Buku Petunjuk

Pengaturan Pengguna

Updated at: August 06, 2020
Last updated by: Adi Nurpermana

Fitur multi user ini memungkinkan Anda untuk mengatur berapa banyak pengguna yang dapat mengakses aplikasi Jurnal dibawah nama perusahaan yang sama. Selain itu, setiap pengguna dapat diatur Roles-nya sehingga setiap menu di aplikasi Jurnal hanya dapat diakses sesuai dengan Roles yang diberikan kepada pengguna tersebut

Pada bagian ini, Anda dapat melihat cara:

  1. Menambah Pengguna
  2. Mengatur Wewenang Pengguna
  3. Menentukan Aksesibilitas Pengguna
  4. Mengatur Approval Pengguna
  5. Mengkonfirmasi Pengguna Baru
  6. Fungsi Roles Penjualan dan Pembelian yang Baru.

1. Menambah Pengguna


Untuk menambah pengguna, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Login ke aplikasi Jurnal;  
  2. Pada menu vertikal di sebelah kiri, klik Settings;  
  3. Pilih tab Pengaturan Pengguna. Disini Anda akan melihat siapa dan berapa pengguna yang dapat mengakses aplikasi Jurnal di bawah nama perusahaan Anda;  
  4. Klik tombol “Invite " untuk mengundang rekan Anda;

     
  5. Masukkan nama dan email pengguna (wajib diisi) pada detail pengguna;

    Notes:

    • Undangan terhadap karyawan/admin akan dihitung sebagai penambahan pengguna (jika melebihi jumlah free user yang diberikan, maka akan dikenakan Rp 99.000/pengguna per bulan dalam tagihan bulanan Anda. Harga ini sudah termasuk PPN.
    • Undangan terhadap partner Jurnal sebagai konsultan keuangan Anda, tidak akan terhitung dalam tagihan berlangganan Anda dengan Jurnal. 
       
  6. Tentukan Wewenang, Aksesibilitas, dan Approval dari pengguna yang bersangkutan;
  7. Klik tombol “Kirim Undangan”.
    Note: Anda juga dapat mengganti user lain menjadi Pemilik/Owner dengan mengklik Jadi Pemilik
  8. Untuk penjelasan mengenai Roles, Anda dapat melihatnya di User Privilege Jurnal.

 

2. Mengatur Wewenang Pengguna


Untuk mengatur wewenang, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Ketika Anda menambahkan pengguna, maka akan muncul pilihan wewenang sebagai berikut;

     
  2. Pengaturan ini berfungsi untuk menentukan menu mana saja yang dapat dilihat, ditambah, diubah atau dihapus oleh pengguna;
     
  3. Misalkan pengguna yang akan diundang adalah orang yang menangani faktur penagihan dan pembayaran ke supplier. Maka, Anda dapat memilih Pembelian, dan hanya mencentang Penagihan & Retur dan Pembayaran saja. Dengan demikian, pengguna yang diundang dapat membuat penagihan, retur, dan pembayaran pembelian. Pembayaran pada pembelian ini mencakup tindakan Kirim Pembayaran, Membuat Credit MemoMenggunakan Kredit Memo  dan Mengembalikan Credit Memo.
    Note: Pembayaran pada penjualan juga mencakup tindakan yang sama dengan pembelian.
     
  4. Apabila “Limitasi Akses” dicentang, maka pengguna hanya dapat melihat transaksi yang diinput oleh pengguna itu sendiri;

     
  5. Pada roles Penjualan/Pembelian saat ini, dibagi menjadi 3 bagian, yaitu Penagihan & Retur, Pemesanan & Penawaran, dan Pembayaran.
    Cakupan masing-masing bagian ini adalah sebagai berikut.

    A. Penagihan & Retur
    Jika pengguna diberikan akses pada penagihan & retur saja, maka pengguna dapat:

3. Menentukan Aksesibilitas Pengguna


Untuk menentukan aksesibilitas pengguna, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Ketika Anda menambahkan pengguna, maka akan muncul pilihan aksesibilitas;
  2. Centang “Aksesibilitas” untuk memberikan akses pada pengguna yang diundang untuk menghapus atau mengubah data transaksi dan data master.

     
  3. Klik "Undang" untuk melanjutkan undangan pengguna.

     

4. Mengatur Approval Pengguna


Untuk mengatur approval pengguna, ikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Jika Anda sudah mengaktifkan fitur approval, maka akan muncul pengaturan approval pengguna seperti berikut;

     
  2. Fitur ini digunakan untuk memberikan peran pembuat dokumen draft bagi pengguna tertentu dan peran pemberi persetujuan (approval manager) bagi pengguna lainnya dengan ketentuan sebagai berikut:
    • Pengguna yang diberi akses Butuh Persetujuan hanya dapat membuat transaksi dengan status Draft.
    • Draft Transaksi tidak menghasilkan Jurnal Entry dan tidak dapat dilanjutkan ke tindakan transaksi berikutnya apabila Draft Transaksi tersebut belum disetujui oleh Approval Manager.
    • Untuk role yang tidak diberi akses “Butuh Persetujuan”, secara otomatis bertindak sebagai Approval Manager.
       
  3. Centang pada fitur "Pembuat Draft" , lalu klik "Undang". Dengan demikian, Anda memberikan peran pembuatan draft untuk transaksi penjualan berikut:
  4. Klik "Undang" untuk melanjutkan undangan pengguna.

5. Mengkonfirmasi Pengguna Baru


Setelah pengguna baru diundang, Anda harus mengkonfirmasinya dalam waktu kurang dari 7*24 jam. Jika tidak, maka Anda harus mengirim ulang undangan. Untuk mengkonfirmasi pengguna baru, pastikan Anda sudah ter log out dari sesi sebelumnya atau mengkonfirmasi email undangan dari browser yang berbeda untuk menghindari terjadinya kesalahan. Kemudian, ikuti langkah-langkah berikut:

Note: Jika username yang diundang sudah pernah terdaftar di aplikasi jurnal, maka setelah konfirmasi, Anda bisa langsung login saja.

  1. Masuk ke email pengguna yang diundang;

     
  2. Kemudian, klik "Terima Undangan". Anda akan mengisi form seperti gambar berikut jika username yang diundang belum pernah terdaftar di Jurnal.

     
  3. Masukkan nomor telepon Anda;  
  4. Masukkan password baru Anda dan masukkan sekali lagi untuk mengkonfirmasi ulang sandi;  
  5. Centang pada kolom“I’m not a robot”;  
  6. Klik "Buat Akun" untuk melanjutkan;  
  7. Anda akan langsung terlogin ke dalam perusahaan yang diundang dengan roles yang telah ditentukan.

 


Baca juga:

Cara login ke Jurnal

Buat Draft Penagihan Penjualan

Approval Draft Penagihan Penjualan

Back to Top