Buku Petunjuk

Buat Pemesanan Pembelian

Updated at: September 11, 2019
Last updated by: Dyah Eras Mita

Setelah memperoleh pesanan (Sales Order) dari supplier, maka pada umumnya perusahaan akan mendokumentasikan pesanan pembelian tersebut dalam pencatatan akuntansi perusahaan.

Pembuatan pemesanan pembelian dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut:

  1. Masuk ke menu “Pembelian”;
  2. Klik pada tombol “+Buat Pembelian Baru”;
  3. Pilih “Pemesanan Pembelian”;
  4. Selanjutnya, Anda akan dibawa ke halaman formulir pemesanan pembelian. Lengkapi seluruh informasi yang diperlukan pada formulir tersebut seperti contoh berikut ini:

  5. Demikian formulir pemesanan pembelian yang terbentuk.

  6. Pemesanan pembelian yang Anda buat, telah terdaftar pada menu “Pembelian” dalam tab “Pemesanan Pembelian” sebagai berikut;

  7. Selain membuat pemesanan baru, Anda juga dapat membuat pemesanan pembelian berdasarkan penawaran pembelian yang telah Anda buat sebelumnya kepada pemasok tersebut.

 

Rincian informasi


  • *Supplier: Pilih pemasok dari kotak pilihan atau tambah pemasok baru (wajib diisi);
  • Email: Field ini akan otomatis terisi sesuai dengan pemasok yang dipilih;
  • Info Pengiriman: Centang jika barang akan dikirim. Kemudian Anda akan mengisi alamat, tanggal, cara, ongkos pengiriman dan nomor pelacakan. Fungsi pengiriman akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Settings > tab Pembelian dan centang ‘Pengiriman’. Baca juga Cara Membuat Pengiriman;
    *Aktifkan fitur ini melalui menu Settings> Tab Pembelian dan centang Uang Muka
  • Alamat Penagihan: Field ini akan terisi secara otomatis setelah pemasok dipilih;
  • Tgl Transaksi: Pilih tanggal pembelian Anda;
  • Tgl Jatuh Tempo: Field ini akan terisi sesuai dengan syarat pembayaran yang dipilih. Namun, tetap dapat dipilih sesuai keinginan;
  • Syarat Pembayaran: Pilih syarat pembayaran yang Anda inginkan untuk pembelian ini. Syarat pembayaran default yang tersedia oleh sistem adalah Cash on Delivery, Net 15, Net 30 dan Net 60. Syarat pembayaran yang dipilih akan mempengaruhi tanggal jatuh tempo;

    Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian:

    Pilih syarat pembayaran pembelian default pada menu Settings > Tab Pembelian:

    Pilih syarat pembayaran standar untuk supplier tertentu dari menu Supplier.

    Buat syarat pembayaran baru melalui menu Daftar Lainnya > Syarat Pembayaran

  • No Transaksi: Nomor transaksi akan diberikan dan diurutkan secara otomatis oleh sistem, namun dapat diganti sesuai keinginan. Nomor transaksi ini akan memudahkan Anda dalam melacak data transaksi Anda. Lihat cara pengaturannya di sini;
  • No Referensi Supplier: Masukkan nomor referensi pemasok. Contohnya, untuk mencatat nomor pemesanan yang diberikan oleh pemasok (opsional);
  • Taghttps://lh4.googleusercontent.com/B42F0HdRoFumGQDpu8-qWXO375q1v7-uyFE0j49vMXWGI1D97sin_miSHvetKzOSFrvs_ZRoCh05kI3V5PKh7XehLFOFP4o-0lvxmA11_j3dMoIHCQt-zK_XkwD394kjvLiJaED2https://lh3.googleusercontent.com/J__nqgX83Wz-8ZqDsnPY2ub2zld5qZbQthAtQO0xrYR0X1v3zgxY5uzeeiNd43SvDnFQG6fVnGyZ8etHoBsMcuV2R-WT3KNy1DzPQa_6pYwh6RS5sm9T3XmXdUM9FoJ04q4R38DA : Pilih tag transaksi dari kotak pilihan atau Anda dapat membuat tag baru. Tag ini akan memudahkan Anda untuk membaca laporan transaksi yang dikelompokkan berdasarkan tag. Baca Cara Mengelompokkan Transaksi dengan Tag;

    Note:

    Atur tag-tag yang ada melalui menu Daftar Lainnya > Tag.

  • Gudanghttps://lh3.googleusercontent.com/J__nqgX83Wz-8ZqDsnPY2ub2zld5qZbQthAtQO0xrYR0X1v3zgxY5uzeeiNd43SvDnFQG6fVnGyZ8etHoBsMcuV2R-WT3KNy1DzPQa_6pYwh6RS5sm9T3XmXdUM9FoJ04q4R38DA: Pilih dari gudang mana produk yang Anda beli. Anda juga dapat membuat gudang baru untuk mengelompokkan produk-produk yang ada di perusahaan Anda;
  • Harga Termasuk Pajak: Geser tombol ini ke kanan jika harga produk yang Anda jual telah termasuk PPN. Misalkan harga produk Anda adalah Rp 100.000 (sudah termasuk PPN), maka harga satuannya otomatis akan terhitung dengan nilai Rp 90.909,090909 dan nilai pajaknya adalah Rp 9.090,909091.

    *fitur ini dapat diaktifkan melalui menu Settings > centang Termasuk Pajak

    *fitur ini tidak akan berfungsi untuk jenis pajak majemuk. Pelajari di sini

    *jika pajak yang Anda pilih bersifat memotong, maka harga yg tertera belum dikurangi pajak pemotongan. Pelajari di sini

  • Produk: Pilih produk yang dibeli dari kotak pilihan. Jika belum ada, ketikkan nama produk untuk menambahnya pada daftar produk;

    *Anda dapat memilih produk lebih dari 1 baris

  • Deskripsi: Deskripsi akan ditampilkan secara otomatis jika Anda memilih produk dari kotak pilihan. Anda dapat menggantinya jika diperlukan;
  • Kuantitas: Masukkan jumlah produk yang dibeli;
  • Satuan: Akan muncul secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih;
  • Harga Satuan: Harga satuan akan ditampilkan sesuai dengan produk yang Anda pilih atau Anda juga dapat mengisinya sesuai kebutuhan;
  • Kolom Diskon: Masukkan diskon produk bila produk yang Anda beli mendapatkan diskon;
  • Jumlah: Field ini adalah jumlah perkalian dari kuantitas, harga satuan dan diskon dan akan dijumlah secara otomatis;
  • Pajak: Pilih pajak yang akan dikenakan untuk setiap produk. Jika belum ada, Anda bisa klik +Add New untuk menambah daftar pajak yang baru. Pajak bisa bersifat sebagai pemotong atau penambah nominal transaksi dengan mengaturnya pada Daftar Lainnya > Pajak;
  • Pesan: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang Anda catat. Pesan ini akan tercetak pada faktur pembelian Anda;
  • Memo: Masukkan keterangan tambahan mengenai transaksi pembelian yang akan ditampilkan pada laporan pembelian Anda (tidak tercetak pada invoice);
  • Lampiran: Klik +Tambah Berkas jika ada berkas yang akan dilampirkan;
  • Diskon: Anda dapat memilih untuk memasukkan nilai atau persentase diskon. Anda juga dapat memasukkan diskon majemuk/gabungan (multi discount). Contoh, pilih % dan ketikkan 50+20 pada field diskon. Persentase diskon yang muncul adalah persentase diskon majemuk yaitu, 60%. Field ini akan muncul jika sudah diaktifkan melalui menu Setting > Tab Produk dan mencentang Diskon;

    https://lh4.googleusercontent.com/MolT-OWWb7Xri-XtKZvYA8ZBHmN-93oUzvnYPvMDQBSDVi92kXq0T_zGqXDPLzA3zLtKI513nQd-syY40rhdm99pICHzbadJKx6eHL7_nY2SKVF5V-pRR_57iqm-tRZptO4AxKfp

     

  • Diskon Per Baris: Masukkan persentase atau nilai diskon yang diberikan. Field ini akan muncul setelah diaktifkan melalui menu Settings> tab Pembelian (jika ada);
  • Pemotongan: Klik “Masukkan Jumlah Pemotongan”. Kemudian, pilih akun yang menampung pajak pemotongan, contoh: akun PPh 21-Aset Tetap. Masukkan persentase pemotongan pajak;
  • Uang Muka: Masukkan uang yang dibayarkan dimuka (deposit). Uang muka ini akan memotong jumlah yang tertagih dari pemasok Anda. Jika uang muka yang dimasukkan melebihi jumlah tagihan, maka sisanya akan menjadi kredit memo (baca: Guidebook Overpayment);
  • Setelah melengkapi seluruh informasi, simpan data Anda dengan klik “Buat Pembelian” pada bagian kanan bawah halaman.

Kembali ke Sekilas Menu Pembelian

Back to Top