Buku Petunjuk

Kasbon

Updated at: May 16, 2018
Last updated by: Novina.fransisca

Kasbon adalah suatu fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawannya untuk mengambil sebagian gaji yang akan diterimanya terlebih dahulu. Kemudian, di akhir bulan, gaji karyawan tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah kasbon yang ada.

Pencatatan Kasbon karyawan, dapat Anda lakukan dengan langkah berikut :

  1. Membuat Akun “Pinjaman Karyawan”
  2. Mencatat Nama Karyawan yang Mengajukan Kasbon
  3. Mencatat Transaksi Kasbon
  4. Mencatat Pembayaran Gaji dan Pelunasan Kasbon
  5. Melakukan Rekonsiliasi Bank Terkait Transaksi Kasbon

 

1. Membuat Akun “Pinjaman Karyawan”


Untuk mencatat transaksi kasbon, Anda dapat membuat akun baru, yaitu  “Pinjaman Karyawan” dengan kategori akun “Piutang”.

Berikut langkahnya :

  1. Masuk ke menu “Daftar Akun”, lalu klik tombol “Buat Akun Baru”.
  2. Isikan Nama “Pinjaman karyawan” dan ubah kategori akun menjadi “Piutang”

     

2. Mencatat Nama Karyawan yang Mengajukan Kasbon


Catat nama Karyawan yang mengajukan kasbon sebagai supplier di Jurnal dengan langkah berikut :

  1. Masuk ke menu Supplier, klik tombol “Buat Supplier Baru”.
  2. Isikan Nama Karyawan, dan ubah akun Piutang menjadi “Pinjaman Karyawan”
  3. Dengan mencatat karyawan sebagai Supplier, sisa kasbon karyawan Anda akan dapat terlacak.
     

3. Mencatat transaksi kasbon


Ketika karyawan mengajukan Kasbon, catat sebagai Kredit Memo pada menu Supplier, dengan langkah berikut :

  1. Masuk ke menu Supplier dan pilih Nama Karyawan yang mengajukan kasbon.
  2. Klik Tombol “Tindakan”, lalu pilih “Buat Credit Memo”.

     
  3. Isikan informasi lainnya seperti tanggal transaksi, akun sumber pembayaran dan nominal kasbon.

     
  4. Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut

     
  5. Anda dapat memantau jumlah kasbon karyawan dengan masuk ke menu Supplier kemudian klik pada nama karyawan. Pada bagian bawah layar, Anda dapat melihat riwayat Transaksi Supplier seperti pada gambar berikut ini.

     

4. Mencatat Pembayaran Gaji dan Pelunasan Kasbon


Pada saat pembayaran gaji, buat transaksi Pengeluaran (Biaya) dan pengembalian kredit memo

  1. Untuk mencatat transaksi pembayaran Gaji, Masuk ke menu Biaya lalu klik “Buat Biaya Baru”.
  2. Isikan informasi transaksi Biaya seperti pada gambar berikut.
    • Bayar dari : pilih akun kas/bank yang digunakan untuk membayar gaji
    • Penerima : pilih nama karyawan
    • Tanggal transaksi : masukkan tanggal pembayaran gaji
    • No Biaya : masukkan nomor transaksi
    • Akun biaya : pilih akun “Gaji”
    • Jumlah : masukkan nominal Gaji karyawan (Gaji penuh belum dipotong kasbon)
       
  3. Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut.

     
  4. Selanjutnya, untuk mengakui pelunasan Kasbon, Masuk ke menu Supplier, pada bagian transaksi supplier, pilih “Pengembalian kredit Memo” dan klik “Go”.

     
  5. Lengkapi informasi pada form pengembalian Credit Memo seperti gambar berikut:
    • Setor ke : masukkan akun tipe Kas/bank yang sama dengan akun kas/bank pada pembayaran Gaji
    • Tanggal : masukkan tanggal yang sama dengan pembayaran Gaji
    • No Transaksi : isikan nomor transaksi
    • Jumlah pengembalian : masukkan nominal kasbon yang akan memotong gaji
       
  6. Klik tombol “Buat Pengembalian Credit Memo” untuk menyimpan.
  7. Jurnal yang akan terbentuk pada transaksi ini adalah sebagai berikut.

     

5. Melakukan rekonsiliasi Bank terkait transaksi kasbon


Untuk mencocokkan transaksi pembayaran gaji dan pengembalian kasbon yang telah dibuat pada Jurnal dengan yang tercatat pada mutasi rekening Bank, Anda dapat melakukannya dengan:

  1. Ke menu Kas dan Bank.
  2. Klik nama akun bank.
  3. Klik tab Rekonsiliasi.
  4. Klik tombol “Cari & Cocokkan” pada kolom transaksi Jurnal untuk mencocokkannya dengan mutasi rekening.
  5. Centang “Lihat Pemasukkan”.
  6. Pilih transaksi Expense (Pembayaran Gaji) dan Credit Memo Refund (Pengembalian Kredit Memo) seperti gambar dibawah ini.
  7. Setelah itu, klik "Save and Reconcile" untuk menyimpan. Transaksi Anda di Jurnal akan otomatis terrekonsiliasi dengan mutasi rekening.


Baca juga:

Cara Mencatat Prive

Back to Top