Buku Petunjuk

Impor Data Pembelian

Updated at: June 24, 2019
Last updated by: Sally

Untuk mengimpor data pembelian, Anda dapat:

  1. Menggunakan Template Jurnal, atau
  2. Menggunakan Template Sendiri.

Data penjualan yang dapat diimpor mencakup, faktur pembelian, pemesanan pembelian (E), dan penawaran pembelian (E).
 

1. Menggunakan Template Jurnal


Cara untuk mengimpor data pembelian adalah:

Penting! kolom yang bertanda (*) wajib diisi. Jika satu kolom yang bertanda (#) diisi, maka kolom lain yang bertanda (#) juga harus diisi. Jika Anda tidak ingin mengisikannya, kolom tersebut dapat dikosongkan.
  1. Masuk ke menu Pembelian;?
  2. Klik tombol "Import";
  3. Klik Download Template untuk mendownload template Jurnal;

     
  4. Buka dan isi template yang sudah didownload. Untuk cara pengisiannya, kolom bertanda * wajib diisi, yaitu Vendor (nama supplier), Purchase Date (tanggal faktur pembelian), Due Date (tanggal jatuh tempo), Purchase Number (nomor faktur), Product Name (nama produk), Quantity (kuantitas), dan Unit Price (harga satuan). Untuk melihat penjelasan detil setiap kolom, klik di sini;

     
  5. Setelah mengisi, upload file Anda seperti di poin 2, klik "Choose File"Klik "Proceed" untuk melanjutkan proses impor dan Anda akan melihat validasi data seperti gambar berikut;
     
     
  6. Periksa kembali data Anda dan jika sudah benar, klik "Import" untuk melanjutkan;

     
  7. Klik "Finish" dan Anda akan kembali ke halaman indeks menu Pembelian.

 

Penjelasan detil mengenai kolom-kolom tersebut adalah sebagai berikut:


  1. *Vendor: Isikan nama supplier Anda (wajib diisi);

  2. Email: Isikan alamat email supplier jika ada;

  3. Billing Address: Isikan alamat supplier (jika ada);

  4. Shipping Address: Isikan alamat pengiriman (jika ada);

  5. *Purchase Date (tanggal pembelian), *Due Date (tanggal jatuh tempo), Shipping Date (tanggal pengiriman): Ubah format cell Anda menjadi format tanggal English-Canada (dd/mm/yyyy).
    Ada beberapa cara mengubah format cellnya menjadi English-Canada, yaitu:
    Cara 1: Pada file Excel Anda, klik kanan pada cellnya dan klik ‘Format Cell’;
    Cara 2: Tekan CTRL+1 pada keyboard Anda (untuk windows) atau CMD+1 (untuk apple) untuk masuk ke halaman format cell. Pilih Date dan ubah format tanggalnya ke English-Canada;
    Cara 3: Pada bagian atas halaman Excel Anda, klik ‘Format Cell’. Kemudian ikuti langkah-langkah seperti pada Cara 2.
    Untuk memudahkan pengisian dan menghindari ubahan isi secara otomatis karena format default, gunakan tanda petik satu (‘) sebelum memasukkan tanggal. Contoh: ‘29/01/2016;

  6. Ship Via: Isikan jasa pengiriman yang akan digunakan jika barang tersebut akan dikirim (opsional);

  7. Tracking No: Isikan nomor resi pengiriman untuk melacak status pengiriman Anda. Berikan petik satu (‘) di depan nomor. contoh: ‘00128222333;

  8. Vendor Ref No: Isikan nomor referensi supplier bila diperlukan. Berikan petik satu (‘) di depan nomor.  Contoh: ‘9001;

  9. Purchase Number: jika anda ingin mengisi 1 faktur(invoice) dengan beberapa baris produk, isikan nomor faktur (invoice) dan tanggal yang sama pada beberapa baris produk. Maka secara langsung akan jadi 1 faktur(invoice) saja. Contoh:
     

    Nama Produk Tanggal Invoice Nomor Invoice
    Produk A '20/01/2016 '140001
    Produk B '20/01/2016 '140001

    Jika Anda mengisikan tanggal invoice dan nomor invoice yang sama pada beberapa baris produk seperti di atas, maka Produk A dan Produk B akan tergabung dalam 1 nomor invoice 140001;

  10. Message: Isikan pesan untuk ditampilkan pada faktur Anda;

  11. Memo: Isikan keterangan untuk ditampilkan pada laporan pembelian Anda;

  12. *Product Name: Isikan nama produk yang akan tercetak pada faktur (invoice) penjualan Anda. Jika produk sudah tercatat pada Jurnal, pastikan Anda mengetikan nama produk sesuai dengan yang tercatat pada Jurnal (spasi dan huruf besar/kecil harus sama). Jika tidak sesuai, maka sistem akan mencatatnya sebagai produk baru dan akan ditambahkan pada daftar produk;

  13. Description: Isikan deskripsi mengenai produk (bila diperlukan);

  14. *Quantity: Isikan jumlah barang yang dibeli. Pengisian jumlah barang harus genap,tidak boleh decimal (wajib diisi);
  15. Unit: Isikan unit dengan satuan unit produk yang dibeli atau dijual.
    Contoh: Pcs, Lusin, Box;

    Note:
    • Pastikan satuan unit sudah ada di produk.
    • Jika Anda mengimpor produk dan unit yang belum ada di Jurnal, maka sistem akan secara otomatis membentuknya menjadi produk dan unit baru.
    • Informasi yang dimasukan dalam template ini tidak bersifat case sensitif.
      Contoh: Pada informasi Produk A, satuan tercatat dengan unit "Pcs", tetapi Anda melakukan impor data dengan template yang berisi unit "PCS". Dengan demikian, maka transaksi yang tercatat dalam Jurnal akan mengikuti satuan default yang sudah ada lebih dulu, yaitu "Pcs".

       
  16. *Unit Price: Isikan harga satuan produk tersebut (wajib diisi);
  17. Product Discount Rate (%): Diisi hanya jika produk diberikan diskon penjualan. Isikan dengan angka saja;

  18. Purchase Discount Rate (%): Isikan persentase diskon pembelian Anda (jika ada);

  19. Tax Name: Isikan nama pajak yang digunakan untuk setiap produk yang dibeli;

  20. Tax Rate (%): Isikan persentase pajak jika produk yang dibeli dikenakan pajak (jika telah mengisi Tax Name);

  21. Shipping Fee: Isikan harga jasa pengiriman produk Anda (jika ada);

  22. Paid: Isikan ‘Yes’ jika faktur pembelian Anda sudah dibayar. Jika Anda mengisi ‘Yes’, maka kolom Payment Method dan Paid To Account Code harus diisi;

  23. Payment Method: Isikan cara pembayaran Anda kepada supplier, contoh: Kas Tunai / Cek&Giro / Transfer Bank / Kartu Kredit. Kolom ini diisi jika Anda mengisi ‘Yes’ pada kolom Paid;

  24. Paid To Account Code: Isikan nomor akun yang digunakan untuk mencatat pembelian Anda dengan memberikan petik satu (‘). Contoh: ‘5-5000. Kolom ini diisi jika Anda mengisi ‘Yes’ pada kolom Paid;

  25. Tags: Isikan tag transaksi untuk mengelompokkan transaksi Anda. Misalnya, Project A. Anda juga dapat mengisikan lebih dari 1 tag dengan memberikan titik koma (;) sebagai pemisah antar tag. Contoh: Project A; Pembelian.

2. Menggunakan Template Sendiri


Jika Anda menggunakan template sendiri, ada sedikit perbedaan ketika Anda mengupload file tersebut (1.Menggunakan Template Sendiri, poin 5).

  1. Sebagai contoh, Anda memiliki template sendiri dimana terdapat data Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lihat contoh berikut.
     
  2. Kemudian, Anda bisa upload langsung file tersebut dengan mengklik menu Pembelian > tombol "Import" > klik "Choose File" untuk mengupload data Anda; kemudian, klik "Proceed";
     
  3. Anda akan mengisi field-field sesuai dengan nama header kolom di template Anda. Pastikan Anda mengisi kolom wajib seperti Nama Supplier, Nama Produk, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo, Nomor Faktur, Cara Pembayaran, Harga, dan Kuantitas. Lengkapi data lainnya jika diperlukan. Jika sudah, klik "Import" untuk melanjutkan.?

     
  4. Maka akan muncul validasi data seperti berikut. Periksa hasil impornya dan jika sudah benar, klik "Import" untuk melanjutkan;

     
  5. Jika data yang diimpor sudah berhasil, maka akan tampil gambar berikut.
  6. Klik "Finish" dan Anda akan diarahkan ke halaman indeks menu Pembelian.

Data Impor Lebih dari 200 Baris

  • Apabila Anda mempunyai cukup banyak data yang akan diimpor (lebih dari 200 baris), maka setelah melakukan upload file, layar proses impor Anda akan disembunyikan. Selanjutnya, akan tampil pop-up informasi seperti pada gambar berikut:

    Dengan demikian, Anda dapat melakukan pekerjaan lainnya sambil menunggu proses impor yang sedang berlangsung.

    Catatan :

    * Kondisi ini hanya berlaku untuk Tagihan Pembelian (Purchase Invoice)

    * Jika data impor tidak mencapai 200 baris, proses impor akan berjalan seperti biasa

  • Anda dapat memantau status proses impor Anda dari menu Notifikasi atau ikon lonceng yang berada di pojok kanan atas layar ()
  • Klik “Status Impor” untuk melihat semua status proses impor Anda, sehingga akan muncul informasi seperti berikut.
  • Setelah proses Impor selesai, status impor Anda akan tampil sebagai berikut:
  • Klik “Lihat Detail”, maka Anda akan diarahkan ke layar Daftar Impor (di menu Daftar Lainnya). Penjelasan lebih lanjut tentang Daftar Impor dapat dilihat disini.
  • Selain itu, Anda juga akan mendapat email notifikasi yang berisi informasi impor Anda. Apabila terdapat data yang tidak berhasil diimpor, Anda juga dapat melihat rinciannya pada email, seperti berikut.

Kembali ke Sekilas Menu Impor

Back to Top