Buku Petunjuk

Impor Data Produk

Updated at: December 14, 2018
Last updated by: Sally

 

Pada panduan ini, akan dijelaskan mengenai:

  1. Cara Impor Produk dengan template Jurnal,
  2. Cara Impor Produk dengan template Anda sendiri,
  3. Cara Impor Produk Bundle.
     

1. Cara Impor Produk dengan Template Jurnal


Langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk mengimpor data produk jika menggunakan template Jurnal adalah:

Penting! kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.
  1. Klik menu Produk;
  2. Klik tombol "Import" dan pilih Impor Produk;

     
  3. Klik Download File Template. Jika Anda baru menggunakan Jurnal, pilih Unduh Template Kosong.
    *jika ingin mengupdate daftar produk yang sudah ada di Jurnal, Anda dapat memilih Unduh dari Data yang Ada;

     
  4. Buka template yang telah didownload dan isi template tersebut. Ada beberapa kolom yang wajib diisi yaitu Name (nama produk) dan Unit (satuan produk). Lihat ilustrasi pengisian seperti gambar berikut;

    Untuk penjelasan setiap kolom, klik di sini.

     
  5. Setelah selesai mengisi, simpan template dan upload template tersebut dengan klik "Pilih File";

     
  6. Centang preferensi yang Anda inginkan.

    Jika Anda mencentang Abaikan data kosong, maka pada saat diimpor, data yang telah ada disistem tidak akan terpengaruh.

    *Misalkan, Anda telah memiliki data produk di Jurnal dan ingin mengupdate Harga Jual produk. Maka, Anda hanya perlu mengisi Nama Produk yang telah tersimpan di Jurnal dan Harga Jual yang baru. Pada saat diimpor, data yang terupdate hanya Harga Jual produk saja, namun data lainnya seperti kode produk, harga beli, buffer quantity, dan lainnya tidak akan terupdate.

    Jika Anda mencentang Buat sebagai produk baru, maka ketika ada data produk di file excel yang belum terdaftar di Jurnal, akan dibuat sebagai data produk baru.

     
  7. Kemudian, klik "Lanjutkan". Anda dibawa ke halaman validasi seperti berikut;


    Periksa kembali hasil impor Anda.

    Status Data Baru di atas artinya, produk tersebut belum pernah tercatat di Jurnal. Sedangkan status Data yang terupdate artinya produk yang ada di template excel Anda telah tercatat di Jurnal dan jika ada perubahan, akan langsung menimpa (overwrite) data produk tersebut.
     
  8. Klik Lihat Detail untuk melihat kembali daftar data produk baru yang akan diimpor. 
     
  9. Jika sudah selesai mereview, klik "Import" untuk melanjutkan;
     
  10. Anda akan melihat pesan sukses seperti gambar berikut;
  11. Klik "Finish" dan Anda akan kembali ke halaman indeks menu Produk.
    *Bila Anda belum melakukan pengaturan metode perhitungan nilai persediaan, maka Anda dapat memilih metode terlebih dahulu baik "Average" maupun "FIFO". Baca link berikut untuk informasi lebih lanjut.

Penjelasan detil mengenai kolom-kolom tersebut adalah sebagai berikut:


  • *Name: Isikan nama produk Anda. Contoh: Meja Rias.
    *Jika ingin melakukan update produk untuk informasi tertentu seperti harga jual, harga beli, maka Anda harus mengisikan nama produk yang sama dengan nama di Jurnal
     
  • Description: Isikan keterangan mengenai produk Anda. Contoh: Bahan plastik;
     
  • Product Code: Isikan kode produk Anda disertai dengan petik satu (‘) di depan nomor. Contoh: ‘8008;
     
  • *Unit: Isikan satuan produk. Contoh: buah/ pc/ unit/ kg/ gr . Field ini wajib diisi;
     
  • Sell Price: Isikan harga jual rekomendasi. Harga jual ini tidak mempengaruhi nilai inventory dan hanya untuk rekomendasi saat pembuatan invoice, atau untuk  menampilkan daftar harga saja. Isikan angkanya saja. Contoh: 2000000;
     
  • Default Sell Account Code: Isikan dengan kode akun yang mencatat penjualan produk. Contoh: '4-40000. Ini adalah kode akun Pendapatan;
     
  • DefaultSellTaxName: Isikan nama pajak utama (default) yang akan digunakan untuk masing-masing produk. Efek dari pengisian ini adalah ketika membuat transaksi penjualan, maka pada saat pemilihan produk akan langsung dikenakan pajak yang dipilih;
     
  • Buy Price: Isikan harga pembelian produk Anda dengan memasukkan angka saja. Contoh : 1100000. Harga beli disini hanya sebagai rekomendasi saja dan tidak akan berdampak pada laporan keuangan Anda;
     
  • Default Buy Account Code: Isikan dengan kode akun yang mencatat pembelian produk. Contoh: '5-50000. Ini adalah kode akun Harga Pokok Penjualan;
     
  • DefaultBuyTaxName: Isikan nama pajak utama (default) yang akan digunakan untuk masing-masing produk. Efek dari pengisian ini adalah ketika membuat transaksi pembelian, maka pada saat pemilihan produk akan langsung dikenakan pajak yang dipilih;
     
  • #Opening Balance Quantity: isikan jumlah atau kuantitas produk yang ada di tangan Anda dari pembelian sebelumnya. Kedepannya, Anda tidak perlu memasukkan transaksi pembelian lalu. Jika Anda memasukkan produk melalui transaksi pembelian, maka Anda tidak perlu memasukkannya ke kuantitas awal. Anda bisa mengisi kuantitas dengan 0 jika tidak ada stok barang dan hal ini akan memonitor stok barang. Jika kolom ini sudah terisi, maka kolom Opening Balance Average Price (Penjelasan pada nomor 10) dan Opening Balance Date (Penjelasan pada nomor 11) juga harus diisi;
     
  • #Opening Balance Average Price: Isikan harga beli rata-rata kuantitas awal produk. Sebagai contoh, Anda telah mengisikan jumlah kuantitas awal produk sebanyak 10 unit ‘Meja Rias”. Bila sebelumnya Anda membeli 3 unit ‘Meja Rias’ seharga Rp 900.000/unit dan membeli 7 unit ‘Meja Rias’ seharga Rp 1.100.000/unit, maka harga rata-ratanya adalah ((3xRp 900.000) + (7xRp 1.100.000))/10= Rp 970.000. Jadi Anda dapat mengisinya pada kolom excel Anda dengan mengetikkan 970000;
     
  • #Opening Balance Date: Isikan tanggal berlakunya anda memiliki kuantitas produk yang dimasukkan di kolom opening balance quantity. Ubah format cell Anda menjadi format tanggal English-Canada (dd/mm/yyyy). Ada beberapa cara mengubah format cellnya menjadi English-Canada, yaitu:

    Cara 1: Pada file Excel Anda, klik kanan pada cellnya dan klik ‘Format Cell’;
    Cara 2: Tekan CTRL+1 pada keyboard Anda (untuk windows) atau CMD+1 (untuk apple) untuk masuk ke halaman format cell. Pilih Date dan ubah format tanggalnya ke English-Canada;
    Cara 3: Pada bagian atas halaman Excel Anda, klik ‘Format Cell’. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada cara 2.
    Untuk memudahkan pengisian dan menghindari ubahan isi secara otomatis karena format default, gunakan tanda petik satu (‘) sebelum memasukkan tanggal. Contoh: ‘29/01/2016.
     
  • #Default Inventory Account Code: Isikan dengan kode akun yang mencatat nilai persediaan barang. Contoh: '1-10200;
     
  • Buffer Quantity: Isikan angka batas minimum stok produk. Pengisian ini akan berdampak terhadap munculnya notifikasi di kanan atas halaman Jurnal, jika jumlah stok di bawah batas minimum. Baca mengenai Stock Buffer Notification;
     
  • Product Categories: Masukkan kategori produk Anda (jika ada). Contoh: Peralatan;
     

2. Menggunakan Template Sendiri


Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut (poin 5).

  1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data nama produk, satuan produk, kuantitas awal persediaan, harga average awal, tanggal kuantitas awal. Lihat contoh berikut.

     
  2. Kemudian, Anda bisa upload langsung file tersebut dengan mengklik menu Produk > tombol Import > Choose File;
     
  3. Kemudian, klik "Lanjutkan".

  4. Centang preferensi yang Anda inginkan. Jika Anda mencentang Abaikan data kosong, maka pada saat diimpor, data yang telah ada disistem tidak akan terpengaruh.

    Jika Anda mencentang Buat sebagai produk baru, maka ketika ada data produk di file excel yang belum terdaftar di Jurnal, akan dibuat sebagai data produk baru.

  5. Klik "Lanjutkan" untuk melanjutkan. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi Nama Produk dan Satuan Produk. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Import" untuk melanjutkan.

  6. Maka akan muncul validasi data seperti berikut. Periksa hasil impornya dan klik "Import".


    *Periksa kembali data yang akan diimpor. Lihat penjelasan di atas.
     
  7. Jika data yang diimpor sudah berhasil, maka akan tampil gambar berikut.


     
  8. Klik "Finish" dan Anda akan diarahkan ke halaman indeks menu Produk.

 

3. Cara Impor Produk Bundle


Kini, Anda dapat mengimpor produk bundle, di mana terdapat 1 kepala produk dan beberapa sub produk.
 

PENTING! Ketika mengimpor produk bundle, pastikan nama kepala produk (produk bundle) dan sub produk sudah diinput di Jurnal sebelumnya. Jika tidak, impor produk bundle tidak dapat dilanjutkan

 

Untuk mengimpor produk bundle, ikuti cara berikut.

  1. Klik menu Produk.
  2. Klik tombol "Import" dan pilih Impor Produk Bundle.

     
  3. Klik "Download Template".
  4. Buka file dan lengkapi file tersebut.

     
    • ProductBundleName: Pada kolom ini, isi nama produk yang akan dijadikan sebagai kepala produk atau produk bundle;
       
    • ProductComponentName: Pada kolom ini, isikan dengan nama produk yang akan dijadikan sebagai sub produk, atau komponen dari produk bundle tersebut;
      *pastikan Anda telah mengaktifkan fitur monitor persediaan pada sub produk
       
    • Quantity: Pada kolom ini, isi jumlah komponen sub produk yang akan digunakan untuk membentuk 1 produk bundle;
      *jika Anda hanya mengisi ketiga kolom di atas, maka produk bundle Anda akan dianggap sebagai produk paketan jika tidak dicentang monitor persediaan barang
       
    • #ExpenseAccountCode: Pada kolom ini, isi nomor akun biaya yang digunakan untuk mencatat biaya produksi. Contoh: '5-50000. Setelah mengisi nomor biaya, pastikan juga mengisi jumlah biaya pada kolom #AmountPerBundle;
       
    • #AmountPerBundle: Pada kolom ini, isi jumlah biaya yang digunakan untuk mengkonversi 1 produk bundle (mengkonversi artinya menambah jumlah persediaan dari produk bundle);
      *jika mengisi kolom #ExpenseAccountCode dan #AmountPerBundle, pastikan produk yang akan dijadikan sebagai produk bundle sudah dimonitor persediaannya
       
  5. Jika telah selesai mengisi file, unggah (upload) file Anda dengan klik "Pilih File".

     
  6. Setelah itu, klik "Lanjutkan".

     
  7. Kemudian, Anda akan dibawa ke halaman validasi. Klik Lihat Detail untuk mereview lebih lanjut.


     
  8. Jika data Anda sudah benar, klik "Import" untuk menyelesaikan proses impor data.

     
  9. Anda akan melihat notifikasi sukses tidaknya proses impor Anda. Klik "Finish".

     
  10. Anda akan dibawa ke halaman daftar produk, dan produk bundle Anda akan terlihat seperti gambar berikut.

 

Data Impor Lebih dari 200 Baris

  • Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 200 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan. Selanjutnya, akan tampil pop-up informasi seperti pada gambar berikut:

    Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

    Catatan :

    * Jika data impor tidak mencapai 200 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa

  • Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon lonceng yang berada di pojok kanan atas layar ()
  • Klik “Status Impor” untuk melihat semua status proses impor Anda, sehingga akan muncul informasi seperti berikut.
  • Setelah proses Impor selesai, status impor Anda akan tampil sebagai berikut:
  • Klik “Lihat Detail”, maka Anda akan diarahkan ke layar Daftar Impor (di menu Daftar Lainnya). Penjelasan lebih lanjut tentang Daftar Impor dapat dilihat disini.
  • Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya pada email, seperti berikut.

 

Kembali ke Sekilas Menu Impor

Back to Top