai volume transaksi mencari ribuan entitas per bulan yang meningkatkan risiko human error.Selain itu, Excel juga dirasa kurang cocok apabila bisnis membutuhkan mekanisme audit trail otomatis dan tidak bisa diakses secara kolaboratif oleh banyak pengguna real-time.Persiapan Sebelum Membuat Buku Besar di ExcelAda tiga persiapan utama yang perlu Anda ketahui sebelum membuat buku besar di Excel.1. Daftar Akun (Chart of Accounts)Daftar akun atau COA menjadi tulang punggung sistem pencatatan bisnis Anda.Pastikan daftar akun telah disepakati, seperti 1-1001 untuk Kas, 1-1002 untuk Piutang Usaha, 2-1001 untuk Utang Usaha, karena perubahan di tengah proses bisa mengacaukan siklus pencatatan.2. Data Jurnal UmumKumpulkan semua data transaksi yang tercatat pada jurnal umum dan simpan dengan rapi dan aman, misalnya melalui file Excel atau ekspor ke dalam sistem penyimpanan cloud.Data ini penting untuk diposting ke dalam akun-akun relevan di buku besar.3. Periode AkuntansiTentukan periode yang akan digunakan, apakah bulanan, kuartalan, atau tahunan, lakukan dengan konsisten untuk memudahkan pelacakan saldo awal dan saldo akhir secara berkelanjutan.Cara Membuat Buku Besar di ExcelUntuk panduan teknis mengenai pembuatan buku besar pada Excel, bisa Anda simak langkah-langkah sistematisnya berikut ini.1. Siapkan Format TabelLangkah pertama dimulai dengan mempersiapkan tabel dengan kolom-kolom yang mencakup: Tanggal: Waktu terjadinya transaksi Referensi (Ref): Kode akun atau nomor bukti transaksi Keterangan: Penjelasan singkat mengenai transaksi Debit: Penambahan atau pengurangan nilai sesuai jenis akun Kredit: Penambahan atau pengurangan nilai sesuai jenis akun Saldo: Nilai berjalan setelah transaksi ditambahkan atau dikurangi 2. Posting Transaksi dari Jurnal UmumSetelah struktur format telah disiapkan, langkah selanjutnya adalah memindahkan data dari sheet jurnal umum ke sheet buku besar.Pastikan setiap angka telah berada pada kolom debit atau kredit yang benar agar keseimbangan akun terjaga.3. Hitung Saldo AkunLetak kemudahan pembukuan via Excel adalah keberadaan formula yang bisa Anda gunakan untuk menghitung saldo otomatis.Rumus yang bisa dimasukkan pada kolom saldo, yaitu:Saldo Akhir = Saldo Awal + Debit – KreditUntuk akun dengan saldo normal kredit (seperti akun utang dan pendapatan), logika formulanya dibalik:Saldo Akhir = Saldo Awal + Kredit – Debit4. Gunakan Rumus Excel untuk AutomasiUntuk meminimalisir risiko salah input dan human error lainnya secara signifikan, Anda bisa memanfaatkan dua rumus: SUMIF: Rumus ini menjumlahkan total transaksi pada akun tertentu secara otomatis dari sheet jurnal umum. Ini sangat menghemat waktu daripada menghitung manual satu per satu Formula pada Excel:[ =SUMIF(JurnalUmum!B:B,”1-1001″,JurnalUmum!D:D) ]Formula ini membaca kolom B di sheet JurnalUmum, mencari semua baris dengan kode akun “1-1001” (misalnya Kas), lalu menjumlahkan nilai di kolom D (Debit). VLOOKUP & Data Validation: Memungkinkan Anda memilih nama akun dari daftar COA yang sudah dibuat sebelumnya, sehingga nama akun di buku besar selalu konsisten dengan daftar akun utama Langkah untuk menggunakannya dimulai dengan membuat tabel COA, kemudian di sheet buku besar, gunakan Data Validation (menu Data → Data Validation → List) dengan sumber dari kolom Kode Akun di sheet COA.Setelah kode akun dipilih, gunakan VLOOKUP untuk menampilkan nama akunnya secara otomatis:[ =VLOOKUP(A2,COA!A:B,2,0) ]Kombinasi SUMIF dan VLOOKUP ini mengubah buku besar Excel Anda dari sekadar tabel statis menjadi sistem yang cukup dinamis dan terhubung antar sheet.Contoh Buku Besar di ExcelUntuk format tabel buku besar sendiri akan terlihat seperti contoh berikut: Tanggal Ref Keterangan Debit (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) Saldo Awal 10.000.000 03/01/2025 JU-001 Penerimaan dari pelanggan A 5.000.000 15.000.000 07/01/2025 JU-004 Pembayaran sewa kantor 2.500.000 12.500.000 12/01/2025 JU-007 Penjualan tunai 3.200.000 15.700.000 20/01/2025 JU-011 Pembayaran gaji karyawan 4.000.000 11.700.000 28/01/2025 JU-015 Penerimaan pelunasan piutang 1.500.000 13.200.000 Saldo 9.700.000 6.500.000 13.200.000 Tips Efisien dalam Membuat Buku Besar di ExcelAda beberapa tips agar pembuatan buku besar di Excel lebih efisien dan optimal, terapkan beberapa langkah praktis berikut: Temukan, edit, dan gunakan template Excel yang sudah jadi dan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan manajemen agar memangkas proses pencatatan Pisahkan sheet per akun untuk memudahkan navigasi dan mengurangi risiko salah edit, misalnya memisahkan setiap akun besar (kas, piutang, utang, modal) Jadikan sheet jurnal umum sebagai sumber utama alih-alih memasukkan data langsung ke masing-masing sheet akun, gunakan rumus SUMIF untuk menarik datanya ke sheet buku besar Terapkan fitur Protect Sheet di Excel yang berisi formula agar menjaga rumus tidak terubah atau terhapus secara tidak sengaja Lakukan backup file secara rutin dan di media yang berbeda, seperti sistem cloud dari Google Drive KesimpulanMembuat buku besar di Excel menjadi langkah strategis yang fleksibel dan ramah pada dana terbatas khususnya bagi akuntan dan pemilik bisnis UMKM.Pahami dan temukan penggunaan rumus, cara posting via Excel yang efektif, dan format tabel yang tepat dengan karakter bisnis.Namun, langkah alternatif ini memiliki beberapa batasan, khususnya pada jumlah pengelolaan volume transaksi yang terbatas dan kebutuhan audit trail.Begitu bisnis Anda tumbuh dan volume transaksi berkembang pesat hingga ribuan per bulannya, maka pengelolaan buku besar via Excel menjadi tidak efektif lagi.Inilah saat yang tepat untuk beralih ke sistem akuntansi yang lebih lebih modern, yaitu Mekari Jurnal.Mekari Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari yang menyediakan pencatatan buku besar otomatis tanpa repot lagi mengolahnya dengan Excel.Mulai dari posting jurnal, pembukuan, dan penyusunan laporan keuangan dilakukan bisa dilakukan secara otomatis dan real-time. Coba GRATIS sekarang!Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang! Kategori : Financial Accounting Artikel Sebelumnya Artikel Selanjutnya Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Ikuti akun media sosial resmi dari Mekari Jurnal Facebook Instagram LinkedIn YouTube Dapatkan kurasi newsletter terkait pembukuan dan Akuntansi Subscribe Bagikan artikelWhatsAppLinkedinFacebook
Cara Membuat Buku Besar di Excel: Panduan Lengkap untuk Akuntan dan UMKM Highlights Excel masih relevan untuk UMKM dengan volume transaksi terbatas, tim yang familiar dengan spreadsheet, dan kebutuhan fleksibilitas format Langkah membuat buku besar di Excel dimulai dengan menyiapkan Chart of Accounts (COA), mengumpulkan data jurnal umum, menentukan periode akuntansi, membuat format tabel, hingga menghitung saldo dengan rumus otomatis Ada beberapa tips yang bisa dilakukan, mulai dari menemukan template Excel yang relevan, pisahkan sheet per akun, manfaatkan SUMIF dan VLOOKUP untuk otomatisasi, serta lakukan backup rutin untuk pengelolaan yang lebih efektif dan optimal Ada batasan dalam menggunakan Excel, terlebih pada bisnis dengan ribuan transaksi dan kebutuhan audit trail sehingga solusi yang paling efektif adalah mengadopsi software akuntansi, seperti Mekari Jurnal Buku besar berperan dalam mendokumentasikan semua transaksi keuangan yang tercatat di jurnal umum, baik itu pembelian bahan baku, pembayaran gaji, hingga penerimaan utang.Setiap akun tersebut akan direkap dalam buku besar mengenai berapa toal debit, total kredit, dan berapa saldo akhirnya.Tanpa kehadiran buku besar yang rapi, akuntan atau pemilik bisnis UMKM akan kesulitan dalam mengelola keuangan karena data-data yang terfragmentasi.Salah satu solusi untuk mengelola buku besar saat ini bisa dengan memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari Jurnal, karena terdapat fitur pembukuan otomatis dan terintegrasi dengan laporan keuangan real-time.Namun, ada cara lain yang bisa menjadi alternatif daripada cara manual yang ditulis ke dalam buku, yaitu dengan memanfaatkan Excel. Apa Itu Buku Besar dalam AkuntansiSebelum memahami bagaimana menyiapkan format tabel dan bagaimana menggunakan rumus untuk menghitung saldo, ada baiknya untuk memahami peran buku besar dalam siklus akuntansi.Buku besar atau general ledger adalah kumpulan akun yang merangkum seluruh transaksi keuangan perusahaan, seperti kas, piutang usaha, utang bank, atau modal.Buku besar membutuhkan jurnal umum sebagai sumber data, lalu penyusunan neraca saldo membutuhkan buku besar buku besar yang akurat untuk mencerminkan kondisi bisnis yang sesungguhnya.Kapan Perlu Membuat Buku Besar di ExcelMenyusun buku besar dalam format Excel menjadi pilihan untuk skala bisnis UMKM dan kurang tepat untuk bisnis dengan operasional yang lebih kompleks.Beberapa alasan relevan lainnya, seperti: Ketika semua staf kantor dan pemilik cukup familiar dengan mekanisme Excel Masih mengakomodir kebutuhan volume bisnis, baik memproses puluhan hingga ratusan transaksi per bulan, dengan template yang tepat Terdapat kebutuhan fleksibilitas atas format yang digunakan, seperti penyesuaikan kolom, warna, dan struktur sesuai kebutuhan bisnis atau preferensi manajemen Dibalik alasan-alasan tersebut, penggunaan Excel menjadi tidak relevan apabila bisnis sudah mencapai volume transaksi mencari ribuan entitas per bulan yang meningkatkan risiko human error.Selain itu, Excel juga dirasa kurang cocok apabila bisnis membutuhkan mekanisme audit trail otomatis dan tidak bisa diakses secara kolaboratif oleh banyak pengguna real-time.Persiapan Sebelum Membuat Buku Besar di ExcelAda tiga persiapan utama yang perlu Anda ketahui sebelum membuat buku besar di Excel.1. Daftar Akun (Chart of Accounts)Daftar akun atau COA menjadi tulang punggung sistem pencatatan bisnis Anda.Pastikan daftar akun telah disepakati, seperti 1-1001 untuk Kas, 1-1002 untuk Piutang Usaha, 2-1001 untuk Utang Usaha, karena perubahan di tengah proses bisa mengacaukan siklus pencatatan.2. Data Jurnal UmumKumpulkan semua data transaksi yang tercatat pada jurnal umum dan simpan dengan rapi dan aman, misalnya melalui file Excel atau ekspor ke dalam sistem penyimpanan cloud.Data ini penting untuk diposting ke dalam akun-akun relevan di buku besar.3. Periode AkuntansiTentukan periode yang akan digunakan, apakah bulanan, kuartalan, atau tahunan, lakukan dengan konsisten untuk memudahkan pelacakan saldo awal dan saldo akhir secara berkelanjutan.Cara Membuat Buku Besar di ExcelUntuk panduan teknis mengenai pembuatan buku besar pada Excel, bisa Anda simak langkah-langkah sistematisnya berikut ini.1. Siapkan Format TabelLangkah pertama dimulai dengan mempersiapkan tabel dengan kolom-kolom yang mencakup: Tanggal: Waktu terjadinya transaksi Referensi (Ref): Kode akun atau nomor bukti transaksi Keterangan: Penjelasan singkat mengenai transaksi Debit: Penambahan atau pengurangan nilai sesuai jenis akun Kredit: Penambahan atau pengurangan nilai sesuai jenis akun Saldo: Nilai berjalan setelah transaksi ditambahkan atau dikurangi 2. Posting Transaksi dari Jurnal UmumSetelah struktur format telah disiapkan, langkah selanjutnya adalah memindahkan data dari sheet jurnal umum ke sheet buku besar.Pastikan setiap angka telah berada pada kolom debit atau kredit yang benar agar keseimbangan akun terjaga.3. Hitung Saldo AkunLetak kemudahan pembukuan via Excel adalah keberadaan formula yang bisa Anda gunakan untuk menghitung saldo otomatis.Rumus yang bisa dimasukkan pada kolom saldo, yaitu:Saldo Akhir = Saldo Awal + Debit – KreditUntuk akun dengan saldo normal kredit (seperti akun utang dan pendapatan), logika formulanya dibalik:Saldo Akhir = Saldo Awal + Kredit – Debit4. Gunakan Rumus Excel untuk AutomasiUntuk meminimalisir risiko salah input dan human error lainnya secara signifikan, Anda bisa memanfaatkan dua rumus: SUMIF: Rumus ini menjumlahkan total transaksi pada akun tertentu secara otomatis dari sheet jurnal umum. Ini sangat menghemat waktu daripada menghitung manual satu per satu Formula pada Excel:[ =SUMIF(JurnalUmum!B:B,”1-1001″,JurnalUmum!D:D) ]Formula ini membaca kolom B di sheet JurnalUmum, mencari semua baris dengan kode akun “1-1001” (misalnya Kas), lalu menjumlahkan nilai di kolom D (Debit). VLOOKUP & Data Validation: Memungkinkan Anda memilih nama akun dari daftar COA yang sudah dibuat sebelumnya, sehingga nama akun di buku besar selalu konsisten dengan daftar akun utama Langkah untuk menggunakannya dimulai dengan membuat tabel COA, kemudian di sheet buku besar, gunakan Data Validation (menu Data → Data Validation → List) dengan sumber dari kolom Kode Akun di sheet COA.Setelah kode akun dipilih, gunakan VLOOKUP untuk menampilkan nama akunnya secara otomatis:[ =VLOOKUP(A2,COA!A:B,2,0) ]Kombinasi SUMIF dan VLOOKUP ini mengubah buku besar Excel Anda dari sekadar tabel statis menjadi sistem yang cukup dinamis dan terhubung antar sheet.Contoh Buku Besar di ExcelUntuk format tabel buku besar sendiri akan terlihat seperti contoh berikut: Tanggal Ref Keterangan Debit (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp) Saldo Awal 10.000.000 03/01/2025 JU-001 Penerimaan dari pelanggan A 5.000.000 15.000.000 07/01/2025 JU-004 Pembayaran sewa kantor 2.500.000 12.500.000 12/01/2025 JU-007 Penjualan tunai 3.200.000 15.700.000 20/01/2025 JU-011 Pembayaran gaji karyawan 4.000.000 11.700.000 28/01/2025 JU-015 Penerimaan pelunasan piutang 1.500.000 13.200.000 Saldo 9.700.000 6.500.000 13.200.000 Tips Efisien dalam Membuat Buku Besar di ExcelAda beberapa tips agar pembuatan buku besar di Excel lebih efisien dan optimal, terapkan beberapa langkah praktis berikut: Temukan, edit, dan gunakan template Excel yang sudah jadi dan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan manajemen agar memangkas proses pencatatan Pisahkan sheet per akun untuk memudahkan navigasi dan mengurangi risiko salah edit, misalnya memisahkan setiap akun besar (kas, piutang, utang, modal) Jadikan sheet jurnal umum sebagai sumber utama alih-alih memasukkan data langsung ke masing-masing sheet akun, gunakan rumus SUMIF untuk menarik datanya ke sheet buku besar Terapkan fitur Protect Sheet di Excel yang berisi formula agar menjaga rumus tidak terubah atau terhapus secara tidak sengaja Lakukan backup file secara rutin dan di media yang berbeda, seperti sistem cloud dari Google Drive KesimpulanMembuat buku besar di Excel menjadi langkah strategis yang fleksibel dan ramah pada dana terbatas khususnya bagi akuntan dan pemilik bisnis UMKM.Pahami dan temukan penggunaan rumus, cara posting via Excel yang efektif, dan format tabel yang tepat dengan karakter bisnis.Namun, langkah alternatif ini memiliki beberapa batasan, khususnya pada jumlah pengelolaan volume transaksi yang terbatas dan kebutuhan audit trail.Begitu bisnis Anda tumbuh dan volume transaksi berkembang pesat hingga ribuan per bulannya, maka pengelolaan buku besar via Excel menjadi tidak efektif lagi.Inilah saat yang tepat untuk beralih ke sistem akuntansi yang lebih lebih modern, yaitu Mekari Jurnal.Mekari Jurnal adalah software akuntansi berbasis cloud bagian dari ekosistem software terintegrasi Mekari yang menyediakan pencatatan buku besar otomatis tanpa repot lagi mengolahnya dengan Excel.Mulai dari posting jurnal, pembukuan, dan penyusunan laporan keuangan dilakukan bisa dilakukan secara otomatis dan real-time. Coba GRATIS sekarang!Saya Mau Bertanya Ke Sales Mekari Jurnal Sekarang!
